Musteraktenplan Hochschulen: Unterschied zwischen den Versionen
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Version vom 4. Januar 2021, 15:34 Uhr
<span id="<@@@TPL155078@@@>" class="mceNonEditable wikimagic mw-template" title="Stand: 4.01.2021
Letzte Bearbeitung: Wolf Steinbrecher" data-mw-type="template" data-mw-id="155078" data-mw-name="TxtStand" data-mw-wikitext="%7B%7BTxtStand%7D%7D" contenteditable="false"><mwspan></mwspan>
Stand: 4.01.2021
Letzte Bearbeitung:
<mwspan>¶</mwspan><span id="<@@@SWT120301@@@>" class="mceNonEditable wikimagic mw-switch" title="" data-mw-type="switch" data-mw-id="<@@@SWT120301@@@>" data-mw-name="NOTOC" data-mw-wikitext="" contenteditable="false"><mwspan>§
</mwspan>
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte | Ebene 2 Hauptprozesse | Ebene 3 Prozesse | Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
01 | Hochschule führen | S | Die Nummerierung ist ein Vorschlag. Sie kann im Rahmen der Teamarbeit angepasst werden, bzw. in eine andere Nummerierungslogik geändert werden. | früher: "Strategische Prozesse"; Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||
01.01 | Strategische Wissensdokumente | W | z. B. Gründungserklärung, Leitbild, Vision, Mission etc. | ||||||
01.10 | Strategische Ausrichtung der Hochschule entwickeln | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | ||||||
01.11 | Jahresziele festlegen | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | ||||||
01.12 | Strategische Projekte durchführen | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | ||||||
01.13 | Zielerreichung überprüfen | S | Controlling | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||
01.14 | Durchführung von Sitzungen | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | ||||||
01.15 | Vernetzung betreiben | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte | Ebene 2 Hauptprozesse | Ebene 3 Prozesse | Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
10 | Leistungen für Interessenten erbringen | K | |||||||
10.01 | Wissensdokumente | W | |||||||
10.10 | Interessenten verwalten | K | z.B. Flyer Broschüren, die man zur Info der Interessierten braucht | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 18 | |||||
10.10.01 | Wissensdokumente | W | |||||||
10.10.10 | Studieninteressierte verwalten | V | K | ||||||
10.10.11 | Studieninteressierte informieren | V | K | ||||||
10.10.12 | Studieninteressierte beraten | V | K | ||||||
10.11 | Bewerbung von Interessenten | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 19 | ||||||
10.11.01 | Wissensdokumente | ||||||||
10.11.10 | Bewerbungen entgegennehmen | K | |||||||
10.11.11 | nicht-europäische Hochschulzugangs-berechtigungen anerkennen | K | |||||||
10.11.12 | Bewerbungen prüfen | K | |||||||
10.11.13 | Bewerbungen bewerten | K | |||||||
10.11.14 | Vorprüfungen durchführen | K | |||||||
10.11.15 | Bewerberdaten löschen | K | |||||||
10.12 | Zulassung zum Studium | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 20 | ||||||
10.12.01 | Wissensdokumente | W | Rechtsgrundlagen für die Zulassung etc. | ||||||
10.12.10 | Zulassungsverfahren durchführen | V | K | ||||||
10.12.12 | Zulassungsangebot annehmen/ nicht annehmen | V | K | Ist das ein Prozess der Verwaltung?Das ist doch eine Aktivität auf Seiten des Interessenten, oder? (Wolf) | |||||
10.12.13 | Nachgelagerte Zulassungen durchführen | V | K | ||||||
10.12.14 | Daten über Schnittstellen einlesen | V | K | z.B. DOSV | |||||
10.13 | Immatrikulation | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 21 | ||||||
10.13.01 | Wissensdokumente | W | |||||||
10.13.10 | Immatrikulation bearbeiten | V | K | ||||||
10.13.11 | Immatrikulation durchführen | V | K |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte | Ebene 2 Hauptprozesse | Ebene 3 Prozesse | Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
11 | Leistungen für Studierende erbringen | K | |||||||
11.10 | Studierendenmanagement | K | Umfasst alle Prozesse, mit den Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 22 | |||||
11.10.01 | Wissensdokumente | V | K | ||||||
11.10.10 | Rückmeldung durchführen | V | K | ||||||
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11.10.11 | Beurlaubung durchführen | V | K | Das sind mir zu viele kleinteilige Prozesse. Könnte man nicht (analog zum Personalmangement, 21.12) alle Arten von Änderungen des Studienverhältnisses (11.10.11 bis 11.10.17) in einen Prozess zusammenführen ("Studienverhältnis ändern"). Die einzelnen Unterarten dieser Änderung dann nur unter Bemerkungen auflisten. Im DMS ist diese Unterart ein Metadatum am Vorgang. (Wolf) | |||||
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11.10.12 | Doppelstudium verwalten | V | K | ||||||
11.10.13 | Teilzeitstudium verwalten | V | K | ||||||
11.10.14 | Studiengang- und Fachwechsel durchführen | V | K | ||||||
11.10.15 | Studierende wegen neuer PO umschreiben | V | K | ||||||
11.10.16 | Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten | V | K | ||||||
11.10.17 | Praxis- und Auslandssemester verwalten | V | K | ||||||
11.10.18 | Studierendenunterlagen erstellen und bereitstellen | V | K | ||||||
11.10.19 | Studierende beraten | V | K | ||||||
11.10.20 | Exmatrikulation durchführen | V | K | ||||||
11.10.21 | Stammdatenänderungen durchführen | V | K | Ist das ein Prozess? Das erscheint mir mit Kanonen auf Spatzen geschossen. (Wolf) | |||||
11.10.22 | Studierendenbeiträge/Gebühren verwalten | V | K | kann auch bei Finanzen angesiedelt sein; ist doppelt, siehe Hauptprozess 11.11 (Wolf) | |||||
11.10.23 | Studienkonten führen | V | K | ||||||
11.11 | Beiträge/Gebühren | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 23 | ||||||
11.12 | Studiengänge | K | Der Hauptprozess "Studiengang" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar. | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 25 | |||||
11.12.01 | Wissensdokumente (Grundsätzliches) | W | Wissensdokumente zum Thema Studiengänge | ||||||
11.12.10 | (Neuen) Studiengang initiieren | K | |||||||
11.12.10.10 | Entwerfen | ||||||||
11.12.10.11 | Ausgestalten | ||||||||
11.12.10.12 | Genehmigen | ||||||||
11.12.10.13 | Einrichten | ||||||||
11.12.10.14 | Evaluieren / akkreditieren | ||||||||
11.12.11 | Studiengang betreiben | K | Was ist das für ein Prozess? Welche konkreten Vorgänge fallen dabei an? Auslöser und Erbenis? (Wolf) | ||||||
11.12.12 | Studiengang einstellen | K | |||||||
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte | Ebene 2 Hauptprozesse | Ebene 3 Prozesse | Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
12 | Lehrveranstaltungen managen | K | |||||||
12.10 | Lehrveranstaltung organisieren | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 27 | ||||||
12.10.01 | Wissensdokumente | W | |||||||
12.10.10 | Lehrveranstaltungsangebot erheben/ planen | ghkghkgk | |||||||
12.10.11 | Lehrveranstaltungen erstellen | ||||||||
12.10.12 | Lehrveranstaltungen durchführen | z. B. im Vorlesungsverzeichnis | |||||||
Planen/ terminieren | |||||||||
Vorbereiten | |||||||||
Belegen | ? | ||||||||
Vertiefungen/ Schwerpunkte wählen und wechseln | |||||||||
Teilnehmer und Teilnehmerinnen verwalten | |||||||||
12.10.13 | Lehrveranstaltungen evaluieren | ||||||||
Evaluation konzipieren | |||||||||
Evaluation durchführen | |||||||||
Evaluation abschließen | |||||||||
12.10.14 | Lehrendendaten verwalten | eventuell zu ID 6 | |||||||
12.10.15 | Lehrdeputate verwalten | eventuell zu ID 6 | |||||||
12.10.16 | Verantwortlichkeiten und Vertretungen zur Verwaltung des Lehr- und Prüfungsbetriebs festlegen | ||||||||
12.11 | Prüfung(smanagement) | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 29 | ||||||
Wissensdokumente | |||||||||
Prüfungsangebot erheben/ planen | |||||||||
Prüfungen erstellen | |||||||||
Prüfungen planen/ terminieren | |||||||||
Prüfungen belegen | |||||||||
Teilnehmerinnen und Teilnehmer verwalten | |||||||||
Prüfungen vorbereiten | |||||||||
Prüfungen durchführen | |||||||||
Abschlussarbeiten verwalten | |||||||||
Dokumente zum Studienabschluss erstellen/ bereitstellen | |||||||||
Externe Abschlussprüfungen verwalten | |||||||||
Noten und Leistungen erfassen | |||||||||
Widersprüche einlegen und bearbeiten | |||||||||
12.12 | Räume | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 32 |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte | Ebene 2 Hauptprozesse | Ebene 3 Prozesse | Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
13 | Leistungen für Alumni erbringen | K | Umfasst auch Karriereplanung | Eventuell nur "Alumni" (Absolvent) als Bezeichnung. Aktenzeichen eher in den hinteren Bereich ansiedeln. | Unter Studierende subsumieren? | ||||
13.10 | Alumni verwalten | K | 2. Ebene als "Leistungen für Alumni erbringen" | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 33 | |||||
13.10.01 | Wissensdokumente | W | |||||||
13.11 | Alumni informieren | K | |||||||
13.12 | Alumni Service bereitstellen | K |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte | Ebene 2 Hauptprozesse | Ebene 3 Prozesse | Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
14 | Leistungen für Lehrende erbringen | K | |||||||
14.10 | Lehrende | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 34 |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte | Ebene 2 Hauptprozesse | Ebene 3 Prozesse | Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
15 | Leistungen für sonstige Verwaltungskunden erbringen | K | Muss noch spezifiziert werden | ||||||
15.10 | Information und Beratung | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 35 | ||||||
15.11 | Kooperationen | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 36 | ||||||
15.12 | Praktika managen | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 37 | ||||||
Praktikumsangebot erheben/ planen | K | ||||||||
Praktikumsstellen anbieten | K | ||||||||
Praktikumsstellen organisieren | K | ||||||||
Praktikum verwalten | K | ||||||||
Praktikum ableisten | K | ||||||||
Praktikum bewerten | K | ||||||||
15.13 | Promotion | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 38 | ||||||
15.14 | Berichtswesen | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 40 | ||||||
15.15 | Archivierung | K | Für mich ist die Darstellung dieses Hauptprozesses im ZKI-Dokument nicht ganz überzeugend. Dort werden als Prozesse genannt:
| Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 41 | |||||
15.16 | Evaluation | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 42 |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte | Ebene 2 Hauptprozesse | Ebene 3 Prozesse | Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
20 | Die Hochschule organisieren | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
20.10 | Organisation entwickeln | U | Prozessorganisation entwickeln (BPM, Prozessoptimierung, Aufgabenkritik). Strukturorganisation entwickeln. | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||
Bewerbungsverfahren einrichten | U | ||||||||
20.11 | Qualitätsmanagement betreiben | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
20.12 | Für Arbeitssicherheit sorgen | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
20.13 | Selbstorganisation fördern | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte | Ebene 2 Hauptprozesse | Ebene 3 Prozesse | Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
21 | Personalmanagement | U | |||||||
21.01 | Wissensdokumente zum Personalmanagement | W | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | |||||
21.02 | Stammdokumente des Personals (Personalakten) | W | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | |||||
21.10 | Personalgewinnung | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | |||||
21.11 | Personalbetreuung | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | |||||
21.12 | Urlaub-Freistellung-Mutterschutz-Elternzeit-Erkrankung | V | U | Aktenname überdenken (Peter) | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||
21.13 | Personalentwicklung | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | |||||
21.13.10 | Fortbildung beantragen und besuchen | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 2- oder3-stellig? | |||||||
21.13.10.10 | Anmeldungen entgegennehmen | Nur eine Probe | |||||||
21.13.10.11 | Zu- und Absagen erteilen | Nur eine Probe | |||||||
21.13.10.12 | Änderungen organisieren | Nur eine Probe | |||||||
21.13.10.13 | Teilnahme prüfen | Nur eine Probe | |||||||
21.13.10.14 | Zertifikate ausstellen | Nur eine Probe | |||||||
21.13.10.15 | Personalakte aktualisieren | Nur eine Probe | |||||||
21.13.11 | Interne Fortbildungen organisieren | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? | |||||||
21.13.12 | Jahresmitarbeitergespräch führen | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? | |||||||
21.13.13 | Regelbeurteilungen für Beamtete durchführen | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? | |||||||
21.14 | Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte | Ebene 2 Hauptprozesse | Ebene 3 Prozesse / Wissensakten | Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
22 | Finanzmanagement | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
22.01 | Wissensdokumente zum Finanzmanagement | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
Gesetzliche Grundlagen | W | U | Gesetze, Verordnungen zum Finanzmanagement von Hochschulen | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||
Interne Wissensdokumente | W | U | z. B. Kostenstellenplan | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||
22.02 | Wissensdokumente zu Bankverbindungen | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
Stammdaten von Konten | W | U | |||||||
Kontoauszüge | W | U | |||||||
22.03 | Belege der FiBu | ||||||||
Belege Kreditoren | W | U | |||||||
Belege Debitoren | W | U | |||||||
Kassenbücher | W | U | |||||||
FiBu-Listen | W | U | |||||||
22.10 | Internes Rechnungswesen | ||||||||
Zahlungen überwachen | V | U | |||||||
Mahnwesen | V | U | incl. Stundungen und Teilzahlungsvereinbarungen | ||||||
Reisekosten abrechnen | V | U | |||||||
22.11 | Inventur | ||||||||
Inventur durchführen | V | U | |||||||
22.12 | Steuern | ||||||||
Steuern abführen | V | U | Als ein Prozess; alternativ ist auch die Bildung eigener Prozesse für jede Steuerart möglich. | ||||||
Betriebsprüfungen begleiten | V | U | Durch Finanzamt, Sozialversicherung usw. |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte | Ebene 2 Hauptprozesse | Ebene 3 Prozesse | Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
23 | Management von Sachressourcen | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
23.10 | Einmalige Beschaffungen | U | Hier werden drei Vergabearten unterschieden, weil die Abläufe (Prozesse, Vorlagen) ganz unterschiedlich sind. Dies muss jede HS anpassen, evtl. auch mit und ohne Teilnahmewettbewerb unterscheiden. | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||
Gegenstände und Dienstleistungen beschaffen (freihändige Vergabe) | V | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
Gegenstände und Dienstleistungen beschaffen (nationale Ausschreibung) | V | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
Gegenstände und Dienstleistungen beschaffen (europaweite Ausschreibung) | V | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
23.11 | Abschluss von Liefer- und Rahmenverträgen | siehe Bemerkung unter 23.10 | |||||||
Gültige Lieferverträge | W | U | |||||||
Lieferverträge freihändig vergeben | V | U | |||||||
Lieferverträge national ausschreiben | V | U | |||||||
Lieferverträge europaweit ausschreiben | |||||||||
Lieferverträge pflegen | V | U | Jährliche Meldungen an den Lieferanten, Vertragsverlängerungen ohne erneute Ausschreibung | ||||||
Lieferverträge kündigen | V | U | |||||||
23.12 | Gegenstände erstellen und pflegen | ||||||||
Wissensdokumente zu Gebäuden | W | U | Pläne usw. | ||||||
Neubau-, Umbau- und Erweiterungsprojekte | V | U | Dies speziell für Gebäude, die ganz eigene Prozessstrukturen haben. | ||||||
Wissensdokumente zu Gegenständen | W | U | Gebrauchsanweisungen, Wartungspläne usw. | ||||||
Gegenstände erstellen | V | U | |||||||
Gegenstände warten, unterhalten, reparieren | V | U | |||||||
Schadensfälle abwickeln | V | U | Versicherungs- und Garantiefälle |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte | Ebene 2 Hauptprozesse | Ebene 3 Prozesse | Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
24 | Außenbeziehungen und Außendarstellung pflegen | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
24.10 | Hochschule nach außen darstellen | U | |||||||
24.11 | Kontakte pflegen | U |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte | Ebene 2 Hauptprozesse | Ebene 3 Prozesse | Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
30 | Wissensmanagement | U | Allgemeine Wissensdokumente, die sich nicht einzelnen Prozessen zuordnen lassen. | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||
Publikationen und Mitteilungen | W | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
W | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
W | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
W | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland |
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