Musteraktenplan Hochschulen: Unterschied zwischen den Versionen

Aus Agiles Verwaltungswissen
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| style="background-color: rgb(224, 224, 224); width: 200px;" data-mce-style="background-color: #e0e0e0; width: 250px;"|Meilensteine
 
| style="background-color: rgb(224, 224, 224); width: 30px;" data-mce-style="background-color: #e0e0e0; width: 30px;"|Dok Art
 
| style="background-color: rgb(224, 224, 224); width: 30px;" data-mce-style="background-color: #e0e0e0; width: 30px;"|Proz Art
 
| style="background-color: rgb(224, 224, 224); width: 250px;" data-mce-style="background-color: #e0e0e0; width: 250px;"|Bem. zum Aktenzeichen
 
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| style="background-color: rgb(255, 235, 173);" data-mce-style="background-color: #ffebad;"|Die Nummerierung ist ein Vorschlag. Sie kann im Rahmen der Teamarbeit angepasst werden, bzw. in eine andere Nummerierungslogik geändert werden.
 
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| style="background-color: rgb(255, 235, 173);" data-mce-style="background-color: #ffebad;"|früher: "Strategische Prozesse"; Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
 
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||Strategische Projekte durchführen
 
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||Vernetzung betreiben
 
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| style="width: 250px; background-color: rgb(224, 224, 224);" data-mce-style="background-color: #e0e0e0; width: 250px;"|Ebene 1<br />Prozesslandkarte
 
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| style="width: 200px; background-color: rgb(224, 224, 224);" data-mce-style="background-color: #e0e0e0; width: 250px;"|Meilensteine
 
| style="width: 30px; background-color: rgb(224, 224, 224);" data-mce-style="background-color: #e0e0e0; width: 30px;"|Dok Art
 
| style="width: 30px; background-color: rgb(224, 224, 224);" data-mce-style="background-color: #e0e0e0; width: 30px;"|Proz Art
 
| style="width: 250px; background-color: rgb(224, 224, 224);" data-mce-style="background-color: #e0e0e0; width: 250px;"|Bem. zum Aktenzeichen
 
| style="width: 200px; background-color: rgb(224, 224, 224);" data-mce-style="background-color: #e0e0e0; width: 200px;"|Anf. zur Änderung
 
| style="width: 200px; background-color: rgb(224, 224, 224);" data-mce-style="background-color: #e0e0e0; width: 200px;"|Provenienz
 
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| style="background-color: rgb(255, 235, 173);" data-mce-style="background-color: #ffebad;"|'''10'''
 
| style="background-color: rgb(255, 235, 173);" data-mce-style="background-color: #ffebad;"|'''Leistungen für Interessenten erbringen'''
 
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Version vom 4. Januar 2021, 15:34 Uhr

<span id="<@@@TPL155078@@@>" class="mceNonEditable wikimagic mw-template" title="Stand: 4.01.2021
Letzte Bearbeitung: Wolf Steinbrecher" data-mw-type="template" data-mw-id="155078" data-mw-name="TxtStand" data-mw-wikitext="%7B%7BTxtStand%7D%7D" contenteditable="false"><mwspan></mwspan>

Stand: 4.01.2021
Letzte Bearbeitung:

<mwspan>¶</mwspan><span id="<@@@SWT120301@@@>" class="mceNonEditable wikimagic mw-switch" title="" data-mw-type="switch" data-mw-id="<@@@SWT120301@@@>" data-mw-name="NOTOC" data-mw-wikitext="" contenteditable="false"><mwspan>§

</mwspan>

<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozesslandkarte
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum AktenzeichenAnf. zur ÄnderungProvenienz
01Hochschule führen
   SDie Nummerierung ist ein Vorschlag. Sie kann im Rahmen der Teamarbeit angepasst werden, bzw. in eine andere Nummerierungslogik geändert werden. früher: "Strategische Prozesse"; Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.01 Strategische Wissensdokumente

 W  z. B. Gründungserklärung, Leitbild, Vision, Mission etc.
  
01.10
Strategische Ausrichtung der Hochschule entwickeln
  S  Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.11
Jahresziele festlegen
  S  Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.12
Strategische Projekte durchführen
  S  Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.13
Zielerreichung überprüfen
  S Controlling Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.14
Durchführung von Sitzungen
  S  Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.15
Vernetzung betreiben
  S  Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen


<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozesslandkarte
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum AktenzeichenAnf. zur ÄnderungProvenienz
10Leistungen für Interessenten erbringen    K   
10.01
Wissensdokumente  W    
10.10 Interessenten verwalten   Kz.B. Flyer Broschüren, die man zur Info der Interessierten braucht Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 18
10.10.01 
Wissensdokumente W    
10.10.10  Studieninteressierte verwalten VK   
10.10.11  Studieninteressierte informieren VK   
10.10.12  Studieninteressierte beraten VK   
10.11 Bewerbung von Interessenten   K  Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 19
10.11.01 
Wissensdokumente
   
  
10.11.10  Bewerbungen entgegennehmen  K   
10.11.11  nicht-europäische Hochschulzugangs-berechtigungen anerkennen  K   
10.11.12  Bewerbungen prüfen  K   
10.11.13  Bewerbungen bewerten  K   
10.11.14  Vorprüfungen durchführen  K   
10.11.15  Bewerberdaten löschen  K   
10.12 Zulassung zum Studium   K  Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 20
10.12.01 
Wissensdokumente W Rechtsgrundlagen für die Zulassung etc.  
10.12.10  Zulassungsverfahren durchführen VK   
10.12.12  Zulassungsangebot annehmen/ nicht annehmen VK Ist das ein Prozess der Verwaltung?Das ist doch eine Aktivität auf Seiten des Interessenten, oder? (Wolf) 
10.12.13  Nachgelagerte Zulassungen durchführen VK   
10.12.14  Daten über Schnittstellen einlesen VKz.B. DOSV  
10.13 Immatrikulation   K  Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 21
10.13.01 
Wissensdokumente
 W    
10.13.10  Immatrikulation bearbeiten VK   
10.13.11  Immatrikulation durchführen VK   


<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozesslandkarte
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum AktenzeichenAnf. zur ÄnderungProvenienz
11Leistungen für Studierende erbringen    K   
11.10 Studierendenmanagement   KUmfasst alle Prozesse, mit den Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 22
11.10.01 
Wissensdokumente VK   
11.10.10  Rückmeldung durchführen VK   
 neue Zeile        
11.10.11  Beurlaubung durchführen VK Das sind mir zu viele kleinteilige Prozesse. Könnte man nicht (analog zum Personalmangement, 21.12) alle Arten von Änderungen des Studienverhältnisses (11.10.11 bis 11.10.17) in einen Prozess zusammenführen ("Studienverhältnis ändern"). Die einzelnen Unterarten dieser Änderung dann nur unter Bemerkungen auflisten. Im DMS ist diese Unterart ein Metadatum am Vorgang. (Wolf) 
 neue Zeile        
11.10.12  Doppelstudium verwalten VK   
11.10.13  Teilzeitstudium verwalten VK   
11.10.14  Studiengang- und Fachwechsel durchführen VK   
11.10.15  Studierende wegen neuer PO umschreiben VK   
11.10.16  Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten VK   
11.10.17  Praxis- und Auslandssemester verwalten VK   
11.10.18  Studierendenunterlagen erstellen und bereitstellen VK   
11.10.19  Studierende beraten VK   
11.10.20  Exmatrikulation durchführen VK   
11.10.21  Stammdatenänderungen durchführen VK Ist das ein Prozess? Das erscheint mir mit Kanonen auf Spatzen geschossen. (Wolf) 
11.10.22  Studierendenbeiträge/Gebühren verwalten VK kann auch bei Finanzen angesiedelt sein; ist doppelt, siehe Hauptprozess 11.11 (Wolf) 
11.10.23  Studienkonten führen
VK   
11.11 Beiträge/Gebühren   K  Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 23
11.12 Studiengänge   KDer Hauptprozess "Studiengang" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar. Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 25
11.12.01 Wissensdokumente (Grundsätzliches) 
W Wissensdokumente zum Thema Studiengänge  
11.12.10  (Neuen) Studiengang initiieren  K   
11.12.10.10   Entwerfen     
11.12.10.11   Ausgestalten     
11.12.10.12   Genehmigen     
11.12.10.13   Einrichten     
11.12.10.14   Evaluieren / akkreditieren     
11.12.11  Studiengang betreiben  K Was ist das für ein Prozess? Welche konkreten Vorgänge fallen dabei an? Auslöser und Erbenis? (Wolf) 
11.12.12  Studiengang einstellen  K   
          
          


<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozesslandkarte
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum AktenzeichenAnf. zur ÄnderungProvenienz
12Lehrveranstaltungen managen
   K   
12.10

Lehrveranstaltung organisieren

  K  Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 27
12.10.01  Wissensdokumente W    
12.10.10  Lehrveranstaltungsangebot erheben/ planenghkghkgk     
12.10.11
  Lehrveranstaltungen erstellen      
12.10.12  Lehrveranstaltungen durchführen
  z. B. im Vorlesungsverzeichnis  

   Planen/ terminieren     

  
Vorbereiten     

  
Belegen   ? 

  
Vertiefungen/ Schwerpunkte wählen und wechseln     

  
Teilnehmer und Teilnehmerinnen verwalten     
12.10.13  Lehrveranstaltungen evaluieren
     
    Evaluation konzipieren     
    Evaluation durchführen     
   
Evaluation abschließen     
12.10.14  Lehrendendaten verwalten 
  eventuell zu ID 6 
12.10.15  Lehrdeputate verwalten 
 
eventuell zu ID 6
 
12.10.16  Verantwortlichkeiten und Vertretungen zur Verwaltung des Lehr- und Prüfungsbetriebs festlegen
      
12.11

Prüfung(smanagement)

  K  Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 29

 Wissensdokumente       

 
Prüfungsangebot erheben/ planen      
   Prüfungen erstellen      
    Prüfungen planen/ terminieren     
    Prüfungen belegen     
    Teilnehmerinnen und Teilnehmer verwalten     
    Prüfungen vorbereiten     
    Prüfungen durchführen     
   Abschlussarbeiten verwalten      
   Dokumente zum Studienabschluss erstellen/ bereitstellen      
   Externe Abschlussprüfungen verwalten      
   Noten und Leistungen erfassen      
   Widersprüche einlegen und bearbeiten      
12.12

Räume

  K  Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 32



<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozesslandkarte
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum AktenzeichenAnf. zur ÄnderungProvenienz
13Leistungen für Alumni erbringen
   KUmfasst auch KarriereplanungEventuell nur "Alumni" (Absolvent) als Bezeichnung. Aktenzeichen eher in den hinteren Bereich ansiedeln.Unter Studierende subsumieren?
13.10


Alumni verwalten
 
K 2. Ebene als "Leistungen für Alumni erbringen"Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 33
13.10.01 Wissensdokumente

 W
   
          
13.11 Alumni informieren  
K   
13.12 Alumni Service bereitstellen  
K   



<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozesslandkarte
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum AktenzeichenAnf. zur ÄnderungProvenienz
14Leistungen für Lehrende erbringen
   K   
14.10
Lehrende
  K  Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 34



<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozesslandkarte
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum AktenzeichenAnf. zur ÄnderungProvenienz
15Leistungen für sonstige Verwaltungskunden erbringen
   K  Muss noch spezifiziert werden
15.10

Information und Beratung

  K  Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 35
15.11

Kooperationen
  K  Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 36
15.12

Praktika managen
  K  Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 37
   Praktikumsangebot erheben/ planen  K   
   Praktikumsstellen anbieten  K   
   Praktikumsstellen organisieren  K   
   Praktikum verwalten
  K   
   Praktikum ableisten  K   
   Praktikum bewerten  K   
15.13

Promotion

  K Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 38
15.14

Berichtswesen

  K  Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 40
15.15

Archivierung

  K Für mich ist die Darstellung dieses Hauptprozesses im ZKI-Dokument nicht ganz überzeugend. Dort werden als Prozesse genannt:
  1. "Daten/Dokumente für Archivierung festlegen"
  2. "Archivierungsprozess festlegen"
  3. "Archivierungsprozess umsetzen; Archivierung durchführen"<mwspan>¶</mwspan>Nrn. 1 und 2 sind meines Erachtens ein Prozess, und zwar im Hauptprozess 20.10 "Organisation entwickeln". Nr. 3 wäre ein Prozess irgendwo in der Prozessgruppe 23. Einzelvorgänge dort wären jedes Jahr ein Archivierungslauf. (Wolf)
Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 41
15.16

Evaluation

  K  Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 42



<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozesslandkarte
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum AktenzeichenAnf. zur ÄnderungProvenienz
20Die Hochschule organisieren
    U  Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.10
Organisation entwickeln
 
  UProzessorganisation entwickeln (BPM, Prozessoptimierung, Aufgabenkritik).
Strukturorganisation entwickeln.
 Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
  Bewerbungsverfahren einrichten   U   
20.11
Qualitätsmanagement betreiben
 
  U  Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.12
Für Arbeitssicherheit sorgen
 
  U  Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.13
Selbstorganisation fördern
 
  U  Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland



<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozesslandkarte
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum AktenzeichenAnf. zur ÄnderungProvenienz
21Personalmanagement

   U   
21.01

Wissensdokumente zum Personalmanagement

 WU  Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.02

Stammdokumente des Personals (Personalakten)
 WU  Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.10

Personalgewinnung

 VU  Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.11

Personalbetreuung

 VU 
Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.12

Urlaub-Freistellung-Mutterschutz-Elternzeit-Erkrankung

 VU Aktenname überdenken (Peter)
Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.13

Personalentwicklung

 VU  Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.13.10  Fortbildung beantragen und besuchen
   Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 2- oder3-stellig? 
21.13.10.10   Anmeldungen entgegennehmen   Nur eine Probe 
21.13.10.11   Zu- und Absagen erteilen   Nur eine Probe 
21.13.10.12   Änderungen organisieren   Nur eine Probe 
21.13.10.13
   Teilnahme prüfen   Nur eine Probe
 
21.13.10.14
   Zertifikate ausstellen   Nur eine Probe 
21.13.10.15
   Personalakte aktualisieren   Nur eine Probe 
21.13.11
  Interne Fortbildungen organisieren

   Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? 
21.13.12
  Jahresmitarbeitergespräch führen

   Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? 
21.13.13
  Regelbeurteilungen für Beamtete durchführen

   Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?
 
21.14

Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen
 VU  Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen



<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozesslandkarte
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse / Wissensakten
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum AktenzeichenAnf. zur ÄnderungProvenienz
22Finanzmanagement

  
U  Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
22.01 Wissensdokumente zum Finanzmanagement
   U  Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
    Gesetzliche Grundlagen
  WUGesetze, Verordnungen zum Finanzmanagement von Hochschulen
 Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
   Interne Wissensdokumente
  WU z. B. Kostenstellenplan
 Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
22.02 Wissensdokumente zu Bankverbindungen
   U  Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland



Stammdaten von Konten

W
U






Kontoauszüge

W
U



22.03

Belege der FiBu










Belege Kreditoren

W
U






Belege Debitoren

W
U






Kassenbücher

W
U






FiBu-Listen

W
U



22.10

Internes Rechnungswesen










Zahlungen überwachen

V
U






Mahnwesen

V
U
incl. Stundungen und Teilzahlungsvereinbarungen





Reisekosten abrechnen

V
U



22.11

Inventur










Inventur durchführen

V
U



22.12

Steuern










Steuern abführen

V
U
Als ein Prozess; alternativ ist auch die Bildung eigener Prozesse für jede Steuerart möglich.





Betriebsprüfungen begleiten

V
U
Durch Finanzamt, Sozialversicherung usw.




<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozesslandkarte
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum AktenzeichenAnf. zur ÄnderungProvenienz
23Management von Sachressourcen

  
U  Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
 23.10 Einmalige Beschaffungen
  UHier werden drei Vergabearten unterschieden, weil die Abläufe (Prozesse, Vorlagen) ganz unterschiedlich sind. Dies muss jede HS anpassen, evtl. auch mit und ohne Teilnahmewettbewerb unterscheiden.
 Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
   Gegenstände und Dienstleistungen beschaffen (freihändige Vergabe) 
  VU  Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
   Gegenstände und Dienstleistungen beschaffen (nationale Ausschreibung)  VU  Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
   Gegenstände und Dienstleistungen beschaffen (europaweite Ausschreibung) V
U  Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
23.11

Abschluss von Liefer- und Rahmenverträgen




siehe Bemerkung unter 23.10





Gültige Lieferverträge

W
U






Lieferverträge freihändig vergeben

V
U






Lieferverträge national ausschreiben

V
U






Lieferverträge europaweit ausschreiben









Lieferverträge pflegen

V
U
Jährliche Meldungen an den Lieferanten, Vertragsverlängerungen ohne erneute Ausschreibung





Lieferverträge kündigen

V
U



23.12

Gegenstände erstellen und pflegen










Wissensdokumente zu Gebäuden

W
U
Pläne usw.





Neubau-, Umbau- und Erweiterungsprojekte

V
U
Dies speziell für Gebäude,  die ganz eigene Prozessstrukturen haben.





Wissensdokumente zu Gegenständen

W
U
Gebrauchsanweisungen, Wartungspläne usw.





Gegenstände erstellen

V
U






Gegenstände warten, unterhalten, reparieren

V
U






Schadensfälle abwickeln

V
U
Versicherungs- und Garantiefälle




<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozesslandkarte
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum AktenzeichenAnf. zur ÄnderungProvenienz
24Außenbeziehungen und Außendarstellung pflegen

   U  Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
24.10
Hochschule nach außen darstellen

  U   
24.11

Kontakte pflegen

  U   



<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozesslandkarte
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum AktenzeichenAnf. zur ÄnderungProvenienz
30Wissensmanagement
   UAllgemeine Wissensdokumente, die sich nicht einzelnen Prozessen zuordnen lassen. Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
   Publikationen und Mitteilungen
  WU  Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
     WU  Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
     WU  Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
     WU  Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland









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