Musteraktenplan Hochschulen: Unterschied zwischen den Versionen

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== Hochschule führen ==
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| style="background-color: rgb(224, 224, 224); width: 250px;" data-mce-style="background-color: #e0e0e0; width: 250px;"|Ebene 1<br />Prozessgruppen
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| style="background-color: rgb(224, 224, 224); width: 250px;" data-mce-style="background-color: #e0e0e0; width: 250px;"|Ebene 2<br />Hauptprozesse
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| style="background-color: rgb(224, 224, 224); width: 200px;" data-mce-style="background-color: #e0e0e0; width: 200px;"|Ebene 3<br />Prozesse
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| style="background-color: rgb(224, 224, 224); width: 200px;" data-mce-style="background-color: #e0e0e0; width: 200px;"|Meilensteine
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| style="background-color: rgb(224, 224, 224); width: 30px;" data-mce-style="background-color: #e0e0e0; width: 30px;"|Dok Art
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| style="background-color: rgb(224, 224, 224); width: 30px;" data-mce-style="background-color: #e0e0e0; width: 30px;"|Proz Art
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| style="background-color: rgb(224, 224, 224); width: 250px;" data-mce-style="background-color: #e0e0e0; width: 250px;"|Bem. zum Aktenzeichen /<br />Anf. zur Änderung
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| style="background-color: rgb(224, 224, 224); width: 100px;" data-mce-style="background-color: #e0e0e0; width: 100px;"|Aufbewahrungsfrist
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| style="background-color: rgb(224, 224, 224); width: 100px;" data-mce-style="background-color: #e0e0e0; width: 100px;"|Berechtigungen
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| style="background-color: rgb(224, 224, 224); width: 200px;" data-mce-style="background-color: #e0e0e0; width: 200px;"|Provenienz
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| style="background-color: rgb(255, 235, 173);" data-mce-style="background-color: #ffebad;"|'''01'''
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| style="background-color: rgb(255, 235, 173);" data-mce-style="background-color: #ffebad;"|'''Hochschule führen'''
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| style="background-color: rgb(255, 235, 173);" data-mce-style="background-color: #ffebad;"| 
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| style="background-color: rgb(255, 235, 173);" data-mce-style="background-color: #ffebad;"|früher: "Strategische Prozesse"; Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
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| style="background-color: rgb(255, 249, 230);" data-mce-style="background-color: #fff9e6;"|01.01
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| style="background-color: rgb(255, 249, 230);" data-mce-style="background-color: #fff9e6;"|Wissensdokumente
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| style="background-color: rgb(255, 249, 230);" data-mce-style="background-color: #fff9e6;"|'''01.10'''
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| style="background-color: rgb(255, 249, 230);" data-mce-style="background-color: #fff9e6;"|'''Strategische Ausrichtung<br />der Hochschule entwickeln'''
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| style="background-color: rgb(255, 249, 230);" data-mce-style="background-color: #fff9e6;"|Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
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| style="background-color: rgb(255, 249, 230);" data-mce-style="background-color: #fff9e6;"|'''Jahresziele festlegen'''
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| style="background-color: rgb(255, 249, 230);" data-mce-style="background-color: #fff9e6;"|Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
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| style="background-color: rgb(255, 249, 230);" data-mce-style="background-color: #fff9e6;"|'''Strategische Projekte<br />durchführen'''
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| style="background-color: rgb(255, 249, 230);" data-mce-style="background-color: #fff9e6;"|Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
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| style="background-color: rgb(255, 249, 230);" data-mce-style="background-color: #fff9e6;"|'''Zielerreichung überprüfen'''
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Version vom 18. Januar 2021, 17:37 Uhr

Stand: 18.01.2021
Letzte Bearbeitung: Wolf Steinbrecher


Hochschule führen

ID Ebene 1
Prozessgruppen 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
01 Hochschule führen         S       früher: "Strategische Prozesse"; Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.01   Wissensdokumente     W          
01.10   Strategische Ausrichtung
der Hochschule entwickeln 		      S       Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.10.10                    
01.11   Jahresziele festlegen       S       Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.11.10                    
01.12   Strategische Projekte
durchführen 		      S       Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.12.10                    
01.13   Zielerreichung überprüfen       S       Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.13.10                    
01.14   Durchführung von Sitzungen       S       Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.14.10                    
01.15   Vernetzung betreiben       S       Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.15.10                    

Studium organisieren

ID Ebene 1
Prozessgruppen 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
10 Studium organisieren         U Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde     Quelle: AG Hochschulaktenplan
10.10   Studiengangs-
management 		    W   Der Hauptprozess "Studiengang" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar.     Quelle: AG Hochschulaktenplan
10.10.01 Wissensdokumente
Studiengang entwickeln Quelle: AG Hochschulaktenplan
  Studiengang ist initiiert  
Studiengang ist entworfen
Studiengang ist ausgestaltet  
Studiengang ist genehmigt
Studiengang einrichten  
Studiengang betreiben z.B. Überlast reduzieren, PO ändern
Studiengang ist evaluiert/ akkreditiert
Studiengang einstellen
10.11   Studienbewerbungs-
management 		               
Wissensdokumente  
Studieninteressierte verwalten
Studieninteressierte sind informiert
Studieninteressierte sind beraten
Bewerbungsverfahren einrichten
Inhaltliche Daten sind erfasst
  Zeitliche Daten sind erfasst
Technische Schnittstellen sind eingerichtet
Bewerbungsverfahren durchführen
Bewerbungen sind entgegengenommen
Nicht-europäische Hochschulzugangs-
berechtigungen sind anerkannt/ abgelehnt 		 
Bewerbungen sind geprüft
Bewerbungen sind bewertet
Vorprüfungen sind durchgeführt
Bewerberdaten sind gelöscht
Zulassungsverfahren durchführen
Studienbewerber*innen sind zugelassen
Nachgelagerte Zulassungen sind durchgeführt  
Daten über Schnittstellen sind eingelesen
Immatrikulation durchführen  
Immatrikulation ist vorgenommen
Erstunterlagen sind erstellt und bereitgestellt Studierendenausweis, Bescheid
10.12   Studierendenmanagement         Umfasst alle Prozesse, mit denen Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation      
Wissensdokumente
Rückmeldung durchführen
Beurlaubung durchführen
Sonderstudienfälle bearbeiten Doppel-/ Teilzeitstudium
Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten
Studiengang- und Fach-/PO-Wechsel durchführen
  Praxis- und Auslandssemester verwalten
Studierende beraten
Exmatrikulation durchführen
Serviceprozesse Studierenden-
management durchführen 		 
Stammdatenänderungen durchführen
Studierendenbeiträge/ Gebühren verwalten Kann auch bei Finanzen angesiedelt sein.
Studienkonten führen
10.13   Alumnimanagement         Umfasst auch Karriereplanung. Eventuell nur "Alumni" (Absolvent) als Bezeichnung      
Wissensdokumente
Alumni verwalten  
  Alumni Service bereitstellen  

Lehre organisieren

ID Ebene 1
Prozessgruppen 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
12 Lehre organisieren         K Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde      
12.10   Lehrveranstaltungs-
management 		      K       Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 27
12.10.01     Wissensdokumente   W          
12.10.10     Lehrveranstaltungsangebot planen              
        Kapazität der Lehrenden ist erhoben            
        Erforderliches Lehrveranstaltungsangebot ist erhoben            
12.10.11     Lehrveranstaltungen erstellen              
        Lehrveranstaltungsplan ist organisiert            
        Lehrveranstaltungen sind veröffentlicht     z.B. Vorlesungsverzeichnis, Homepage      
12.10.12     Lehrveranstaltungen belegen      
     
        Vertiefungen/ Schwerpunkte sind gewählt            
        Studierende sind Lehrveranstaltungen zugeteilt            
        Teilnehmerlisten und -daten sind bereitgestellt            
      Lehrveranstaltungen durchführen und evaluieren
    z.B. im Vorlesungsverzeichnis      
        Lehrveranstaltungsinhalte sind vorbereitet            
        Lehrveranstaltungen sind durchgeführt            
        Lehrveranstaltungsevaluation ist konzipiert            
        Lehrveranstaltung ist evaluiert            
      Lehrendendaten verwalten       könnte auch im Personalbereich angesiedelt sein eventuell zu ID 6    
     
Lehrdeputate sind verwaltet     könnte auch im Personalbereich angesiedelt sein
 eventuell zu ID 6    
12.11   Prüfungsmanagement
    K       Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 29
   
Wissensdokumente              
      Prüfungsangebot planen              
      Prüfungen erstellen              
     
Prüfungen sind organisiert            
      Prüfungen belegen
           
     
Teilnehmerlisten und -daten sind bereitgestellt            
      Prüfungen durchführen
           
        Prüfungen sind inhaltlich vorbereitet            
      Abschlussarbeiten durchführen und verwalten              
        Noten und Leistungen sind erfasst            
        Zeugnisdokumente zum Studienabschluss sind erstellt            
     
Staatsexamina und andere externe Abschlussprüfungen verwalten            
      Widersprüche einlegen und bearbeiten              
12.12   Praktikums-
management 		               
      Praktikumsangebot verwalten              
      Praktika verwalten              
12.13   Promovierende                
                     
                     
12.14   Räume bereitstellen       K       Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 32
                     

Leistungen für Lehrende erbringen

Dieser Bereich muss noch auf andere Prozessgruppen verteilt werden (?).

ID Ebene 1
Prozesslandkarte 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
14 Leistungen für Lehrende erbringen         K        
14.10   Lehrende       K       Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 34

 
               

Leistungen für sonstige Verwaltungskunden erbringen

Dieser Bereich muss noch auf andere Prozessgruppen verteilt werden.

ID Ebene 1
Prozesslandkarte 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
15 Leistungen für sonstige Verwaltungskunden erbringen
      K       Muss noch spezifiziert werden
15.10   Information und Beratung       K       Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 35
15.12   Praktika managen       K       Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 37
      Praktikumsangebot erheben/ planen     K        
      Praktikumsstellen anbieten     K        
      Praktikumsstellen organisieren     K        
      Praktikum verwalten
     K        
      Praktikum ableisten     K        
      Praktikum bewerten     K        
15.13
Promotion
    K       Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 38
15.14
Berichtswesen
    K       Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 40
15.15
Archivierung
    K Nach Orga verschieben. Für mich ist die Darstellung dieses Hauptprozesses im ZKI-Dokument nicht ganz überzeugend. Dort werden als Prozesse genannt:
- "Daten/Dokumente für Archivierung festlegen"
- "Archivierungsprozess festlegen"
- "Archivierungsprozess umsetzen; Archivierung durchführen". Nrn. 1 und 2 sind meines Erachtens ein Prozess, und zwar im Hauptprozess 20.10 "Organisation entwickeln". Nr. 3 wäre ein Prozess irgendwo in der Prozessgruppe 23. Einzelvorgänge dort wären jedes Jahr ein Archivierungslauf. (Wolf) 		    Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 41
15.16   Evaluation       K       Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 42

Die Hochschule organisieren

ID Ebene 1
Prozessgruppen 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
20 Die Hochschule organisieren         U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.10 Organisation entwickeln<       U     Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.10.10     Bewerbungsverfahren einrichten   V U        
  Ablauforganisation entwickeln   V U        
  Aufbauorganisation entwickeln   V U        
      Aufgabenkritik betreiben   V U        
20.11   Institutionelles Qualitätsmanagement betreiben       U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
                     
20.12   Für Arbeitssicherheit sorgen       U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
                     
20.13 Selbstorganisation fördern       U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
                     

Personalmanagement

ID Ebene 1
Prozessgruppen 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
21 Personalmanagement         U        
21.01   Wissensdokumente zum Personalmanagement     W U       Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.02   Stammdokumente des Personals (Personalakten)     W U       Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen

 
               
21.10
Personalgewinnung   V U         Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen

 
               
21.11   Personalbetreuung     V U       Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen

 
               
21.12   Urlaub-Freistellung-Mutterschutz-Elternzeit-Erkrankung     V U Aktenname überdenken (Peter)     Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen

 
               
21.13   Personalentwicklung     V U       Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.13.10     Fortbildung beantragen und besuchen       Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 2- oder3-stellig?      
21.13.10.10       Anmeldungen entgegennehmen            
21.13.10.11       Zu- und Absagen erteilen            
21.13.10.12       Änderungen organisieren            
21.13.10.13       Teilnahme prüfen            
21.13.10.14       Zertifikate ausstellen            
21.13.10.15       Personalakte aktualisieren            
21.13.11     Interne Fortbildungen organisieren       Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?      
21.13.12     Jahresmitarbeitergespräch führen       Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?      
21.13.13     Regelbeurteilungen für Beamtete durchführen       Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?      
21.14   Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen     V U       Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen

 
               

Finanzmanagement

ID Ebene 1
Prozessgruppen 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse/Wissensordner 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
22 Finanzen managen         U       Quelle: AG Aktenplan 2021
22.01   Wissensdokumente       U       Quelle: AG Aktenplan 2021
      Dienstanweisungen   W U Alle gültigen Dienstanweisun-gen, die sich auf das Finanz-management beziehen.     Quelle: AG Aktenplan 2021
      Verträge   W U       Quelle: AG Aktenplan 2021

  Haushalt planen       U Könnte man auch oben unter 01.11 "Jahresziele festlegen" einordnen. Das ist regelmäßig ein Streitpunkt.      


    Haushaltsmittel veranschlagen   V U        

    Haushalt aufstellen   V U        

    Haushalt verabschieden   V U        

    Verpflichtungs-
ermächtigungen 		  V U        
22.11   Haushalt ausführen       U       Quelle: AG Aktenplan 2021
22.11.10     Haushalt überwachen   V U
    Quelle: AG Aktenplan 2021
      Über- und außerplanmäßige Ausgaben tätigen              
      Eingangsrechnungen buchen              
      Ausgangsrechnungen buchen              
      Allg. Kassenangelegenheiten bearbeiten              
    Nachtragshaushalt beantragen                
      Nachtragshaushalt aufstellen              
      Nachtragshaushalt verabschieden              
    Jahresabschluss erstellen                
      Kassenprüfungen durchführen              
    Mittelübertragung durchführen                
      Haushaltsreste bilden              
    Vermögensverwaltung durchführen                
      Anlagenbuchhaltung tätigen              
      Inventarisierung durchführen              
    Drittmittel verwalten                
      Drittmittel überwachen              
    Einnahmeüberschuss-
rechnung durchführen 		               
      Gewerbesteuer abführen       ?      
      Körperschaftssteuer abführen       ?      
      Umsatzsteuer abführen
    ?      
        Umsatzsteuervoran-
meldung ist getätigt 		           
    Spenden verwalten                
      Spenden vereinnahmen              
     
Spendenquittung ist ausgestellt            
      Spenden verausgaben              
    Finanzcontrolling durchführen                
      Statistiken erstellen              
      Berichte erstellen              
      Trennungsrechnung durchführen              
        erstellen            
        auswerten            
    Forderungsmanagement durchführen                
    ' Gebühren erheben              
    ' Rechnungen erstellen              
    ' Mahnungen erstellen              
                     
    Merker:


Gibt es eigene Vertragsprozesse bzw. zusätzlich Vertragsmanagement?


               
      Auftragsverarbeitungsverträge              
      Kommunikation (Post, Telefon)              
      Software              
      etc              
    Merker:


Gebührenordnungen


               
                     
    23 Beschaffungswesen              
        Ausschreibungen            
        Beschaffungen            
        Rahmenverträge            

Management von Sachressourcen

ID Ebene 1
Prozesslandkarte 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
23 Management von Sachressourcen         U Beschaffungen von Dienstleistungen und Lieferleistungen, Bauleistungen, Schadensfälle. Eventuell zusammen mit Finanzen. Bauen woandes unterbringen.     Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
            U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
            U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
            U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
            U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland

Außenbeziehungen pflegen

ID Ebene 1
Prozessgruppen 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
24 Außenbeziehungen pflegen         U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
24.10   Kontakte pflegen       U        
24.11   Kooperationen eingehen       U        

Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit

ID Ebene 1
Prozessgruppen 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
25 Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit         U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
25.10   Hochschule nach außen darstellen       U        

         
       

Übergreifende Wissensdokumente

ID Ebene 1
Prozessgruppen 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
30 Übergreifende Wissensdokumente         U Allgemeine passive (externe) Wissensdokumente, die sich nicht einzelnen Prozessen zuordnen lassen.     Quelle: AG Hochschulaktenplan
30.01   Offizielle Mitteilungen     W U HRK, Ministerien, etc.     Quelle: AG Hochschulaktenplan
30.02   Nichtamtliche Mitteilungen     W U Newsletter anderer Hochschulen, etc.     Quelle: AG Hochschulaktenplan
30.03   Pressespiegel     W U       Quelle: AG Hochschulaktenplan



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