Musteraktenplan Hochschulen

Aus Agiles Verwaltungswissen
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Stand: 14.12.2020
Letzte Bearbeitung: Wolf Steinbrecher

ID Ebene 1
Prozesslandkarte
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen Anf. zur Änderung Provenienz
01 Hochschule führen
      S     früher: "Strategische Prozesse"; Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.10
Strategische Ausrichtung der Hochschule entwickeln
    S     Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.11
Jahresziele festlegen
    S     Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.12
Strategische Projekte durchführen
    S     Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.13
Zielerreichung überprüfen
    S     Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.14
Durchführung von Sitzungen
    S     Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.15
Vernetzung betreiben
    S     Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen

ID Ebene 1
Prozesslandkarte
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen Anf. zur Änderung Provenienz
10 Leistungen für Interessenten erbringen         K      
10.01 Wissensdokumente       W        
10.02 -09 weitere Wissensdokumente       W        
10.10   Interessenten verwalten       K     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 18
10.10.01   Wissensdokumente     W        
10.10.02 -09   weitere Wissensdokumente     W        
10.10.10     Studieninteressierte verwalten   V K      
10.10.11     Studieninteressierte informieren   V K      
10.10.12     Studieninteressierte beraten   V K      
10.11   Bewerbung von Interessenten       K     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 19
10.11.01   Wissensdokumente

           
10.11.02 -09   weitere Wissensdokumente              
10.11.10     Bewerbungen entgegennehmen     K      
10.11.11     nicht-europäische Hochschulzugangs-berechtigungen anerkennen     K      
10.11.12     Bewerbungen prüfen     K      
10.11.13     Bewerbungen bewerten     K      
10.11.14     Vorprüfungen durchführen     K      
10.11.15     Bewerberdaten löschen     K      
10.12   Zulassung zum Studium       K     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 20
10.12.01   Wissensdokumente     W        
10.12.02-09   weitere Wissensdokumente     W        
10.12.10     Zulassungsverfahren durchführen   V K      
10.12.12     Zulassungsangebot annehmen/ nicht annehmen   V K   Ist das ein Prozess der Verwaltung? Das ist doch eine Aktivität auf Seiten des Interessenten, oder? (Wolf)  
10.12.13     Nachgelagerte Zulassungen durchführen   V K      
10.12.14     Daten über Schnittstellen einlesen   V K z.B. DOSV    
10.13   Immatrikulation       K     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 21
10.13.01   Wissensdokumente

  W        
10.13.02-09   weitere Wissensdokumente
  W        
10.13.10     Immatrikulation bearbeiten   V K      
10.13.11     Immatrikulation durchführen   V K      

ID Ebene 1
Prozesslandkarte
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen Anf. zur Änderung Provenienz
11 Leistungen für Studierende erbringen         K      
11.10   Studierendenmanagement       K Umfasst alle Prozesse, mit den Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation   Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 22
11.10.01   Wissensdokumente     V K      
11.10.10     Rückmeldung durchführen   V K      
11.10.11     Beurlaubung durchführen   V K    Das sind mir zu viele kleinteilige Prozesse. Könnte man nicht (analog zum Personalmangement, 21.12) alle Arten von Änderungen des Studienverhältnisses (11.10.11 bis 11.10.17) in einen Prozess zusammenführen ("Studienverhältnis ändern"). Die einzelnen Unterarten dieser Änderung dann nur unter Bemerkungen auflisten. Im DMS ist diese Unterart ein Metadatum am Vorgang. (Wolf)  
11.10.12     Doppelstudium verwalten   V K      
11.10.13     Teilzeitstudium verwalten   V K      
11.10.14     Studiengang- und Fachwechsel durchführen   V K      
11.10.15     Studierende wegen neuer PO umschreiben   V K      
11.10.16     Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten   V K      
11.10.17     Praxis- und Auslandssemester verwalten   V K      
11.10.18     Studierendenunterlagen erstellen und bereitstellen   V K      
11.10.19     Studierende beraten   V K      
11.10.20     Exmatrikulation durchführen   V K      
11.10.21     Stammdatenänderungen durchführen   V K    Ist das ein Prozess? Das erscheint mir mit Kanonen auf Spatzen geschossen. (Wolf)  
11.10.22     Studierendenbeiträge/Gebühren verwalten   V K   kann auch bei Finanzen angesiedelt sein; ist doppelt, siehe Hauptprozess 11.11 (Wolf)  
11.10.23     Studienkonten führen   V K      
11.11   Beiträge/Gebühren       K     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 23
11.12   Studiengänge       K Der Hauptprozess "Studiengang" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar.   Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 25
11.12.01   Wissensdokumente (Grundsätzliches)     W   Wissensdokumente zum Thema Studiengänge    
11.12.10     (Neuen) Studiengang initiieren     K      
11.12.10.10       Entwerfen          
11.12.10.11       Ausgestalten          
11.12.10.12       Genehmigen          
11.12.10.13       Einrichten          
11.12.10.14       Evaluieren / akkreditieren          
11.12.11     Studiengang betreiben     K    Was ist das für ein Prozess? Welche konkreten Vorgänge fallen dabei an? Auslöser und Erbenis? (Wolf)  
11.12.12     Studiengang einstellen     K      
                   
                   

ID Ebene 1
Prozesslandkarte
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen Anf. zur Änderung Provenienz
12 Lehrveranstaltungen managen
      K      
12.10

Lehrveranstaltung organisieren

    K     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 27
12.10.01     Wissensdokumente   W        
12.10.10     Lehrveranstaltungsangebot erheben/ planen            
12.10.11
    Lehrveranstaltungen erstellen            
12.10.12     Lehrveranstaltungen durchführen
    z. B. im Vorlesungsverzeichnis    

      Planen/ terminieren          

   
Vorbereiten          

   
Belegen       ?  

   
Vertiefungen/ Schwerpunkte wählen und wechseln          

   
Teilnehmer und Teilnehmerinnen verwalten          
12.10.13     Lehrveranstaltungen evaluieren
         
        Evaluation konzipieren          
        Evaluation durchführen          
     
Evaluation abschließen          
12.10.14     Lehrendendaten verwalten  
    eventuell zu ID 6  
12.10.15     Lehrdeputate verwalten  
 
eventuell zu ID 6
 
12.10.16     Verantwortlichkeiten und Vertretungen zur Verwaltung des Lehr- und Prüfungsbetriebs festlegen
           
12.11

Prüfung(smanagement)

    K     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 29

  Wissensdokumente              

 
Prüfungsangebot erheben/ planen            
      Prüfungen erstellen            
        Prüfungen planen/ terminieren          
        Prüfungen belegen          
        Teilnehmerinnen und Teilnehmer verwalten          
        Prüfungen vorbereiten          
        Prüfungen durchführen          
      Abschlussarbeiten verwalten            
      Dokumente zum Studienabschluss erstellen/ bereitstellen            
      Externe Abschlussprüfungen verwalten            
      Noten und Leistungen erfassen            
      Widersprüche einlegen und bearbeiten            
12.12

Räume

    K     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 32

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Ebene 3
Prozesse
Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen Anf. zur Änderung Provenienz
13 Leistungen für Alumni erbringen
      K     Unter Studierende subsumieren?
13.10



Alumni verwalten
 
K     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 33
13.10.01   Wissensdokumente

  W
     
                   
13.11   Alumni informieren    
K      
13.12   Alumni Service bereitstellen    
K      

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Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen Anf. zur Änderung Provenienz
14 Leistungen für Lehrende erbringen
      K      
14.10
Lehrende
    K     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 34

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Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen Anf. zur Änderung Provenienz
15 Leistungen für sonstige Verwaltungskunden erbringen
      K     Muss noch spezifiziert werden
15.10

Information und Beratung

    K     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 35
15.11

Kooperationen
    K     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 36
15.12

Praktika managen
    K     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 37
      Praktikumsangebot erheben/ planen     K      
      Praktikumsstellen anbieten     K      
      Praktikumsstellen organisieren     K      
      Praktikum verwalten
    K      
      Praktikum ableisten     K      
      Praktikum bewerten     K      
15.13

Promotion

    K   Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 38
15.14

Berichtswesen

    K     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 40
15.15

Archivierung

    K    Für mich ist die Darstellung dieses Hauptprozesses im ZKI-Dokument nicht ganz überzeugend. Dort werden als Prozesse genannt:
  1. "Daten/Dokumente für Archivierung festlegen"
  2. "Archivierungsprozess festlegen"
  3. "Archivierungsprozess umsetzen; Archivierung durchführen"

Nrn. 1 und 2 sind meines Erachtens ein Prozess, und zwar im Hauptprozess 20.10 "Organisation entwickeln". Nr. 3 wäre ein Prozess irgendwo in der Prozessgruppe 23. Einzelvorgänge dort wären jedes Jahr ein Archivierungslauf. (Wolf)

Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 41
15.16

Evaluation

    K     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 42

ID Ebene 1
Prozesslandkarte
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Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen Anf. zur Änderung Provenienz
20 Die Hochschule organisieren
        U     Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.10
Organisation entwickeln
 
    U Prozessorganisation entwickeln (BPM, Prozessoptimierung, Aufgabenkritik).
Strukturorganisation entwickeln.
  Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
    Bewerbungsverfahren einrichten       U      
20.11
Qualitätsmanagement betreiben
 
    U     Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.12
Für Arbeitssicherheit sorgen
 
    U     Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.13
Selbstorganisation fördern
 
    U     Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland

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Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen Anf. zur Änderung Provenienz
21 Personalmanagement

      U      
21.01

Wissensdokumente zum Personalmanagement

  W U     Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.02

Stammdokumente des Personals (Personalakten)
  W U     Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.10

Personalgewinnung

  V U     Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.11

Personalbetreuung

  V U  
Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.12

Urlaub-Freistellung-Mutterschutz-Elternzeit-Erkrankung

  V U   Aktenname überdenken (Peter)
Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.13

Personalentwicklung

  V U     Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.13.10     Fortbildung beantragen und besuchen
      Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 2- oder3-stellig?  
21.13.10.10       Anmeldungen entgegennehmen       Nur eine Probe  
21.13.10.11       Zu- und Absagen erteilen       Nur eine Probe  
21.13.10.12       Änderungen organisieren       Nur eine Probe  
21.13.10.13
      Teilnahme prüfen       Nur eine Probe
 
21.13.10.14
      Zertifikate ausstellen       Nur eine Probe  
21.13.10.15
      Personalakte aktualisieren       Nur eine Probe  
21.13.11
    Interne Fortbildungen organisieren

      Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?  
21.13.12
    Jahresmitarbeitergespräch führen

      Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?  
21.13.13
    Regelbeurteilungen für Beamtete durchführen

      Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?
 
21.14

Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen
  V U     Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen

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Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen Anf. zur Änderung Provenienz
22 Finanzmanagement

   
U     Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
            U     Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
            U     Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
            U     Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
            U     Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland

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Prozesse
Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen Anf. zur Änderung Provenienz
23 Management von Sachressourcen

   
U     Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
            U     Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
            U     Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
            U     Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
            U     Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland

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Prozesslandkarte
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen Anf. zur Änderung Provenienz
24 Außenbeziehungen und Außendarstellung pflegen

      U     Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
24.10
Hochschule nach außen darstellen

    U      
24.11

Kontakte pflegen

    U      

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Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen Anf. zur Änderung Provenienz
90 Wissensmanagement
      U Allgemeine Wissensdokumente, die sich nicht einzelnen Prozessen zuordnen lassen.   Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
          W U     Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
          W U     Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
          W U     Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
          W U     Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland