Musteraktenplan Hochschulen

Aus Agiles Verwaltungswissen
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<span id="<@@@TPL152696@@@>" class="mceNonEditable wikimagic mw-template" title="Stand: 18.01.2021
Letzte Bearbeitung: Wolf Steinbrecher" data-mw-type="template" data-mw-id="152696" data-mw-name="TxtStand" data-mw-wikitext="%7B%7BTxtStand%7D%7D" contenteditable="false"><mwspan>

Stand: 18.01.2021
Letzte Bearbeitung:

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</mwspan>

Hochschule führen

<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozessgruppen
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung
AufbewahrungsfristBerechtigungenProvenienz
01Hochschule führen    S   früher: "Strategische Prozesse"; Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.01 Wissensdokumente  W     
01.10 Strategische Ausrichtung
der Hochschule entwickeln
   S   Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.10.10          
01.11 Jahresziele festlegen   S   Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.11.10          
01.12 Strategische Projekte
durchführen
   S   Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.12.10          
01.13 Zielerreichung überprüfen   S   Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.13.10          
01.14 Durchführung von Sitzungen   S   Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.14.10          
01.15 Vernetzung betreiben   S   Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.15.10          


Studium organisieren

<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozessgruppen
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung
AufbewahrungsfristBerechtigungenProvenienz
10Studium organisieren    UDer Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde  Quelle: AG Hochschulaktenplan
10.10 Studiengangs-
management
  W Der Hauptprozess "Studiengang" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar.  Quelle: AG Hochschulaktenplan
10.10.01Wissensdokumente
Studiengang entwickelnQuelle: AG Hochschulaktenplan
 Studiengang ist initiiert 
Studiengang ist entworfen
Studiengang ist ausgestaltet 
Studiengang ist genehmigt
Studiengang einrichten 
Studiengang betreibenz.B. Überlast reduzieren, PO ändern
Studiengang ist evaluiert/ akkreditiert
Studiengang einstellen
10.11 Studienbewerbungs-
management
        
Wissensdokumente 
Studieninteressierte verwalten
Studieninteressierte sind informiert
Studieninteressierte sind beraten
Bewerbungsverfahren einrichten
Inhaltliche Daten sind erfasst
 Zeitliche Daten sind erfasst
Technische Schnittstellen sind eingerichtet
Bewerbungsverfahren durchführen
Bewerbungen sind entgegengenommen
Nicht-europäische Hochschulzugangs-
berechtigungen sind anerkannt/ abgelehnt
 
Bewerbungen sind geprüft
Bewerbungen sind bewertet
Vorprüfungen sind durchgeführt
Bewerberdaten sind gelöscht
Zulassungsverfahren durchführen
Studienbewerber*innen sind zugelassen
Nachgelagerte Zulassungen sind durchgeführt 
Daten über Schnittstellen sind eingelesen
Immatrikulation durchführen 
Immatrikulation ist vorgenommen
Erstunterlagen sind erstellt und bereitgestelltStudierendenausweis, Bescheid
10.12 Studierendenmanagement    Umfasst alle Prozesse, mit denen Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation   
Wissensdokumente
Rückmeldung durchführen
Beurlaubung durchführen
Sonderstudienfälle bearbeitenDoppel-/ Teilzeitstudium
Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten
Studiengang- und Fach-/PO-Wechsel durchführen
 Praxis- und Auslandssemester verwalten
Studierende beraten
Exmatrikulation durchführen
Serviceprozesse Studierenden-
management durchführen
 
Stammdatenänderungen durchführen
Studierendenbeiträge/ Gebühren verwaltenKann auch bei Finanzen angesiedelt sein.
Studienkonten führen
10.13 Alumnimanagement    Umfasst auch Karriereplanung. Eventuell nur "Alumni" (Absolvent) als Bezeichnung   
Wissensdokumente
Alumni verwalten 
 Alumni Service bereitstellen 


Lehre organisieren

<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozessgruppen
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung
AufbewahrungsfristBerechtigungenProvenienz
12Lehre organisieren    KDer Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde   
12.10 Lehrveranstaltungs-
management
   K   Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 27
12.10.01  Wissensdokumente W     
12.10.10  Lehrveranstaltungsangebot planen       
    Kapazität der Lehrenden ist erhoben      
    Erforderliches Lehrveranstaltungsangebot ist erhoben      
12.10.11  Lehrveranstaltungen erstellen       
    Lehrveranstaltungsplan ist organisiert      
    Lehrveranstaltungen sind veröffentlicht  z.B. Vorlesungsverzeichnis, Homepage   
12.10.12  Lehrveranstaltungen belegen   
   
    Vertiefungen/ Schwerpunkte sind gewählt      
    Studierende sind Lehrveranstaltungen zugeteilt      
    Teilnehmerlisten und -daten sind bereitgestellt      
   Lehrveranstaltungen durchführen und evaluieren
  z.B. im Vorlesungsverzeichnis   
    Lehrveranstaltungsinhalte sind vorbereitet      
    Lehrveranstaltungen sind durchgeführt      
    Lehrveranstaltungsevaluation ist konzipiert      
    Lehrveranstaltung ist evaluiert      
   Lehrendendaten verwalten   könnte auch im Personalbereich angesiedelt seineventuell zu ID 6  
   
Lehrdeputate sind verwaltet  könnte auch im Personalbereich angesiedelt sein
eventuell zu ID 6  
12.11 Prüfungsmanagement
  K   Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 29
  
Wissensdokumente       
   Prüfungsangebot planen       
   Prüfungen erstellen       
   
Prüfungen sind organisiert      
   Prüfungen belegen
      
   
Teilnehmerlisten und -daten sind bereitgestellt      
   Prüfungen durchführen
      
    Prüfungen sind inhaltlich vorbereitet      
   Abschlussarbeiten durchführen und verwalten       
    Noten und Leistungen sind erfasst      
    Zeugnisdokumente zum Studienabschluss sind erstellt      
   
Staatsexamina und andere externe Abschlussprüfungen verwalten      
   Widersprüche einlegen und bearbeiten       
12.12 Praktikums-
management
        
   Praktikumsangebot verwalten       
   Praktika verwalten       
12.13 Promovierende        
           
           
12.14 Räume bereitstellen   K   Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 32
           


Leistungen für Lehrende erbringen

Dieser Bereich muss noch auf andere Prozessgruppen verteilt werden (?).

<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozesslandkarte
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung
AufbewahrungsfristBerechtigungenProvenienz
14Leistungen für Lehrende erbringen    K    
14.10 Lehrende   K   Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 34

 
        


Leistungen für sonstige Verwaltungskunden erbringen

Dieser Bereich muss noch auf andere Prozessgruppen verteilt werden.

<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozesslandkarte
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum Aktenzeichen / Anf. zur ÄnderungAufbewahrungsfristBerechtigungenProvenienz
15Leistungen für sonstige Verwaltungskunden erbringen
   K   Muss noch spezifiziert werden
15.10 Information und Beratung   K   Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 35
15.12 Praktika managen   K   Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 37
   Praktikumsangebot erheben/ planen  K    
   Praktikumsstellen anbieten  K    
   Praktikumsstellen organisieren  K    
   Praktikum verwalten
  K    
   Praktikum ableisten  K    
   Praktikum bewerten  K    
15.13

Promotion

  K   Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 38
15.14

Berichtswesen

  K   Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 40
15.15

Archivierung

  KNach Orga verschieben. Für mich ist die Darstellung dieses Hauptprozesses im ZKI-Dokument nicht ganz überzeugend. Dort werden als Prozesse genannt:
- "Daten/Dokumente für Archivierung festlegen"
- "Archivierungsprozess festlegen"
- "Archivierungsprozess umsetzen; Archivierung durchführen". Nrn. 1 und 2 sind meines Erachtens ein Prozess, und zwar im Hauptprozess 20.10 "Organisation entwickeln". Nr. 3 wäre ein Prozess irgendwo in der Prozessgruppe 23. Einzelvorgänge dort wären jedes Jahr ein Archivierungslauf. (Wolf)
  Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 41
15.16 Evaluation   K   Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 42


Die Hochschule organisieren

<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozessgruppen
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung
AufbewahrungsfristBerechtigungenProvenienz
20Die Hochschule organisieren    U   Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.10Organisation entwickeln<
|| || || ||U|||| || ||Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland|-||20.10.10|| || ||Bewerbungsverfahren einrichten|| ||V||U|| || || || |-|||| ||||Ablauforganisation entwickeln|| ||V||U|| || || || |-|||| ||||Aufbauorganisation entwickeln|| ||V||U|| || || || |-|| || || ||Aufgabenkritik betreiben|| ||V||U|| || || || |-||20.11
 Institutionelles Qualitätsmanagement betreiben   U   Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
           
20.12 Für Arbeitssicherheit sorgen   U   Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
           
20.13Selbstorganisation fördern   U   Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
           


Personalmanagement

<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozessgruppen
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung
AufbewahrungsfristBerechtigungenProvenienz
21Personalmanagement    U    
21.01 Wissensdokumente zum Personalmanagement  WU   Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.02 Stammdokumente des Personals (Personalakten)  WU   Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen

 
        
21.10
Personalgewinnung VU    Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen

 
        
21.11 Personalbetreuung  VU   Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen

 
        
21.12 Urlaub-Freistellung-Mutterschutz-Elternzeit-Erkrankung  VUAktenname überdenken (Peter)  Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen

 
        
21.13 Personalentwicklung  VU   Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.13.10  Fortbildung beantragen und besuchen   Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 2- oder3-stellig?   
21.13.10.10   Anmeldungen entgegennehmen      
21.13.10.11   Zu- und Absagen erteilen      
21.13.10.12   Änderungen organisieren      
21.13.10.13   Teilnahme prüfen      
21.13.10.14   Zertifikate ausstellen      
21.13.10.15   Personalakte aktualisieren      
21.13.11  Interne Fortbildungen organisieren   Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?   
21.13.12  Jahresmitarbeitergespräch führen   Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?   
21.13.13  Regelbeurteilungen für Beamtete durchführen   Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?   
21.14 Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen  VU   Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen

 
        


Finanzmanagement

<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozessgruppen
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse/Wissensordner
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung
AufbewahrungsfristBerechtigungenProvenienz
22Finanzen managen    U   Quelle: AG Aktenplan 2021
22.01 Wissensdokumente   U   Quelle: AG Aktenplan 2021
   Dienstanweisungen WUAlle gültigen Dienstanweisun-gen, die sich auf das Finanz-management beziehen.  Quelle: AG Aktenplan 2021
   Verträge WU   Quelle: AG Aktenplan 2021

 Haushalt planen   UKönnte man auch oben unter 01.11 "Jahresziele festlegen" einordnen. Das ist regelmäßig ein Streitpunkt.   


  Haushaltsmittel veranschlagen VU    

  Haushalt aufstellen VU    

  Haushalt verabschieden VU    

  Verpflichtungs-
ermächtigungen
 VU    
22.11 Haushalt ausführen   U   Quelle: AG Aktenplan 2021
22.11.10  Haushalt überwachen VU
  Quelle: AG Aktenplan 2021
   Über- und außerplanmäßige Ausgaben tätigen       
   Eingangsrechnungen buchen       
   Ausgangsrechnungen buchen       
   Allg. Kassenangelegenheiten bearbeiten       
  Nachtragshaushalt beantragen        
   Nachtragshaushalt aufstellen       
   Nachtragshaushalt verabschieden       
  Jahresabschluss erstellen        
   Kassenprüfungen durchführen       
  Mittelübertragung durchführen        
   Haushaltsreste bilden       
  Vermögensverwaltung durchführen        
   Anlagenbuchhaltung tätigen       
   Inventarisierung durchführen       
  Drittmittel verwalten        
   Drittmittel überwachen       
  Einnahmeüberschuss-
rechnung durchführen
        
   Gewerbesteuer abführen   ?   
   Körperschaftssteuer abführen   ?   
   Umsatzsteuer abführen
  ?   
    Umsatzsteuervoran-
meldung ist getätigt
      
  Spenden verwalten        
   Spenden vereinnahmen       
   
Spendenquittung ist ausgestellt      
   Spenden verausgaben       
  Finanzcontrolling durchführen        
   Statistiken erstellen       
   Berichte erstellen       
   Trennungsrechnung durchführen       
    erstellen      
    auswerten      
  Forderungsmanagement durchführen        
  'Gebühren erheben       
  'Rechnungen erstellen       
  'Mahnungen erstellen       
           
  Merker:

Gibt es eigene Vertragsprozesse bzw. zusätzlich Vertragsmanagement?

        
   Auftragsverarbeitungsverträge       
   Kommunikation (Post, Telefon)       
   Software       
   etc       
  Merker:

Gebührenordnungen

        
           
  23Beschaffungswesen       
    Ausschreibungen      
    Beschaffungen      
    Rahmenverträge      


Management von Sachressourcen

<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozesslandkarte
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung
AufbewahrungsfristBerechtigungenProvenienz
23Management von Sachressourcen    UBeschaffungen von Dienstleistungen und Lieferleistungen, Bauleistungen, Schadensfälle. Eventuell zusammen mit Finanzen. Bauen woandes unterbringen.  Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
      U   Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
23.10
  Beschaffungen   U   Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
    Öffentliche Ausschreibungen
  U   Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
      U   Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland


Außenbeziehungen pflegen

<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozessgruppen
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung
AufbewahrungsfristBerechtigungenProvenienz
24Außenbeziehungen pflegen    U   Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
24.10 Kontakte pflegen   U    
24.11 Kooperationen eingehen   U    


Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit

<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozessgruppen
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung
AufbewahrungsfristBerechtigungenProvenienz
25Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit    U   Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
25.10 Hochschule nach außen darstellen   U    

     
    


Übergreifende Wissensdokumente

<tbody></tbody>
IDEbene 1
Prozessgruppen
Ebene 2
Hauptprozesse
Ebene 3
Prozesse
MeilensteineDok ArtProz ArtBem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung
AufbewahrungsfristBerechtigungenProvenienz
30Übergreifende Wissensdokumente    UAllgemeine passive (externe) Wissensdokumente, die sich nicht einzelnen Prozessen zuordnen lassen.  Quelle: AG Hochschulaktenplan
30.01 Offizielle Mitteilungen  WUHRK, Ministerien, etc.  Quelle: AG Hochschulaktenplan
30.02 Nichtamtliche Mitteilungen  WUNewsletter anderer Hochschulen, etc.  Quelle: AG Hochschulaktenplan
30.03 Pressespiegel  WU   Quelle: AG Hochschulaktenplan






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