Musteraktenplan Hochschulen - Glossar

D i s k u s s i o n s p a p i e r kommentieren, diskutieren, beteiligen erwünscht

Stand: 1.10.2020
Letzte Bearbeitung: Peter.Bauer

Prozess

Ein Ablaufschema von Vorgängen, das für viele Vorgänge gilt, stellt einen Prozess dar.

Beispiel: Drittmittelprojekte durchführen

Vorgang

Ein Vorgang ist eine Kette von Aktivitäten in einem sinnvollen Zusammenhang. Ein Vorgang beginnt immer mit einem Auslöser und endet entweder mit einem nützlichen Ergebnis (Output) oder wird abgebrochen.

Beispiel: Drittmittelprojekt 54/2017 der DFG durchführen

Meilenstein

Eine Teiletappe eines Vorgangs, in der ein definiertes Zwischenziel erreicht wird. Technisch betrachtet ein Unterordner eines Vorgangs, dem Aktivitäten und Dokumente des Vorgangs eindeutig zugeordnet sind.

Beispiel: Projektmittel überwachen oder Personal bewirtschaften

Dokument

Alle Dateien, unabhängig von ihrem Format oder Träger. Ein Dokument kann auch aus mehreren Dateien bestehen (sog. Verbunddokument).

Beispiel: Mittelanforderung oder Zeitaufschreibungen z. B. ein Vertrag mit Anlagen; im übertragenen Sinn auch eine Website mit mehreren eingebundenen Elementen.

Aktivität

Eine Aufgabe, die in einem Vorgang anfallen kann und durch das Vorgangsteam zu erledigen ist. alternative Bezeichnungen in der Literatur oder bei Softwareprodukten: Aufgabe, Tätigkeit, ToDo, Wiedervorlage

Beispiel: Eine Einladungsmail an potentielle Teilnehmer einer Veranstaltung erstellen und versenden.

Vorgangsteam

Diejenigen Mitarbeiter, die grundsätzlich (wenn auch nur im Vertretungsfall oder gelegentlich) an einem Vorgang beteiligt sind und dort Schreib- und Leserechte besitzen.

Beispiel: SB aus FFT (Fachabteilung), SB aus PO (für Einstellungen), SB aus F (für die Finanzierung), SB aus dem Fachbereich des Projektes

Objekt

Eine Person oder ein Ding oder ein Begriff, mit der bzw. mit dem sich ein Vorgang beschäftigt. Achtung! Der Begriff "Objekte" wird hier nicht im Sinne der Informatik ("objektorientierte Programmierung") verwendet. Die hier verwendete Bedeutung entstammt dem Prozessorientierten Abla-gesystem (PAS ®).

Beispiel: SB Herr Ulrich Meier oder Gebäude Z1

Merkmal

Ein Begriff, der einen Vorgang charakterisiert, der aber selbst keine weiteren Merkmale besitzt. Beispiel: Liste aller strategischen Themen im Sinne der szenariobasierten Planung der Gesamtorganisation oder Liste aller im Haus bekannten Drittmittelgeber mit ihren

Besonderheiten (Aufbewahrungsfristen etc.)

Objektkategorie

Eine Menge von gleichartigen Objekten.

Beispiel: Liste aller Gebäude

Merkmalskategorie

Eine Liste von gleichartigen Merkmalen.

Beispiel: Liste von Statusangaben („noch nicht begonnen“, „aktiv“, „erledigt“.)

(elektronische) Akte

Als E-Akte wird allgemein eine digitale Daten- oder Informationssammlung bezeichnet, die nach dem Vorbild herkömmlicher Akten (auf Papier) aufgebaut ist. Es handelt sich um eine bestimmte Sicht auf die Datensammlung zur Strukturierung von mehreren Dokumenten.

Beispiel: Personalakte (besteht aus vielerlei Dokumenten, die in den verschiedenen Prozessen der Personalabteilung entstehen)