Musteraktenplan Hochschulen - Vision und Scope

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Stand: 7.10.2020
Letzte Bearbeitung: Peter.Bauer

Vision und Scope der Arbeitsgruppe Hochschulaktenplan

Stand: 25. September 2020, Forum Agile Verwaltung e.V.

Formulierungen, zu denen aus unserer Sicht noch Klärungsbedarf besteht, sind blau gekennzeichnet.

Was machen wir?

  • Wir erstellen ein Gerüst für einen Hochschulaktenplan als Grundlage für eine strukturierte Ablage von Dokumenten und Vorgängen im DMS, auf Laufwerken und sonstigen Speichermedien.
  • Es soll ein abstrakter, bausteinbasierter, prozessorientierter Aktenplan werden.
  • Systemunabhängig.
  • Soll zunächst die Verwaltung umfassen und auch auf „die Lehre“ erweiterbar sein.
  • Wir entwerfen eine Vorgehensweise, wie eine einzelne Hochschule mit Hilfe des Gerüsts einen detaillierten Aktenplan für sich erarbeiten kann.

Wer sind unsere Stakeholder (für wen machen wir es)?

  • zumindest alle beteiligten Hochschulen der Arbeitsgruppe
  • oder: für alle interessierten Hochschulen (also Ergebnisse sind öffentlich zugänglich)
  • Zielgruppe sind alle Beschäftigten in ihren unterschiedlichen Rollen. Das heißt, auch der lesende Zugriff sollte in der Breite gewährleistet sein.

In welchem Rahmen/Umfang machen wir es?

  • Wir beschränken uns beim Aktenplan auf eine Blaupause für die ersten zwei bis drei Ebenen (Hauptprozesse und Prozesse).
  • Er soll die Auffindbarkeit von Vorgängen ermöglichen (Verständlichkeit)
  • Er soll Teilmusteraktenpläne enthalten.
  • Hinterlegen von Aufbewahrungsfristen (im DMS)
  • Zuweisung von Vorgängen im DMS an Sachbearbeitung / zuständige Stelle.
  • Abgrenzung zur DH.NRW (Kompetenzzentrum eAkte).
  • Einsatzszenarien für DMS bestimmen, auch in Bezug auf hochschulübergreifende Personalakte (E-Personalakte.NRW)
  • Handlungsanleitungen für die Umsetzung in der einzelnen Hochschule (inkl. Change Management-Best Practice etc.)
  • Auch Kommunikationsplanung, Qualifizierung der Beschäftigten in Richtung einer aktiven alltäglichen Nutzung des Aktenplans. Ein Glossar erstellen.
  • 3 Monate je für das Gerüst und die Strategie (?!)
  • Sollen zwei Geschwindigkeiten möglich sein: AG-Mitarbeit in Voll- und Teilzeit?
  • Möglichkeiten zum Austausch des Ganzen (über AG hinaus?)

Download

Scope und Vision als PDF-Dokument - Stand 25. September 2020



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