Musteraktenplan Hochschulen - Vision und Scope

Aus Agiles Verwaltungswissen
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D i s k u s s i o n s p a p i e r
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Stand: 1.11.2020
Letzte Bearbeitung: Peter.Bauer

Vision und Scope der Arbeitsgruppe Hochschulaktenplan

Stand: 26. Oktober 2020

Was machen wir?

  • Wir erstellen ein Gerüst für einen Hochschulaktenplan als Grundlage für eine strukturierte Ablage von Dokumenten und Vorgängen im DMS, auf Laufwerken und sonstigen Speichermedien.
  • Es soll ein abstrakter, prozessorientierter Aktenplan werden.
  • Systemunabhängig.
  • Soll zunächst die Verwaltung umfassen und auch auf „die Lehre“ erweiterbar sein.
  • Wir entwerfen eine Vorgehensweise, wie eine einzelne Hochschule mit Hilfe des Gerüsts einen detaillierten Aktenplan für sich erarbeiten kann.

Wer sind unsere Stakeholder (für wen machen wir es)?

  • Für alle interessierten Hochschulen sollen die Ergebnisse öffentlich zugänglich sein.
  • Zielgruppe sind alle Beschäftigten in ihren unterschiedlichen Rollen. Das heißt, auch der lesende Zugriff sollte in der Breite gewährleistet sein.

In welchem Rahmen/Umfang machen wir es?

  • Wir beschränken uns beim Aktenplan auf eine Blaupause für die ersten zwei bis drei Ebenen (Hauptprozesse und Prozesse).
  • Er soll die Auffindbarkeit von Vorgängen ermöglichen (Verständlichkeit)
  • Er soll die Prozesse von Fakultäten und Instituten vorerst nicht abbilden; spätere Ergänzungen sind eventuell denkbar.
  • Hinterlegen von Aufbewahrungsfristen (im DMS)
  • Zuweisung von Vorgängen im DMS an Sachbearbeitung / zuständige Stelle.
  • Einsatzszenarien für DMS bestimmen
  • Handlungsanleitungen für die Umsetzung in der einzelnen Hochschule (inklusive Change Management, Good Practice etc.)
  • Auch Kommunikationsplanung, Qualifizierung der Beschäftigten in Richtung einer aktiven alltäglichen Nutzung des Aktenplans. Ein Glossar erstellen.
  • Möglichkeiten zum Austausch des Ganzen (über AG hinaus?)