ProzessarchitekturIn2D

Aus Agiles Verwaltungswissen
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Stand: 19.11.2020
Letzte Bearbeitung: MichaelSost


Wie lassen sich Prozesse strukturiert verwalten?

In unseren Workshops sind wir immer wieder über die Strukturierung der Prozesse gestolpert. Im Folgenden versuche ich den Aufbau anhand von wenigen Bildern zu verdeutlichen. Die Bilder sind Screenshots aus unserem BPM-Tool, in dem sich die Prozesse nach dem folgenden Muster verwalten lassen.

Der Anfang: die Prozesspyramide

In der Abbildung seht Ihr eine typische Prozesspyramide, wie sie häufig vorkommt. Manche Organisationen gehen sogar über 7 Ebenen - meines Erachtens wird dann der Pflegeaufwand aber zu hoch.
Prozessarchitektur.png
Die Pyramide gliedert sich in 2 Ebenen und die wiederum in 2 oder 3 Stufen. In der ersten Ebene (bzw. die ersten beiden Stufen) findet man nur Wertschöpfungsketten, in der zweiten Ebene (bzw. Stufe 3 bis 5) werden die Prozessmodelle abgelegt. Die wiederum häufig in der BPMN 2.0 beschrieben werden.

Die Spitze: die Prozesslandkarte

In der Stufe 1, also in der Spitze der Pyramide, findet man die sog. Prozesslandkarte, wie in der folgenden Abbildung dargestellt. Diese gliedert sich grundsätzlich immer in die Prozesskategorien Führungsprozesse, Kernprozesse und Unterstützungsprozesse. Die Prozesse, die uns interessieren, gehören zu dem Kernprozess "Studierende ausbilden & betreuen" und die Unterstützungsprozesse. Sämtliche Prozesse, die durch ein Campus-Management-System (CaMS) unterstützt werden, gehören zum Kernprozess "Studierende ausbilden & betreuen".
ProzesslandkarteHS.png

Die nächste Ebene: die Wertschöpfungskette

Der langgezogen Pfeil "Studerende ausbilden & betreuen" enthält unten am Rand ein kleines Viereck mit einem Plus-Zeichen. In dem BPM-Tool wird dadurch eine Verlinkung auf die nächste untere Ebene hergestellt.
Studierende ausbilden & betreuen.png
Klickt man auf das Plus-Zeichen, erhält man das obige Bild. Der recht abstrakt benannte Kernprozess "Studierende ausbilden & betreuen" wird noch einmal weiter aufgeschlüsselt in etwas verständlichere (Teil-)Kernprozesse. Die nächste Ebene würde jetzt mit den tatsächlichen Prozessbeschreibeungen (bspw. in BPMN 2.0) gefüllt werden, die wiederum über eine Verlinkung mit dem darüber angesiedelten Kernprozess verknüpft wären.
Manchmal lässt sich diese Hierarchie nicht ganz durchhalten. Bspw. könnte die 3. Stufe auch noch eine weitere Untergliederung des (Teil-)Kernprozesses "Auslandsaktivitäten koordinieren" beinhalten und erst in der vierten Stufe kommt dann das eigentliche Prozessmodell. Durch die Verlinkung geht aber der Zusammenhang zwischen den Modellen nicht verloren.