Silodenken und Siloablage

Wenn man sich die Dateiablage von durchschnittlichen Verwaltungen anschaut (also Verwaltungen, die noch kein DMS eingeführt haben), dann ist sie meistens am Organigramm orientiert. Jedes Amt oder jeder Fachbereich oder sogar jedes Sachgebiet hat "sein" Laufwerk oder "seinen" Ordner. Darauf haben nur die Mitarbeiter*innen dieser Organisationseinheit Zugriff und die der Nachbarbereiche nicht.

Im Kern hat das Filesystem unter Windows die alte "Sachbearbeiterablage" wiederholt: jeder Sachbearbeiter hat "seine" Akten im Zimmer oder bestenfalls in einer Registratur des Sachgebiets. Aber diese Logik entstammt der Papierwelt. In der Papierwelt kann immer nur ein Mensch gleichzeitig eine Akte bearbeiten, alles andere wäre extrem zeitaufwendig. Aber diese Einschränkung gibt es in der digitalen Welt nicht mehr: jetzt können theoretisch mehrere Menschen gleichzeitig im gleichen Ordner arbeiten - mittlerweile sogar im gleichen Dokument.

Und sie müssen auch zunehmend zusammenarbeiten. Die Abbildung zeigt, dass die Prozesse zunehmend "quer" zu den Silos verlaufen. An immer mehr Aufgaben sind mehrere Bereiche beteiligt. Wenn diese Bereiche aber keinen Zugriff auf gemeinsame Ordner ("Akten") haben, dann müssen sie die Dokumente per E-Mail austauschen. Das macht einen gigantischen Aufwand:

• Das Hin- und Herschicken von Dokumenten per E-Mails ist völlig unproduktiv.
• Es führt dazu, dass vom gleichen Dokument mehrere Versionen in mehreren Datei-"Silos" gehalten werden. Bald weiß niemand mehr, welche Version die aktuelle ist.
• Und gleichzeitig sind die Akten unvollständig, weil jedes Amt „seine“ Vorgangsakte führt und viele Mails gar nicht zur Akte genommen werden.