Vorgang

Ein Vorgang ist ein "Durchlauf" durch einen Prozess. Ein Prozess ist ein abstraktes Schema, wie ein Team bestimmte Aufgaben erledigt, und ein Vorgang ist ein konkreter Durchlauf durch diesen Prozess.Wenn es zum Beispiel in einer Verwaltung den Prozess "Personal beschaffen" gibt, dann ist die "Einstellung eines Hausmeisters für das Verwaltungsgebäude Kaiserstraße 103" ein Vorgang.

Bedeutung von Vorgängen

Vorgänge bilden den Dreh- und Angelpunkt der prozessorientierten E-Akte:

• Praktisch alle Arbeiten in einer Verwaltung lassen sich als "Beitrag zum Abschließen eines Vorgangs" verstehen.
  
• E-Mails, Meetings und Termine sowie Aufgaben haben immer einen Bezug zu bestimmten Vorgängen.
• Die gemeinsame Ablage von Dokumenten dient vor allem dazu, im Team Vorgänge zu starten, zu bearbeiten und zu beenden. Das vorgangsbezogene explizite Wissen und die Informationen liegen in den Dokumenten, Tabellen und elektronischen Nachrichten, die in diesen Vorgängen entstehen.
• Das vorgangsbezogene Wissen bietet den Inhaltsstoff, aus dem Prozess- und Themenwissen gekeltert werden kann.

Es gibt „kleine“ und „große“ Vorgänge. Ein Vorgang kann ein Dokument umfassen und zwei Aktivitäten oder eine fünfstellige Zahl von Dokumenten und Aktivitäten.
Beispiele für Vorgänge verschiedener Größe:

• Die Bitte von Herrn Florian Gutschmidt um Übersendung des Abfallkalenders erfüllen.
• Einen Bauantrag von Frau Alisa Heller für einen Garagenanbau in der Münchner Straße 34a, Flurstück 6015/24, bearbeiten.
• Ein neues Verwaltungsgebäude für das Sozialdezernat bauen.
• Eine Community of Practice 'Digitalisierung und E-Akte' gründen
• Ein neues Tool für interne wie externe Videokonferenzen, das bereits beschafft wurde, technisch in Betrieb nehmen und die Anwender einweisen.
• Einen Workshop mit Mitarbeitern des Personalamtes zum Thema „Agiles Recruiting“ durchführen.
• Den Tag der Offenen Tür für den nächsten September organisieren.
• Eine Teamsitzung des Sachgebiets 53.05 durchführen.
  

Es gibt schwach und stark strukturierte Vorgänge. Ein stark strukturierter Vorgang folgt einem festen Muster, das immer (immer bedeutet: mit Ausnahme von „Störungen“) das gleiche ist. Schwach strukturierte Vorgänge folgen einem Muster nur annähernd, oder es gibt gar kein Muster für sie.

Verknüpfung Vorgang <-> Prozess

Ein Vorgang gehört immer zu einem Prozess. Das ist eine Definitionssache – ein Beitrag zu unserer "Fachsprache Schriftgutverwaltung". Es gibt nämlich unterschiedliche Definitionen des Begriffs „Prozess“. Manche verstehen darunter nur stark strukturierte Abläufe, bisweilen auch mittel komplizierte. Sie lehnen es aber ab, zum Beispiel Projekte, deren Ablauf zu Beginn gar nicht genau feststeht, auch Prozessen zuzuordnen.Wir tun das hier. In unserer Sprachregelung ist ein Projekt auch ein Vorgang – vielleicht ein besonders „großer“ und schwach strukturierter, aber eben ein Vorgang.

Vorgang als physikalische Repräsentanz

Ein Vorgang ist nicht nur ein abstrakter Begriff. Er wird auch physikalisch abgebildet.

Im physikalischen Sinne wird der Vorgang repräsentiert durch

1. Einen oder mehrere Speichermedien oder Repositorys für die zum Vorgang gehörigen Dokumente. Aus Benutzersicht ist es ein „Ordner“, also eine (meist) strukturierteMenge von Dateien. Ob diese Benutzersicht auch physikalisch einheitlich ist oder nur virtuell durch das DMS aus verschiedenen physikalischen Ablagesystemen „zusammengespielt“ wird – spielt in unserem Kontext keine Rolle.
2. Eine Aktivitätenliste. Die wichtigste Aktivität ist die sog. NPA (nächste produktive Aktivität). Diese gibt an, welche Aktivität sich gerade „in Bearbeitung“ befindet. Dabei
   • kann es sich auch um einen Wartezustand handeln („warten auf Antwort des Verwaltungskunden, Herrn Fridolin Meyerbeer, auf unsere Nachforderung von Unterlagen“)
   • können auch mehrere Aktivitäten parallel aktiv sein, es also nicht nur eine NPA geben. Es darf aber keinen Vorgang ohne mindestens eine NPA geben. Die Liste der Aktivitäten eines Vorgangs muss ebenfalls physikalisch abgebildet werden (in Form einer elektronischen ToDo-Liste oder Ähnliches).
3. Einen Chatroom oder Messenger-Service. In diesem können Nachrichten (Messages) innerhalb des Vorgangsteams. Bei jeder Information gibt es einen Sender, und für jedes andere Teammitglied den Status „noch nicht gelesen von/gelesen von“.

Durch seine physikalische(n) Repräsentanz(en) werden in einem Vorgang „alle [Dokumente] zusammengefasst, die einen konkreten, abgrenzbaren Sachverhalt betreffen und für dessen Bearbeitung, Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit bedeutsam sind“, wie in vielen Beiheften zu kommunalen Aktenplänen gefordert (Allgemeine Geschäftsordnung (AGO). Organisationshandbuch mit Kommentar für die öffentliche Verwaltung in Bayern. Bearbeitet von Ludwig Wiedemann und Gerhard Fritsch, Carl Link-/Deutscher Kommunal-Verlag, Kronach u.a. Loseblattausgabe (Rechtsstand: 1.3.2011)). Aber in einem guten DMS werden eben nicht nur die Dokumente in einer gemeinsamen "Ablage" zusammengefasst, sondern auch Aktivitäten und Nachrichten. Der „sachliche Zusammenhang“ ist in unserer Definition ein Fall eines Durchlaufs eines Prozesses von einem konkreten Auslöser bis zum Ergebnis.