Webex

Stand: 29.05.2020
Letzte Bearbeitung: Mero

Erfahrungsbericht aus der kommunalen Praxis zu Webex

Aus meiner Erfahrung eignet sich WebEx eher für Meetings, als für Lehre oder Veranstaltungen. Sie sind grundsätzlich möglich und es gibt deutlich mehr Funktionen als bei DFNkonf – es sind aber zum Beispiel keine Gruppenarbeitsräume mit Video möglich und in der Event-Funktion kann man auch nur den Moderator per Video sehen.

Whiteboard: Die Funktion hat viele Einschränkungen und eignet sich eher nicht, um gemeinsam an Dokumenten gleichzeitig zu arbeiten.

Melden: Es gibt keine praktikable Möglichkeit, die "Hand zu heben", was die kollaborative Arbeit massiv einschränkt. WebEx erfordert daher eine Sitzungsleitung, die hier restriktiv agieren muss, um gegenseitiges Unterbrechen durch spontane Redebeiträge zu unterbinden. Dies führt bei größeren Gruppen schnell zu steifen Sitzungen, in denen die Sitzungsleitung jeweils das Wort erteilen muss oder statt Redebeiträgen die Nutzung des Chats einfordert.

Umfrage: Das Umfragewerkzeug ist funktionell reichhaltig. So kann zB eine Serie von Umfragen im Meeting erstellt und danach abgespeichert werden zum erneuten Aufruf in der nächsten Sitzung. Leider muss ich davon abraten, dieses Werkzeug einzusetzen, wenn es auf Rechtssicherheit ankommt (Abstimmung in Gremien zur Beschlussfassung): Unter bisher ungeklärten Umständen konnten einzelne Teilnehmer während Gremiensitzungen ungültige Stimmen abgeben, d.h. sie können faktisch nicht an der Abstimmung teilnehmen. Das Phänomen ist in einigen Sitzungen mehrfach aufgetreten zeigt sich dadurch, dass die Gesamtzahl abgegebener Stimmen größer ist als die Summe aller Abstimmungsergebnisse.

Datenschutz.Mangel: WebEx fordert von Gästen, die per Einladungslink und Browser teilnehmen wollen, nicht nur den Teilnehmernamen zwecks Anzeige in der Teilnehmerliste, sondern auch eine eMail-Adresse. Diese nur unzurechend deklarierte Datenerhebung, die vom Teilnehmer nur durch Angabe einer nicht-existenten eMailadresse umgangen werden kann, ist aus Sicht des Datenschutzes deshalb besonders bedenklich, als die Verwendung eines generischen Gastlinks die datensparsamste aller Zugangsformen zu Videokonferenzen darstellt. Webex kann allein aus diesem Grund nicht als datensparsam angesehen werden. Die DSGVO-Konformität dieser Datenerhebung wäre insofern zu überprüfen.

Bedienung: Die Einarbeitung in die Funktionen zur Sitzungsleitung erfordert einige Routine. Besonders lästig ist die Handhabung beim Teilen des eigenen Bildschirms. Es wird an dieser Stelle eine völlig andere Bedienoberfläche aus Einzelfenstern eingeblendet, die erst passend arrangiert werden müssen, um die Bedienbarkeit wieder her zu stellen. Das Agieren während der laufenden Freigabe erfordert eine hohe Konzentration, um Fehlbedienungen zu vermeiden. So führt ein Blättern durch die Teilnehmerliste zum Zweck der schnellen Identifikation frei zu schaltender Redebeiträge leicht dazu, dass man statt dessen durch die Folien der freigegebenen Präsentation blättert.

Insgesamt fordert WebEx mehr als andere Tools mit vergleichbarem Funktionsumfang den Einsatz von Co-Moderation, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Diese Arbeitsteilung zwischen Präsentation, Sitzungsleitung und Chatbeobachtung mag in Geschäftsbesprechungen Standard sein, ist jedoch schwierig für einzeln agierende Lehrende sowie kooperative Formen der Zusammenheit auf Augenhöhe, wie das im modernen Unterricht und in agilen Prozessen Standard ist. Aufgrund der Lernkurve sind WebEx-Meetings häufig eher weniger abwechslungsreich.

Ein weiterer Nebeneffekt der eher eigenwilligen Benutzeroberfläche ist das Phänomen, dass WebEx-Nutzer dazu neigen, sich auf anderen Plattformen unsicher zu fühlen, weil sie sich an die Plattform gewöhnt haben. Daher eignet sich dieses Werkzeug vor allem für geschlossene Gruppen, die wenig mit Außenstehenden kommunizieren oder keine Alternative zur Nutzung dieser Plattform haben.

Beschaffung: WebEx wird häufig in IT-Abteilungen favorisiert, wenn dort bereits eine enge Geschäftsbeziehung zum WebEx-Hersteller Cisco vorhanden ist. So muss kein neuer Lieferant angelegt werden. Hier besteht oft die Möglichkeit, WebEx-Lizenzen als Teil einer größeren Infrastrukturbeschaffung günstig mit einzukaufen.

Steckbrief in Tabellenform

	Ja/Nein	Bemerkungen
Telefonische Einwahl möglich	Ja
Aufzeichnung der Konferenz	Ja
Begrenzung Teilnehmerzahl		Soweit ich weiß nicht
Beitritt der Konferenz ohne Moderator möglich	Ja	Hängt von der Anwenderoberfläche ab. WebEx hat verschiedene Anwenderoberflächen – Meeting, Event, persönlicher Raum
Beitritt ohne Lizenz möglich	Ja
Bildung verschiedener Konferenzräume	Ja	WebEx hat verschiedene Varianten: Meeting, Veranstaltung und persönlichen Raum. Je nachdem, wofür man sich entscheidet gibt es unterschiedliche Funktionen. Bei Veranstaltung ist nur der Moderator sichtbar – ist also für größere Gruppen geeignet, wo sich ohnehin nicht alle sehen könnten.
Bildung von Breakout-Rooms für Arbeitsgruppen
Chatfunktion (schriftliche Kommunikation während Session)	Ja	Sowohl privat zwischen einzelnen Teilnehmer*innen als auch in die gesamte Gruppe
Teilnehmer Management und Einladung aus dem System	Ja	Wenn man registriert ist, dann lässt sich über das Web eine Einladung aus WebEx verschicken.
Teilnehmer Management und Einladung per Link	Ja	WebEx lässt sich in Outlook einbinden und dann lassen sich WebEx-Einladungen direkt aus Outlook verschicken.
Hervorhebung des aktiven Redners	Ja
Moderator kann Teilnehmer stumm schalten	Ja
Übergabe Moderatorenrolle möglich	Ja
Online-Lehre	Ja	Bedingt – für Diskussionen und Lehre gibt es passendere Tools
Rednerreihenfolge priorisieren ("Hand heben")	Ja	Hand heben funktioniert – man kann aber nicht sehen, in welcher Reihenfolge die Hand gehoben wurde
Rollenzuweisung	Ja	Man kann sogar die Gastgeber-Rolle abgeben
Service-Hotline oder Service Live Blog	?
Simultane Aufzeichnung der Session	Ja
Spracheinstellungen	?
Teilen des Bildschirms	Ja
Teilen von Dokumenten	Ja
Whiteboard-Funktion	Ja	Aber nicht geeignet für gemeinsames Arbeiten, sie funktioniert nur, wenn nur der Moderator oder einzelne Personen dort etwas markieren oder schreiben.
Teamboards
Videoqualität (HD möglich)
Videos skalierbar
Galerieansicht aller Teilnehmenden	Ja
Zeitliche Einschränkung der Konferenz	Nein	Allerdings kann man ein begonnenes Meeting nicht mehr ändern oder Teilnehmer*innen nachträglich einladen. Sobald das Meeting gestartet wurde, kann über Outlook der Termin nicht mehr verändert werden