Webex

Stand: 2.10.2020
Letzte Bearbeitung: Wolf Steinbrecher

Erfahrungsbericht aus der kommunalen Praxis zu Webex

Aus meiner Erfahrung eignet sich WebEx eher für Meetings, als für Lehre oder Veranstaltungen. Sie sind grundsätzlich möglich und es gibt deutlich mehr Funktionen als bei DFNkonf – es sind aber zum Beispiel keine Gruppenarbeitsräume mit Video möglich und in der Event-Funktion kann man auch nur den Moderator per Video sehen.

Whiteboard:

'Die Funktion hat viele Einschränkungen und eignet sich eher nicht, um gemeinsam an Dokumenten gleichzeitig zu arbeiten.

Umfrage:

Das Umfragewerkzeug ist funktionell reichhaltig im Vergleich mit anderen. So kann zB eine Serie von Umfragen im Meeting erstellt und danach abgespeichert werden zum erneuten Aufruf in der nächsten Sitzung.Auf diese Weise kann das oftmals zeitraubende Zusammenstellen einer Umfragesequenz während der Sitzung vermieden werden

Ich rate derzeit dringend davon ab das Webex Umfrage-Werkzeug einzusetzen, wenn es auf Rechtssicherheit ankommt, zB bei Abstimmungen zur Beschlussfassung. Es ist wiederholt vorgekomen, dass (unter bisher leider nicht geklärten Umständen) einzelne Teilnehmer nur ungültige Stimmen abgeben konnten, d.h. sie konnten faktisch nicht an der Abstimmung teilnehmen, hatten jedoch den Eindruck, sie hätten ihre Stimme korrekt abgegeben. Das Phänomen zeigt sich nur dadurch, dass die Gesamtzahl korrekt abgegebener Stimmen größer ist als die Summe aller Abstimmungsergebnisse.

Datenschutz.Mangel:

WebEx fordert von allen Gästen, die per Einladungslink und Browser teilnehmen wollen, nicht nur den Teilnehmernamen, sondern auch eine eMail-Adresse. Diese unzureichend deklarierte Datenerhebung kann vom Teilnehmer nur durch Angabe einer nicht-existenten eMailadresse umgangen. Während der Zweck der Namensabfrage nachvollziehbar ist (Anzeige des Namens in der Teilnehmerliste) ist die zwangsweise erhobene eMailadresse bedenklich aus Sicht des Datenschutzes, gerade deshalb, weil eine Verwendung eines generischen Gastlinks die datensparsamste aller Zugangsformen zu Videokonferenzen darstellt. Dieser Zugang wird verwehrt. Webex kann allein aus diesem Grund nicht als datensparsam angesehen werden. Die DSGVO-Konformität dieser Datenerhebung wäre insofern auf ihre Rechtsgrundlage hin zu überprüfen.

Melden:

Es gibt keine praktikable Möglichkeit, jederzeit die "Hand zu heben". was die kollaborative Arbeit massiv einschränkt. WebEx erfordert eine Sitzungsleitung, die restriktiv agieren muss, um gegenseitiges Unterbrechen durch spontane Redebeiträge zu unterbinden. Dies führt bei größeren Gruppen schnell zu steifen Sitzungen, in denen die Sitzungsleitung jeweils das Wort erteilen muss oder statt Redebeiträgen nur die Nutzung des Chats bietet .

Bedienung:

Die Einarbeitung in die Funktionen zur Sitzungsleitung erfordert einige Routine. Besonders gewöhnungsbedürftig ist die Handhabung beim Teilen des eigenen Bildschirms. Es wird an dieser Stelle eine völlig andere Bedienoberfläche aus Einzelfenstern eingeblendet, welche erst passend neu arrangiert werden müssen, um die Bedienbarkeit wieder her zu stellen. Das Agieren während der laufenden Freigabe erfordert eine hohe Konzentration, um Fehlbedienungen zu vermeiden. So führt zB ein Blättern durch die Teilnehmerliste zum Zweck der schnellen Identifikation frei zu schaltender Redebeiträge leicht dazu, dass man statt dessen durch die Folien der freigegebenen Präsentation blättert.

Lernkurve:

Insgesamt fordert WebEx mehr als andere Tools mit vergleichbarem Funktionsumfang den Einsatz von Co-Moderation, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Eine solche Verteilung der Moderationsaufgaben zwischen Präsentation, Sitzungsleitung, Chatbeobachtung etc. mag in Geschäftsbesprechungen Standard sein, ist jedoch für einzeln agierende Lehrende ebenso schwierig wie für kooperative Formen der Zusammenheit auf Augenhöhe, wie das im modernen Unterricht und in agilen Prozessen Standard ist. Aufgrund der Lernkurve sind WebEx-Meetings häufig eher weniger abwechslungsreich.

Ein psychologischer Nebeneffekt von sehr eigenwilligen Benutzeroberflächen zeigt sich auch hier: Routinierte WebEx-Nutzer neigen dazu, sich auf anderen Plattformen eher unsicher zu fühlen, weil sie sich an diese Plattform gewöhnt haben. Sie nehmen die Einstiegshürden von Neulingen nicht mehr als solche wahr und schreiben aufkommende Irritationen einer generellen Eigenschaft von Videokonferenzen zu. Daher eignet sich dieses Werkzeug vor allem für geschlossene Gruppen aus organisatorischen Gründen keine Alternative zur Nutzung dieser Plattform haben und die häufig miteinander, aber wenig mit Außenstehenden kommunizieren.

IT-Sicherheit:

Webex bietet auch die Option, im Browser teilzunehmen. Dieser Zugang bringt jedoch viele funktionale Einschränkungen mit und kann zu Irritationen führen, wenn die Sitzungsleitung nicht antizipiert, wie sich die Konferenz auf solchen Geräten darstellt.. Darum wird aus funktionaler Sicht die Installation des Webex-Programm empfohlen. Diese Software macht sich jedoch (wie viele ähnliche Produkte) gerne dauerhaft auf dem Rechner breit, auch wenn annimmt, man habe sie beendet. So fiel es nach einer unserer Testsitzungen erst Stunden später auf, dass der Cisco-Client immer noch den freigeschalteten Zugriff auf das eingebaute Mikrofon des Laptops inne hatte. Hier gilt einmal mehr der Sicherheitshinweis, für Videokonferenzsitzungen ein Headset (Kopfhörer mit Mikrofon) zu verwenden und im Laptop eingebaute Mikrofone dauerhaft still zu legen.

Beschaffung:

Die Wahl von WebEx als einziges Videokonferenztool wird häufig in IT-Abteilungen favorisiert, wenn dort bereits eine enge Geschäftsbeziehung zum WebEx-Hersteller Cisco oder dem Lieferanten "Deutsche Telekom" vorhanden ist.So muss kein neuer Lieferant angelegt werden. Hier besteht oft die Möglichkeit, WebEx-Lizenzen im Rahmen einer größeren Infrastrukturbeschaffungsmaßnahme (vermeintlich?) günstig mit einzukaufen

Steckbrief in Tabellenform

	Ja/Nein	Bemerkungen
Telefonische Einwahl möglich	Ja	Führt dazu, dass Verbindungen innerhalb der Webex-Cloud unverschlüsselt laufen müssen.
Aufzeichnung der Konferenz	Ja
Begrenzung Teilnehmerzahl		Soweit ich weiß nicht
Beitritt der Konferenz ohne Moderator möglich	Ja	Hängt von der Anwenderoberfläche ab. WebEx hat verschiedene Anwenderoberflächen – Meeting, Event, persönlicher Raum
Beitritt ohne Lizenz möglich	Ja
Bildung verschiedener Konferenzräume	Ja	WebEx hat verschiedene Varianten: Meeting, Veranstaltung und persönlichen Raum. Je nachdem, wofür man sich entscheidet gibt es unterschiedliche Funktionen. Bei Veranstaltung ist nur der Moderator sichtbar – ist also für größere Gruppen geeignet, wo sich ohnehin nicht alle sehen könnten.
Bildung von Breakout-Rooms für Arbeitsgruppen	Nein	Wenn man Webex Training anschafft, sind Breakout-Rooms möglich.
Chatfunktion (schriftliche Kommunikation während Session)	Ja	Sowohl privat zwischen einzelnen Teilnehmer*innen als auch in die gesamte Gruppe
Teilnehmer Management und Einladung aus dem System	Ja	Wenn man registriert ist, dann lässt sich über das Web eine Einladung aus WebEx verschicken.
Teilnehmer Management und Einladung per Link	Ja	WebEx lässt sich in Outlook einbinden und dann lassen sich WebEx-Einladungen direkt aus Outlook verschicken.
Hervorhebung des aktiven Redners	Ja
Moderator kann Teilnehmer stumm schalten	Ja
Übergabe Moderatorenrolle möglich	Ja
Online-Lehre	Nein	eignet sich nur bedingt – für Diskussionen und Lehre gibt es passendere Tools
Rednerreihenfolge priorisieren ("Hand heben")	Ja	Hand heben funktioniert nur in manchen Oberflächen – man kann dann aber nicht sehen, in welcher Reihenfolge die Hand gehoben wurde
Rollenzuweisung	Ja	Man kann sogar die Gastgeber-Rolle abgeben
Service-Hotline oder Service Live Blog	?	Hängt von der Vertragsgestältung ab.
Simultane Aufzeichnung der Session	Ja	Wahlweise lokal auf dem Rechner des Hosts, oder in der Cloud.
Spracheinstellungen	?
Teilen des Bildschirms	Ja	erfordert die Installation des WebEx-Programms
Teilen von Dokumenten	Ja
Whiteboard-Funktion	Ja	Aber nicht geeignet für gemeinsames Arbeiten, sie funktioniert nur, wenn nur der Moderator oder einzelne Personen dort etwas markieren oder schreiben.
Teamboards
Videoqualität (HD möglich)
Videos skalierbar	Nein	Funktioniert während der Bildschirmteilung
Galerieansicht aller Teilnehmenden	Ja	wenn es nicht zu viele sind...
Zeitliche Einschränkung der Konferenz	Nein	Allerdings kann man ein begonnenes Meeting nicht mehr ändern oder Teilnehmer*innen nachträglich einladen. Sobald das Meeting gestartet wurde, kann über Outlook der Termin nicht mehr verändert werden.