Aktenrelevanz - Versionsgeschichte

Peter.Bauer am 5. April 2021 um 17:09 Uhr

2021-04-05T17:09:05Z

Peter.Bauer: /* Weiterführende Literatur */

2021-04-05T17:08:00Z

Weiterführende Literatur

Peter.Bauer am 16. Dezember 2020 um 16:56 Uhr

2020-12-16T16:56:22Z

Peter.Bauer: /* Zum Begriff Aktenrelevanz */

2020-12-13T20:37:16Z

Zum Begriff Aktenrelevanz

Peter.Bauer: /* Zum Begriff Aktenrelevanz */

2020-12-13T20:36:25Z

Zum Begriff Aktenrelevanz

Peter.Bauer am 13. Dezember 2020 um 20:35 Uhr

2020-12-13T20:35:54Z

Peter.Bauer am 10. Dezember 2020 um 16:46 Uhr

2020-12-10T16:46:40Z

Peter.Bauer: Die Seite wurde neu angelegt: „== Zum Begriff Aktenrelevanz == Der Begriff Aktenrelevanz ist nirgendwo allgemeingültig definiert. Ebenso wenig gibt es allgemeinverbindliche Hinweise, wie di…“

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Die Seite wurde neu angelegt: „== Zum Begriff Aktenrelevanz == Der Begriff Aktenrelevanz ist nirgendwo allgemeingültig definiert. Ebenso wenig gibt es allgemeinverbindliche Hinweise, wie di…“

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== Zum Begriff Aktenrelevanz ==
Der Begriff Aktenrelevanz ist nirgendwo allgemeingültig definiert. Ebenso wenig gibt es allgemeinverbindliche Hinweise, wie die Aktenrelevanz von Dokumenten festgestellt werden kann.
Bisher gibt es keine allgemeingültige, (regierungs)amtliche Definition des
Begriffes. Allen bisherigen Ansätzen liegen die folgenden wesentlichen Überlegungen zu Grunde:
• Für die Abwicklung von Verwaltungsverfahren gilt der Grundsatz
der „Nichtförmlichkeit des Verfahrens“ (§ 10 VwVfG, § 9
SGB X). Danach können Geschäftsvorfälle und Verfahrenshandlungen formfrei abgewickelt werden, soweit Rechtsvorschriften keine besondere Form (insbesondere Schriftform) vorschreiben.
• Der Grundsatz der Aktenmäßigkeit verpflichtet die öffentliche
Verwaltung, Akten zu führen und darin ihr Handeln vollständig,
nachvollziehbar und transparent zu dokumentieren. Dieser Grundsatz leitet sich aus dem in Art. 19 Abs. 4 und Art. 20 Abs. 3 GG fixiertem Rechtsstaatsprinzip, dem Amtsermittlungsgrundsatz (vgl. §
24 VwVfG) und dem Anspruch auf Akteneinsicht (beispielhaft § 29
VwVfG und den entsprechenden Regelungen der Informationsfreiheitsgesetze von Bund und Ländern) ab.
• Alle bedeutsamen Geschäftsvorfälle sind mit ihren entscheidungserheblichen Dokumenten sowie Bearbeitungsschritten zur Beweissicherung und Beweisführung in mit eigenen Akten-/ Geschäftszeichen versehenen Akten bzw. Vorgängen zu dokumentieren und
unveränderlich aufzubewahren (vgl. z.B. § 99 VwGO).
• Soweit sich die Bedeutsamkeit der Dokumente nicht bereits unmittelbar aus einzuhaltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften ergibt, beurteilt sich die Bedeutsamkeit (Relevanz) der in den Akten
und Vorgängen vorgehaltenen Dokumente insbesondere nach den
folgenden Kriterien:
o Eingriffe in Rechte Dritter
o Prozessrisiko
o Haushalterische bzw. finanziell wirksame Maßnahmen
o Nachweis der ausgeübten und tradierten Verwaltungspraxis
o Dokumentation und Rechtfertigung des Handelns der Beschäftigten gegenüber Vorgesetzten und Dritten
Daraus wird folgender Grundsatz abgeleitet:
Dokumente sowie die zugehörigen entscheidungserheblichen Bearbeitungsschritte sind dann aktenrelevant, wenn sie zum späteren
Nachweis der Vollständigkeit, zur Nachvollziehbarkeit und für die
Transparenz des Verwaltungshandelns innerhalb der Verwaltung als
auch gegenüber Dritten beweisfest vorzuhalten sind. Unter Beweisfestigkeit wird hierbei die langfristige, unveränderliche Les- und
Nutzbarkeit verstanden.

== Allgemeines ==
Alle wesentlichen das Verfahren, die Sachverhaltsermittlung und die Entscheidungsfindung betreffende Fakten, Ereignisse und Überlegungen müssen dokumentiert werden.

* Mündliche Informationen (insbesondere Besprechungen, Telefongespräche, mündliche Auskünfte), die für die Bearbeitung bedeutsam sein können, sind zu dokumentieren.

* Inhaltliche Veränderungen an den aktenrelevanten Dokumenten müssen ersichtlich sein, die Änderung und den Urheber erkennen lassen.

* Die den Bearbeitungszusammenhang und die Entscheidungsfindung beeinflussenden Informationen und Prozessschritte, zum Beispiel
** Geschäftsgangsvermerke (zum Beispiel Eingangsstempel mit Bearbeitungshinweisen, handschriftliche Notizen und Verfügungen auf Papierdokumenten –hier ist in der Praxis häufig die Reihenfolge nicht ersichtlich, Eingabefenster "Bearbeitungsvermerke" im DMS verwenden)
** Mitzeichnungen
müssen nachvollziehbar sein.

* Der chronologische Ablauf der Bearbeitung des Geschäftsvorfalls muss ersichtlich sein. Die einzelnen Dokumente und Bearbeitungsinformationen müssen deshalb innerhalb der Akte beziehungsweise des Vorgangs in zeitlicher Reihenfolge abgelegt werden.

* Als Ausfluss des Remonstrationsrechts und der Beratungspflicht gegenüber Vorgesetzten müssen Bedenken der bearbeitenden Person hinsichtlich der Rechtmäßigkeit dienstlicher Anordnungen in die Akte aufgenommen werden. Dieses gilt auch für den umgekehrten Fall, wenn Mit- oder Schlusszeichnungen begründet abgelehnt werden.

Die nachfolgende Tabelle enthält Beispiele zur Feststellung der Aktenrelevanz:

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 * Diese Arbeitshilfe beruht auf dem [https://www.bundesarchiv.de/DE/Content/Downloads/Anbieten/sgv-grundl-grundsatzpapier-aktenrelevanz-von-dokumenten.pdf?__blob=publicationFile Grundsatzpapier des KoopA-ADV zur Aktenrelvanz.]
 * Die Gemeindeprüfungsanstalt hat [https://www.gpabw.de/fileadmin/user_upload/pdf/GPA_Mitteilungen_BAU/2013/Mib022013.pdf '''in diesem Papier'''] Hinweise für den Bereich der Bauakten zusammengestellt.
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 == Zum Begriff Aktenrelevanz ==
-Der Begriff Aktenrelevanz ist leider nirgendwo allgemeingültig definiert. Er ergibt sich vielmehr aus verschiedenen rechtlichen Regelungen.
+Der Begriff Aktenrelevanz ist leider nirgendwo allgemeingültig definiert. Wie bereits im Erläuterungsdokument zur Dienstanweisung dargestellt, ergibt sich der Begriff vielmehr aus verschiedenen rechtlichen Regelungen.
+<!--* Für die Abwicklung von Verwaltungsverfahren gilt der Grundsatz der „Nichtförmlichkeit des Verfahrens“ (§ 10 VwVfG, § 9 SGB X). Danach können Vorgänge/Geschäftsvorfälle und Verfahrenshandlungen formfrei abgewickelt werden, soweit Rechtsvorschriften keine besondere Form (insbesondere Schriftform) vorschreiben.
 * Der Grundsatz der Aktenmäßigkeit verpflichtet die öffentliche Verwaltung, Akten zu führen und darin ihr Handeln vollständig, nachvollziehbar und transparent zu dokumentieren. Dieser Grundsatz leitet sich aus dem in Art. 19 Abs. 4 und Art. 20 Abs. 3 GG fixiertem Rechtsstaatsprinzip, dem Amtsermittlungsgrundsatz (vgl. § 24 VwVfG) und dem Anspruch auf Akteneinsicht (beispielhaft § 29 VwVfG und den entsprechenden Regelungen der Informationsfreiheitsgesetze von Bund und Ländern) ab.
-* Alle bedeutsamen Geschäftsvorfälle sind mit ihren entscheidungserheblichen Dokumenten sowie Bearbeitungsschritten zur Beweissicherung und Beweisführung in mit eigenen Akten-/ Geschäftszeichen versehenen Akten bzw. Vorgängen zu dokumentieren und unveränderlich aufzubewahren (vgl. z. B. § 99 VwGO).
+* Alle bedeutsamen Geschäftsvorfälle sind mit ihren entscheidungserheblichen Dokumenten sowie Bearbeitungsschritten zur Beweissicherung und Beweisführung in mit eigenen Akten-/ Geschäftszeichen versehenen Akten bzw. Vorgängen zu dokumentieren und unveränderlich aufzubewahren (vgl. z. B. § 99 VwGO).-->
-* Soweit sich die Bedeutsamkeit der Dokumente nicht bereits unmittelbar aus einzuhaltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften ergibt, beurteilt sich die Bedeutsamkeit (Relevanz) der in den Akten und Vorgängen vorgehaltenen Dokumente insbesondere nach den folgenden Kriterien:
+Verallgemeinert kann aber gesagt werden, dass sich die Aktenrelevanz der Dokumente entweder unmittelbar aus einzuhaltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften ergibt, oder wenn eines der folgenden Kriterien zutrifft:
-* Eingriffe in Rechte Dritter
+* Es handelt sich um Eingriffe in Rechte Dritter.
-* Prozessrisiko
+* Bei dem Vorgang/Beschluss besteht ein Prozessrisiko.
-* Haushalterische oder finanziell wirksame Maßnahmen
+* Es handelt sich um haushalterische oder finanziell wirksame Maßnahmen.
-* Nachweis der ausgeübten und tradierten Verwaltungspraxis
+* Das Dokument dient als Nachweis der ausgeübten und tradierten Verwaltungspraxis.
-* Dokumentation und Rechtfertigung des Handelns der Beschäftigten gegenüber Vorgesetzten und Dritten
+* Es geht um die Dokumentation und Rechtfertigung des Handelns der Beschäftigten gegenüber Vorgesetzten und Dritten.
-Daraus wird folgender Grundsatz abgeleitet:
+Daraus kann der folgende Grundsatz abgeleitet werden:
- Dokumente sowie die zugehörigen entscheidungserheblichen Bearbeitungsschritte sind dann aktenrelevant, wenn sie zum späteren Nachweis der Vollständigkeit, zur Nachvollziehbarkeit und für die Transparenz des Verwaltungshandelns innerhalb der Verwaltung als auch gegenüber Dritten beweisfest vorzuhalten sind. Unter Beweisfestigkeit wird hierbei die langfristige, unveränderliche Lesbarkeit und Nutzbarkeit verstanden.
+Dokumente sowie die zugehörigen entscheidungserheblichen Bearbeitungsschritte sind dann aktenrelevant, wenn sie zum späteren Nachweis der Vollständigkeit, zur Nachvollziehbarkeit und für die Transparenz des Verwaltungshandelns innerhalb der Verwaltung als auch gegenüber Dritten beweisfest vorzuhalten sind. Unter Beweisfestigkeit wird hierbei die langfristige, unveränderliche Lesbarkeit und Nutzbarkeit verstanden.
-== Allgemeines ==
+== Was gehört in die Akte? ==
-Alle wesentlichen das Verfahren, die Sachverhaltsermittlung und die Entscheidungsfindung betreffende Fakten, Ereignisse und Überlegungen müssen dokumentiert werden.
+* Alle wesentlichen das Verfahren, die Sachverhaltsermittlung und die Entscheidungsfindung betreffende Fakten, Ereignisse und Überlegungen.
+* Mündliche Informationen (insbesondere Besprechungen, Telefongespräche, mündliche Auskünfte), die für die Bearbeitung bedeutsam werden könnten.
-* Mündliche Informationen (insbesondere Besprechungen, Telefongespräche, mündliche Auskünfte), die für die Bearbeitung bedeutsam sein können, sind zu dokumentieren.
+* Inhaltliche Veränderungen an den aktenrelevanten Dokumenten. Hierbei müssen die Änderung und deren Urheber erkennbar sein.
+* Alle Informationen und Prozessschritte, die den Bearbeitungszusammenhang und die Entscheidungsfindung beeinflussen. Zum Beispiel
-* Inhaltliche Veränderungen an den aktenrelevanten Dokumenten müssen ersichtlich sein, die Änderung und den Urheber erkennen lassen.
+** Geschäftsgangsvermerke wie Eingangsstempel mit Bearbeitungshinweisen, handschriftliche Notizen und Verfügungen auf Papierdokumenten (Bei Papierdokumenten muss insbesondere darauf geachtet werden, dass die Reihenfolge und die Autorenschaft der Bearbeitungshinweise ersichtlich ist. Im DMS kann das Eingabefenster „Bearbeitungsvermerke“ hierfür verwendet.)
 ** Mitzeichnungen
-müssen nachvollziehbar sein.
+* Der chronologische Ablauf der Bearbeitung des Vorgangs/Geschäftsvorfalls. Die einzelnen Dokumente und Bearbeitungsinformationen müssen deshalb innerhalb der Akte beziehungsweise des Vorgangs in zeitlicher Reihenfolge abgelegt werden.
 * Als Ausfluss des Remonstrationsrechts und der Beratungspflicht gegenüber Vorgesetzten müssen Bedenken der bearbeitenden Person hinsichtlich der Rechtmäßigkeit dienstlicher Anordnungen in die Akte aufgenommen werden. Dieses gilt auch für den umgekehrten Fall, wenn Mit- oder Schlusszeichnungen begründet abgelehnt werden.
 Die nachfolgende Tabelle enthält Beispiele zur Feststellung der Aktenrelevanz:
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 == Weiterführende Literatur ==
-* [https://www.bundesarchiv.de/DE/Content/Downloads/Anbieten/sgv-grundl-grundsatzpapier-aktenrelevanz-von-dokumenten.pdf?__blob=publicationFile Grundsatzpapier Aktenrelevanz des ]
+* Diese Arbeitshilfe beruht auf dem [https://www.bundesarchiv.de/DE/Content/Downloads/Anbieten/sgv-grundl-grundsatzpapier-aktenrelevanz-von-dokumenten.pdf?__blob=publicationFile Grundsatzpapier des KoopA-ADV zur Aktenrelvanz.]

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 * Der Grundsatz der Aktenmäßigkeit verpflichtet die öffentliche Verwaltung, Akten zu führen und darin ihr Handeln vollständig, nachvollziehbar und transparent zu dokumentieren. Dieser Grundsatz leitet sich aus dem in Art. 19 Abs. 4 und Art. 20 Abs. 3 GG fixiertem Rechtsstaatsprinzip, dem Amtsermittlungsgrundsatz (vgl. § 24 VwVfG) und dem Anspruch auf Akteneinsicht (beispielhaft § 29 VwVfG und den entsprechenden Regelungen der Informationsfreiheitsgesetze von Bund und Ländern) ab.
 * Alle bedeutsamen Geschäftsvorfälle sind mit ihren entscheidungserheblichen Dokumenten sowie Bearbeitungsschritten zur Beweissicherung und Beweisführung in mit eigenen Akten-/ Geschäftszeichen versehenen Akten bzw. Vorgängen zu dokumentieren und unveränderlich aufzubewahren (vgl. z. B. § 99 VwGO).
-* Soweit sich die Bedeutsamkeit der Dokumente nicht bereits unmittelbar aus einzuhaltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften ergibt, beurteilt sich die Bedeutsamkeit (Relevanz) der in den Akten und Vorgängen vorgehaltenen Dokumente insbesondere nach den
+* Soweit sich die Bedeutsamkeit der Dokumente nicht bereits unmittelbar aus einzuhaltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften ergibt, beurteilt sich die Bedeutsamkeit (Relevanz) der in den Akten und Vorgängen vorgehaltenen Dokumente insbesondere nach den folgenden Kriterien:
 * Eingriffe in Rechte Dritter
 * Prozessrisiko

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 == Zum Begriff Aktenrelevanz ==
 Der Begriff Aktenrelevanz ist nirgendwo allgemeingültig definiert. Ebenso wenig gibt es allgemeinverbindliche Hinweise, wie die Aktenrelevanz von Dokumenten festgestellt werden kann.
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 Die nachfolgende Tabelle enthält Beispiele zur Feststellung der Aktenrelevanz: