Musteraktenplan Hochschulen

Stand: 10.01.2021
Letzte Bearbeitung: Peter.Bauer

Hochschule führen

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
01	Hochschule führen					S				früher: "Strategische Prozesse"; Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.01		Wissensdokumente			W
01.10		Strategische Ausrichtung der Hochschule entwickeln				S				Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.10.10
01.11		Jahresziele festlegen				S				Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.11.10
01.12		Strategische Projekte durchführen				S				Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.12.10
01.13		Zielerreichung überprüfen				S				Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.13.10
01.14		Durchführung von Sitzungen				S				Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.14.10
01.15		Vernetzung betreiben				S				Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.15.10

Studium organisieren

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
10	Studium organisieren					U	Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde			Quelle: AG Hochschulaktenplan
10.10		Studiengangs- management			W		Der Hauptprozess "Studiengang" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar.			Quelle: AG Hochschulaktenplan
10.10.01			Wissensdokumente
			Studiengang entwickeln							Quelle: AG Hochschulaktenplan
				Studiengang ist initiiert
				Studiengang ist entworfen
				Studiengang ist ausgestaltet
				Studiengang ist genehmigt
			Studiengang einrichten
			Studiengang betreiben				z.B. Überlast reduzieren, PO ändern
				Studiengang ist evaluiert/ akkreditiert
			Studiengang einstellen
10.11		Studienbewerbungs- management
			Wissensdokumente
			Studieninteressierte verwalten
				Studieninteressierte sind informiert
				Studieninteressierte sind beraten
			Bewerbungsverfahren einrichten
				Inhaltliche Daten sind erfasst
				Zeitliche Daten sind erfasst
				Technische Schnittstellen sind eingerichtet
			Bewerbungsverfahren durchführen
				Bewerbungen sind entgegengenommen
				Nicht-europäische Hochulzugangs-berechtigungen sind anerkannt/ abgelehnt
				Bewerbungen sind geprüft
				Bewerbungen sind bewertet
				Vorprüfungen sind durchgeführt
				Bewerberdaten sind gelöscht
			Zulassungsverfahren durchführen
				Studienbewerber*innen sind zugelassen
				Nachgelagerte Zulassungen sind durchgeführt
				Daten über Schnittstellen sind eingelesen
			Immatrikulation durchführen
				Immatrikulation ist vorgenommen
				Erstunterlagen sind erstellt und bereitgestellt			Studierendenausweis, Bescheid
10.12		Studierendenmanagement					Umfasst alle Prozesse, mit denen Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation
			Wissensdokumente
			Rückmeldung durchführen
			Beurlaubung durchführen
			Sonderstudienfälle bearbeiten				Doppel-/ Teilzeitstudium
				Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten
			Studiengang- und Fachwechsel durchführen
			Praxis- und Auslandssemester verwalten
			Studierende beraten
			Exmatrikulation durchführen
			Serviceprozesse des Studierenden-managements durchführen
				Stammdatenänderungen durchführen
				Studierendenbeiträge/ Gebühren verwalten			Kann auch bei Finanzen angesiedelt sein.
				Studienkonten führen
10.13		Alumnimanagement					Umfasst auch Karriereplanung. Eventuell nur "Alumni" (Absolvent) als Bezeichnung
			Wissensdokumente
			Alumni verwalten
			Alumni Service bereitstellen

Lehre organisieren

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
12	Lehre organisieren					K	Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde
12.10		Lehrveranstaltungs- management				K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 27
12.10.01			Wissensdokumente		W
12.10.10			Lehrveranstaltungsangebot erheben/ planen
12.10.11			Lehrveranstaltungen erstellen
12.10.12			Lehrveranstaltungen planen/ terminieren
			Lehrveranstaltungen veröffentlichen				z.B. im Vorlesungsverzeichnis
			Lehrveranstaltungen vorbereiten
			Lehrveranstaltungen belegen					?
			Vertiefungen/ Schwerpunkte wählen und wechseln
			Teilnehmer*innen verwalten
			Lehrveranstaltungen durchführen
			Lehrveranstaltungs- evaluation konzipieren
			Lehrveranstaltungs- evaluation durchführen
			Lehrveranstaltungs- evaluation abschließen
			Lehrendendaten verwalten					eventuell zu ID 6
			Lehrdeputate verwalten					eventuell zu ID 6
			Verantwortlichkeiten und Vertretungen zur Verwaltung des Lehr- und Prüfungsbetriebs festlegen
12.11		Prüfungsmanagement				K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 29
			Wissensdokumente
			Prüfungsangebot erheben/ planen
			Prüfungen erstellen
			Prüfungen planen/ terminieren
			Prüfungen belegen
			Teilnehmer*innen verwalten
			Prüfungen vorbereiten
			Prüfungen durchführen
			Abschlussarbeiten verwalten
			Dokumente zum Studienabschluss erstellen/ bereitstellen
			Externe Abschlussprüfungen verwalten
			Noten und Leistungen erfassen
			Widersprüche einlegen und bearbeiten
12.12		Praktikums- management
			Praktikumsangebot erheben
			Praktikumsstellen anbieten
			Praktikumsstellen organisieren
			Praktika verwalten
			Praktika ableisten
			Praktika bewerten
12.13		Promovierende
12.14		Räume bereitstellen				K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 32

Leistungen für Lehrende erbringen

Dieser Bereich muss noch auf andere Prozessgruppen verteilt werden (?).

ID	Ebene 1 Prozesslandkarte	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
14	Leistungen für Lehrende erbringen					K
14.10		Lehrende				K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 34

Leistungen für sonstige Verwaltungskunden erbringen

Dieser Bereich muss noch auf andere Prozessgruppen verteilt werden.

ID	Ebene 1 Prozesslandkarte	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
15	Leistungen für sonstige Verwaltungskunden erbringen					K				Muss noch spezifiziert werden
15.10		Information und Beratung				K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 35
15.12		Praktika managen				K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 37
			Praktikumsangebot erheben/ planen			K
			Praktikumsstellen anbieten			K
			Praktikumsstellen organisieren			K
			Praktikum verwalten			K
			Praktikum ableisten			K
			Praktikum bewerten			K
15.13		Promotion				K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 38
15.14		Berichtswesen				K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 40
15.15		Archivierung				K	Nach Orga verschieben. Für mich ist die Darstellung dieses Hauptprozesses im ZKI-Dokument nicht ganz überzeugend. Dort werden als Prozesse genannt: - "Daten/Dokumente für Archivierung festlegen" - "Archivierungsprozess festlegen" - "Archivierungsprozess umsetzen; Archivierung durchführen". Nrn. 1 und 2 sind meines Erachtens ein Prozess, und zwar im Hauptprozess 20.10 "Organisation entwickeln". Nr. 3 wäre ein Prozess irgendwo in der Prozessgruppe 23. Einzelvorgänge dort wären jedes Jahr ein Archivierungslauf. (Wolf)			Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 41
15.16		Evaluation				K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 42

Die Hochschule organisieren

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
20	Die Hochschule organisieren					U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.10		Organisation entwickeln<				U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.10.10			Bewerbungsverfahren einrichten		V	U
			Ablauforganisation entwickeln		V	U
			Aufbauorganisation entwickeln		V	U
			Aufgabenkritik betreiben		V	U
20.11		Institutionelles Qualitätsmanagement betreiben				U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.12		Für Arbeitssicherheit sorgen				U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.13		Selbstorganisation fördern				U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland

Personalmanagement

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
21	Personalmanagement					U
21.01		Wissensdokumente zum Personalmanagement			W	U				Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.02		Stammdokumente des Personals (Personalakten)			W	U				Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.10		Personalgewinnung		V	U					Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.11		Personalbetreuung			V	U				Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.12		Urlaub-Freistellung-Mutterschutz-Elternzeit-Erkrankung			V	U	Aktenname überdenken (Peter)			Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.13		Personalentwicklung			V	U				Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.13.10			Fortbildung beantragen und besuchen				Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 2- oder3-stellig?
21.13.10.10				Anmeldungen entgegennehmen
21.13.10.11				Zu- und Absagen erteilen
21.13.10.12				Änderungen organisieren
21.13.10.13				Teilnahme prüfen
21.13.10.14				Zertifikate ausstellen
21.13.10.15				Personalakte aktualisieren
21.13.11			Interne Fortbildungen organisieren				Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?
21.13.12			Jahresmitarbeitergespräch führen				Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?
21.13.13			Regelbeurteilungen für Beamtete durchführen				Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?
21.14		Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen			V	U				Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen

Finanzmanagement

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse/Wissensordner	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
22	Finanzmanagement					U				Quelle: AG Aktenplan 2021
22.01		Wissensdokumente zum Finanzmanagement				U				Quelle: AG Aktenplan 2021
			Dienstanweisungen		W	U	Alle gültigen Dienstanweisun-gen, die sich auf das Finanz-management beziehen.			Quelle: AG Aktenplan 2021
			Verträge		W	U				Quelle: AG Aktenplan 2021
22.10		Haushalt aufstellen				U	Könnte man auch oben unter 01.11 "Jahresziele festlegen" einordnen. Das ist regelmäßig ein Streitpunkt.
22.10.01			Geltende Verpflichtungsermächtigungen		W	U
22.10.10			Haushalt planen		V	U
22.10.11			Haushalt aufstellen		V	U
22.10.12			Nachtragshaushalt aufstellen		V	U
22.11		Mittel verwalten				U				Quelle: AG Aktenplan 2021
22.11.10			Budgetverwaltung Gesamthochschule		V	U	Hier gibt es pro Jahr einen Vorgang.			Quelle: AG Aktenplan 2021
22.11.11			Bugetverwaltung Fachbereich		V	U	Hier gibt es pro Jahr und Fachbereich einen Vorgang, mit entsprechenden Zugriffsrechten.

Management von Sachressourcen

ID	Ebene 1 Prozesslandkarte	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
23	Management von Sachressourcen					U	Beschaffungen von Dienstleistungen und Lieferleistungen, Bauleistungen, Schadensfälle. Eventuell zusammen mit Finanzen. Bauen woandes unterbringen.			Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
						U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
						U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
						U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
						U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland

Außenbeziehungen pflegen

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
24	Außenbeziehungen pflegen					U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
24.10		Kontakte pflegen				U
24.11		Kooperationen eingehen				U

Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
25	Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit					U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
25.10		Hochschule nach außen darstellen				U

Übergreifende Wissensdokumente

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
30	Übergreifende Wissensdokumente					U	Allgemeine passive (externe) Wissensdokumente, die sich nicht einzelnen Prozessen zuordnen lassen.			Quelle: AG Hochschulaktenplan
30.01		Offizielle Mitteilungen			W	U	HRK, Ministerien, etc.			Quelle: AG Hochschulaktenplan
30.02		Nichtamtliche Mitteilungen			W	U	Newsletter anderer Hochschulen, etc.			Quelle: AG Hochschulaktenplan
30.03		Pressespiegel			W	U				Quelle: AG Hochschulaktenplan