Musteraktenplan Hochschulen

Aus Agiles Verwaltungswissen
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Stand: 5.04.2021
Letzte Bearbeitung: Peter.Bauer


ID Ebene 1 Ebene 2 Ebene 3 Ebene 4 Dok.-Art Proz.-Art Bem. zum Aktenzeichen Aufbewahrungsfrist Berechtigungen
Prozessgruppen Hauptprozesse Prozesse Meilensteine Anf. zur Änderung
0 Übergreifende Wissensdokumente W U Allgemeine passive (externe) Wissensdokumente, die sich nicht einzelnen Prozessen zuordnen lassen.
0.1 Offizielle Mitteilungen W U HRK, Ministerien, etc. 10 Jahre
0.2 Nichtamtliche Mitteilungen W U Newsletter anderer Hochschulen, etc. 2 Jahre
0.3 Pressespiegel W U 1 Jahr
1 Hochschule leiten S
1.0 Wissensdokumente W Rechtsgrundlagen, Leitbild, etc.
1.1 Hochschule strategisch entwickeln S 30 Jahre
1.1.10 Zielvereinbarungen mit dem Land vereinbaren V S Verhandlung und Zielvereinbarung mit dem [Senat] zur mehrjährigen Entwicklung und Profilbildung der HS 30 Jahre
1.1.11 Hochschulentwicklungsplan erstellen V S 30 Jahre
1.1.12 Akademisches Controlling durchführen V S 30 Jahre
1.1.13 Interne Qualitätssicherung durchführen V S z.B. Evaluation, Ziel-und Leistungsvereinbarungen 30 Jahre
1.1.14 Hochschulleitbild entwickeln V S 30 Jahre
1.1.15 Strategische Projekte durchführen V S 30 Jahre
1.1.16 Strategische Planungen erstellen V S 30 Jahre
1.2 Akademische Selbstverwaltung unterstützen S Gremienwahlen durchführen, Sitzungen von Gremien organisieren 30 Jahre
1.2.10 Rektorat unterstützen V S 30 Jahre
1.2.11 Präsident*in unterstützen V S 30 Jahre
1.3 Sitzung von Gremien durchführen S 30 Jahre
1.3.10 Präsidiumssitzung durchführen V S 30 Jahre
1.3.11 Senatssitzung durchführen V S 30 Jahre
1.4 Strategisches Hochschulmarketing S Gemeint sind strategische Maßnahmen, Rahmensetzungen. Für die operativen Prozesse gibt es eine eigene Hautgruppe. 30 Jahre
1.4.10 Kooperationen entwickeln V S 30 Jahre
1.4.11 Außendarstellung entwickeln V S 30 Jahre
1.4.12 Kontakte pflegen V S 30 Jahre
1.5 Organisation entwickeln K 30 Jahre
1.5.10 Ablauforganisation entwickeln V K 30 Jahre
1.5.11 Aufbauorganisation entwickeln V K 30 Jahre
1.6 Institutionelles Qualitätsmanagement betreiben K 30 Jahre
1.6.10 Aufgabenkritik betreiben V K 30 Jahre
2 Studium organisieren K Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde
2.0 Wissensdokumente W
2.1 Studiengänge managen K Der Hauptprozess "Studium organisieren" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar.
2.1.01 Wissensdokumente W
2.1.10 Studiengang entwickeln V K 20 Jahre
Studiengang ist initiiert
Studiengang ist entworfen
Studiengang ist ausgestaltet
Studiengang ist genehmigt
2.1.11 Studiengang einrichten V K 20 Jahre
2.1.12 Studiengang betreiben V K z.B. Überlast reduzieren, PO ändern 20 Jahre
Studiengang ist evaluiert/ akkreditiert
2.1.13 Studiengang einstellen V K 20 Jahre
2.2 Studienbewerber managen
2.2.01 Wissensdokumente W
2.2.10 Studieninteressierte verwalten V K 2 Jahre
Studieninteressierte sind informiert
2.2.11 Bewerbungsverfahren einrichten V K 10 Jahre
Inhaltliche Daten sind erfasst
Zeitliche Daten sind erfasst
Technische Schnittstellen sind eingerichtet
Bewerbungen sind entgegengenommen
Nicht-europäische Hochschulzugangs-Berechtigungen sind anerkannt/ abgelehnt
Bewerbungen sind geprüft
Bewerbungen sind bewertet
Vorprüfungen sind durchgeführt
Bewerberdaten sind gelöscht
2.2.12 Zulassungsverfahren durchführen V K 10 Jahre
Studienbewerber*innen sind zugelassen
Daten über Schnittstellen sind eingelesen
2.2.13 Immatrikulation durchführen V K 10 Jahre
Immatrikulation ist vorgenommen
Erstunterlagen sind erstellt und bereitgestellt Studierendenausweis, Bescheid
2.3 Studierende managen K Umfasst alle Prozesse, mit denen Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation
2.3.01 Wissensdokumente W
2.3.10 Rückmeldung durchführen V K 10 Jahre
Beurlaubung durchführen
2.3.11 Sonderstudienfälle bearbeiten V K Doppel-/ Teilzeitstudium 10 Jahre
Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten
2.3.12 Studiengang- und Fach-/PO-Wechsel durchführen V K 10 Jahre
2.3.13 Praxis- und Auslandssemester verwalten V K 10 Jahre
2.3.14 Studierende beraten V K 10 Jahre
2.3.15 Exmatrikulation durchführen V K 10 Jahre
2.3.16 Serviceprozesse Studierendenmanagement durchführen V U 10 Jahre
Stammdatenänderungen durchführen
Studierendenbeiträge/ Gebühren verwalten
Studienkonten führen
2.4 Alumni managen K Umfasst auch Karriereplanung. Eventuell nur "Alumni" (Absolvent) als Bezeichnung 10 Jahre
2.4.10 Alumni Service bereitstellen V K 10 Jahre
3 Lehre organisieren K Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde
3.0 Wissensdokumente W
3.1 Lehrveranstaltungen managen K
3.1.01 Wissensdokumente W
Kapazität der Lehrenden ist erhoben
Erforderliches Lehrveranstaltungsangebot ist erhoben
3.1.10 Lehrveranstaltungen erstellen V K 1 Jahr
Lehrveranstaltungsplan ist organisiert
Lehrveranstaltungen sind veröffentlicht z.B. Vorlesungsverzeichnis, Homepage
3.1.11 Lehrveranstaltungen belegen V K 1 Jahr
Vertiefungen/ Schwerpunkte sind gewählt
Studierende sind Lehrveranstaltungen zugeteilt
Teilnehmerlisten und -daten sind bereitgestellt
3.1.12 Lehrveranstaltungen durchführen und evaluieren V K z.B. im Vorlesungsverzeichnis 1 Jahr
Lehrveranstaltungsinhalte sind vorbereitet
Lehrveranstaltungen sind durchgeführt
Lehrveranstaltungsevaluation ist konzipiert
Lehrveranstaltung ist evaluiert
3.1.13 Lehrendendaten verwalten V U 10 Jahre
Lehrdeputate sind verwaltet
3.2 Prüfungen managen K 5 Jahre
3.2.01 Wissensdokumente W
3.2.10 Prüfungsangebot planen V K 5 Jahre
3.2.11 Prüfungen erstellen V K 5 Jahre
Prüfungen sind organisiert
3.2.12 Prüfungen belegen V K 5 Jahre
Teilnehmerlisten und -daten sind bereitgestellt
3.2.13 Prüfungen durchführen V K 5 Jahre
Prüfungen sind inhaltlich vorbereitet
3.2.14 Abschlussarbeiten durchführen und verwalten V K 5 Jahre
Noten und Leistungen sind erfasst
Zeugnisdokumente zum Studienabschluss sind erstellt
Staatsexamina und andere externe Abschlussprüfungen verwalten
3.2.15 Widersprüche bearbeiten V K 5 Jahre
3.3 Praktika managen K 5 Jahre
3.3.10 Praktikumsangebot verwalten V K 5 Jahre
3.3.11 Praktika verwalten V K 5 Jahre
3.4 Promovierende managen K 30 Jahre
3.5 Externe Weiterbildungsangebote organisieren K Kostenpflichtige Zertifikatskurse, Weiterbildung für Externe, keine grundständige Studiengänge (nicht Punktesystem) --> genaue Abgrenzung notwendig 5 Jahre
3.5.10 Seminar verwalten V K
Seminar konzipieren Modulpläne erstellen
Finanzpläne erstellen
Kooperationen vereinbaren
Teilnehmerlisten verwalten
Evaluation durchführen
3.5.11 Dozenten verwalten V U
Verträge erstellen
Fragebogen auswerten
3.5.12 Teilnehmer verwalten V U
Vertrag erstellen
Abschlussunterlagen fertigen
4 Forschung und Transfer managen K
4.0 Wissensdokumente W
4.0.10 Gesetzliche Grundlagen von Forschung und Transfer V K Rechtliche Festlegungen von Arbeitnehmererfindungen
4.1 Forschungsfelder entwickeln K 30 Jahre
4.1.10 Forschungskooperationen aufbauen V K
4.2 Drittmittel akquirieren K 5 Jahre
4.2.10 Forschungsanträge erarbeiten V K
4.2.11 Drittmittelanzeige erstellen V K
4.3 Forschungsprojekte durchführen K Die finanzielle Abwicklung von Drittmittelprojekten findet in der Prozessgruppe "Finanzen managen" im Hauptprozess "Drittmittel und Sondermittel verwalten" statt. je nach Projektmittelgeber
4.3.10 Projektstart organisieren V K
4.3.11 Projekte durchführen V K
4.3.12 Projektende administrieren V K
4.3.13 Forschungsfreisemester beantragen V K
4.4 Forschungskommunikation K 30 Jahre
4.4.10 Forschungsportfolio veröffentlichen V K
4.4.11 Forschungsergebnisse veröffentlichen V K
4.5 Forschungsergebnisse verwerten V K 30 Jahre
4.5.10 Gründungsberatung durchführen V K
4.5.11 Erfindungen und Schutzrechte managen V K Patente beantragen, bewirtschaften, verwalten, Lizenzen vergeben
4.5.12 Fragen zum Urheberrecht klären V U Patente beantragen, bewirtschaften, verwalten, Lizenzen vergeben
5 Personal organisieren U
5.0 Wissensdokumente W Allgemeine Wissendokumente zu Personalfragen
5.0.01 Stammdokumente des Personals W U Personalakten 30 Jahre nach Regelrenteneintrittsalter
5.1 Personalgewinnung managen U 1 Jahr
5.1.10 Personal einstellen V U
Stellenprofil erstellen
Stellen ausschreiben
Personalauswahlverfahren durchführen
Einstellung durchführen
5.1.11 Onboarding ausführen V U
5.2 Personalbetreuung mangen U
5.3 Ausfallzeiten managen U 5 Jahre
5.4 Personalentwicklung managen U
5.4.10 Fortbildung beantragen und besuchen V U 2 Jahre
Anmeldungen entgegennehmen
Zu- und Absagen erteilen
Änderungen organisieren
Teilnahme prüfen
Zertifikate ausstellen
Personalakte aktualisieren
5.4.11 Interne Fortbildungen organisieren V U 2 Jahre
5.4.12 Jahresmitarbeitergespräch führen V U 30 Jahre nach Regelrenteneintrittsalter
5.4.13 Regelbeurteilungen für Beamtete durchführen V U 30 Jahre nach Regelrenteneintrittsalter
5.5 Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen managen U 30 Jahre nach Regelrenteneintrittsalter
5.5.10 Arbeitsverhältnis beenden V U
Abmahnung erstellen
Arbeitszeugnis erstellen
6 Finanzen managen U
6.0 Wissensdokumente W
6.0.01 Dienstanweisungen W Alle gültigen Dienstanweisungen, die sich auf das Finanzmanagement beziehen. 10 Jahre
6.1 Haushalt planen U 10 Jahre
6.1.10 Haushalt / Nachtragshaushalt aufstellen V U 10 Jahre
Haushalt ist verabschiedet
Verpflichtungsermächtigungen sind berücksichtigt
Haushaltsmittel sind veranschlagt
6.2 Haushalt ausführen U 10 Jahre
6.2.10 Haushalt überwachen V U 10 Jahre
6.2.11 Über- und außerplanmäßige Ausgaben tätigen V U 10 Jahre
6.2.12 Eingangsrechnungen buchen V U 10 Jahre
6.2.13 Ausgangsrechnungen buchen V U 10 Jahre
6.2.14 Allg. Kassenangelegenheiten bearbeiten V U 10 Jahre
6.2.15 Umsatzsteuer abführen V U 10 Jahre
Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind getätigt
6.2.16 Forderungen managen V U 10 Jahre
Rechnungen erstellen
Gebühren sind erhoben
Mahnungen sind erstellt
6.3 Jahresabschluss erstellen U 10 Jahre
6.3.10 Kassenprüfungen durchführen / Abgleich Bewirtschaftungs- und Kassensystem durchführen V U 10 Jahre
6.3.11 Jahresrechnung erstellen V U 10 Jahre
6.3.12 Mittelübertragung tätigen V U 10 Jahre
Haushaltsreste sind gebildet
Drittmittelrestesind gebildet
Überschüsse sind ermittelt
6.3.13 Einnahmen-Überschussrechnung durchführen V U Doppisch: GUV/Bilanz 10 Jahre
Steuererklärung sind erstellt
Gewerbe-/ Körperschaftssteuern sind abgeführt
6.4 Vermögensverwaltung durchführen U 10 Jahre
6.4.10 Anlagenbuchhaltung tätigen V U 10 Jahre
6.4.11 Inventarisierung durchführen V U 10 Jahre
6.5 Drittmittel und Sondermittel verwalten U Hier nur die finanzielle Abwicklung von Drittmittelprojekten. Der wissenschaftliche Panel eines Projekts wird oben unter Forschung und Transfer abgelegt. je nach Projektmittelgeber 10 Jahre
6.5.10 Förderantrag stellen V U
Forschungsidee entwickeln
Projekt ist kalkuliert
Projekt ist kategorisiert
Vertragliche Vereinbarungen sind geprüft
Steuerliche Konsequenzen sind geprüft
Mittelbedarf ist geplant
Vertragsabschluss tätigen Durch Präsidentin oder Präsidenten
6.5.11 Projekt durchführen und Ausgaben abrechnen V U
Drittmittelkonto einrichten
Ausgaben buchen
Mittelzuflüsse buchen
Zwischenberichte erstellen
6.5.12 Projekt abschließen V U
Restmittel verbuchen
Wertabgabe bei höherwertigen Sachgütern in den Haushalt stellen
Abschlussbericht erstellen
Plan-/Abweichungsanalyse ist durchgeführt
Forschungsergebnisse sind dokumentiert
Schlussverwendungs-nachweise erstellen
6.6 Auftragsforschung und wissenschaftliche Dienstleistungen durchführen U 10 Jahre
Angebot ist erstellt V U 10 Jahre
Auftrag ist durchgeführt V U 10 Jahre
Auftrag ist abgeschlossen V U 10 Jahre
Rechnung ist gestellt V U 10 Jahre
Restmittel sind verbucht V U 10 Jahre
6.7 Spenden und Sponsoring managen U 10 Jahre
6.7.10 Spenden managen 10 Jahre
Spenden sind vereinnahmt
Spendenquittungen sind ausgestellt
Spenden sind verausgabt
6.8 Finanzcontrolling durchführen U 10 Jahre
6.8.10 Statistiken erstellen V U 10 Jahre
6.8.11 Berichte erstellen V U 10 Jahre
6.8.12 Trennungsrechnung durchführen V U 10 Jahre
Trennungsrechnung ist erstellt
Trennungsrechnung ist ausgewertet
7 Infrastruktur managen U
7.0 Wissensdokumente
7.1 Gebäude errichten, sanieren, umbauen U
7.1.01 Wissensdokumente W
7.1.10 Gebäude erstellen, erweitern, umbauen, sanieren V U
7.1.11 Gewährleistungsmanagement V U
7.2 Gebäudeverwaltung U
7.2.01 Wissensdokumente zu Gebäuden W Pläne, Raumbücher etc. 30 Jahre; so lange das Gebäude steht
7.2.02 Raumdaten W z.B. eine Datenbank mit allen relevanten Stammdaten der Gebäude 30 Jahre; so lange das Gebäude steht ​
7.2.03 Wissensdokumente zu technischen Einrichtungen W Pläne, Gebrauchsanweisungen, Wartungspläne 10 Jahre
7.2.10 Medienversorgung betreiben V U 10 Jahre
7.2.11 Entsorgung organisieren V U 10 Jahre
7.2.12 Gebäude reinigen und pflegen V U 10 Jahre
7.2.13 Gebäude schützen und sichern V U 10 Jahre
7.2.14 Ortsfeste Anlagen warten V U 10 Jahre
7.2.15 Objekte / Flächen anmieten oder pachten V U 10 Jahre
7.2.16 Objekte/ Flächen vermieten oder verpachten V U 10 Jahre
7.2.17 Räume vergeben und vermieten V U 10 Jahre
7.3 IT und Medientechnik U
7.3.01 IT-Betriebshandbuch W Wissensdokumente zu Hard- und Software. Hier auch CMDB
7.3.02 Sicherheitskonzept und Notfallhandbuch W
7.3.10 Störungen bearbeiten V U Wiederherstellen eines Sollzustands
7.3.11 Störungsursachen analysieren V U
7.3.12 IT-Betrieb gewährleisten V U Organisation von Helpdesk und Rufbereitschaft etc.
7.3.13 IT-Beratung leisten V U
7.3.14 IT-Change-Management V U Das gesamte Change-Management. Jedes Ticket stellt einen RFC (Request for Change) dar und ist ein Vorgang.
7.3.15 IT-Infrastruktur bereitstellen V U
7.3.16 IT-Support gewährleisten V U
7.3.17 IT-Projekte durchführen V U
7.3.18 IT-Dienste gewährleisten V U
7.3.19 Enterprise Architecture Management V U
7.3.20 Software Asset Management V U
8 Services bereitstellen U
8.0 Wissensdokumente W
8.1 Literatur-, Medien und Informationsdienste organisieren U Bibliothek ist gemeint
8.1.10 Literatur- und Informationsversorgung gewährleisten V U
8.1.11 Publikationsdienste gewährleisten V U auch Open Access
8.2 Dienstleistungen erbringen U
8.2.01 Gebührenordnungen W 10 Jahre
8.2.10 Gebühren regeln V U 10 Jahre
8.2.11 Unisport organisieren V U
8.3 Beschaffung U 10 Jahre
8.3.01 Wissensdokumente W
8.3.10 öffentliche Ausschreibung V U 10 Jahre
8.3.11 Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb V U 10 Jahre
8.3.12 Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb V U 10 Jahre
8.3.13 Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb V U 10 Jahre
8.3.14 Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb V U 10 Jahre
8.4 Vertragsmanagement U
8.4.10 Lieferverträge monitoren V U z.B. Liste oder Datenbank mit Stammdaten zu Verträgen
8.4.11 Lieferverträge pflegen V U bei manchen Verträgen werden regelmäßige Termine fällig
8.4.12 Abrufe aus Verträgen V U bei Rahmenverträgen
8.4.13 Lieferverträge kündigen V U
8.5 Archivierung U 30 Jahre
8.5.01 Wissensdokumente W
8.5.10 Bestand erhalten V U 30 Jahre
8.5.11 Schriftgut bewerten und übernehmen V U 30 Jahre
8.5.12 Archivgut erschließen V U 30 Jahre
8.5.13 Benutzung gewährleisten V U 30 Jahre
8.6 Für Sicherheit sorgen U
8.6.10 Revision organisieren V U
8.6.11 Arbeitssicherheit gewährleisten V U
8.6.12 Datenschutz gewährleisten V U
8.6.13 Informationssicherheit gewährleisten V U
8.6.14 Umweltschutz gewährleisten V U
8.6.15 Notfälle und Krisen managen V U
8.7 Interne Beratung durchführen U
8.7.10 Datenschutz V U
8.7.11 Klimaschutz V U
8.7.12 Gleichstellung V U


  • W = Wissensdokumente
  • V = Vorgangsdokumente
  • K = Kernprozesse
  • U = Unterstützungsprozesse
  • S = strategische Prozesse


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