Vorlage:Werkzeug-Steckbrief

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Steckbrief

	Gewichtung	Nr.	Kriterien für Konferenzwerkzeuge	Werkzeug-Steckbrief	Erläuterungen und Hinweise
Kurzbeschreibung		B01	Um was für ein Werkzeug handelt es sich beziehungsweise für welche Anwendungszwecke ist es geeignet? z.B. Konferenztool für Gruppen bis x Personen mit Einsatzschwerpunkt Onlinelehre, Komfortables Videochattool mit Einsatzschwerpunkt im privaten Bereich, Professionelles Audiochattool mit sehr guter Sprachverständlichkeit, etc.	Text
		B02	Wer ist Anbieter? Name, Adresse (Hauptsitz)	Text
		B03	Wie lautet die Internetadresse?	Text
Konferenz planen / Einladung		P01	Kann die Zahl der Teilnehmer*innen begrenzt werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		P02	Gibt es zeitliche Einschränkung der Konferenz?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		P03	Können Personen aktiv eingeladen werden? z.B. aus dem Tool heraus via E-Mail	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Kann die Einladung automatisiert werden? Z.B. CSV-Adressenimport	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		P04	Gibt es ein integiertes Tool für die Konferenzplanung und Teilnehmereinladung? z.B. Datenbank	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		P05	Kann das Tool mit einem Mail-/Kalender-/Kommunikationssystem verknüpft werden mit der Möglichkeit, darüber die Einladung vorzunehmen?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
Anmeldung		A01	Müssen die Teilnehmenden sich beim Toolanbieter registrieren/anmelden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		A02	Müssen für die Registrierung/Anmeldung personenbezogene Daten angegeben werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		A03	Ist die Registrierung/Anmeldeprozess leicht verständlich?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		A04	Müssen die Teilnehmenden sich beim Veranstalter anmelden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		A05	Müssen für die Anmeldung personenbezogene Daten angegeben werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		A06	Ist der Anmeldeprozess leicht verständlich?
				Ja/Nein/Trifft nicht zu
Konferenz beitreten		B01	Ist der Beitritt zur Konferenz ohne Aktion der Moderation möglich?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		B02	Ist die Teilnahme an der Konferenz ohne eigene Lizenz möglich?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		B03	Ist eine Teilnahme über mobile Endgeräte möglich?	kompliziert/schwer verständlich - umständlich, aber machbar - nachvollziehbar, strukturiert - sehr einfach
		B04	Ist der Beitrittsprozess zu einer Konferenz leicht verständlich?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		B05	Ist die Einwahl über Telefon möglich?
Verbindungsqualität		V01	Wie gut ist die Verbindungsqualität?	häufige Abbrüche/Einwahlprobleme - akzeptabel - fast problemlos - durchgängig einwandfrei
		V02	Wie gut ist die Tonqualität?	schlecht verständlich - akzetabel - gut verständlich - brilliant
		V03	Wie gut ist die Videoqualität?	verpixelt, unscharf, Ruckeln - akzetabel - flüssig in guter Qualität - flüssig in HD
		V04	Sind die Videofenster skalierbar?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		V05	Wie geht die Software mit schlechten Bedingungen (Bandbreitenproblemen) um?	Text
		V06	Wieviele User können gleichzeitig bei guter Video- und Audio-Qualität teilnehmen?	Text
Moderation, Didaktik, Funktionen, Ablauf der Konferenz		M01	Können verschiedene Rollen/Rechte zugewiesen werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Kann die Zuweisung während er Konferenz verändert werden	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Kann die Trainer-/Lehrenden-/Moderatorenrolle während der Konferenze verändert werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		M02	Können Rollen/Rechte dauerhaft und nicht nur für eine Sitzung vergeben werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		M03	Können Untergruppen/Unterräume/Breakout rooms eingerichtet werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Können diese parallel arbeiten?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Können diese von der Moderation/Trainer*in/Lehrende einzeln besucht werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Stehen dort jeweils die gleichen Funktionalitäten wie im Hauptraum zur Verfügung?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		M04	Kann die Moderation/Trainer*in/Lehrende die Mikrofone der Teilnehmenden zentral deaktivieren (Stummschaltung)?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		M05	Kann die Moderation/Trainer*in/Lehrende die Kameras der Teilnehmenden zentral deaktivieren?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		M06	Können sich die Teilnehmenden virtuell "melden"?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Kann die Rednerreihenfolge priorisiert werden bzw. ist ersichtlich, in welcher Reihenfolge sich die TN gemeldet haben?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Ist der oder die aktiver Redner*in für alle ersichtlich (Hervorhebung)?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Ist der oder die Redereihenfolge für alle ersichtlich?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		M07	Kann die Konferenz aufgezeichnet werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Kann die Aufzeichung der Konferenz von der Moderation/Trainer*in/Lehrende deaktiviert werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		M08	Kann mit mobilen Endgeräten teilgenommen werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Gibt es dabei Einschränkungen hinsichtlich der Funktionen?	Text
		M09	Welche integrierten Funktionen gibt es?
			a) Chat-Funktion?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Kann der Chat gespeichert werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Können später oder nach Neueinwahl hinzukommende Personen den vollständigen Chatverlauf nachlesen?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			b) Whiteboard-Funktion?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Können die Ergebnisse als Datei gespeichert werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Können alle darauf zugreifen/mitarbeiten?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			c) Evaluative Abfragen (Abstimmungstools)?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Können die Ergebnisse innerhalb der Software sofort dargestellt werden? z.B. statistische Diagramme, Begriffswolken)?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			d) Textwerkzeug?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			e) Kollaborationswerkzeug? z.B. Sticky Notes für Brainstorming, Workshops, Retrospektiven	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			f) Teamwerkzeug? z.B. Kanban-Board
			g) Sonstige	Text
		M10	Können Dokumente geteilt werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		M11	Gibt es ein Archiv für Präsentationen, Lehrmaterialien, Video-/Audioclips, etc.	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		M12	Können (externe) Applikationen und Desktops geteilt werden (Bildschirmfreigabe)?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Welche Applikationen sind möglich? z.B. Folien, Video- und Audioclips, Kollaborationstools/Shared Whiteboards, Umfragetools, etc.	Text
			▫ Sind die Applikationen von allen Teilnehmenden simultan nutzbar?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Gibt es bei der Bildschirmfreigabe Einschränkungen? z.B. Browser, mit denen die Freigabe nicht funktioniert	Text
			▫ Können auch Applikationen und Desktops von Teilnehmenden geteilt werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		M13	Gibt es Spracheinstellungen für das Programmfenster?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Ist die Spracheinstellung von den Teilnehmenden wählbar?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		M14	Können alle Teilnehmenden sehen, wer sonst noch an der Konferenz teilnimmt?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		M15	Wie werden die Teilnehmenden dargestellt?
			a) als Name (Text)	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			b) als Icon (Bild)	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			c) als Foto	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			d) als Video	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Ist die Darstellungsart von den Teilnehmenden wählbar?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		M16	Gibt es eine Learning Tools Interoperability®-Schnittstelle (LTI®)?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		M17	Ist eine Einbindung in Lernmanagementsysteme (bspw. Moodle, Ilias) möglich? Idealerweise mit der Option, Rollen, Dokumente und Aufzeichnungen durchzureichen.	Text
Datenschutz und Sicherheit		D01	Ist die DSGVO-Konformität gegeben?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		D02	Erfolgt das Datenhosting in der EU?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		D03	Sind Datenschutz-Standards in der EU einklagbar?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		D04	Müssen Firewall-Einstellungen angepasst werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		D05	Erfolgt eine sichere / verschlüsselte Übertragung?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		D06	Kann ein transparentes Datenschutzkonzept erstellt werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		D07	Besteht die Möglichkeit, sicherheitsrelevante Funktionen datenschutzfreundlich zu konfigurieren:
			a) Aktivierung / Deaktivierung der Aufzeichung?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			b) Aktivierung / Deaktivierung der Speicherung?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			c) Kann die Videoübertragung nutzerseitig aktiviert/deaktiviert werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		D08	Werden personenbezogene Daten benötigt?
			a) Für die betreiberseitige Planung / Organisation (Einladung)?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			b) Für die nutzerseitige Anmeldung / Registrierung?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		D09	Ist gebenenfalls der Einsatz des Tools und der Verarbeitungsumfang der betroffenen personenbezogenen Daten für den konkreten Zweck erforderlich und verhältnismäßig?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		D10	Wer hat gegebenenfalls Zugriff auf personenbezogene Daten (Rollen und Rechte)?	Text
		D11	Wo und wie lange werden gegebenenfalls welche Daten gespeichert (Löschkonzept)?	Text
		D12	Werden gegebenenfalls die Rechte der betroffenen Personen gewahrt?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		D13	Werden Nutzerinnen und Nutzern gegebenenfalls transparente, verständliche und vollständige Informationen/Datenschutzhinweise/Erklärungen gegeben?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Ja/Nein/Trifft nicht zu
Installation		I01	Welche Möglichkeiten zum Betrieb der Software gibt es?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			a) Clientinstallation?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Funktioniert die Installation auch unter virtuelle Softwareumgebung (Citrix)?	Text
			b) Apps	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Wenn ja für welche Systeme?	Text
			c) Webbasierter Betrieb möglich?	Textz
			▫ Werden alle marktüblichen Browser unterstützt?
			▫ Wenn nein, welche Restriktionen gibt es?
		I02	Kann das Tool On Premise bereitgestellt werden (eigenes Hosting)?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Welche Serverkapazität wird gegebenenfalls benötigt?	Text
			▫ Ist eine gesonderte Konfigurationen aktiver Netzwerkkomponenten erforderlich?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Wenn ja welche? z.B Abweichung von üblicherweise freigegebenen Ports: 80/443	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		I03	Können Nutzer selbst verwaltet werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		I04	Ist Anbindung an Single-Sign-On (SSO)-Systeme möglich?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		I05	Wird ein Hosting über Provider angeboten?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Ist ggf. eine SaaS (Cloud)-Nutzung DSGVO konform ausgestaltbar?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
Support und Schulung		S01	Gibt es Handbücher/Bedienungsanleitungen des Anbieters?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Sind diese verständlich?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		S02	Gibt es Schulungsangebote, Online-Tutorials, etc. des Anbieters?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Kostenlos?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Gebührenpflichtig?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Sind diese verständlich?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		S03	Gibt es eine Service-Hotline?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Kostenlos?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Gebührenpflichtig?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		S04	Gibt es ein Ticket-System?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			▫ Welche Reaktionszeiten hat das Ticket-System?	Text
Beschaffung und Kosten		K01	Falls das Angebot nicht komplett selbst erfolgt, sondern die Leistung Dritter in Anspruch genommen wird: Kann ein akzeptabler Vertrag über die Auftragsverarbeitung geschlossen werden?	Text
		K02	Werden Dienste außerhalb des EWR in Anspruch genommen und falls ja, wie wird hier das Datenschutzniveau sichergestellt?	Text
		K03	Werden Subunternehmer eingesetzt, wenn ja, welche/ in welchem Land? Werden die mit dem Vertragspartner vertraglich vereinbarten Anforderungen an die Subunternehmer des Vertragspartners wirksam „durchgereicht“?	Text
		K04	Handelt es sich um eine Open Source Software?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
		K05	Handelt es sich um eine gewerbliche Software?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			Welche Lizenz/Preismodelle gibt es? Bitte unter Berücksichtigung der Aspekte Skalierbarkeit, nutzer-/ raumbezogene-/ sonstige Lizenzmodelle, Einzel-/ Unternehmenslizenz, etc. spezifizieren:
			a)	Text
			b)	Text
			c)	Text
			d)	Text

Erfahrungsberichte

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Stand: 13.04.2020
Letzte Bearbeitung: Peter.Rizzola

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