Musteraktenplan Hochschulen
Stand: 7.01.2021
Letzte Bearbeitung: Peter.Bauer
| ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
| 01 | Hochschule führen | S | früher: "Strategische Prozesse"; Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
| 01.01 | Wissensdokumente | W | ||||||||
| 01.10 | Strategische Ausrichtung der Hochschule entwickeln |
S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
| 01.10.10 | ||||||||||
| 01.11 | Jahresziele festlegen | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
| 01.11.10 | ||||||||||
| 01.12 | Strategische Projekte durchführen |
S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
| 01.12.10 | ||||||||||
| 01.13 | Zielerreichung überprüfen | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
| 01.13.10 | ||||||||||
| 01.14 | Durchführung von Sitzungen | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
| 01.14.10 | ||||||||||
| 01.15 | Vernetzung betreiben | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
| 01.15.10 |
| ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
| 10 | Studium organisieren | U | Quelle: AG Hochschulaktenplan | |||||||
| 10.10 | Studiengangs- management |
W | Der Hauptprozess "Studiengang" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar. | Quelle: AG Hochschulaktenplan | ||||||
| 10.10.01 | Wissensdokumente | |||||||||
| Studiengang entwickeln | Quelle: AG Hochschulaktenplan | |||||||||
| Studiengang ist initiiert | ||||||||||
| Studiengang ist entworfen | ||||||||||
| Studiengang ist ausgestaltet | ||||||||||
| Studiengang ist genehmigt | ||||||||||
| Studiengang einrichten | ||||||||||
| Studiengang betreiben | z.B. Überlast reduzieren, PO ändern | |||||||||
| Studiengang ist evaluiert/ akkreditiert | ||||||||||
| Studiengang einstellen | ||||||||||
| 10.11 | Studienbewerbungs- management |
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| Wissensdokumente | ||||||||||
| Studieninteressierte verwalten | ||||||||||
| Studieninteressierte sind informiert | ||||||||||
| Studieninteressierte sind beraten | ||||||||||
| Bewerbungsverfahren einrichten | ||||||||||
| Inhaltliche Daten sind erfasst | ||||||||||
| Zeitliche Daten sind erfasst | ||||||||||
| Technische Schnittstellen sind eingerichtet | ||||||||||
| Bewerbungsverfahren durchführen | ||||||||||
| Bewerbungen sind entgegengenommen | ||||||||||
| Nicht-europäische Hochulzugangs-berechtigungen sind anerkannt/ abgelehnt | ||||||||||
| Bewerbungen sind geprüft | ||||||||||
| Bewerbungen sind bewertet | ||||||||||
| Vorprüfungen sind durchgeführt | ||||||||||
| Bewerberdaten sind gelöscht | ||||||||||
| Zulassungsverfahren durchführen | ||||||||||
| Studienbewerber*innen sind zugelassen | ||||||||||
| Nachgelagerte Zulassungen sind durchgeführt | ||||||||||
| Daten über Schnittstellen sind eingelesen | ||||||||||
| Immatrikulation durchführen | ||||||||||
| Immatrikulation ist vorgenommen | ||||||||||
| Erstunterlagen sind erstellt und bereitgestellt | Studierendenausweis, Bescheid | |||||||||
| 10.12 | Studierendenmanagement | Umfasst alle Prozesse, mit denen Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation | ||||||||
| Wissensdokumente | ||||||||||
| Rückmeldung durchführen | ||||||||||
| Beurlaubung durchführen | ||||||||||
| Sonderstudienfälle bearbeiten | Doppel-/ Teilzeitstudium | |||||||||
| Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten | ||||||||||
| Studiengang- und Fachwechsel durchführen | ||||||||||
| Praxis- und Auslandssemester verwalten | ||||||||||
| Studierende beraten | ||||||||||
| Exmatrikulation durchführen | ||||||||||
| Serviceprozesse des Studierenden-managements durchführen | ||||||||||
| Stammdatenänderungen durchführen | ||||||||||
| Studierendenbeiträge/ Gebühren verwalten | Kann auch bei Finanzen angesiedelt sein. | |||||||||
| Studienkonten führen | ||||||||||
| 10.13 | Alumnimanagement | |||||||||
| Wissensdokumente | ||||||||||
| Alumni verwalten | ||||||||||
| Alumni Service bereitstellen |
| ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
| 12 | Lehre organisieren | K | ||||||||
| 12.10 | Lehrveranstaltungs- management
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K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 27 | |||||||
| 12.10.01 | Wissensdokumente | W | ||||||||
| 12.10.10 | Lehrveranstaltungsangebot erheben/ planen | |||||||||
| 12.10.11 | Lehrveranstaltungen erstellen | |||||||||
| 12.10.12 | Lehrveranstaltungen planen/ terminieren | z. B. im Vorlesungsverzeichnis | ||||||||
| Lehrveranstaltungen veröffentlichen | z.B. im Vorlesungsverzeichnis | |||||||||
| Lehrveranstaltungen vorbereiten | ||||||||||
| Lehrveranstaltungen belegen | ? | |||||||||
| Vertiefungen/ Schwerpunkte wählen und wechseln |
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| Teilnehmer*innen verwalten | ||||||||||
| Lehrveranstaltungen durchführen | ||||||||||
| Lehrveranstaltungs- evaluation konzipieren |
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| Lehrveranstaltungs- evaluation durchführen |
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| Lehrveranstaltungs- evaluation abschließen |
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| Lehrendendaten verwalten | eventuell zu ID 6 | |||||||||
| Lehrdeputate verwalten | eventuell zu ID 6 | |||||||||
| Verantwortlichkeiten und Vertretungen zur Verwaltung des Lehr- und Prüfungsbetriebs festlegen |
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| 12.11 | Prüfungsmanagement | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 29 | |||||||
| Wissensdokumente | ||||||||||
| Prüfungsangebot erheben/ planen | ||||||||||
| Prüfungen erstellen | ||||||||||
| Prüfungen planen/ terminieren | ||||||||||
| Prüfungen belegen | ||||||||||
| Teilnehmer*innen verwalten | ||||||||||
| Prüfungen vorbereiten | ||||||||||
| Prüfungen durchführen | ||||||||||
| Abschlussarbeiten verwalten | ||||||||||
| Dokumente zum Studienabschluss erstellen/ bereitstellen | ||||||||||
| Externe Abschlussprüfungen verwalten | ||||||||||
| Noten und Leistungen erfassen | ||||||||||
| Widersprüche einlegen und bearbeiten | ||||||||||
| 12.12 | Praktikums- management |
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| Praktikumsangebot erheben | ||||||||||
| Praktikumsstellen anbieten | ||||||||||
| Praktikumsstellen organisieren | ||||||||||
| Praktika verwalten | ||||||||||
| Praktika ableisten | ||||||||||
| Praktika bewerten | ||||||||||
| Promovierende | ||||||||||
| 12.13 | Räume bereitstellen | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 32 | |||||||
| ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
| 14 | Leistungen für Lehrende erbringen | K | ||||||||
| 14.10 | Lehrende | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 34 | |||||||
| ' | ' |
| ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung | Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
| 15 | Leistungen für sonstige Verwaltungskunden erbringen | K | Muss noch spezifiziert werden | |||||||
| 15.10 | Information und Beratung | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 35 | |||||||
| 15.12 | Praktika managen | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 37 | |||||||
| Praktikumsangebot erheben/ planen | K | |||||||||
| Praktikumsstellen anbieten | K | |||||||||
| Praktikumsstellen organisieren | K | |||||||||
| Praktikum verwalten |
K | |||||||||
| Praktikum ableisten | K | |||||||||
| Praktikum bewerten | K | |||||||||
| 15.13 |
Promotion |
K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 38 | |||||||
| 15.14 |
Berichtswesen |
K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 40 | |||||||
| 15.15 |
Archivierung |
K | Nach Orga verschieben. Für mich ist die Darstellung dieses Hauptprozesses im ZKI-Dokument nicht ganz überzeugend. Dort werden als Prozesse genannt: - "Daten/Dokumente für Archivierung festlegen" - "Archivierungsprozess festlegen" - "Archivierungsprozess umsetzen; Archivierung durchführen". Nrn. 1 und 2 sind meines Erachtens ein Prozess, und zwar im Hauptprozess 20.10 "Organisation entwickeln". Nr. 3 wäre ein Prozess irgendwo in der Prozessgruppe 23. Einzelvorgänge dort wären jedes Jahr ein Archivierungslauf. (Wolf) |
Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 41 | ||||||
| 15.16 | Evaluation | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 42 |
| ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
| 20 | Die Hochschule organisieren | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
| 20.10 | Organisation entwickeln | U | Prozessorganisation entwickeln (BPM, Prozessoptimierung, Aufgabenkritik). Strukturorganisation entwickeln. |
Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
| Bewerbungsverfahren einrichten | U | |||||||||
| 20.11 | Institutionelles Qualitätsmanagement betreiben | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
| 20.12 | Für Arbeitssicherheit sorgen | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
| 20.13 | Selbstorganisation fördern | Selbstorganisation fördern | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland |
| ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
| 21 | Personalmanagement | U | ||||||||
| 21.01 | Wissensdokumente zum Personalmanagement | W | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
| 21.02 | Stammdokumente des Personals (Personalakten) | W | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
| ' | ' | |||||||||
| 21.10 | Personalgewinnung | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
| ' | ' | |||||||||
| 21.11 | Personalbetreuung | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
| ' | ' | |||||||||
| 21.12 | Urlaub-Freistellung-Mutterschutz-Elternzeit-Erkrankung | V | U | Aktenname überdenken (Peter) | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | |||||
| ' | ' | |||||||||
| 21.13 | Personalentwicklung | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
| 21.13.10 | Fortbildung beantragen und besuchen | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 2- oder3-stellig? | ||||||||
| 21.13.10.10 | Anmeldungen entgegennehmen | |||||||||
| 21.13.10.11 | Zu- und Absagen erteilen | |||||||||
| 21.13.10.12 | Änderungen organisieren | |||||||||
| 21.13.10.13 | Teilnahme prüfen | |||||||||
| 21.13.10.14 | Zertifikate ausstellen | |||||||||
| 21.13.10.15 | Personalakte aktualisieren | |||||||||
| 21.13.11 | Interne Fortbildungen organisieren | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? | ||||||||
| 21.13.12 | Jahresmitarbeitergespräch führen | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? | ||||||||
| 21.13.13 | Regelbeurteilungen für Beamtete durchführen | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? | ||||||||
| 21.14 | Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
| ' | ' |
| ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
| 22 | Finanzmanagement | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
| U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||||
| U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||||
| U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||||
| U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland |
| ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
| 23 | Management von Sachressourcen | U | Beschaffungen von Dienstleistungen und Lieferleistungen, Bauleistungen, Schadensfälle. Eventuell zusammen mit Finanzen. Bauen woandes unterbringen. | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
| U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||||
| U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||||
| U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||||
| U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland |
| ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
| 24 | Außenbeziehungen pflegen |
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
| 24.10 | Kontakte pflegen | U | ||||||||
| 24.11 | Kooperationen eingehen | U |
| ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
| 25 | Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
| 25.10 | Hochschule nach außen darstellen | U | ||||||||
| ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
| 30 | Übergreifende Wissensdokumente | U | Allgemeine passive (externe) Wissensdokumente, die sich nicht einzelnen Prozessen zuordnen lassen. | Quelle: AG Hochschulaktenplan | ||||||
| 30.01 | Offizielle Mitteilungen | W | U | HRK, Ministerien, etc. | Quelle: AG Hochschulaktenplan | |||||
| 30.02 | Nichtamtliche Mitteilungen | W | U | Newsletter anderer Hochschulen, etc. | Quelle: AG Hochschulaktenplan | |||||
| 30.03 | Pressespiegel | W | U | Quelle: AG Hochschulaktenplan |
