Musteraktenplan Hochschulen: Unterschied zwischen den Versionen

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| style="background-color: rgb(255, 235, 173);" data-mce-style="background-color: #ffebad;"| 
 
| style="background-color: rgb(255, 235, 173);" data-mce-style="background-color: #ffebad;"| 
 
| style="background-color: rgb(255, 235, 173);" data-mce-style="background-color: #ffebad;"|Quelle: AG Hochschulaktenplan
 
| style="background-color: rgb(255, 235, 173);" data-mce-style="background-color: #ffebad;"|Quelle: AG Hochschulaktenplan
 
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||Quelle: AG Hochschulaktenplan
 
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||Quelle: AG Hochschulaktenplan
 
||Quelle: AG Hochschulaktenplan
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||Studiengang ist genehmigt
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||Studiengang einrichten
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||Studiengang ist evaluiert/ akkreditiert
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||Studiengang einstellen
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||Wissensdokumente
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||Studieninteressierte verwalten
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||Studieninteressierte sind informiert
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||Studieninteressierte sind beraten
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||Bewerbungsverfahren einrichten
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||Inhaltliche Daten sind erfasst
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||Zeitliche Daten sind erfasst
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||Technische Schnittstellen sind eingerichtet
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||Bewerbungsverfahren durchführen
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||Bewerbungen sind entgegengenommen
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||Nicht-europäische Hochulzugangs-berechtigungen sind anerkannt/ abgelehnt
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||Bewerbungen sind geprüft
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||Bewerberdaten sind gelöscht
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||Zulassungsverfahren durchführen
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||Studienbewerber*innen sind zugelassen
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||Nachgelagerte Zulassungen sind durchgeführt
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||Daten über Schnittstellen sind eingelesen
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||Immatrikulation durchführen
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||Immatrikulation ist vorgenommen
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||Erstunterlagen sind erstellt und bereitgestellt
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||Studierendenausweis, Bescheid
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||Studierendenmanagement
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||Wissensdokumente
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||Rückmeldung durchführen
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||Beurlaubung durchführen
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||Sonderstudienfälle bearbeiten
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||Doppel-/ Teilzeitstudium
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||Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten
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||Studiengang- und Fachwechsel durchführen
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||Praxis- und Auslandssemester verwalten
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||Studierende beraten
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||Exmatrikulation durchführen
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||Serviceprozesse des Studierenden-managements durchführen
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||Stammdatenänderungen durchführen
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||Studierendenbeiträge/ Gebühren verwalten
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||kann auch bei Finanzen angesiedelt sein
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||Studienkonten führen
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||Wissensdokumente
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Version vom 7. Januar 2021, 00:51 Uhr

Stand: 7.01.2021
Letzte Bearbeitung: Peter.Bauer

ID Ebene 1
Prozessgruppen 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
01 Hochschule führen         S       früher: "Strategische Prozesse"; Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.01   Wissensdokumente     W          
01.10   Strategische Ausrichtung
der Hochschule entwickeln 		      S       Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.10.10                    
01.11   Jahresziele festlegen       S       Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.11.10                    
01.12   Strategische Projekte
durchführen 		      S       Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.12.10                    
01.13   Zielerreichung überprüfen       S       Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.13.10                    
01.14   Durchführung von Sitzungen       S       Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.14.10                    
01.15   Vernetzung betreiben       S       Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.15.10                    

ID Ebene 1
Prozessgruppen 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
10 Studium organisieren         U       Quelle: AG Hochschulaktenplan
10.10  
Studiengangs-
management 		    W         Quelle: AG Hochschulaktenplan
10.10.01     Wissensdokumente              
      Studiengang entwickeln             Quelle: AG Hochschulaktenplan
        Studiengang ist initiiert            
        Studiengang ist entworfen            
        Studiengang ist ausgestaltet            
        Studiengang ist genehmigt            
                     
      Studiengang einrichten              
      Studiengang betreiben       z.B. Überlast reduzieren, PO ändern      
        Studiengang ist evaluiert/ akkreditiert            
      Studiengang einstellen              
      Wissensdokumente              
      Studieninteressierte verwalten              
        Studieninteressierte sind informiert            
        Studieninteressierte sind beraten            
      Bewerbungsverfahren einrichten              
        Inhaltliche Daten sind erfasst            
        Zeitliche Daten sind erfasst            
        Technische Schnittstellen sind eingerichtet            
      Bewerbungsverfahren durchführen              
        Bewerbungen sind entgegengenommen            
        Nicht-europäische Hochulzugangs-berechtigungen sind anerkannt/ abgelehnt            
        Bewerbungen sind geprüft            
        Bewerbungen sind bewertet            
        Vorprüfungen sind durchgeführt            
        Bewerberdaten sind gelöscht            
      Zulassungsverfahren durchführen              
        Studienbewerber*innen sind zugelassen            
        Nachgelagerte Zulassungen sind durchgeführt            
        Daten über Schnittstellen sind eingelesen            
      Immatrikulation durchführen              
        Immatrikulation ist vorgenommen            
        Erstunterlagen sind erstellt und bereitgestellt     Studierendenausweis, Bescheid      
    Studierendenmanagement                
      Wissensdokumente              
      Rückmeldung durchführen              
      Beurlaubung durchführen              
      Sonderstudienfälle bearbeiten  
  Doppel-/ Teilzeitstudium      
                     
        Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten            
      Studiengang- und Fachwechsel durchführen              
                     
                     
      Praxis- und Auslandssemester verwalten              
      Studierende beraten              
      Exmatrikulation durchführen              
      Serviceprozesse des Studierenden-managements durchführen              
        Stammdatenänderungen durchführen            
        Studierendenbeiträge/ Gebühren verwalten     kann auch bei Finanzen angesiedelt sein      
        Studienkonten führen            
      Alumnimanagement              
        Wissensdokumente            
        Alumni verwalten            
        Alumni Service bereitstellen            
                     
                     
                     
                     
                     

ID Ebene 1
Prozesslandkarte 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
10 Leistungen für Interessenten erbringen         K        
10.01 Wissensdokumente   W    
10.10   Interessenten verwalten       K z.B. Flyer Broschüren, die man zur Info der Interessierten braucht     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 18
10.10.01   Wissensdokumente   W          
10.10.10     Studieninteressierte verwalten   V K      
10.10.11     Studieninteressierte informieren   V K      
10.10.12     Studieninteressierte beraten   V K      
10.11   Bewerbung von Interessenten       K       Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 19
10.11.01   Wissensdokumente            
10.11.10     Bewerbungen entgegennehmen     K        
10.11.11     nicht-europäische Hochschulzugangs-berechtigungen anerkennen     K        
10.11.12     Bewerbungen prüfen     K        
10.11.13     Bewerbungen bewerten     K        
10.11.14     Vorprüfungen durchführen     K        
10.11.15     Bewerberdaten löschen     K        
10.12   Zulassung zum Studium       K       Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 20
10.12.01   Wissensdokumente   W   Rechtsgrundlagen für die Zulassung etc.      
10.12.10     Zulassungsverfahren durchführen   V K        
10.12.12     Zulassungsangebot annehmen/ nicht annehmen   V K Ist das ein Prozess der Verwaltung?Das ist doch eine Aktivität auf Seiten des Interessenten, oder? (Wolf)    
10.12.13     Nachgelagerte Zulassungen durchführen   V K        
10.12.14     Daten über Schnittstellen einlesen   V K z.B. DOSV      
10.13   Immatrikulation       K       Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 21
10.13.01   Wissensdokumente   W          
10.13.10     Immatrikulation bearbeiten   V K      
10.13.11     Immatrikulation durchführen   V K      

ID Ebene 1
Prozessgruppen 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
11 Leistungen für Studierende erbringen         K        
11.10   Studierendenmanagement       K Umfasst alle Prozesse, mit den Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 22
11.10.01     Wissensdokumente   W K        
11.10.10     Rückmeldung durchführen   V K        
11.10.11     Beurlaubung durchführen   V K Das sind mir zu viele kleinteilige Prozesse. Könnte man nicht (analog zum Personalmangement, 21.12) alle Arten von Änderungen des Studienverhältnisses (11.10.11 bis 11.10.17) in einen Prozess zusammenführen ("Studienverhältnis ändern"). Die einzelnen Unterarten dieser Änderung dann nur unter Bemerkungen auflisten. Im DMS ist diese Unterart ein Metadatum am Vorgang. (Wolf)      
11.10.12     Doppelstudium verwalten   V K        
11.10.13     Teilzeitstudium verwalten   V K        
11.10.14     Studiengang- und Fachwechsel durchführen   V K        
11.10.15     Studierende wegen neuer PO umschreiben   V K        
11.10.16     Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten   V K        
11.10.17     Praxis- und Auslandssemester verwalten   V K        
11.10.18     Studierendenunterlagen erstellen und bereitstellen   V K        
11.10.19     Studierende beraten   V K        
11.10.20     Exmatrikulation durchführen   V K        
11.10.21     Stammdatenänderungen durchführen   V K Ist das ein Prozess? Das erscheint mir mit Kanonen auf Spatzen geschossen. (Wolf)      
11.10.22     Studierendenbeiträge/Gebühren verwalten   V K Kann auch bei Finanzen angesiedelt sein; ist doppelt, siehe Hauptprozess 11.11 (Wolf)      
11.10.23     Studienkonten führen   V K        
11.11   Beiträge/Gebühren       K       Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 23
11.11.10                    
11.12   Studiengänge       K Der Hauptprozess "Studiengang" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar.     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 25
11.12.01     Wissensdokumente (Grundsätzliches)   W   Wissensdokumente zum Thema Studiengänge      
11.12.10     (Neuen) Studiengang initiieren     K        
11.12.10.10       Entwerfen            
11.12.10.11       Ausgestalten            
11.12.10.12       Genehmigen            
11.12.10.13       Einrichten            
11.12.10.14       Evaluieren / akkreditieren            
11.12.11     Studiengang betreiben     K Was ist das für ein Prozess? Welche konkreten Vorgänge fallen dabei an? Auslöser und Ergebnis? (Wolf)      
11.12.12     Studiengang einstellen     K        
                     

ID Ebene 1
Prozessgruppen 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
12 Lehrveranstaltungen managen         K        
12.10   Lehrveranstaltung organisieren       K       Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 27
12.10.01     Wissensdokumente   W          
12.10.10     Lehrveranstaltungsangebot erheben/ planen              
12.10.11     Lehrveranstaltungen erstellen              
12.10.12     Lehrveranstaltungen durchführen       z. B. im Vorlesungsverzeichnis      
        Planen/ terminieren            
        Vorbereiten            
        Belegen       ?    
        Vertiefungen/ Schwerpunkte wählen und wechseln            
        Teilnehmer und Teilnehmerinnen verwalten            
12.10.13     Lehrveranstaltungen evaluieren              
        Evaluation konzipieren            
        Evaluation durchführen            
        Evaluation abschließen          
12.10.14     Lehrendendaten verwalten         eventuell zu ID 6    
12.10.15     Lehrdeputate verwalten         eventuell zu ID 6    
12.10.16     Verantwortlichkeiten und Vertretungen zur Verwaltung des Lehr- und Prüfungsbetriebs festlegen
              
12.11   Prüfung(smanagement)       K       Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 29
   
Wissensdokumente              
      Prüfungsangebot erheben/ planen              
      Prüfungen erstellen              
        Prüfungen planen/ terminieren            
        Prüfungen belegen            
        Teilnehmerinnen und Teilnehmer verwalten            
        Prüfungen vorbereiten            
        Prüfungen durchführen            
      Abschlussarbeiten verwalten              
      Dokumente zum Studienabschluss erstellen/ bereitstellen              
      Externe Abschlussprüfungen verwalten              
      Noten und Leistungen erfassen              
      Widersprüche einlegen und bearbeiten              
12.12   Räume bereitstellen       K       Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 32
                   

ID Ebene 1
Prozesslandkarte 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
13 Leistungen für Alumni erbringen
      K Umfasst auch Karriereplanung.
Eventuell nur "Alumni" (Absolvent) als Bezeichnung. Aktenzeichen eher in den hinteren Bereich ansiedeln. 		    Unter Studierende subsumieren?
13.10   Alumni verwalten       K 2. Ebene als "Leistungen für Alumni erbringen"     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 33
13.10.01     Wissensdokumente   W          
13.10.10                    
13.11   Alumni informieren       K        
'   '                
13.12   Alumni Service bereitstellen       K        
'   '                

ID Ebene 1
Prozesslandkarte 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
14 Leistungen für Lehrende erbringen         K        
14.10   Lehrende       K       Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 34
'   '                

ID Ebene 1
Prozesslandkarte 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
15 Leistungen für sonstige Verwaltungskunden erbringen
      K       Muss noch spezifiziert werden
15.10 Information und Beratung     K     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 35
15.12 Praktika managen     K     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 37
      Praktikumsangebot erheben/ planen     K      
      Praktikumsstellen anbieten     K      
      Praktikumsstellen organisieren     K      
      Praktikum verwalten
     K      
      Praktikum ableisten     K      
      Praktikum bewerten     K      
15.13
Promotion
    K   Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 38
15.14
Berichtswesen
    K     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 40
15.15
Archivierung
    K Nach Orga verschieben. Für mich ist die Darstellung dieses Hauptprozesses im ZKI-Dokument nicht ganz überzeugend. Dort werden als Prozesse genannt:
- "Daten/Dokumente für Archivierung festlegen"
- "Archivierungsprozess festlegen"
- "Archivierungsprozess umsetzen; Archivierung durchführen". Nrn. 1 und 2 sind meines Erachtens ein Prozess, und zwar im Hauptprozess 20.10 "Organisation entwickeln". Nr. 3 wäre ein Prozess irgendwo in der Prozessgruppe 23. Einzelvorgänge dort wären jedes Jahr ein Archivierungslauf. (Wolf) 		Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 41
15.16 Evaluation     K     Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 42

ID Ebene 1
Prozesslandkarte 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
20 Die Hochschule organisieren         U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.10 Organisation entwickeln         U Prozessorganisation entwickeln (BPM, Prozessoptimierung, Aufgabenkritik).
Strukturorganisation entwickeln. 		    Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
      Bewerbungsverfahren einrichten     U        
20.11   Institutionelles Qualitätsmanagement betreiben       U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.12   Für Arbeitssicherheit sorgen       U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.13 Selbstorganisation fördern Selbstorganisation fördern       U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland

ID Ebene 1
Prozessgruppen 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
21 Personalmanagement         U        
21.01   Wissensdokumente zum Personalmanagement     W U       Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.02   Stammdokumente des Personals (Personalakten)     W U       Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
'   '                
21.10
Personalgewinnung   V U         Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
'   '                
21.11   Personalbetreuung     V U       Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
'   '                
21.12   Urlaub-Freistellung-Mutterschutz-Elternzeit-Erkrankung     V U Aktenname überdenken (Peter)     Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
'   '                
21.13   Personalentwicklung     V U       Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.13.10     Fortbildung beantragen und besuchen       Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 2- oder3-stellig?      
21.13.10.10       Anmeldungen entgegennehmen            
21.13.10.11       Zu- und Absagen erteilen            
21.13.10.12       Änderungen organisieren            
21.13.10.13       Teilnahme prüfen            
21.13.10.14       Zertifikate ausstellen            
21.13.10.15       Personalakte aktualisieren            
21.13.11     Interne Fortbildungen organisieren       Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?      
21.13.12     Jahresmitarbeitergespräch führen       Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?      
21.13.13     Regelbeurteilungen für Beamtete durchführen       Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?      
21.14   Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen     V U       Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
'   '                

ID Ebene 1
Prozesslandkarte 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
22 Finanzmanagement     U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
            U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
            U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
            U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
            U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland

ID Ebene 1
Prozesslandkarte 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
23 Management von Sachressourcen     U Beschaffungen von Dienstleistungen und Lieferleistungen, Bauleistungen, Schadensfälle. Eventuell zusammen mit Finanzen. Bauen woandes unterbringen. Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
            U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
            U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
            U      Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
            U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland

ID Ebene 1
Prozessgruppen 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
24 Außenbeziehungen pflegen
      U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
24.10 Kontakte pflegen     U        
24.11 Kooperationen eingehen     U        

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Prozessgruppen 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
25 Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit         U       Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
25.10   Hochschule nach außen darstellen       U        

         
       

ID Ebene 1
Prozessgruppen 		Ebene 2
Hauptprozesse 		Ebene 3
Prozesse 		Meilensteine Dok Art Proz Art Bem. zum Aktenzeichen /
Anf. zur Änderung 		Aufbewahrungsfrist Berechtigungen Provenienz
30 Übergreifende Wissensdokumente         U Allgemeine passive (externe) Wissensdokumente, die sich nicht einzelnen Prozessen zuordnen lassen.     Quelle: AG Hochschulaktenplan
30.01   Offizielle Mitteilungen     W U HRK, Ministerien, etc.     Quelle: AG Hochschulaktenplan
30.02   Nichtamtliche Mitteilungen     W U Newsletter anderer Hochschulen, etc.     Quelle: AG Hochschulaktenplan
30.03   Pressespiegel     W U       Quelle: AG Hochschulaktenplan



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