Musteraktenplan Hochschulen

Stand: 7.01.2021
Letzte Bearbeitung: Peter.Bauer

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
01	Hochschule führen					S				früher: "Strategische Prozesse"; Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.01		Wissensdokumente			W
01.10		Strategische Ausrichtung der Hochschule entwickeln				S				Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.10.10
01.11		Jahresziele festlegen				S				Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.11.10
01.12		Strategische Projekte durchführen				S				Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.12.10
01.13		Zielerreichung überprüfen				S				Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.13.10
01.14		Durchführung von Sitzungen				S				Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.14.10
01.15		Vernetzung betreiben				S				Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.15.10

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
10	Studium organisieren					U				Quelle: AG Hochschulaktenplan
10.10		Studiengangs- management			W		Der Hauptprozess "Studiengang" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar.			Quelle: AG Hochschulaktenplan
10.10.01			Wissensdokumente
			Studiengang entwickeln							Quelle: AG Hochschulaktenplan
				Studiengang ist initiiert
				Studiengang ist entworfen
				Studiengang ist ausgestaltet
				Studiengang ist genehmigt
			Studiengang einrichten
			Studiengang betreiben				z.B. Überlast reduzieren, PO ändern
				Studiengang ist evaluiert/ akkreditiert
			Studiengang einstellen
		Studienbewerbungs- management
			Wissensdokumente
			Studieninteressierte verwalten
				Studieninteressierte sind informiert
				Studieninteressierte sind beraten
			Bewerbungsverfahren einrichten
				Inhaltliche Daten sind erfasst
				Zeitliche Daten sind erfasst
				Technische Schnittstellen sind eingerichtet
			Bewerbungsverfahren durchführen
				Bewerbungen sind entgegengenommen
				Nicht-europäische Hochulzugangs-berechtigungen sind anerkannt/ abgelehnt
				Bewerbungen sind geprüft
				Bewerbungen sind bewertet
				Vorprüfungen sind durchgeführt
				Bewerberdaten sind gelöscht
			Zulassungsverfahren durchführen
				Studienbewerber*innen sind zugelassen
				Nachgelagerte Zulassungen sind durchgeführt
				Daten über Schnittstellen sind eingelesen
			Immatrikulation durchführen
				Immatrikulation ist vorgenommen
				Erstunterlagen sind erstellt und bereitgestellt			Studierendenausweis, Bescheid
		Studierendenmanagement					Umfasst alle Prozesse, mit den Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation
			Wissensdokumente
			Rückmeldung durchführen
			Beurlaubung durchführen
			Sonderstudienfälle bearbeiten				Doppel-/ Teilzeitstudium
				Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten
			Studiengang- und Fachwechsel durchführen
			Praxis- und Auslandssemester verwalten
			Studierende beraten
			Exmatrikulation durchführen
			Serviceprozesse des Studierenden-managements durchführen
				Stammdatenänderungen durchführen
				Studierendenbeiträge/ Gebühren verwalten			kann auch bei Finanzen angesiedelt sein
				Studienkonten führen
		Alumnimanagement
			Wissensdokumente
			Alumni verwalten
			Alumni Service bereitstellen

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
11	Leistungen für Studierende erbringen					K
11.10		Studierendenmanagement				K	Umfasst alle Prozesse, mit den Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation			Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 22
11.10.01			Wissensdokumente		W	K
11.10.10			Rückmeldung durchführen		V	K
11.10.11			Beurlaubung durchführen		V	K	Das sind mir zu viele kleinteilige Prozesse. Könnte man nicht (analog zum Personalmangement, 21.12) alle Arten von Änderungen des Studienverhältnisses (11.10.11 bis 11.10.17) in einen Prozess zusammenführen ("Studienverhältnis ändern"). Die einzelnen Unterarten dieser Änderung dann nur unter Bemerkungen auflisten. Im DMS ist diese Unterart ein Metadatum am Vorgang. (Wolf)
11.10.12			Doppelstudium verwalten		V	K
11.10.13			Teilzeitstudium verwalten		V	K
11.10.14			Studiengang- und Fachwechsel durchführen		V	K
11.10.15			Studierende wegen neuer PO umschreiben		V	K
11.10.16			Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten		V	K
11.10.17			Praxis- und Auslandssemester verwalten		V	K
11.10.18			Studierendenunterlagen erstellen und bereitstellen		V	K
11.10.19			Studierende beraten		V	K
11.10.20			Exmatrikulation durchführen		V	K
11.10.21			Stammdatenänderungen durchführen		V	K	Ist das ein Prozess? Das erscheint mir mit Kanonen auf Spatzen geschossen. (Wolf)
11.10.22			Studierendenbeiträge/Gebühren verwalten		V	K	Kann auch bei Finanzen angesiedelt sein; ist doppelt, siehe Hauptprozess 11.11 (Wolf)
11.10.23			Studienkonten führen		V	K
11.11		Beiträge/Gebühren				K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 23
11.11.10
11.12		Studiengänge				K	Der Hauptprozess "Studiengang" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar.			Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 25
11.12.01			Wissensdokumente (Grundsätzliches)		W		Wissensdokumente zum Thema Studiengänge
11.12.10			(Neuen) Studiengang initiieren			K
11.12.10.10				Entwerfen
11.12.10.11				Ausgestalten
11.12.10.12				Genehmigen
11.12.10.13				Einrichten
11.12.10.14				Evaluieren / akkreditieren
11.12.11			Studiengang betreiben			K	Was ist das für ein Prozess? Welche konkreten Vorgänge fallen dabei an? Auslöser und Ergebnis? (Wolf)
11.12.12			Studiengang einstellen			K

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
12	Lehrveranstaltungen managen					K
12.10		Lehrveranstaltung organisieren				K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 27
12.10.01			Wissensdokumente		W
12.10.10			Lehrveranstaltungsangebot erheben/ planen
12.10.11			Lehrveranstaltungen erstellen
12.10.12			Lehrveranstaltungen durchführen				z. B. im Vorlesungsverzeichnis
				Planen/ terminieren
				Vorbereiten
				Belegen				?
				Vertiefungen/ Schwerpunkte wählen und wechseln
				Teilnehmer und Teilnehmerinnen verwalten
12.10.13			Lehrveranstaltungen evaluieren
				Evaluation konzipieren
				Evaluation durchführen
				Evaluation abschließen
12.10.14			Lehrendendaten verwalten					eventuell zu ID 6
12.10.15			Lehrdeputate verwalten					eventuell zu ID 6
12.10.16			Verantwortlichkeiten und Vertretungen zur Verwaltung des Lehr- und Prüfungsbetriebs festlegen
12.11		Prüfung(smanagement)				K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 29
			Wissensdokumente
			Prüfungsangebot erheben/ planen
			Prüfungen erstellen
				Prüfungen planen/ terminieren
				Prüfungen belegen
				Teilnehmerinnen und Teilnehmer verwalten
				Prüfungen vorbereiten
				Prüfungen durchführen
			Abschlussarbeiten verwalten
			Dokumente zum Studienabschluss erstellen/ bereitstellen
			Externe Abschlussprüfungen verwalten
			Noten und Leistungen erfassen
			Widersprüche einlegen und bearbeiten
12.12		Räume bereitstellen				K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 32

ID	Ebene 1 Prozesslandkarte	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
13	Leistungen für Alumni erbringen					K	Umfasst auch Karriereplanung. Eventuell nur "Alumni" (Absolvent) als Bezeichnung. Aktenzeichen eher in den hinteren Bereich ansiedeln.			Unter Studierende subsumieren?
13.10		Alumni verwalten				K	2. Ebene als "Leistungen für Alumni erbringen"			Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 33
13.10.01			Wissensdokumente		W
13.10.10
13.11		Alumni informieren				K
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13.12		Alumni Service bereitstellen				K
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ID	Ebene 1 Prozesslandkarte	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
14	Leistungen für Lehrende erbringen					K
14.10		Lehrende				K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 34
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ID	Ebene 1 Prozesslandkarte	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
15	Leistungen für sonstige Verwaltungskunden erbringen					K				Muss noch spezifiziert werden
15.10		Information und Beratung				K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 35
15.12		Praktika managen				K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 37
			Praktikumsangebot erheben/ planen			K
			Praktikumsstellen anbieten			K
			Praktikumsstellen organisieren			K
			Praktikum verwalten			K
			Praktikum ableisten			K
			Praktikum bewerten			K
15.13		Promotion				K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 38
15.14		Berichtswesen				K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 40
15.15		Archivierung				K	Nach Orga verschieben. Für mich ist die Darstellung dieses Hauptprozesses im ZKI-Dokument nicht ganz überzeugend. Dort werden als Prozesse genannt: - "Daten/Dokumente für Archivierung festlegen" - "Archivierungsprozess festlegen" - "Archivierungsprozess umsetzen; Archivierung durchführen". Nrn. 1 und 2 sind meines Erachtens ein Prozess, und zwar im Hauptprozess 20.10 "Organisation entwickeln". Nr. 3 wäre ein Prozess irgendwo in der Prozessgruppe 23. Einzelvorgänge dort wären jedes Jahr ein Archivierungslauf. (Wolf)			Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 41
15.16		Evaluation				K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 42

ID	Ebene 1 Prozesslandkarte	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
20	Die Hochschule organisieren					U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.10	Organisation entwickeln					U	Prozessorganisation entwickeln (BPM, Prozessoptimierung, Aufgabenkritik). Strukturorganisation entwickeln.			Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
			Bewerbungsverfahren einrichten			U
20.11		Institutionelles Qualitätsmanagement betreiben				U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.12		Für Arbeitssicherheit sorgen				U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.13	Selbstorganisation fördern	Selbstorganisation fördern				U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
21	Personalmanagement					U
21.01		Wissensdokumente zum Personalmanagement			W	U				Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.02		Stammdokumente des Personals (Personalakten)			W	U				Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
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21.10		Personalgewinnung		V	U					Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
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21.11		Personalbetreuung			V	U				Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
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21.12		Urlaub-Freistellung-Mutterschutz-Elternzeit-Erkrankung			V	U	Aktenname überdenken (Peter)			Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
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21.13		Personalentwicklung			V	U				Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.13.10			Fortbildung beantragen und besuchen				Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 2- oder3-stellig?
21.13.10.10				Anmeldungen entgegennehmen
21.13.10.11				Zu- und Absagen erteilen
21.13.10.12				Änderungen organisieren
21.13.10.13				Teilnahme prüfen
21.13.10.14				Zertifikate ausstellen
21.13.10.15				Personalakte aktualisieren
21.13.11			Interne Fortbildungen organisieren				Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?
21.13.12			Jahresmitarbeitergespräch führen				Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?
21.13.13			Regelbeurteilungen für Beamtete durchführen				Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?
21.14		Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen			V	U				Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
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ID	Ebene 1 Prozesslandkarte	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
22	Finanzmanagement					U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
						U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
						U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
						U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
						U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland

ID	Ebene 1 Prozesslandkarte	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
23	Management von Sachressourcen					U	Beschaffungen von Dienstleistungen und Lieferleistungen, Bauleistungen, Schadensfälle. Eventuell zusammen mit Finanzen. Bauen woandes unterbringen.			Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
						U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
						U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
						U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
						U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
24	Außenbeziehungen pflegen					U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
24.10		Kontakte pflegen				U
24.11		Kooperationen eingehen				U

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
25	Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit					U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
25.10		Hochschule nach außen darstellen				U

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
30	Übergreifende Wissensdokumente					U	Allgemeine passive (externe) Wissensdokumente, die sich nicht einzelnen Prozessen zuordnen lassen.			Quelle: AG Hochschulaktenplan
30.01		Offizielle Mitteilungen			W	U	HRK, Ministerien, etc.			Quelle: AG Hochschulaktenplan
30.02		Nichtamtliche Mitteilungen			W	U	Newsletter anderer Hochschulen, etc.			Quelle: AG Hochschulaktenplan
30.03		Pressespiegel			W	U				Quelle: AG Hochschulaktenplan