Musteraktenplan Hochschulen: Unterschied zwischen den Versionen
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Version vom 7. Januar 2021, 01:02 Uhr
Stand: 7.01.2021
Letzte Bearbeitung: Peter.Bauer
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
01 | Hochschule führen | S | früher: "Strategische Prozesse"; Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
01.01 | Wissensdokumente | W | ||||||||
01.10 | Strategische Ausrichtung der Hochschule entwickeln |
S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
01.10.10 | ||||||||||
01.11 | Jahresziele festlegen | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
01.11.10 | ||||||||||
01.12 | Strategische Projekte durchführen |
S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
01.12.10 | ||||||||||
01.13 | Zielerreichung überprüfen | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
01.13.10 | ||||||||||
01.14 | Durchführung von Sitzungen | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
01.14.10 | ||||||||||
01.15 | Vernetzung betreiben | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
01.15.10 |
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
10 | Studium organisieren | U | Quelle: AG Hochschulaktenplan | |||||||
10.10 | Studiengangs- management |
W | Der Hauptprozess "Studiengang" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar. | Quelle: AG Hochschulaktenplan | ||||||
10.10.01 | Wissensdokumente | |||||||||
Studiengang entwickeln | Quelle: AG Hochschulaktenplan | |||||||||
Studiengang ist initiiert | ||||||||||
Studiengang ist entworfen | ||||||||||
Studiengang ist ausgestaltet | ||||||||||
Studiengang ist genehmigt | ||||||||||
Studiengang einrichten | ||||||||||
Studiengang betreiben | z.B. Überlast reduzieren, PO ändern | |||||||||
Studiengang ist evaluiert/ akkreditiert | ||||||||||
Studiengang einstellen | ||||||||||
Studienbewerbungs- management |
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Wissensdokumente | ||||||||||
Studieninteressierte verwalten | ||||||||||
Studieninteressierte sind informiert | ||||||||||
Studieninteressierte sind beraten | ||||||||||
Bewerbungsverfahren einrichten | ||||||||||
Inhaltliche Daten sind erfasst | ||||||||||
Zeitliche Daten sind erfasst | ||||||||||
Technische Schnittstellen sind eingerichtet | ||||||||||
Bewerbungsverfahren durchführen | ||||||||||
Bewerbungen sind entgegengenommen | ||||||||||
Nicht-europäische Hochulzugangs-berechtigungen sind anerkannt/ abgelehnt | ||||||||||
Bewerbungen sind geprüft | ||||||||||
Bewerbungen sind bewertet | ||||||||||
Vorprüfungen sind durchgeführt | ||||||||||
Bewerberdaten sind gelöscht | ||||||||||
Zulassungsverfahren durchführen | ||||||||||
Studienbewerber*innen sind zugelassen | ||||||||||
Nachgelagerte Zulassungen sind durchgeführt | ||||||||||
Daten über Schnittstellen sind eingelesen | ||||||||||
Immatrikulation durchführen | ||||||||||
Immatrikulation ist vorgenommen | ||||||||||
Erstunterlagen sind erstellt und bereitgestellt | Studierendenausweis, Bescheid | |||||||||
Studierendenmanagement | Umfasst alle Prozesse, mit denen Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation | |||||||||
Wissensdokumente | ||||||||||
Rückmeldung durchführen | ||||||||||
Beurlaubung durchführen | ||||||||||
Sonderstudienfälle bearbeiten | Doppel-/ Teilzeitstudium | |||||||||
Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten | ||||||||||
Studiengang- und Fachwechsel durchführen | ||||||||||
Praxis- und Auslandssemester verwalten | ||||||||||
Studierende beraten | ||||||||||
Exmatrikulation durchführen | ||||||||||
Serviceprozesse des Studierenden-managements durchführen | ||||||||||
Stammdatenänderungen durchführen | ||||||||||
Studierendenbeiträge/ Gebühren verwalten | kann auch bei Finanzen angesiedelt sein | |||||||||
Studienkonten führen | ||||||||||
Alumnimanagement | ||||||||||
Wissensdokumente | ||||||||||
Alumni verwalten |
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Alumni Service bereitstellen |
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
11 | Leistungen für Studierende erbringen | K | ||||||||
11.10 | Studierendenmanagement | K | Umfasst alle Prozesse, mit den Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 22 | ||||||
11.10.01 | Wissensdokumente | W | K | |||||||
11.10.10 | Rückmeldung durchführen | V | K | |||||||
11.10.11 | Beurlaubung durchführen | V | K | Das sind mir zu viele kleinteilige Prozesse. Könnte man nicht (analog zum Personalmangement, 21.12) alle Arten von Änderungen des Studienverhältnisses (11.10.11 bis 11.10.17) in einen Prozess zusammenführen ("Studienverhältnis ändern"). Die einzelnen Unterarten dieser Änderung dann nur unter Bemerkungen auflisten. Im DMS ist diese Unterart ein Metadatum am Vorgang. (Wolf) | ||||||
11.10.12 | Doppelstudium verwalten | V | K | |||||||
11.10.13 | Teilzeitstudium verwalten | V | K | |||||||
11.10.14 | Studiengang- und Fachwechsel durchführen | V | K | |||||||
11.10.15 | Studierende wegen neuer PO umschreiben | V | K | |||||||
11.10.16 | Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten | V | K | |||||||
11.10.17 | Praxis- und Auslandssemester verwalten | V | K | |||||||
11.10.18 | Studierendenunterlagen erstellen und bereitstellen | V | K | |||||||
11.10.19 | Studierende beraten | V | K | |||||||
11.10.20 | Exmatrikulation durchführen | V | K | |||||||
11.10.21 | Stammdatenänderungen durchführen | V | K | Ist das ein Prozess? Das erscheint mir mit Kanonen auf Spatzen geschossen. (Wolf) | ||||||
11.10.22 | Studierendenbeiträge/Gebühren verwalten | V | K | Kann auch bei Finanzen angesiedelt sein; ist doppelt, siehe Hauptprozess 11.11 (Wolf) | ||||||
11.10.23 | Studienkonten führen | V | K | |||||||
11.11 | Beiträge/Gebühren | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 23 | |||||||
11.11.10 | ||||||||||
11.12 | Studiengänge | K | Der Hauptprozess "Studiengang" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar. | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 25 | ||||||
11.12.01 | Wissensdokumente (Grundsätzliches) | W | Wissensdokumente zum Thema Studiengänge | |||||||
11.12.10 | (Neuen) Studiengang initiieren | K | ||||||||
11.12.10.10 | Entwerfen | |||||||||
11.12.10.11 | Ausgestalten | |||||||||
11.12.10.12 | Genehmigen | |||||||||
11.12.10.13 | Einrichten | |||||||||
11.12.10.14 | Evaluieren / akkreditieren | |||||||||
11.12.11 | Studiengang betreiben | K | Was ist das für ein Prozess? Welche konkreten Vorgänge fallen dabei an? Auslöser und Ergebnis? (Wolf) | |||||||
11.12.12 | Studiengang einstellen | K | ||||||||
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
12 | Lehrveranstaltungen managen | K | ||||||||
12.10 | Lehrveranstaltung organisieren | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 27 | |||||||
12.10.01 | Wissensdokumente | W | ||||||||
12.10.10 | Lehrveranstaltungsangebot erheben/ planen | |||||||||
12.10.11 | Lehrveranstaltungen erstellen | |||||||||
12.10.12 | Lehrveranstaltungen durchführen | z. B. im Vorlesungsverzeichnis | ||||||||
Planen/ terminieren | ||||||||||
Vorbereiten | ||||||||||
Belegen | ? | |||||||||
Vertiefungen/ Schwerpunkte wählen und wechseln | ||||||||||
Teilnehmer und Teilnehmerinnen verwalten | ||||||||||
12.10.13 | Lehrveranstaltungen evaluieren | |||||||||
Evaluation konzipieren | ||||||||||
Evaluation durchführen | ||||||||||
Evaluation abschließen | ||||||||||
12.10.14 | Lehrendendaten verwalten | eventuell zu ID 6 | ||||||||
12.10.15 | Lehrdeputate verwalten | eventuell zu ID 6 | ||||||||
12.10.16 | Verantwortlichkeiten und Vertretungen zur Verwaltung des Lehr- und Prüfungsbetriebs festlegen |
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12.11 | Prüfung(smanagement) | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 29 | |||||||
Wissensdokumente | ||||||||||
Prüfungsangebot erheben/ planen | ||||||||||
Prüfungen erstellen | ||||||||||
Prüfungen planen/ terminieren | ||||||||||
Prüfungen belegen | ||||||||||
Teilnehmerinnen und Teilnehmer verwalten | ||||||||||
Prüfungen vorbereiten | ||||||||||
Prüfungen durchführen | ||||||||||
Abschlussarbeiten verwalten | ||||||||||
Dokumente zum Studienabschluss erstellen/ bereitstellen | ||||||||||
Externe Abschlussprüfungen verwalten | ||||||||||
Noten und Leistungen erfassen | ||||||||||
Widersprüche einlegen und bearbeiten | ||||||||||
12.12 | Räume bereitstellen | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 32 | |||||||
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
13 | Leistungen für Alumni erbringen | K | Umfasst auch Karriereplanung. Eventuell nur "Alumni" (Absolvent) als Bezeichnung. Aktenzeichen eher in den hinteren Bereich ansiedeln. |
Unter Studierende subsumieren? | ||||||
13.10 | Alumni verwalten | K | 2. Ebene als "Leistungen für Alumni erbringen" | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 33 | ||||||
13.10.01 | Wissensdokumente | W | ||||||||
13.10.10 | ||||||||||
13.11 | Alumni informieren | K | ||||||||
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13.12 | Alumni Service bereitstellen | K | ||||||||
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ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
14 | Leistungen für Lehrende erbringen | K | ||||||||
14.10 | Lehrende | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 34 | |||||||
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ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung | Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
15 | Leistungen für sonstige Verwaltungskunden erbringen | K | Muss noch spezifiziert werden | |||||||
15.10 | Information und Beratung | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 35 | |||||||
15.12 | Praktika managen | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 37 | |||||||
Praktikumsangebot erheben/ planen | K | |||||||||
Praktikumsstellen anbieten | K | |||||||||
Praktikumsstellen organisieren | K | |||||||||
Praktikum verwalten |
K | |||||||||
Praktikum ableisten | K | |||||||||
Praktikum bewerten | K | |||||||||
15.13 |
Promotion |
K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 38 | |||||||
15.14 |
Berichtswesen |
K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 40 | |||||||
15.15 |
Archivierung |
K | Nach Orga verschieben. Für mich ist die Darstellung dieses Hauptprozesses im ZKI-Dokument nicht ganz überzeugend. Dort werden als Prozesse genannt: - "Daten/Dokumente für Archivierung festlegen" - "Archivierungsprozess festlegen" - "Archivierungsprozess umsetzen; Archivierung durchführen". Nrn. 1 und 2 sind meines Erachtens ein Prozess, und zwar im Hauptprozess 20.10 "Organisation entwickeln". Nr. 3 wäre ein Prozess irgendwo in der Prozessgruppe 23. Einzelvorgänge dort wären jedes Jahr ein Archivierungslauf. (Wolf) |
Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 41 | ||||||
15.16 | Evaluation | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 42 |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
20 | Die Hochschule organisieren | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
20.10 | Organisation entwickeln | U | Prozessorganisation entwickeln (BPM, Prozessoptimierung, Aufgabenkritik). Strukturorganisation entwickeln. |
Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
Bewerbungsverfahren einrichten | U | |||||||||
20.11 | Institutionelles Qualitätsmanagement betreiben | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
20.12 | Für Arbeitssicherheit sorgen | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
20.13 | Selbstorganisation fördern | Selbstorganisation fördern | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland |
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
21 | Personalmanagement | U | ||||||||
21.01 | Wissensdokumente zum Personalmanagement | W | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
21.02 | Stammdokumente des Personals (Personalakten) | W | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
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21.10 | Personalgewinnung | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
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21.11 | Personalbetreuung | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
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21.12 | Urlaub-Freistellung-Mutterschutz-Elternzeit-Erkrankung | V | U | Aktenname überdenken (Peter) | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | |||||
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21.13 | Personalentwicklung | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
21.13.10 | Fortbildung beantragen und besuchen | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 2- oder3-stellig? | ||||||||
21.13.10.10 | Anmeldungen entgegennehmen | |||||||||
21.13.10.11 | Zu- und Absagen erteilen | |||||||||
21.13.10.12 | Änderungen organisieren | |||||||||
21.13.10.13 | Teilnahme prüfen | |||||||||
21.13.10.14 | Zertifikate ausstellen | |||||||||
21.13.10.15 | Personalakte aktualisieren | |||||||||
21.13.11 | Interne Fortbildungen organisieren | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? | ||||||||
21.13.12 | Jahresmitarbeitergespräch führen | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? | ||||||||
21.13.13 | Regelbeurteilungen für Beamtete durchführen | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? | ||||||||
21.14 | Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
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ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
22 | Finanzmanagement | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
23 | Management von Sachressourcen | U | Beschaffungen von Dienstleistungen und Lieferleistungen, Bauleistungen, Schadensfälle. Eventuell zusammen mit Finanzen. Bauen woandes unterbringen. | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland |
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
24 | Außenbeziehungen pflegen |
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
24.10 | Kontakte pflegen | U | ||||||||
24.11 | Kooperationen eingehen | U |
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
25 | Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
25.10 | Hochschule nach außen darstellen | U | ||||||||
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
30 | Übergreifende Wissensdokumente | U | Allgemeine passive (externe) Wissensdokumente, die sich nicht einzelnen Prozessen zuordnen lassen. | Quelle: AG Hochschulaktenplan | ||||||
30.01 | Offizielle Mitteilungen | W | U | HRK, Ministerien, etc. | Quelle: AG Hochschulaktenplan | |||||
30.02 | Nichtamtliche Mitteilungen | W | U | Newsletter anderer Hochschulen, etc. | Quelle: AG Hochschulaktenplan | |||||
30.03 | Pressespiegel | W | U | Quelle: AG Hochschulaktenplan |