Musteraktenplan Hochschulen

Stand: 8.02.2021
Letzte Bearbeitung: MichaelSost

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Hochschule führen

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
01	Hochschule führen					S	Alternative (ms, 8.2.21): "Hochschule leiten"			früher: Strategische Prozesse; Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.01		Wissensdokumente			W		Rechtsgrundlagen, ...
01.10		Strategische Ausrichtung der Hochschule entwickeln				S	Alternative (ms, 8.2.21): "Verhandlung und Zielvereinbarung mit dem [Senat] zur mehrjährigen Entwicklung und Profilbildung der HS"			Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.11		Jahresziele festlegen				S	Alternative (ms, 8.2.21): "Aufstellung des Haushaltsplans sowie des Wirtschaftsplans"			Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.12		Strategische Projekte durchführen				S	also grundsätzlich "Verteilung der Stellen und Mittel, die der HS zugewiesen sind"?			Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.13		Zielerreichung überprüfen				S	Alternative (ms, 8.2.21): "Umsetzung, Reporting und Controlling des Haushaltsplans"			Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
			Evaluationen durchführen
			Controlling durchführen
01.14		Hochschulgremien organisieren				S				Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
			Wahlen
			Rektoratssitzungen
			Senatssitzungen
			Ausschusssitzungen
			Kommissionen
			Sonstige Sitzungen
			Hier weitere Sitzungsarten einfügen
01.15		Vernetzung betreiben				S	Alternative (ms, 8.2.21):operativ: "Festsetzung operativer Kommunikationsmaßnahmen für die unterschiedlichen Stakeholder der HS"; strategisch: "Strategisches Hochschulmarketing", evtl. ist hier noch mehr gemeint ...			Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen
01.16		Einrichtungen der Hochschule organisieren					Alternative (ms, 8.2.21): "Entscheidung über die Organisation der Verwaltung der Hochschule" - siehe auch "8 Die Hochschule organisieren"
'
01.17		Weiterentwicklung des Hochschulleitbildes					ms, 8.2.21
		'
01.18		Aufstellung von Grundsätzen für die Qualitätssicherung					ms, 8.2.21

Studium organisieren

ID

Ebene 1 Prozessgruppen

Ebene 2 Hauptprozesse

Ebene 3 Prozesse

Meilensteine

Dok Art

Proz Art

Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung

Aufbewahrungsfrist

Berechtigungen

Provenienz

10

Studium organisieren

U

Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde

Quelle: AG Hochschulaktenplan

10.10

Studiengänge managen

W

Der Hauptprozess "Studium organisieren" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar.

Quelle: AG Hochschulaktenplan

10.10.01

Wissensdokumente

Studiengang entwickeln

Quelle: AG Hochschulaktenplan

Studiengang ist initiiert

Studiengang ist entworfen

Studiengang ist ausgestaltet

Studiengang ist genehmigt

Studiengang einrichten

Studiengang betreiben

z.B. Überlast reduzieren, PO ändern

Studiengang ist evaluiert/ akkreditiert

Studiengang einstellen

10.11

Studienbewerbungen managen

Wissensdokumente

Studieninteressierte verwalten

Studieninteressierte sind informiert

Studieninteressierte sind beraten

Bewerbungsverfahren einrichten

Inhaltliche Daten sind erfasst

Zeitliche Daten sind erfasst

Technische Schnittstellen sind eingerichtet

Bewerbungsverfahren durchführen

Bewerbungen sind entgegengenommen

Nicht-europäische Hochschulzugangs- berechtigungen sind anerkannt/ abgelehnt

Bewerbungen sind geprüft

Bewerbungen sind bewertet

Vorprüfungen sind durchgeführt

Bewerberdaten sind gelöscht

Zulassungsverfahren durchführen

Studienbewerber*innen sind zugelassen

Nachgelagerte Zulassungen sind durchgeführt

Daten über Schnittstellen sind eingelesen

Immatrikulation durchführen

Immatrikulation ist vorgenommen

Erstunterlagen sind erstellt und bereitgestellt

Studierendenausweis, Bescheid

10.12

Studierende managen

Umfasst alle Prozesse, mit denen Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation

Wissensdokumente

Rückmeldung durchführen

Beurlaubung durchführen

Sonderstudienfälle bearbeiten

Doppel-/ Teilzeitstudium

Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten

Studiengang- und Fach-/PO-Wechsel durchführen

Praxis- und Auslandssemester verwalten

Studierende beraten

Exmatrikulation durchführen

Serviceprozesse Studierenden- management durchführen

Stammdatenänderungen durchführen

Studierendenbeiträge/ Gebühren verwalten

Kann auch bei Finanzen angesiedelt sein.

Studienkonten führen

10.13

Alumni managen

Umfasst auch Karriereplanung. Eventuell nur "Alumni" (Absolvent) als Bezeichnung

Wissensdokumente

Alumni verwalten

Alumni Service bereitstellen

Lehre organisieren

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
12	Lehre organisieren					K	Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde
12.10		Lehrveranstaltungen managen				K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 27
12.10.01			Wissensdokumente		W
12.10.10			Lehrveranstaltungsangebot planen
				Kapazität der Lehrenden ist erhoben
				Erforderliches Lehrveranstaltungsangebot ist erhoben
12.10.11			Lehrveranstaltungen erstellen
				Lehrveranstaltungsplan ist organisiert
				Lehrveranstaltungen sind veröffentlicht			z.B. Vorlesungsverzeichnis, Homepage
12.10.12			Lehrveranstaltungen belegen
				Vertiefungen/ Schwerpunkte sind gewählt
				Studierende sind Lehrveranstaltungen zugeteilt
				Teilnehmerlisten und -daten sind bereitgestellt
			Lehrveranstaltungen durchführen und evaluieren				z.B. im Vorlesungsverzeichnis
				Lehrveranstaltungsinhalte sind vorbereitet
				Lehrveranstaltungen sind durchgeführt
				Lehrveranstaltungsevaluation ist konzipiert
				Lehrveranstaltung ist evaluiert
			Lehrendendaten verwalten				könnte auch im Personalbereich angesiedelt sein	eventuell zu ID 6
				Lehrdeputate sind verwaltet			könnte auch im Personalbereich angesiedelt sein	eventuell zu ID 6
12.11		Prüfungen managen				K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 29
			Wissensdokumente
			Prüfungsangebot planen
			Prüfungen erstellen
				Prüfungen sind organisiert
			Prüfungen belegen
				Teilnehmerlisten und -daten sind bereitgestellt
			Prüfungen durchführen
				Prüfungen sind inhaltlich vorbereitet
			Abschlussarbeiten durchführen und verwalten
				Noten und Leistungen sind erfasst
				Zeugnisdokumente zum Studienabschluss sind erstellt
				Staatsexamina und andere externe Abschlussprüfungen verwalten
			Widersprüche bearbeiten
12.12		Praktika managen
			Praktikumsangebot verwalten
			Praktika verwalten
12.13		Promovierende managen
12.14						K				Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 32

Drittmittel und Sondermittel verwalten

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
		Drittmittel und Sondermittel verwalten					Kann unter Finanzen oder unter Forschung abgebildet werden
			Förderantrag stellen
				Forschungsidee entwickeln
				Projekt ist kalkuliert
				Projekt ist kategorisiert
				Vertragliche Vereinbarungen sind geprüft
				Steuerliche Konsequenzen sind geprüft
				Mittelbedarf ist geplant
				Vertragsabschluss tätigen			Durch Präsidentin oder Präsidenten
			Projekt durchführen und Ausgaben abrechnen
				Drittmittelkonto einrichten
				Ausgaben buchen
				Mittelzuflüsse buchen
				Zwischenberichte erstellen
			Projekt abschließen
				Restmittel verbuchen
				Wertabgabe bei höherwertigen Sachgütern in den Haushalt stellen
				Abschlussbericht erstellen
				Plan-/Abweichungsanalyse ist durchgeführt
				Forschungsergebnisse sind dokumentiert
				Schlussverwendungs-nachweise erstellen

Forschung und Transfer

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
	Forschung und Transfer managen

Bauangelegenheiten und Liegenschaften

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
	Bauangelegenheiten und Liegenschaften managen						Alternative (ms, 8.2.21): "Gebäude & Service managen"

Angelegenheiten der Fakultäten

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
	Angelegenheiten der Fakultäten managen						Fachthemen/-prozesse einzelner Fakultäten, Institute, zentraler Einrichtungen, sonstiger Institute

Die Hochschule organisieren

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
20	Die Hochschule organisieren					U	Sollte m. E. in strategische Prozesse, es fehlt aber "RZ organisieren" und "Bibliothek verwalten" und "Studien- und Infocenter managen" (ms, 8.2.21)			Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.10		Organisation entwickeln				U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.10.10			Bewerbungsverfahren einrichten		V	U
			Ablauforganisation entwickeln		V	U
			Aufbauorganisation entwickeln		V	U
			Aufgabenkritik betreiben		V	U
20.11		Institutionelles Qualitätsmanagement betreiben				U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.12		Für Arbeitssicherheit sorgen				U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
20.13		Selbstorganisation fördern				U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
15.15		Archivierung				K	Nach Orga verschieben. Für mich ist die Darstellung dieses Hauptprozesses im ZKI-Dokument nicht ganz überzeugend. Dort werden als Prozesse genannt: - "Daten/Dokumente für Archivierung festlegen" - "Archivierungsprozess festlegen" - "Archivierungsprozess umsetzen; Archivierung durchführen". Nrn. 1 und 2 sind meines Erachtens ein Prozess, und zwar im Hauptprozess 20.10 "Organisation entwickeln". Nr. 3 wäre ein Prozess irgendwo in der Prozessgruppe 23. Einzelvorgänge dort wären jedes Jahr ein Archivierungslauf. (Wolf)			Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 41
		Interne Beratung durchführen					Zum Datenschutz, Klimaschutz, Gleichstellung, ...
		Serviceprozesse durchführen					IuK

Personal managen

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
21	Personal organisieren					U	Alternative (ms, 8.2.21): "Personal betreuen"
21.01		Wissensdokumente			W	U				Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.02		Stammdokumente des Personals (Personalakten)			W	U				Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.10		Personalgewinnung managen		V	U					Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.11		Personalbetreuung managen			V	U				Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.12		Ausfallzeiten managen			V	U	(war:Urlaub-Freistellung-Mutterschutz-Elternzeit-Erkrankung)			Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.13		Personalentwicklung managen			V	U				Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen
21.13.10			Fortbildung beantragen und besuchen				Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 2- oder3-stellig?
21.13.10.10				Anmeldungen entgegennehmen
21.13.10.11				Zu- und Absagen erteilen
21.13.10.12				Änderungen organisieren
21.13.10.13				Teilnahme prüfen
21.13.10.14				Zertifikate ausstellen
21.13.10.15				Personalakte aktualisieren
21.13.11			Interne Fortbildungen organisieren				Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?
21.13.12			Jahresmitarbeitergespräch führen				Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?
21.13.13			Regelbeurteilungen für Beamtete durchführen				Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig?
21.14		Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen managen			V	U				Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen

Finanzen managen

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse/Wissensordner	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
22	Finanzen managen					U	Alternative (ms, 8.2.21): "Haushalt verwalten"			Quelle: AG Aktenplan 2021
22.01		Wissensdokumente				U				Quelle: AG Aktenplan 2021
			Dienstanweisungen		W	U	Alle gültigen Dienstanweisungen, die sich auf das Finanzmanagement beziehen.			Quelle: AG Aktenplan 2021
			Verträge		W	U				Quelle: AG Aktenplan 2021
		Haushalt planen				U
			Haushalt / Nachtragshaushalt aufstellen
				Haushalt ist verabschiedet	V	U
				Verpflichtungs-ermächtigungen sind berücksichtigt	V	U
				Haushaltsmittel sind veranschlagt	V	U
22.11		Haushalt ausführen				U				Quelle: AG Aktenplan 2021
22.11.10			Haushalt überwachen		V	U				Quelle: AG Aktenplan 2021
			Über- und außerplanmäßige Ausgaben tätigen
			Eingangsrechnungen buchen
			Ausgangsrechnungen buchen
			Allg. Kassenangelegenheiten bearbeiten
			Umsatzsteuer abführen
				Umsatzsteuer-voranmeldungen sind getätigt
			Dienstleistung / Sponsoring managen
			Forderungen managen
				Rechnungen erstellen
				Gebühren sind erhoben
				Mahnungen sind erstellt
		Jahresabschluss erstellen
			Kassenprüfungen durchführen / Abgleich Bewirtschaftungs- und Kassensystem durchführen
			Jahresrechnung erstellen
			Mittelübertragung tätigen
				Haushaltsreste sind gebildet
				Drittmittelrestesind gebildet
				Überschüsse sind ermittelt
			Einnahmen-überschussrechnung durchführen				Doppisch: GUV/Bilanz
				Steuererklärung sind erstellt
				Gewerbe-/ Körperschaftssteuern sind abgeführt
		Vermögensverwaltung durchführen
			Anlagenbuchhaltung tätigen
			Inventarisierung durchführen
		Beschaffungen tätigen
			Ausschreibungen durchführen
				öffentliche Ausschreibung ist durchgeführt
				beschränkte Ausschreibung ist durchgeführt
				EU-Ausschreibung ist durchgeführt
			Beschaffungen tätigen
				Zuschlag ist erteilt
				Bestellschein ist erstellt
				Rahmenvertrag ist abgeschlossen
		Drittmittel und Sondermittel verwalten					Kann unter Finanzen oder unter Forschung abgebildet werden
			Förderantrag stellen
				Forschungsidee entwickeln
				Projekt ist kalkuliert
				Projekt ist kategorisiert
				Vertragliche Vereinbarungen sind geprüft
				Steuerliche Konsequenzen sind geprüft
				Mittelbedarf ist geplant
				Vertragsabschluss tätigen			Durch Präsidentin oder Präsidenten
			Projekt durchführen und Ausgaben abrechnen
				Drittmittelkonto einrichten
				Ausgaben buchen
				Mittelzuflüsse buchen
				Zwischenberichte erstellen
			Projekt abschließen
				Restmittel verbuchen
				Wertabgabe bei höherwertigen Sachgütern in den Haushalt stellen
				Abschlussbericht erstellen
				Plan-/Abweichungsanalyse ist durchgeführt
				Forschungsergebnisse sind dokumentiert
				Schlussverwendungs-nachweise erstellen
			Spenden verwalten
				Spenden sind vereinnahmt
				Spendenquittungen sind ausgestellt
				Spenden sind verausgabt
		Finanzcontrolling durchführen
			Statistiken erstellen
			Berichte erstellen
			Trennungsrechnung durchführen
				Trennungsrechnungist erstellt
				Trennungsrechnung istausgewertet
		Merker: Gibt es eigene Vertragsprozesse bzw. zusätzlich Vertragsmanagement?
			Auftragsverarbeitungsverträge
			Kommunikation (Post, Telefon)
			Software
			etc
		Merker: Gebührenordnungen
		23	Beschaffungswesen
				Ausschreibungen
				Beschaffungen
				Rahmenverträge

Management von Sachressourcen

ID	Ebene 1 Prozesslandkarte	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
23	Management von Sachressourcen					U	Beschaffungen von Dienstleistungen und Lieferleistungen, Bauleistungen, Schadensfälle. Eventuell zusammen mit Finanzen. Bauen woandes unterbringen.			Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
						U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
						U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
						U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
						U				Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland

Aufträge und wissenschaftliche Dienstleistungen durchführen

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
	Aufträge und wissenschaftliche Dienstleistungen durchführen						Bei Finanzen einsortieren			Quelle:
		Angebot erstellen
		Auftrag durchführen
		Auftrag abschließen
		'		Rechnung ist gestellt
		'		Restmittel sind verbucht

Außenbeziehungen pflegen

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
24	Außenbeziehungen pflegen					U	Alterantive (ms, 8.2.21): "Auslandsbeziehungen managen"			Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
24.10		Kontakte pflegen				U
24.11		Kooperationen eingehen				U

Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
25	Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit					U	Alternative (ms, 8.2.21): "Presse und Marketing"			Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland
25.10		Hochschule nach außen darstellen				U

Übergreifende Wissensdokumente

ID	Ebene 1 Prozessgruppen	Ebene 2 Hauptprozesse	Ebene 3 Prozesse	Meilensteine	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen	Provenienz
30	Übergreifende Wissensdokumente					U	Allgemeine passive (externe) Wissensdokumente, die sich nicht einzelnen Prozessen zuordnen lassen.			Quelle: AG Hochschulaktenplan
30.01		Offizielle Mitteilungen			W	U	HRK, Ministerien, etc.			Quelle: AG Hochschulaktenplan
30.02		Nichtamtliche Mitteilungen			W	U	Newsletter anderer Hochschulen, etc.			Quelle: AG Hochschulaktenplan
30.03		Pressespiegel			W	U				Quelle: AG Hochschulaktenplan