Musteraktenplan Hochschulen

Stand: 5.04.2021
Letzte Bearbeitung: Peter.Bauer

Ebene	ID	Ebene 1	Ebene 2	Ebene 3	Ebene 4	Dok Art	Proz Art	Bem. zum Aktenzeichen	Aufbewahrungsfristen	Berechtigungen
		Prozessgruppen	Hauptprozesse	Prozesse	Meilensteine			Anf. zur Änderung
1	0	Übergreifende Wissensdokumente				W	U	Allgemeine passive (externe) Wissensdokumente, die sich nicht einzelnen Prozessen zuordnen lassen.
2	0.1		Offizielle Mitteilungen			W	U	HRK, Ministerien, etc.	10 Jahre
2	0.2		Nichtamtliche Mitteilungen			W	U	Newsletter anderer Hochschulen, etc.	2 Jahre
2	0.3		Pressespiegel			W	U		1 Jahr
1	1	Hochschule leiten					S
2	1.0		Wissensdokumente			W		Rechtsgrundlagen, Leitbild, etc.
2	1.1		Hochschule strategisch entwickeln				S		30 Jahre
3	1.1.10			Zielvereinbarungen mit dem Land vereinbaren		V	S	Verhandlung und Zielvereinbarung mit dem [Senat] zur mehrjährigen Entwicklung und Profilbildung der HS	30 Jahre
3	1.1.11			Hochschulentwicklungsplan erstellen		V	S		30 Jahre
3	1.1.12			Akademisches Controlling durchführen		V	S		30 Jahre
3	1.1.13			Interne Qualitätssicherung durchführen		V	S	z.B. Evaluation, Ziel-und Leistungsvereinbarungen	30 Jahre
3	1.1.14			Hochschulleitbild entwickeln		V	S		30 Jahre
3	1.1.15			Strategische Projekte durchführen		V	S		30 Jahre
3	1.1.16			Strategische Planungen erstellen		V	S		30 Jahre
2	1.2		Akademische Selbstverwaltung unterstützen				S	Gremienwahlen durchführen, Sitzungen von Gremien organisieren	30 Jahre
3	1.2.10			Rektorat unterstützen		V	S		30 Jahre
3	1.2.11			Präsident*in unterstützen		V	S		30 Jahre
2	1.3		Sitzung von Gremien durchführen				S		30 Jahre
3	1.3.10			Präsidiumssitzung durchführen		V	S		30 Jahre
3	1.3.11			Senatssitzung durchführen		V	S		30 Jahre
2	1.4		Strategisches Hochschulmarketing				S	Gemeint sind strategische Maßnahmen, Rahmensetzungen. Für die operativen Prozesse gibt es eine eigene Hautgruppe.	30 Jahre
3	1.4.10			Kooperationen entwickeln		V	S		30 Jahre
3	1.4.11			Außendarstellung entwickeln		V	S		30 Jahre
3	1.4.12			Kontakte pflegen		V	S		30 Jahre
2	1.5		Organisation entwickeln				K		30 Jahre
3	1.5.10			Ablauforganisation entwickeln		V	K		30 Jahre
3	1.5.11			Aufbauorganisation entwickeln		V	K		30 Jahre
2	1.6		Institutionelles Qualitätsmanagement betreiben				K		30 Jahre
3	1.6.10			Aufgabenkritik betreiben		V	K		30 Jahre
1	2	Studium organisieren					K	Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde
2	2.0		Wissensdokumente			W
2	2.1		Studiengänge managen				K	Der Hauptprozess "Studium organisieren" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar.
3	2.1.01			Wissensdokumente		W
3	2.1.10			Studiengang entwickeln		V	K		20 Jahre
4					Studiengang ist initiiert
4					Studiengang ist entworfen
4					Studiengang ist ausgestaltet
4					Studiengang ist genehmigt
3	2.1.11			Studiengang einrichten		V	K		20 Jahre
3	2.1.12			Studiengang betreiben		V	K	z.B. Überlast reduzieren, PO ändern	20 Jahre
4					Studiengang ist evaluiert/ akkreditiert
3	2.1.13			Studiengang einstellen		V	K		20 Jahre
2	2.2		Studienbewerber managen
3	2.2.01			Wissensdokumente		W
3	2.2.10			Studieninteressierte verwalten		V	K		2 Jahre
4					Studieninteressierte sind informiert
3	2.2.11			Bewerbungsverfahren einrichten		V	K		10 Jahre
4					Inhaltliche Daten sind erfasst
4					Zeitliche Daten sind erfasst
4					Technische Schnittstellen sind eingerichtet
4					Bewerbungen sind entgegengenommen
4					Nicht-europäische Hochschulzugangs-Berechtigungen sind anerkannt/ abgelehnt
4					Bewerbungen sind geprüft
4					Bewerbungen sind bewertet
4					Vorprüfungen sind durchgeführt
4					Bewerberdaten sind gelöscht
3	2.2.12			Zulassungsverfahren durchführen		V	K		10 Jahre
4					Studienbewerber*innen sind zugelassen
4					Daten über Schnittstellen sind eingelesen
3	2.2.13			Immatrikulation durchführen		V	K		10 Jahre
4					Immatrikulation ist vorgenommen
4					Erstunterlagen sind erstellt und bereitgestellt			Studierendenausweis, Bescheid
2	2.3		Studierende managen				K	Umfasst alle Prozesse, mit denen Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation
3	2.3.01			Wissensdokumente		W
3	2.3.10			Rückmeldung durchführen		V	K		10 Jahre
4					Beurlaubung durchführen
3	2.3.11			Sonderstudienfälle bearbeiten		V	K	Doppel-/ Teilzeitstudium	10 Jahre
4					Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten
3	2.3.12			Studiengang- und Fach-/PO-Wechsel durchführen		V	K		10 Jahre
3	2.3.13			Praxis- und Auslandssemester verwalten		V	K		10 Jahre
3	2.3.14			Studierende beraten		V	K		10 Jahre
3	2.3.15			Exmatrikulation durchführen		V	K		10 Jahre
3	2.3.16			Serviceprozesse Studierendenmanagement durchführen		V	U		10 Jahre
4					Stammdatenänderungen durchführen
4					Studierendenbeiträge/ Gebühren verwalten
4					Studienkonten führen
2	2.4		Alumni managen				K	Umfasst auch Karriereplanung. Eventuell nur "Alumni" (Absolvent) als Bezeichnung	10 Jahre
3	2.4.10			Alumni Service bereitstellen		V	K		10 Jahre
1	3	Lehre organisieren					K	Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde
2	3.0		Wissensdokumente			W
2	3.1		Lehrveranstaltungen managen				K
3	3.1.01			Wissensdokumente		W
4					Kapazität der Lehrenden ist erhoben
4					Erforderliches Lehrveranstaltungsangebot ist erhoben
3	3.1.10			Lehrveranstaltungen erstellen		V	K		1 Jahr
4					Lehrveranstaltungsplan ist organisiert
4					Lehrveranstaltungen sind veröffentlicht			z.B. Vorlesungsverzeichnis, Homepage
3	3.1.11			Lehrveranstaltungen belegen		V	K		1 Jahr
4					Vertiefungen/ Schwerpunkte sind gewählt
4					Studierende sind Lehrveranstaltungen zugeteilt
4					Teilnehmerlisten und -daten sind bereitgestellt
3	3.1.12			Lehrveranstaltungen durchführen und evaluieren		V	K	z.B. im Vorlesungsverzeichnis	1 Jahr
4					Lehrveranstaltungsinhalte sind vorbereitet
4					Lehrveranstaltungen sind durchgeführt
4					Lehrveranstaltungsevaluation ist konzipiert
4					Lehrveranstaltung ist evaluiert
3	3.1.13			Lehrendendaten verwalten		V	U		10 Jahre
4					Lehrdeputate sind verwaltet
2	3.2		Prüfungen managen				K		5 Jahre
3	3.2.01			Wissensdokumente		W
3	3.2.10			Prüfungsangebot planen		V	K		5 Jahre
3	3.2.11			Prüfungen erstellen		V	K		5 Jahre
4					Prüfungen sind organisiert
3	3.2.12			Prüfungen belegen		V	K		5 Jahre
4					Teilnehmerlisten und -daten sind bereitgestellt
3	3.2.13			Prüfungen durchführen		V	K		5 Jahre
4					Prüfungen sind inhaltlich vorbereitet
3	3.2.14			Abschlussarbeiten durchführen und verwalten		V	K		5 Jahre
4					Noten und Leistungen sind erfasst
4					Zeugnisdokumente zum Studienabschluss sind erstellt
4					Staatsexamina und andere externe Abschlussprüfungen verwalten
3	3.2.15			Widersprüche bearbeiten		V	K		5 Jahre
2	3.3		Praktika managen				K		5 Jahre
3	3.3.10			Praktikumsangebot verwalten		V	K		5 Jahre
3	3.3.11			Praktika verwalten		V	K		5 Jahre
2	3.4		Promovierende managen				K		30 Jahre
2	3.5		Externe Weiterbildungsangebote organisieren				K	Kostenpflichtige Zertifikatskurse, Weiterbildung für Externe, keine grundständige Studiengänge (nicht Punktesystem) --> genaue Abgrenzung notwendig	5 Jahre
3	3.5.10			Seminar verwalten		V	K
4					Seminar konzipieren			Modulpläne erstellen
4					Finanzpläne erstellen
4					Kooperationen vereinbaren
4					Teilnehmerlisten verwalten
4					Evaluation durchführen
3	3.5.11			Dozenten verwalten		V	U
4					Verträge erstellen
4					Fragebogen auswerten
3	3.5.12			Teilnehmer verwalten		V	U
4					Vertrag erstellen
4					Abschlussunterlagen fertigen
1	4	Forschung und Transfer managen					K
2	4.0		Wissensdokumente			W
3	4.0.10			Gesetzliche Grundlagen von Forschung und Transfer		V	K	Rechtliche Festlegungen von Arbeitnehmererfindungen
2	4.1		Forschungsfelder entwickeln				K		30 Jahre
3	4.1.10			Forschungskooperationen aufbauen		V	K
2	4.2		Drittmittel akquirieren				K		5 Jahre
3	4.2.10			Forschungsanträge erarbeiten		V	K
3	4.2.11			Drittmittelanzeige erstellen		V	K
2	4.3		Forschungsprojekte durchführen				K	Die finanzielle Abwicklung von Drittmittelprojekten findet in der Prozessgruppe "Finanzen managen" im Hauptprozess "Drittmittel und Sondermittel verwalten" statt.	je nach Projektmittelgeber
3	4.3.10			Projektstart organisieren		V	K
3	4.3.11			Projekte durchführen		V	K
3	4.3.12			Projektende administrieren		V	K
3	4.3.13			Forschungsfreisemester beantragen		V	K
2	4.4		Forschungskommunikation				K		30 Jahre
3	4.4.10			Forschungsportfolio veröffentlichen		V	K
3	4.4.11			Forschungsergebnisse veröffentlichen		V	K
2	4.5		Forschungsergebnisse verwerten			V	K		30 Jahre
3	4.5.10			Gründungsberatung durchführen		V	K
3	4.5.11			Erfindungen und Schutzrechte managen		V	K	Patente beantragen, bewirtschaften, verwalten, Lizenzen vergeben
3	4.5.12			Fragen zum Urheberrecht klären		V	U	Patente beantragen, bewirtschaften, verwalten, Lizenzen vergeben
1	5	Personal organisieren					U
2	5.0		Wissensdokumente			W		Allgemeine Wissendokumente zu Personalfragen
3	5.0.01			Stammdokumente des Personals		W	U	Personalakten	30 Jahre nach Regelrenteneintrittsalter
2	5.1		Personalgewinnung managen				U		1 Jahr
3	5.1.10			Personal einstellen		V	U
4					Stellenprofil erstellen
4					Stellen ausschreiben
4					Personalauswahlverfahren durchführen
4					Einstellung durchführen
3	5.1.11			Onboarding ausführen		V	U
2	5.2		Personalbetreuung mangen				U
2	5.3		Ausfallzeiten managen				U		5 Jahre
2	5.4		Personalentwicklung managen				U
3	5.4.10			Fortbildung beantragen und besuchen		V	U		2 Jahre
4					Anmeldungen entgegennehmen
4					Zu- und Absagen erteilen
4					Änderungen organisieren
4					Teilnahme prüfen
4					Zertifikate ausstellen
4					Personalakte aktualisieren
3	5.4.11			Interne Fortbildungen organisieren		V	U		2 Jahre
3	5.4.12			Jahresmitarbeitergespräch führen		V	U		30 Jahre nach Regelrenteneintrittsalter
3	5.4.13			Regelbeurteilungen für Beamtete durchführen		V	U		30 Jahre nach Regelrenteneintrittsalter
2	5.5		Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen managen				U		30 Jahre nach Regelrenteneintrittsalter
3	5.5.10			Arbeitsverhältnis beenden		V	U
4					Abmahnung erstellen
4					Arbeitszeugnis erstellen
1	6	Finanzen managen					U
2	6.0		Wissensdokumente			W
3	6.0.01			Dienstanweisungen		W		Alle gültigen Dienstanweisungen, die sich auf das Finanzmanagement beziehen.	10 Jahre
2	6.1		Haushalt planen				U		10 Jahre
3	6.1.10			Haushalt / Nachtragshaushalt aufstellen		V	U		10 Jahre
3					Haushalt ist verabschiedet
4					Verpflichtungsermächtigungen sind berücksichtigt
4					Haushaltsmittel sind veranschlagt
2	6.2		Haushalt ausführen				U		10 Jahre
3	6.2.10			Haushalt überwachen		V	U		10 Jahre
3	6.2.11			Über- und außerplanmäßige Ausgaben tätigen		V	U		10 Jahre
3	6.2.12			Eingangsrechnungen buchen		V	U		10 Jahre
3	6.2.13			Ausgangsrechnungen buchen		V	U		10 Jahre
3	6.2.14			Allg. Kassenangelegenheiten bearbeiten		V	U		10 Jahre
3	6.2.15			Umsatzsteuer abführen		V	U		10 Jahre
4					Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind getätigt
3	6.2.16			Forderungen managen		V	U		10 Jahre
4					Rechnungen erstellen
4					Gebühren sind erhoben
4					Mahnungen sind erstellt
2	6.3		Jahresabschluss erstellen				U		10 Jahre
3	6.3.10			Kassenprüfungen durchführen / Abgleich Bewirtschaftungs- und Kassensystem durchführen		V	U		10 Jahre
3	6.3.11			Jahresrechnung erstellen		V	U		10 Jahre
3	6.3.12			Mittelübertragung tätigen		V	U		10 Jahre
4					Haushaltsreste sind gebildet
4					Drittmittelrestesind gebildet
4					Überschüsse sind ermittelt
3	6.3.13			Einnahmen-Überschussrechnung durchführen		V	U	Doppisch: GUV/Bilanz	10 Jahre
4					Steuererklärung sind erstellt
4					Gewerbe-/ Körperschaftssteuern sind abgeführt
2	6.4		Vermögensverwaltung durchführen				U		10 Jahre
3	6.4.10			Anlagenbuchhaltung tätigen		V	U		10 Jahre
3	6.4.11			Inventarisierung durchführen		V	U		10 Jahre
2	6.5		Drittmittel und Sondermittel verwalten				U	HIer nur die finanzielle Abwicklung von Drittmittelprojekten. Der wissenschaftliche Panel eines Projekts wird oben unter Forschung und Transfer abgelegt.	"je nach Projektmittelgeber/
10 Jahre"
3	6.5.10			Förderantrag stellen		V	U
4					Forschungsidee entwickeln
4					Projekt ist kalkuliert
4					Projekt ist kategorisiert
4					Vertragliche Vereinbarungen sind geprüft
4					Steuerliche Konsequenzen sind geprüft
4					Mittelbedarf ist geplant
4					Vertragsabschluss tätigen			Durch Präsidentin oder Präsidenten
3	6.5.11			Projekt durchführen und Ausgaben abrechnen		V	U
4					Drittmittelkonto einrichten
4					Ausgaben buchen
4					Mittelzuflüsse buchen
4					Zwischenberichte erstellen
3	6.5.12			Projekt abschließen		V	U
4					Restmittel verbuchen
4					Wertabgabe bei höherwertigen Sachgütern in den Haushalt stellen
4					Abschlussbericht erstellen
4					Plan-/Abweichungsanalyse ist durchgeführt
4					Forschungsergebnisse sind dokumentiert
4					Schlussverwendungs-nachweise erstellen
2	6.6		Auftragsforschung und wissenschaftliche Dienstleistungen durchführen				U		10 Jahre
3					Angebot ist erstellt	V	U		10 Jahre
3					Auftrag ist durchgeführt	V	U		10 Jahre
3					Auftrag ist abgeschlossen	V	U		10 Jahre
3					Rechnung ist gestellt	V	U		10 Jahre
3					Restmittel sind verbucht	V	U		10 Jahre
2	6.7		Spenden und Sponsoring managen				U		10 Jahre
3	6.7.10			Spenden managen					10 Jahre
4					Spenden sind vereinnahmt
4					Spendenquittungen sind ausgestellt
4					Spenden sind verausgabt
2	6.8		Finanzcontrolling durchführen				U		10 Jahre
3	6.8.10			Statistiken erstellen		V	U		10 Jahre
3	6.8.11			Berichte erstellen		V	U		10 Jahre
3	6.8.12			Trennungsrechnung durchführen		V	U		10 Jahre
4					Trennungsrechnung ist erstellt
4					Trennungsrechnung ist ausgewertet
1	7	Infrastruktur managen					U
2	7.0		Wissensdokumente
2	7.1		Gebäude errichten, sanieren, umbauen				U
	7.1.01			Wissensdokumente		W
3	7.1.10			Gebäude erstellen, erweitern, umbauen, sanieren		V	U
3	7.1.11			Gewährleistungsmanagement		V	U
2	7.2		Gebäudeverwaltung				U
3	7.2.01			Wissensdokumente zu Gebäuden		W		Pläne, Raumbücher etc.	"30 Jahre /
so lange das Gebäude steht"
3	7.2.02			Raumdaten		W		z.B. eine Datenbank mit allen relevanten Stammdaten der Gebäude	"30 Jahre /
so lange das Gebäude steht"
3	7.2.03			Wissensdokumente zu technischen Einrichtungen		W		Pläne, Gebrauchsanweisungen, Wartungspläne	10 Jahre
3	7.2.10			Medienversorgung betreiben		V	U		10 Jahre
3	7.2.11			Entsorgung organisieren		V	U		10 Jahre
3	7.2.12			Gebäude reinigen und pflegen		V	U		10 Jahre
3	7.2.13			Gebäude schützen und sichern		V	U		10 Jahre
3	7.2.14			Ortsfeste Anlagen warten		V	U		10 Jahre
3	7.2.15			Objekte / Flächen anmieten oder pachten		V	U		10 Jahre
3	7.2.16			Objekte/ Flächen vermieten oder verpachten		V	U		10 Jahre
3	7.2.17			Räume vergeben und vermieten		V	U		10 Jahre
2	7.3		IT und Medientechnik				U
3	7.3.01			IT-Betriebshandbuch		W		Wissensdokumente zu Hard- und Software. Hier auch CMDB
3	7.3.02			Sicherheitskonzept und Notfallhandbuch		W
3	7.3.10			Störungen bearbeiten		V	U	Wiederherstellen eines Sollzustands
3	7.3.11			Störungsursachen analysieren		V	U
3	7.3.12			IT-Betrieb gewährleisten		V	U	Organisation von Helpdesk und Rufbereitschaft etc.
3	7.3.13			IT-Beratung leisten		V	U
3	7.3.14			IT-Change-Management		V	U	Das gesamte Change-Management. Jedes Ticket stellt einen RFC (Request for Change) dar und ist ein Vorgang.
3	7.3.15			IT-Infrastruktur bereitstellen		V	U
3	7.3.16			IT-Support gewährleisten		V	U
3	7.3.17			IT-Projekte durchführen		V	U
3	7.3.18			IT-Dienste gewährleisten		V	U
3	7.3.19			Enterprise Architecture Management		V	U
3	7.3.20			Software Asset Management		V	U
1	8	Services bereitstellen					U
2	8.0		Wissensdokumente			W
2	8.1		Literatur-, Medien und Informationsdienste organisieren				U	Bibliothek ist gemeint
3	8.1.10			Literatur- und Informationsversorgung gewährleisten		V	U
3	8.1.11			Publikationsdienste gewährleisten		V	U	auch Open Access
2	8.2		Dienstleistungen erbringen				U
3	8.2.01			Gebührenordnungen		W			10 Jahre
3	8.2.10			Gebühren regeln		V	U		10 Jahre
3	8.2.11			Unisport organisieren		V	U
2	8.3		Beschaffung				U		10 Jahre
	8.3.01			Wissendokumente		W
3	8.3.10			öffentliche Ausschreibung		V	U		10 Jahre
3	8.3.11			Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb		V	U		10 Jahre
3	8.3.12			Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb		V	U		10 Jahre
3	8.3.13			Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb		V	U		10 Jahre
3	8.3.14			Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb		V	U		10 Jahre
2	8.4		Vertragsmanagement				U
3	8.4.10			Lieferverträge monitoren		V	U	z.B. Liste oder Datenbank mit Stammdaten zu Veträgen
3	8.4.11			Lieferverträge pflegen		V	U	bei manchen Veträgen werden regelmäßige Termine fällig
3	8.4.12			Abrufe aus Verträgen		V	U	bei Rahmenverträgen
3	8.4.13			Lieferverträge kündigen		V	U
2	8.5		Archivierung				U		30 Jahre
3	8.5.01			Wissensdokumente		W
3	8.5.10			Bestand erhalten		V	U		30 Jahre
3	8.5.11			Schriftgut bewerten und übernehmen		V	U		30 Jahre
3	8.5.12			Archivgut erschließen		V	U		30 Jahre
3	8.5.13			Benutzung gewährleisten		V	U		30 Jahre
2	8.6		Für Sicherheit sorgen				U
3	8.6.10			Revision organisieren		V	U
3	8.6.11			Arbeitssicherheit gewährleisten		V	U
3	8.6.12			Datenschutz gewährleisten		V	U
3	8.6.13			Informationssicherheit gewährleisten		V	U
3	8.6.14			Umweltschutz gewährleisten		V	U
3	8.6.15			Notfälle und Krisen managen		V	U
2	8.7		Interne Beratung durchführen				U
3	8.7.10			Datenschutz		V	U
3	8.7.11			Klimaschutz		V	U
3	8.7.12			Gleichstellung		V	U