Musteraktenplan Hochschulen: Unterschied zwischen den Versionen
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− | + | ! ID !! Ebene 1 !! Ebene 2 !! Ebene 3 !! Ebene 4 !! Dok.-Art !! Proz.-Art !! Bem. zum Aktenzeichen !! Aufbewahrungsfrist !! Berechtigungen | |
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− | + | | || Prozessgruppen || Hauptprozesse || Prozesse || Meilensteine || || || Anf. zur Änderung || || | |
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− | + | | 0 || Übergreifende Wissensdokumente || || || || W || U || Allgemeine passive (externe) Wissensdokumente, die sich nicht einzelnen Prozessen zuordnen lassen. || || | |
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− | + | | 0.1 || || Offizielle Mitteilungen || || || W || U || HRK, Ministerien, etc. || 10 Jahre || | |
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− | + | | 0.2 || || Nichtamtliche Mitteilungen || || || W || U || Newsletter anderer Hochschulen, etc. || 2 Jahre || | |
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− | + | | 0.3 || || Pressespiegel || || || W || U || || 1 Jahr || | |
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− | + | | 1 || Hochschule leiten || || || || || S || || || | |
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− | + | | 1.0 || || Wissensdokumente || || || W || || Rechtsgrundlagen, Leitbild, etc. || || | |
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− | + | | 1.1 || || Hochschule strategisch entwickeln || || || || S || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.1.10 || || || Zielvereinbarungen mit dem Land vereinbaren || || V || S || Verhandlung und Zielvereinbarung mit dem [Senat] zur mehrjährigen Entwicklung und Profilbildung der HS || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.1.11 || || || Hochschulentwicklungsplan erstellen || || V || S || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.1.12 || || || Akademisches Controlling durchführen || || V || S || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.1.13 || || || Interne Qualitätssicherung durchführen || || V || S || z.B. Evaluation, Ziel-und Leistungsvereinbarungen || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.1.14 || || || Hochschulleitbild entwickeln || || V || S || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.1.15 || || || Strategische Projekte durchführen || || V || S || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.1.16 || || || Strategische Planungen erstellen || || V || S || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.2 || || Akademische Selbstverwaltung unterstützen || || || || S || Gremienwahlen durchführen, Sitzungen von Gremien organisieren || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.2.10 || || || Rektorat unterstützen || || V || S || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.2.11 || || || Präsident*in unterstützen || || V || S || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.3 || || Sitzung von Gremien durchführen || || || || S || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.3.10 || || || Präsidiumssitzung durchführen || || V || S || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.3.11 || || || Senatssitzung durchführen || || V || S || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.4 || || Strategisches Hochschulmarketing || || || || S || Gemeint sind strategische Maßnahmen, Rahmensetzungen. Für die operativen Prozesse gibt es eine eigene Hautgruppe. || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.4.10 || || || Kooperationen entwickeln || || V || S || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.4.11 || || || Außendarstellung entwickeln || || V || S || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.4.12 || || || Kontakte pflegen || || V || S || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.5 || || Organisation entwickeln || || || || K || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.5.10 || || || Ablauforganisation entwickeln || || V || K || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.5.11 || || || Aufbauorganisation entwickeln || || V || K || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.6 || || Institutionelles Qualitätsmanagement betreiben || || || || K || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 1.6.10 || || || Aufgabenkritik betreiben || || V || K || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 2 || Studium organisieren || || || || || K || Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde || || | |
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− | + | | 2.0 || || Wissensdokumente || || || W || || || || | |
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− | + | | 2.1 || || Studiengänge managen || || || || K || Der Hauptprozess "Studium organisieren" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar. || || | |
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− | + | | 2.1.01 || || || Wissensdokumente || || W || || || || | |
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− | + | | 2.1.10 || || || Studiengang entwickeln || || V || K || || 20 Jahre || | |
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− | + | | || || || || Studiengang ist initiiert || || || || || | |
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− | + | | || || || || Studiengang ist entworfen || || || || || | |
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− | + | | || || || || Studiengang ist ausgestaltet || || || || || | |
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− | + | | || || || || Studiengang ist genehmigt || || || || || | |
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− | + | | 2.1.11 || || || Studiengang einrichten || || V || K || || 20 Jahre || | |
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− | + | | 2.1.12 || || || Studiengang betreiben || || V || K || z.B. Überlast reduzieren, PO ändern || 20 Jahre || | |
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− | + | | || || || || Studiengang ist evaluiert/ akkreditiert || || || || || | |
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− | + | | 2.1.13 || || || Studiengang einstellen || || V || K || || 20 Jahre || | |
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− | + | | 2.2 || || Studienbewerber managen || || || || || || || | |
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− | + | | 2.2.01 || || || Wissensdokumente || || W || || || || | |
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− | + | | 2.2.10 || || || Studieninteressierte verwalten || || V || K || || 2 Jahre || | |
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− | + | | || || || || Studieninteressierte sind informiert || || || || || | |
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− | + | | 2.2.11 || || || Bewerbungsverfahren einrichten || || V || K || || 10 Jahre || | |
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− | + | | || || || || Inhaltliche Daten sind erfasst || || || || || | |
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− | + | | || || || || Zeitliche Daten sind erfasst || || || || || | |
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− | + | | || || || || Technische Schnittstellen sind eingerichtet || || || || || | |
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− | + | | || || || || Bewerbungen sind entgegengenommen || || || || || | |
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− | + | | || || || || Nicht-europäische Hochschulzugangs-Berechtigungen sind anerkannt/ abgelehnt || || || || || | |
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− | + | | || || || || Bewerbungen sind geprüft || || || || || | |
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− | + | | || || || || Bewerbungen sind bewertet || || || || || | |
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− | + | | || || || || Vorprüfungen sind durchgeführt || || || || || | |
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− | + | | || || || || Bewerberdaten sind gelöscht || || || || || | |
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− | + | | 2.2.12 || || || Zulassungsverfahren durchführen || || V || K || || 10 Jahre || | |
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− | + | | || || || || Studienbewerber*innen sind zugelassen || || || || || | |
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− | + | | || || || || Daten über Schnittstellen sind eingelesen || || || || || | |
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− | + | | 2.2.13 || || || Immatrikulation durchführen || || V || K || || 10 Jahre || | |
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− | + | | || || || || Immatrikulation ist vorgenommen || || || || || | |
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− | + | | || || || || Erstunterlagen sind erstellt und bereitgestellt || || || Studierendenausweis, Bescheid || || | |
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− | + | | 2.3 || || Studierende managen || || || || K || Umfasst alle Prozesse, mit denen Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation || || | |
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− | + | | 2.3.01 || || || Wissensdokumente || || W || || || || | |
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− | + | | 2.3.10 || || || Rückmeldung durchführen || || V || K || || 10 Jahre || | |
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− | + | | || || || || Beurlaubung durchführen || || || || || | |
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− | + | | 2.3.11 || || || Sonderstudienfälle bearbeiten || || V || K || Doppel-/ Teilzeitstudium || 10 Jahre || | |
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− | + | | || || || || Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten || || || || || | |
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− | + | | 2.3.12 || || || Studiengang- und Fach-/PO-Wechsel durchführen || || V || K || || 10 Jahre || | |
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− | + | | 2.3.13 || || || Praxis- und Auslandssemester verwalten || || V || K || || 10 Jahre || | |
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− | + | | 2.3.14 || || || Studierende beraten || || V || K || || 10 Jahre || | |
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− | + | | 2.3.15 || || || Exmatrikulation durchführen || || V || K || || 10 Jahre || | |
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− | + | | 2.3.16 || || || Serviceprozesse Studierendenmanagement durchführen || || V || U || || 10 Jahre || | |
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− | + | | || || || || Stammdatenänderungen durchführen || || || || || | |
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− | + | | || || || || Studierendenbeiträge/ Gebühren verwalten || || || || || | |
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− | + | | || || || || Studienkonten führen || || || || || | |
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− | + | | 2.4 || || Alumni managen || || || || K || Umfasst auch Karriereplanung. Eventuell nur "Alumni" (Absolvent) als Bezeichnung || 10 Jahre || | |
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− | + | | 2.4.10 || || || Alumni Service bereitstellen || || V || K || || 10 Jahre || | |
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− | + | | 3 || Lehre organisieren || || || || || K || Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde || || | |
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− | + | | 3.0 || || Wissensdokumente || || || W || || || || | |
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− | + | | 3.1 || || Lehrveranstaltungen managen || || || || K || || || | |
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− | + | | 3.1.01 || || || Wissensdokumente || || W || || || || | |
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− | + | | || || || || Kapazität der Lehrenden ist erhoben || || || || || | |
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− | + | | || || || || Erforderliches Lehrveranstaltungsangebot ist erhoben || || || || || | |
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− | + | | 3.1.10 || || || Lehrveranstaltungen erstellen || || V || K || || 1 Jahr || | |
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− | + | | || || || || Lehrveranstaltungsplan ist organisiert || || || || || | |
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− | + | | || || || || Lehrveranstaltungen sind veröffentlicht || || || z.B. Vorlesungsverzeichnis, Homepage || || | |
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− | + | | 3.1.11 || || || Lehrveranstaltungen belegen || || V || K || || 1 Jahr || | |
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− | + | | || || || || Vertiefungen/ Schwerpunkte sind gewählt || || || || || | |
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− | + | | || || || || Studierende sind Lehrveranstaltungen zugeteilt || || || || || | |
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− | + | | || || || || Teilnehmerlisten und -daten sind bereitgestellt || || || || || | |
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− | + | | 3.1.12 || || || Lehrveranstaltungen durchführen und evaluieren || || V || K || z.B. im Vorlesungsverzeichnis || 1 Jahr || | |
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− | + | | || || || || Lehrveranstaltungsinhalte sind vorbereitet || || || || || | |
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− | + | | || || || || Lehrveranstaltungen sind durchgeführt || || || || || | |
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− | + | | || || || || Lehrveranstaltungsevaluation ist konzipiert || || || || || | |
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− | + | | || || || || Lehrveranstaltung ist evaluiert || || || || || | |
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− | + | | 3.1.13 || || || Lehrendendaten verwalten || || V || U || || 10 Jahre || | |
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− | + | | || || || || Lehrdeputate sind verwaltet || || || || || | |
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− | + | | 3.2 || || Prüfungen managen || || || || K || || 5 Jahre || | |
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− | + | | 3.2.01 || || || Wissensdokumente || || W || || || || | |
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− | + | | 3.2.10 || || || Prüfungsangebot planen || || V || K || || 5 Jahre || | |
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− | + | | 3.2.11 || || || Prüfungen erstellen || || V || K || || 5 Jahre || | |
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− | + | | || || || || Prüfungen sind organisiert || || || || || | |
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− | + | | 3.2.12 || || || Prüfungen belegen || || V || K || || 5 Jahre || | |
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− | + | | || || || || Teilnehmerlisten und -daten sind bereitgestellt || || || || || | |
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− | + | | 3.2.13 || || || Prüfungen durchführen || || V || K || || 5 Jahre || | |
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− | + | | || || || || Prüfungen sind inhaltlich vorbereitet || || || || || | |
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− | + | | 3.2.14 || || || Abschlussarbeiten durchführen und verwalten || || V || K || || 5 Jahre || | |
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− | + | | || || || || Noten und Leistungen sind erfasst || || || || || | |
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− | + | | || || || || Zeugnisdokumente zum Studienabschluss sind erstellt || || || || || | |
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− | + | | || || || || Staatsexamina und andere externe Abschlussprüfungen verwalten || || || || || | |
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− | + | | 3.2.15 || || || Widersprüche bearbeiten || || V || K || || 5 Jahre || | |
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− | + | | 3.3 || || Praktika managen || || || || K || || 5 Jahre || | |
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− | + | | 3.3.10 || || || Praktikumsangebot verwalten || || V || K || || 5 Jahre || | |
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− | + | | 3.3.11 || || || Praktika verwalten || || V || K || || 5 Jahre || | |
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− | + | | 3.4 || || Promovierende managen || || || || K || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 3.5 || || Externe Weiterbildungsangebote organisieren || || || || K || Kostenpflichtige Zertifikatskurse, Weiterbildung für Externe, keine grundständige Studiengänge (nicht Punktesystem) --> genaue Abgrenzung notwendig || 5 Jahre || | |
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− | + | | 3.5.10 || || || Seminar verwalten || || V || K || || || | |
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− | + | | || || || || Seminar konzipieren || || || Modulpläne erstellen || || | |
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− | + | | || || || || Finanzpläne erstellen || || || || || | |
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− | + | | || || || || Kooperationen vereinbaren || || || || || | |
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− | + | | || || || || Teilnehmerlisten verwalten || || || || || | |
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− | + | | || || || || Evaluation durchführen || || || || || | |
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− | + | | 3.5.11 || || || Dozenten verwalten || || V || U || || || | |
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− | + | | || || || || Verträge erstellen || || || || || | |
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− | + | | || || || || Fragebogen auswerten || || || || || | |
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− | + | | 3.5.12 || || || Teilnehmer verwalten || || V || U || || || | |
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− | + | | || || || || Vertrag erstellen || || || || || | |
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− | + | | || || || || Abschlussunterlagen fertigen || || || || || | |
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− | + | | 4 || Forschung und Transfer managen || || || || || K || || || | |
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− | + | | 4.0 || || Wissensdokumente || || || W || || || || | |
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− | + | | 4.0.10 || || || Gesetzliche Grundlagen von Forschung und Transfer || || V || K || Rechtliche Festlegungen von Arbeitnehmererfindungen || || | |
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− | + | | 4.1 || || Forschungsfelder entwickeln || || || || K || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 4.1.10 || || || Forschungskooperationen aufbauen || || V || K || || || | |
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− | + | | 4.2 || || Drittmittel akquirieren || || || || K || || 5 Jahre || | |
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− | + | | 4.2.10 || || || Forschungsanträge erarbeiten || || V || K || || || | |
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− | + | | 4.2.11 || || || Drittmittelanzeige erstellen || || V || K || || || | |
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− | + | | 4.3 || || Forschungsprojekte durchführen || || || || K || Die finanzielle Abwicklung von Drittmittelprojekten findet in der Prozessgruppe "Finanzen managen" im Hauptprozess "Drittmittel und Sondermittel verwalten" statt. || je nach Projektmittelgeber || | |
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− | + | | 4.3.10 || || || Projektstart organisieren || || V || K || || || | |
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− | + | | 4.3.11 || || || Projekte durchführen || || V || K || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 4.3.12 || || || Projektende administrieren || || V || K || || || | |
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− | + | | 4.3.13 || || || Forschungsfreisemester beantragen || || V || K || || || | |
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− | + | | 4.4 || || Forschungskommunikation || || || || K || || 30 Jahre || | |
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− | + | | 4.4.10 || || || Forschungsportfolio veröffentlichen || || V || K || || || | |
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− | + | | 4.4.11 || || || Forschungsergebnisse veröffentlichen || || V || K || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 4.5 || || Forschungsergebnisse verwerten || || || V || K || || 30 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 4.5.10 || || || Gründungsberatung durchführen || || V || K || || || | |
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− | + | | 4.5.11 || || || Erfindungen und Schutzrechte managen || || V || K || Patente beantragen, bewirtschaften, verwalten, Lizenzen vergeben || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 4.5.12 || || || Fragen zum Urheberrecht klären || || V || U || Patente beantragen, bewirtschaften, verwalten, Lizenzen vergeben || || | |
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− | + | | 5 || Personal organisieren || || || || || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 5.0 || || Wissensdokumente || || || W || || Allgemeine Wissendokumente zu Personalfragen || || | |
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− | + | | 5.0.01 || || || Stammdokumente des Personals || || W || U || Personalakten || 30 Jahre nach Regelrenteneintrittsalter || | |
|- | |- | ||
− | + | | 5.1 || || Personalgewinnung managen || || || || U || || 1 Jahr || | |
|- | |- | ||
− | + | | 5.1.10 || || || Personal einstellen || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Stellenprofil erstellen || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Stellen ausschreiben || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Personalauswahlverfahren durchführen || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Einstellung durchführen || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 5.1.11 || || || Onboarding ausführen || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 5.2 || || Personalbetreuung mangen || || || || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 5.3 || || Ausfallzeiten managen || || || || U || || 5 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 5.4 || || Personalentwicklung managen || || || || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 5.4.10 || || || Fortbildung beantragen und besuchen || || V || U || || 2 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Anmeldungen entgegennehmen || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Zu- und Absagen erteilen || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Änderungen organisieren || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Teilnahme prüfen || || || || || | |
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− | + | | || || || || Zertifikate ausstellen || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Personalakte aktualisieren || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 5.4.11 || || || Interne Fortbildungen organisieren || || V || U || || 2 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 5.4.12 || || || Jahresmitarbeitergespräch führen || || V || U || || 30 Jahre nach Regelrenteneintrittsalter || | |
|- | |- | ||
− | + | | 5.4.13 || || || Regelbeurteilungen für Beamtete durchführen || || V || U || || 30 Jahre nach Regelrenteneintrittsalter || | |
|- | |- | ||
− | + | | 5.5 || || Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen managen || || || || U || || 30 Jahre nach Regelrenteneintrittsalter || | |
|- | |- | ||
− | + | | 5.5.10 || || || Arbeitsverhältnis beenden || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Abmahnung erstellen || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Arbeitszeugnis erstellen || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6 || Finanzen managen || || || || || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.0 || || Wissensdokumente || || || W || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.0.01 || || || Dienstanweisungen || || W || || Alle gültigen Dienstanweisungen, die sich auf das Finanzmanagement beziehen. || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.1 || || Haushalt planen || || || || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.1.10 || || || Haushalt / Nachtragshaushalt aufstellen || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Haushalt ist verabschiedet || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Verpflichtungsermächtigungen sind berücksichtigt || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Haushaltsmittel sind veranschlagt || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.2 || || Haushalt ausführen || || || || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.2.10 || || || Haushalt überwachen || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.2.11 || || || Über- und außerplanmäßige Ausgaben tätigen || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.2.12 || || || Eingangsrechnungen buchen || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.2.13 || || || Ausgangsrechnungen buchen || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.2.14 || || || Allg. Kassenangelegenheiten bearbeiten || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.2.15 || || || Umsatzsteuer abführen || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind getätigt || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.2.16 || || || Forderungen managen || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Rechnungen erstellen || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Gebühren sind erhoben || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Mahnungen sind erstellt || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.3 || || Jahresabschluss erstellen || || || || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.3.10 || || || Kassenprüfungen durchführen / Abgleich Bewirtschaftungs- und Kassensystem durchführen || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.3.11 || || || Jahresrechnung erstellen || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.3.12 || || || Mittelübertragung tätigen || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Haushaltsreste sind gebildet || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Drittmittelrestesind gebildet || || || || || | |
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− | + | | || || || || Überschüsse sind ermittelt || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.3.13 || || || Einnahmen-Überschussrechnung durchführen || || V || U || Doppisch: GUV/Bilanz || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Steuererklärung sind erstellt || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Gewerbe-/ Körperschaftssteuern sind abgeführt || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.4 || || Vermögensverwaltung durchführen || || || || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.4.10 || || || Anlagenbuchhaltung tätigen || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.4.11 || || || Inventarisierung durchführen || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.5 || || Drittmittel und Sondermittel verwalten || || || || U || HIer nur die finanzielle Abwicklung von Drittmittelprojekten. Der wissenschaftliche Panel eines Projekts wird oben unter Forschung und Transfer abgelegt. || "je nach Projektmittelgeber/ | |
|- | |- | ||
| 10 Jahre" || | | 10 Jahre" || | ||
|- | |- | ||
− | + | | 6.5.10 || || || Förderantrag stellen || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Forschungsidee entwickeln || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Projekt ist kalkuliert || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Projekt ist kategorisiert || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Vertragliche Vereinbarungen sind geprüft || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Steuerliche Konsequenzen sind geprüft || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Mittelbedarf ist geplant || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Vertragsabschluss tätigen || || || Durch Präsidentin oder Präsidenten || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.5.11 || || || Projekt durchführen und Ausgaben abrechnen || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Drittmittelkonto einrichten || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Ausgaben buchen || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Mittelzuflüsse buchen || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Zwischenberichte erstellen || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.5.12 || || || Projekt abschließen || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Restmittel verbuchen || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Wertabgabe bei höherwertigen Sachgütern in den Haushalt stellen || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Abschlussbericht erstellen || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Plan-/Abweichungsanalyse ist durchgeführt || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Forschungsergebnisse sind dokumentiert || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Schlussverwendungs-nachweise erstellen || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.6 || || Auftragsforschung und wissenschaftliche Dienstleistungen durchführen || || || || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Angebot ist erstellt || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Auftrag ist durchgeführt || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Auftrag ist abgeschlossen || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Rechnung ist gestellt || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Restmittel sind verbucht || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.7 || || Spenden und Sponsoring managen || || || || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.7.10 || || || Spenden managen || || || || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Spenden sind vereinnahmt || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Spendenquittungen sind ausgestellt || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Spenden sind verausgabt || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.8 || || Finanzcontrolling durchführen || || || || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.8.10 || || || Statistiken erstellen || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.8.11 || || || Berichte erstellen || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 6.8.12 || || || Trennungsrechnung durchführen || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Trennungsrechnung ist erstellt || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | || || || || Trennungsrechnung ist ausgewertet || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7 || Infrastruktur managen || || || || || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.0 || || Wissensdokumente || || || || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.1 || || Gebäude errichten, sanieren, umbauen || || || || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.1.01 || || || Wissensdokumente || || W || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.1.10 || || || Gebäude erstellen, erweitern, umbauen, sanieren || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.1.11 || || || Gewährleistungsmanagement || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.2 || || Gebäudeverwaltung || || || || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.2.01 || || || Wissensdokumente zu Gebäuden || || W || || Pläne, Raumbücher etc. || "30 Jahre / | |
|- | |- | ||
| so lange das Gebäude steht" || | | so lange das Gebäude steht" || | ||
|- | |- | ||
− | + | | 7.2.02 || || || Raumdaten || || W || || z.B. eine Datenbank mit allen relevanten Stammdaten der Gebäude || "30 Jahre / | |
|- | |- | ||
| so lange das Gebäude steht" || | | so lange das Gebäude steht" || | ||
|- | |- | ||
− | + | | 7.2.03 || || || Wissensdokumente zu technischen Einrichtungen || || W || || Pläne, Gebrauchsanweisungen, Wartungspläne || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.2.10 || || || Medienversorgung betreiben || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.2.11 || || || Entsorgung organisieren || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.2.12 || || || Gebäude reinigen und pflegen || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.2.13 || || || Gebäude schützen und sichern || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.2.14 || || || Ortsfeste Anlagen warten || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.2.15 || || || Objekte / Flächen anmieten oder pachten || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.2.16 || || || Objekte/ Flächen vermieten oder verpachten || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.2.17 || || || Räume vergeben und vermieten || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.3 || || IT und Medientechnik || || || || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.3.01 || || || IT-Betriebshandbuch || || W || || Wissensdokumente zu Hard- und Software. Hier auch CMDB || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.3.02 || || || Sicherheitskonzept und Notfallhandbuch || || W || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.3.10 || || || Störungen bearbeiten || || V || U || Wiederherstellen eines Sollzustands || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.3.11 || || || Störungsursachen analysieren || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.3.12 || || || IT-Betrieb gewährleisten || || V || U || Organisation von Helpdesk und Rufbereitschaft etc. || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.3.13 || || || IT-Beratung leisten || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.3.14 || || || IT-Change-Management || || V || U || Das gesamte Change-Management. Jedes Ticket stellt einen RFC (Request for Change) dar und ist ein Vorgang. || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.3.15 || || || IT-Infrastruktur bereitstellen || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.3.16 || || || IT-Support gewährleisten || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.3.17 || || || IT-Projekte durchführen || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.3.18 || || || IT-Dienste gewährleisten || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.3.19 || || || Enterprise Architecture Management || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 7.3.20 || || || Software Asset Management || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8 || Services bereitstellen || || || || || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.0 || || Wissensdokumente || || || W || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.1 || || Literatur-, Medien und Informationsdienste organisieren || || || || U || Bibliothek ist gemeint || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.1.10 || || || Literatur- und Informationsversorgung gewährleisten || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.1.11 || || || Publikationsdienste gewährleisten || || V || U || auch Open Access || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.2 || || Dienstleistungen erbringen || || || || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.2.01 || || || Gebührenordnungen || || W || || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.2.10 || || || Gebühren regeln || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.2.11 || || || Unisport organisieren || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.3 || || Beschaffung || || || || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.3.01 || || || Wissendokumente || || W || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.3.10 || || || öffentliche Ausschreibung || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.3.11 || || || Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.3.12 || || || Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.3.13 || || || Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.3.14 || || || Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb || || V || U || || 10 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.4 || || Vertragsmanagement || || || || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.4.10 || || || Lieferverträge monitoren || || V || U || z.B. Liste oder Datenbank mit Stammdaten zu Veträgen || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.4.11 || || || Lieferverträge pflegen || || V || U || bei manchen Veträgen werden regelmäßige Termine fällig || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.4.12 || || || Abrufe aus Verträgen || || V || U || bei Rahmenverträgen || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.4.13 || || || Lieferverträge kündigen || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.5 || || Archivierung || || || || U || || 30 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.5.01 || || || Wissensdokumente || || W || || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.5.10 || || || Bestand erhalten || || V || U || || 30 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.5.11 || || || Schriftgut bewerten und übernehmen || || V || U || || 30 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.5.12 || || || Archivgut erschließen || || V || U || || 30 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.5.13 || || || Benutzung gewährleisten || || V || U || || 30 Jahre || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.6 || || Für Sicherheit sorgen || || || || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.6.10 || || || Revision organisieren || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.6.11 || || || Arbeitssicherheit gewährleisten || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.6.12 || || || Datenschutz gewährleisten || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.6.13 || || || Informationssicherheit gewährleisten || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.6.14 || || || Umweltschutz gewährleisten || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.6.15 || || || Notfälle und Krisen managen || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.7 || || Interne Beratung durchführen || || || || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.7.10 || || || Datenschutz || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.7.11 || || || Klimaschutz || || V || U || || || | |
|- | |- | ||
− | + | | 8.7.12 || || || Gleichstellung || || V || U || || || | |
− | |||
− | |||
|} | |} | ||
− | |||
Version vom 5. April 2021, 15:18 Uhr
Stand: 5.04.2021
Letzte Bearbeitung: Peter.Bauer
ID | Ebene 1 | Ebene 2 | Ebene 3 | Ebene 4 | Dok.-Art | Proz.-Art | Bem. zum Aktenzeichen | Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Prozessgruppen | Hauptprozesse | Prozesse | Meilensteine | Anf. zur Änderung | |||||
0 | Übergreifende Wissensdokumente | W | U | Allgemeine passive (externe) Wissensdokumente, die sich nicht einzelnen Prozessen zuordnen lassen. | |||||
0.1 | Offizielle Mitteilungen | W | U | HRK, Ministerien, etc. | 10 Jahre | ||||
0.2 | Nichtamtliche Mitteilungen | W | U | Newsletter anderer Hochschulen, etc. | 2 Jahre | ||||
0.3 | Pressespiegel | W | U | 1 Jahr | |||||
1 | Hochschule leiten | S | |||||||
1.0 | Wissensdokumente | W | Rechtsgrundlagen, Leitbild, etc. | ||||||
1.1 | Hochschule strategisch entwickeln | S | 30 Jahre | ||||||
1.1.10 | Zielvereinbarungen mit dem Land vereinbaren | V | S | Verhandlung und Zielvereinbarung mit dem [Senat] zur mehrjährigen Entwicklung und Profilbildung der HS | 30 Jahre | ||||
1.1.11 | Hochschulentwicklungsplan erstellen | V | S | 30 Jahre | |||||
1.1.12 | Akademisches Controlling durchführen | V | S | 30 Jahre | |||||
1.1.13 | Interne Qualitätssicherung durchführen | V | S | z.B. Evaluation, Ziel-und Leistungsvereinbarungen | 30 Jahre | ||||
1.1.14 | Hochschulleitbild entwickeln | V | S | 30 Jahre | |||||
1.1.15 | Strategische Projekte durchführen | V | S | 30 Jahre | |||||
1.1.16 | Strategische Planungen erstellen | V | S | 30 Jahre | |||||
1.2 | Akademische Selbstverwaltung unterstützen | S | Gremienwahlen durchführen, Sitzungen von Gremien organisieren | 30 Jahre | |||||
1.2.10 | Rektorat unterstützen | V | S | 30 Jahre | |||||
1.2.11 | Präsident*in unterstützen | V | S | 30 Jahre | |||||
1.3 | Sitzung von Gremien durchführen | S | 30 Jahre | ||||||
1.3.10 | Präsidiumssitzung durchführen | V | S | 30 Jahre | |||||
1.3.11 | Senatssitzung durchführen | V | S | 30 Jahre | |||||
1.4 | Strategisches Hochschulmarketing | S | Gemeint sind strategische Maßnahmen, Rahmensetzungen. Für die operativen Prozesse gibt es eine eigene Hautgruppe. | 30 Jahre | |||||
1.4.10 | Kooperationen entwickeln | V | S | 30 Jahre | |||||
1.4.11 | Außendarstellung entwickeln | V | S | 30 Jahre | |||||
1.4.12 | Kontakte pflegen | V | S | 30 Jahre | |||||
1.5 | Organisation entwickeln | K | 30 Jahre | ||||||
1.5.10 | Ablauforganisation entwickeln | V | K | 30 Jahre | |||||
1.5.11 | Aufbauorganisation entwickeln | V | K | 30 Jahre | |||||
1.6 | Institutionelles Qualitätsmanagement betreiben | K | 30 Jahre | ||||||
1.6.10 | Aufgabenkritik betreiben | V | K | 30 Jahre | |||||
2 | Studium organisieren | K | Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde | ||||||
2.0 | Wissensdokumente | W | |||||||
2.1 | Studiengänge managen | K | Der Hauptprozess "Studium organisieren" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar. | ||||||
2.1.01 | Wissensdokumente | W | |||||||
2.1.10 | Studiengang entwickeln | V | K | 20 Jahre | |||||
Studiengang ist initiiert | |||||||||
Studiengang ist entworfen | |||||||||
Studiengang ist ausgestaltet | |||||||||
Studiengang ist genehmigt | |||||||||
2.1.11 | Studiengang einrichten | V | K | 20 Jahre | |||||
2.1.12 | Studiengang betreiben | V | K | z.B. Überlast reduzieren, PO ändern | 20 Jahre | ||||
Studiengang ist evaluiert/ akkreditiert | |||||||||
2.1.13 | Studiengang einstellen | V | K | 20 Jahre | |||||
2.2 | Studienbewerber managen | ||||||||
2.2.01 | Wissensdokumente | W | |||||||
2.2.10 | Studieninteressierte verwalten | V | K | 2 Jahre | |||||
Studieninteressierte sind informiert | |||||||||
2.2.11 | Bewerbungsverfahren einrichten | V | K | 10 Jahre | |||||
Inhaltliche Daten sind erfasst | |||||||||
Zeitliche Daten sind erfasst | |||||||||
Technische Schnittstellen sind eingerichtet | |||||||||
Bewerbungen sind entgegengenommen | |||||||||
Nicht-europäische Hochschulzugangs-Berechtigungen sind anerkannt/ abgelehnt | |||||||||
Bewerbungen sind geprüft | |||||||||
Bewerbungen sind bewertet | |||||||||
Vorprüfungen sind durchgeführt | |||||||||
Bewerberdaten sind gelöscht | |||||||||
2.2.12 | Zulassungsverfahren durchführen | V | K | 10 Jahre | |||||
Studienbewerber*innen sind zugelassen | |||||||||
Daten über Schnittstellen sind eingelesen | |||||||||
2.2.13 | Immatrikulation durchführen | V | K | 10 Jahre | |||||
Immatrikulation ist vorgenommen | |||||||||
Erstunterlagen sind erstellt und bereitgestellt | Studierendenausweis, Bescheid | ||||||||
2.3 | Studierende managen | K | Umfasst alle Prozesse, mit denen Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation | ||||||
2.3.01 | Wissensdokumente | W | |||||||
2.3.10 | Rückmeldung durchführen | V | K | 10 Jahre | |||||
Beurlaubung durchführen | |||||||||
2.3.11 | Sonderstudienfälle bearbeiten | V | K | Doppel-/ Teilzeitstudium | 10 Jahre | ||||
Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten | |||||||||
2.3.12 | Studiengang- und Fach-/PO-Wechsel durchführen | V | K | 10 Jahre | |||||
2.3.13 | Praxis- und Auslandssemester verwalten | V | K | 10 Jahre | |||||
2.3.14 | Studierende beraten | V | K | 10 Jahre | |||||
2.3.15 | Exmatrikulation durchführen | V | K | 10 Jahre | |||||
2.3.16 | Serviceprozesse Studierendenmanagement durchführen | V | U | 10 Jahre | |||||
Stammdatenänderungen durchführen | |||||||||
Studierendenbeiträge/ Gebühren verwalten | |||||||||
Studienkonten führen | |||||||||
2.4 | Alumni managen | K | Umfasst auch Karriereplanung. Eventuell nur "Alumni" (Absolvent) als Bezeichnung | 10 Jahre | |||||
2.4.10 | Alumni Service bereitstellen | V | K | 10 Jahre | |||||
3 | Lehre organisieren | K | Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde | ||||||
3.0 | Wissensdokumente | W | |||||||
3.1 | Lehrveranstaltungen managen | K | |||||||
3.1.01 | Wissensdokumente | W | |||||||
Kapazität der Lehrenden ist erhoben | |||||||||
Erforderliches Lehrveranstaltungsangebot ist erhoben | |||||||||
3.1.10 | Lehrveranstaltungen erstellen | V | K | 1 Jahr | |||||
Lehrveranstaltungsplan ist organisiert | |||||||||
Lehrveranstaltungen sind veröffentlicht | z.B. Vorlesungsverzeichnis, Homepage | ||||||||
3.1.11 | Lehrveranstaltungen belegen | V | K | 1 Jahr | |||||
Vertiefungen/ Schwerpunkte sind gewählt | |||||||||
Studierende sind Lehrveranstaltungen zugeteilt | |||||||||
Teilnehmerlisten und -daten sind bereitgestellt | |||||||||
3.1.12 | Lehrveranstaltungen durchführen und evaluieren | V | K | z.B. im Vorlesungsverzeichnis | 1 Jahr | ||||
Lehrveranstaltungsinhalte sind vorbereitet | |||||||||
Lehrveranstaltungen sind durchgeführt | |||||||||
Lehrveranstaltungsevaluation ist konzipiert | |||||||||
Lehrveranstaltung ist evaluiert | |||||||||
3.1.13 | Lehrendendaten verwalten | V | U | 10 Jahre | |||||
Lehrdeputate sind verwaltet | |||||||||
3.2 | Prüfungen managen | K | 5 Jahre | ||||||
3.2.01 | Wissensdokumente | W | |||||||
3.2.10 | Prüfungsangebot planen | V | K | 5 Jahre | |||||
3.2.11 | Prüfungen erstellen | V | K | 5 Jahre | |||||
Prüfungen sind organisiert | |||||||||
3.2.12 | Prüfungen belegen | V | K | 5 Jahre | |||||
Teilnehmerlisten und -daten sind bereitgestellt | |||||||||
3.2.13 | Prüfungen durchführen | V | K | 5 Jahre | |||||
Prüfungen sind inhaltlich vorbereitet | |||||||||
3.2.14 | Abschlussarbeiten durchführen und verwalten | V | K | 5 Jahre | |||||
Noten und Leistungen sind erfasst | |||||||||
Zeugnisdokumente zum Studienabschluss sind erstellt | |||||||||
Staatsexamina und andere externe Abschlussprüfungen verwalten | |||||||||
3.2.15 | Widersprüche bearbeiten | V | K | 5 Jahre | |||||
3.3 | Praktika managen | K | 5 Jahre | ||||||
3.3.10 | Praktikumsangebot verwalten | V | K | 5 Jahre | |||||
3.3.11 | Praktika verwalten | V | K | 5 Jahre | |||||
3.4 | Promovierende managen | K | 30 Jahre | ||||||
3.5 | Externe Weiterbildungsangebote organisieren | K | Kostenpflichtige Zertifikatskurse, Weiterbildung für Externe, keine grundständige Studiengänge (nicht Punktesystem) --> genaue Abgrenzung notwendig | 5 Jahre | |||||
3.5.10 | Seminar verwalten | V | K | ||||||
Seminar konzipieren | Modulpläne erstellen | ||||||||
Finanzpläne erstellen | |||||||||
Kooperationen vereinbaren | |||||||||
Teilnehmerlisten verwalten | |||||||||
Evaluation durchführen | |||||||||
3.5.11 | Dozenten verwalten | V | U | ||||||
Verträge erstellen | |||||||||
Fragebogen auswerten | |||||||||
3.5.12 | Teilnehmer verwalten | V | U | ||||||
Vertrag erstellen | |||||||||
Abschlussunterlagen fertigen | |||||||||
4 | Forschung und Transfer managen | K | |||||||
4.0 | Wissensdokumente | W | |||||||
4.0.10 | Gesetzliche Grundlagen von Forschung und Transfer | V | K | Rechtliche Festlegungen von Arbeitnehmererfindungen | |||||
4.1 | Forschungsfelder entwickeln | K | 30 Jahre | ||||||
4.1.10 | Forschungskooperationen aufbauen | V | K | ||||||
4.2 | Drittmittel akquirieren | K | 5 Jahre | ||||||
4.2.10 | Forschungsanträge erarbeiten | V | K | ||||||
4.2.11 | Drittmittelanzeige erstellen | V | K | ||||||
4.3 | Forschungsprojekte durchführen | K | Die finanzielle Abwicklung von Drittmittelprojekten findet in der Prozessgruppe "Finanzen managen" im Hauptprozess "Drittmittel und Sondermittel verwalten" statt. | je nach Projektmittelgeber | |||||
4.3.10 | Projektstart organisieren | V | K | ||||||
4.3.11 | Projekte durchführen | V | K | ||||||
4.3.12 | Projektende administrieren | V | K | ||||||
4.3.13 | Forschungsfreisemester beantragen | V | K | ||||||
4.4 | Forschungskommunikation | K | 30 Jahre | ||||||
4.4.10 | Forschungsportfolio veröffentlichen | V | K | ||||||
4.4.11 | Forschungsergebnisse veröffentlichen | V | K | ||||||
4.5 | Forschungsergebnisse verwerten | V | K | 30 Jahre | |||||
4.5.10 | Gründungsberatung durchführen | V | K | ||||||
4.5.11 | Erfindungen und Schutzrechte managen | V | K | Patente beantragen, bewirtschaften, verwalten, Lizenzen vergeben | |||||
4.5.12 | Fragen zum Urheberrecht klären | V | U | Patente beantragen, bewirtschaften, verwalten, Lizenzen vergeben | |||||
5 | Personal organisieren | U | |||||||
5.0 | Wissensdokumente | W | Allgemeine Wissendokumente zu Personalfragen | ||||||
5.0.01 | Stammdokumente des Personals | W | U | Personalakten | 30 Jahre nach Regelrenteneintrittsalter | ||||
5.1 | Personalgewinnung managen | U | 1 Jahr | ||||||
5.1.10 | Personal einstellen | V | U | ||||||
Stellenprofil erstellen | |||||||||
Stellen ausschreiben | |||||||||
Personalauswahlverfahren durchführen | |||||||||
Einstellung durchführen | |||||||||
5.1.11 | Onboarding ausführen | V | U | ||||||
5.2 | Personalbetreuung mangen | U | |||||||
5.3 | Ausfallzeiten managen | U | 5 Jahre | ||||||
5.4 | Personalentwicklung managen | U | |||||||
5.4.10 | Fortbildung beantragen und besuchen | V | U | 2 Jahre | |||||
Anmeldungen entgegennehmen | |||||||||
Zu- und Absagen erteilen | |||||||||
Änderungen organisieren | |||||||||
Teilnahme prüfen | |||||||||
Zertifikate ausstellen | |||||||||
Personalakte aktualisieren | |||||||||
5.4.11 | Interne Fortbildungen organisieren | V | U | 2 Jahre | |||||
5.4.12 | Jahresmitarbeitergespräch führen | V | U | 30 Jahre nach Regelrenteneintrittsalter | |||||
5.4.13 | Regelbeurteilungen für Beamtete durchführen | V | U | 30 Jahre nach Regelrenteneintrittsalter | |||||
5.5 | Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen managen | U | 30 Jahre nach Regelrenteneintrittsalter | ||||||
5.5.10 | Arbeitsverhältnis beenden | V | U | ||||||
Abmahnung erstellen | |||||||||
Arbeitszeugnis erstellen | |||||||||
6 | Finanzen managen | U | |||||||
6.0 | Wissensdokumente | W | |||||||
6.0.01 | Dienstanweisungen | W | Alle gültigen Dienstanweisungen, die sich auf das Finanzmanagement beziehen. | 10 Jahre | |||||
6.1 | Haushalt planen | U | 10 Jahre | ||||||
6.1.10 | Haushalt / Nachtragshaushalt aufstellen | V | U | 10 Jahre | |||||
Haushalt ist verabschiedet | |||||||||
Verpflichtungsermächtigungen sind berücksichtigt | |||||||||
Haushaltsmittel sind veranschlagt | |||||||||
6.2 | Haushalt ausführen | U | 10 Jahre | ||||||
6.2.10 | Haushalt überwachen | V | U | 10 Jahre | |||||
6.2.11 | Über- und außerplanmäßige Ausgaben tätigen | V | U | 10 Jahre | |||||
6.2.12 | Eingangsrechnungen buchen | V | U | 10 Jahre | |||||
6.2.13 | Ausgangsrechnungen buchen | V | U | 10 Jahre | |||||
6.2.14 | Allg. Kassenangelegenheiten bearbeiten | V | U | 10 Jahre | |||||
6.2.15 | Umsatzsteuer abführen | V | U | 10 Jahre | |||||
Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind getätigt | |||||||||
6.2.16 | Forderungen managen | V | U | 10 Jahre | |||||
Rechnungen erstellen | |||||||||
Gebühren sind erhoben | |||||||||
Mahnungen sind erstellt | |||||||||
6.3 | Jahresabschluss erstellen | U | 10 Jahre | ||||||
6.3.10 | Kassenprüfungen durchführen / Abgleich Bewirtschaftungs- und Kassensystem durchführen | V | U | 10 Jahre | |||||
6.3.11 | Jahresrechnung erstellen | V | U | 10 Jahre | |||||
6.3.12 | Mittelübertragung tätigen | V | U | 10 Jahre | |||||
Haushaltsreste sind gebildet | |||||||||
Drittmittelrestesind gebildet | |||||||||
Überschüsse sind ermittelt | |||||||||
6.3.13 | Einnahmen-Überschussrechnung durchführen | V | U | Doppisch: GUV/Bilanz | 10 Jahre | ||||
Steuererklärung sind erstellt | |||||||||
Gewerbe-/ Körperschaftssteuern sind abgeführt | |||||||||
6.4 | Vermögensverwaltung durchführen | U | 10 Jahre | ||||||
6.4.10 | Anlagenbuchhaltung tätigen | V | U | 10 Jahre | |||||
6.4.11 | Inventarisierung durchführen | V | U | 10 Jahre | |||||
6.5 | Drittmittel und Sondermittel verwalten | U | HIer nur die finanzielle Abwicklung von Drittmittelprojekten. Der wissenschaftliche Panel eines Projekts wird oben unter Forschung und Transfer abgelegt. | "je nach Projektmittelgeber/ | |||||
10 Jahre" | |||||||||
6.5.10 | Förderantrag stellen | V | U | ||||||
Forschungsidee entwickeln | |||||||||
Projekt ist kalkuliert | |||||||||
Projekt ist kategorisiert | |||||||||
Vertragliche Vereinbarungen sind geprüft | |||||||||
Steuerliche Konsequenzen sind geprüft | |||||||||
Mittelbedarf ist geplant | |||||||||
Vertragsabschluss tätigen | Durch Präsidentin oder Präsidenten | ||||||||
6.5.11 | Projekt durchführen und Ausgaben abrechnen | V | U | ||||||
Drittmittelkonto einrichten | |||||||||
Ausgaben buchen | |||||||||
Mittelzuflüsse buchen | |||||||||
Zwischenberichte erstellen | |||||||||
6.5.12 | Projekt abschließen | V | U | ||||||
Restmittel verbuchen | |||||||||
Wertabgabe bei höherwertigen Sachgütern in den Haushalt stellen | |||||||||
Abschlussbericht erstellen | |||||||||
Plan-/Abweichungsanalyse ist durchgeführt | |||||||||
Forschungsergebnisse sind dokumentiert | |||||||||
Schlussverwendungs-nachweise erstellen | |||||||||
6.6 | Auftragsforschung und wissenschaftliche Dienstleistungen durchführen | U | 10 Jahre | ||||||
Angebot ist erstellt | V | U | 10 Jahre | ||||||
Auftrag ist durchgeführt | V | U | 10 Jahre | ||||||
Auftrag ist abgeschlossen | V | U | 10 Jahre | ||||||
Rechnung ist gestellt | V | U | 10 Jahre | ||||||
Restmittel sind verbucht | V | U | 10 Jahre | ||||||
6.7 | Spenden und Sponsoring managen | U | 10 Jahre | ||||||
6.7.10 | Spenden managen | 10 Jahre | |||||||
Spenden sind vereinnahmt | |||||||||
Spendenquittungen sind ausgestellt | |||||||||
Spenden sind verausgabt | |||||||||
6.8 | Finanzcontrolling durchführen | U | 10 Jahre | ||||||
6.8.10 | Statistiken erstellen | V | U | 10 Jahre | |||||
6.8.11 | Berichte erstellen | V | U | 10 Jahre | |||||
6.8.12 | Trennungsrechnung durchführen | V | U | 10 Jahre | |||||
Trennungsrechnung ist erstellt | |||||||||
Trennungsrechnung ist ausgewertet | |||||||||
7 | Infrastruktur managen | U | |||||||
7.0 | Wissensdokumente | ||||||||
7.1 | Gebäude errichten, sanieren, umbauen | U | |||||||
7.1.01 | Wissensdokumente | W | |||||||
7.1.10 | Gebäude erstellen, erweitern, umbauen, sanieren | V | U | ||||||
7.1.11 | Gewährleistungsmanagement | V | U | ||||||
7.2 | Gebäudeverwaltung | U | |||||||
7.2.01 | Wissensdokumente zu Gebäuden | W | Pläne, Raumbücher etc. | "30 Jahre / | |||||
so lange das Gebäude steht" | |||||||||
7.2.02 | Raumdaten | W | z.B. eine Datenbank mit allen relevanten Stammdaten der Gebäude | "30 Jahre / | |||||
so lange das Gebäude steht" | |||||||||
7.2.03 | Wissensdokumente zu technischen Einrichtungen | W | Pläne, Gebrauchsanweisungen, Wartungspläne | 10 Jahre | |||||
7.2.10 | Medienversorgung betreiben | V | U | 10 Jahre | |||||
7.2.11 | Entsorgung organisieren | V | U | 10 Jahre | |||||
7.2.12 | Gebäude reinigen und pflegen | V | U | 10 Jahre | |||||
7.2.13 | Gebäude schützen und sichern | V | U | 10 Jahre | |||||
7.2.14 | Ortsfeste Anlagen warten | V | U | 10 Jahre | |||||
7.2.15 | Objekte / Flächen anmieten oder pachten | V | U | 10 Jahre | |||||
7.2.16 | Objekte/ Flächen vermieten oder verpachten | V | U | 10 Jahre | |||||
7.2.17 | Räume vergeben und vermieten | V | U | 10 Jahre | |||||
7.3 | IT und Medientechnik | U | |||||||
7.3.01 | IT-Betriebshandbuch | W | Wissensdokumente zu Hard- und Software. Hier auch CMDB | ||||||
7.3.02 | Sicherheitskonzept und Notfallhandbuch | W | |||||||
7.3.10 | Störungen bearbeiten | V | U | Wiederherstellen eines Sollzustands | |||||
7.3.11 | Störungsursachen analysieren | V | U | ||||||
7.3.12 | IT-Betrieb gewährleisten | V | U | Organisation von Helpdesk und Rufbereitschaft etc. | |||||
7.3.13 | IT-Beratung leisten | V | U | ||||||
7.3.14 | IT-Change-Management | V | U | Das gesamte Change-Management. Jedes Ticket stellt einen RFC (Request for Change) dar und ist ein Vorgang. | |||||
7.3.15 | IT-Infrastruktur bereitstellen | V | U | ||||||
7.3.16 | IT-Support gewährleisten | V | U | ||||||
7.3.17 | IT-Projekte durchführen | V | U | ||||||
7.3.18 | IT-Dienste gewährleisten | V | U | ||||||
7.3.19 | Enterprise Architecture Management | V | U | ||||||
7.3.20 | Software Asset Management | V | U | ||||||
8 | Services bereitstellen | U | |||||||
8.0 | Wissensdokumente | W | |||||||
8.1 | Literatur-, Medien und Informationsdienste organisieren | U | Bibliothek ist gemeint | ||||||
8.1.10 | Literatur- und Informationsversorgung gewährleisten | V | U | ||||||
8.1.11 | Publikationsdienste gewährleisten | V | U | auch Open Access | |||||
8.2 | Dienstleistungen erbringen | U | |||||||
8.2.01 | Gebührenordnungen | W | 10 Jahre | ||||||
8.2.10 | Gebühren regeln | V | U | 10 Jahre | |||||
8.2.11 | Unisport organisieren | V | U | ||||||
8.3 | Beschaffung | U | 10 Jahre | ||||||
8.3.01 | Wissendokumente | W | |||||||
8.3.10 | öffentliche Ausschreibung | V | U | 10 Jahre | |||||
8.3.11 | Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb | V | U | 10 Jahre | |||||
8.3.12 | Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb | V | U | 10 Jahre | |||||
8.3.13 | Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb | V | U | 10 Jahre | |||||
8.3.14 | Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb | V | U | 10 Jahre | |||||
8.4 | Vertragsmanagement | U | |||||||
8.4.10 | Lieferverträge monitoren | V | U | z.B. Liste oder Datenbank mit Stammdaten zu Veträgen | |||||
8.4.11 | Lieferverträge pflegen | V | U | bei manchen Veträgen werden regelmäßige Termine fällig | |||||
8.4.12 | Abrufe aus Verträgen | V | U | bei Rahmenverträgen | |||||
8.4.13 | Lieferverträge kündigen | V | U | ||||||
8.5 | Archivierung | U | 30 Jahre | ||||||
8.5.01 | Wissensdokumente | W | |||||||
8.5.10 | Bestand erhalten | V | U | 30 Jahre | |||||
8.5.11 | Schriftgut bewerten und übernehmen | V | U | 30 Jahre | |||||
8.5.12 | Archivgut erschließen | V | U | 30 Jahre | |||||
8.5.13 | Benutzung gewährleisten | V | U | 30 Jahre | |||||
8.6 | Für Sicherheit sorgen | U | |||||||
8.6.10 | Revision organisieren | V | U | ||||||
8.6.11 | Arbeitssicherheit gewährleisten | V | U | ||||||
8.6.12 | Datenschutz gewährleisten | V | U | ||||||
8.6.13 | Informationssicherheit gewährleisten | V | U | ||||||
8.6.14 | Umweltschutz gewährleisten | V | U | ||||||
8.6.15 | Notfälle und Krisen managen | V | U | ||||||
8.7 | Interne Beratung durchführen | U | |||||||
8.7.10 | Datenschutz | V | U | ||||||
8.7.11 | Klimaschutz | V | U | ||||||
8.7.12 | Gleichstellung | V | U |