Musteraktenplan Hochschulen

Stand: 5.04.2021
Letzte Bearbeitung: Peter.Bauer

ID	Ebene 1	Ebene 2	Ebene 3	Ebene 4	Dok.-Art	Proz.-Art	Bem. zum Aktenzeichen	Aufbewahrungsfrist	Berechtigungen
	Prozessgruppen	Hauptprozesse	Prozesse	Meilensteine			Anf. zur Änderung
0	Übergreifende Wissensdokumente				W	U	Allgemeine passive (externe) Wissensdokumente, die sich nicht einzelnen Prozessen zuordnen lassen.
0.1		Offizielle Mitteilungen			W	U	HRK, Ministerien, etc.	10 Jahre
0.2		Nichtamtliche Mitteilungen			W	U	Newsletter anderer Hochschulen, etc.	2 Jahre
0.3		Pressespiegel			W	U		1 Jahr
1	Hochschule leiten					S
1.0		Wissensdokumente			W		Rechtsgrundlagen, Leitbild, etc.
1.1		Hochschule strategisch entwickeln				S		30 Jahre
1.1.10			Zielvereinbarungen mit dem Land vereinbaren		V	S	Verhandlung und Zielvereinbarung mit dem [Senat] zur mehrjährigen Entwicklung und Profilbildung der HS	30 Jahre
1.1.11			Hochschulentwicklungsplan erstellen		V	S		30 Jahre
1.1.12			Akademisches Controlling durchführen		V	S		30 Jahre
1.1.13			Interne Qualitätssicherung durchführen		V	S	z.B. Evaluation, Ziel-und Leistungsvereinbarungen	30 Jahre
1.1.14			Hochschulleitbild entwickeln		V	S		30 Jahre
1.1.15			Strategische Projekte durchführen		V	S		30 Jahre
1.1.16			Strategische Planungen erstellen		V	S		30 Jahre
1.2		Akademische Selbstverwaltung unterstützen				S	Gremienwahlen durchführen, Sitzungen von Gremien organisieren	30 Jahre
1.2.10			Rektorat unterstützen		V	S		30 Jahre
1.2.11			Präsident*in unterstützen		V	S		30 Jahre
1.3		Sitzung von Gremien durchführen				S		30 Jahre
1.3.10			Präsidiumssitzung durchführen		V	S		30 Jahre
1.3.11			Senatssitzung durchführen		V	S		30 Jahre
1.4		Strategisches Hochschulmarketing				S	Gemeint sind strategische Maßnahmen, Rahmensetzungen. Für die operativen Prozesse gibt es eine eigene Hautgruppe.	30 Jahre
1.4.10			Kooperationen entwickeln		V	S		30 Jahre
1.4.11			Außendarstellung entwickeln		V	S		30 Jahre
1.4.12			Kontakte pflegen		V	S		30 Jahre
1.5		Organisation entwickeln				K		30 Jahre
1.5.10			Ablauforganisation entwickeln		V	K		30 Jahre
1.5.11			Aufbauorganisation entwickeln		V	K		30 Jahre
1.6		Institutionelles Qualitätsmanagement betreiben				K		30 Jahre
1.6.10			Aufgabenkritik betreiben		V	K		30 Jahre
2	Studium organisieren					K	Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde
2.0		Wissensdokumente			W
2.1		Studiengänge managen				K	Der Hauptprozess "Studium organisieren" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar.
2.1.01			Wissensdokumente		W
2.1.10			Studiengang entwickeln		V	K		20 Jahre
				Studiengang ist initiiert
				Studiengang ist entworfen
				Studiengang ist ausgestaltet
				Studiengang ist genehmigt
2.1.11			Studiengang einrichten		V	K		20 Jahre
2.1.12			Studiengang betreiben		V	K	z.B. Überlast reduzieren, PO ändern	20 Jahre
				Studiengang ist evaluiert/ akkreditiert
2.1.13			Studiengang einstellen		V	K		20 Jahre
2.2		Studienbewerber managen
2.2.01			Wissensdokumente		W
2.2.10			Studieninteressierte verwalten		V	K		2 Jahre
				Studieninteressierte sind informiert
2.2.11			Bewerbungsverfahren einrichten		V	K		10 Jahre
				Inhaltliche Daten sind erfasst
				Zeitliche Daten sind erfasst
				Technische Schnittstellen sind eingerichtet
				Bewerbungen sind entgegengenommen
				Nicht-europäische Hochschulzugangs-Berechtigungen sind anerkannt/ abgelehnt
				Bewerbungen sind geprüft
				Bewerbungen sind bewertet
				Vorprüfungen sind durchgeführt
				Bewerberdaten sind gelöscht
2.2.12			Zulassungsverfahren durchführen		V	K		10 Jahre
				Studienbewerber*innen sind zugelassen
				Daten über Schnittstellen sind eingelesen
2.2.13			Immatrikulation durchführen		V	K		10 Jahre
				Immatrikulation ist vorgenommen
				Erstunterlagen sind erstellt und bereitgestellt			Studierendenausweis, Bescheid
2.3		Studierende managen				K	Umfasst alle Prozesse, mit denen Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation
2.3.01			Wissensdokumente		W
2.3.10			Rückmeldung durchführen		V	K		10 Jahre
				Beurlaubung durchführen
2.3.11			Sonderstudienfälle bearbeiten		V	K	Doppel-/ Teilzeitstudium	10 Jahre
				Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten
2.3.12			Studiengang- und Fach-/PO-Wechsel durchführen		V	K		10 Jahre
2.3.13			Praxis- und Auslandssemester verwalten		V	K		10 Jahre
2.3.14			Studierende beraten		V	K		10 Jahre
2.3.15			Exmatrikulation durchführen		V	K		10 Jahre
2.3.16			Serviceprozesse Studierendenmanagement durchführen		V	U		10 Jahre
				Stammdatenänderungen durchführen
				Studierendenbeiträge/ Gebühren verwalten
				Studienkonten führen
2.4		Alumni managen				K	Umfasst auch Karriereplanung. Eventuell nur "Alumni" (Absolvent) als Bezeichnung	10 Jahre
2.4.10			Alumni Service bereitstellen		V	K		10 Jahre
3	Lehre organisieren					K	Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde
3.0		Wissensdokumente			W
3.1		Lehrveranstaltungen managen				K
3.1.01			Wissensdokumente		W
				Kapazität der Lehrenden ist erhoben
				Erforderliches Lehrveranstaltungsangebot ist erhoben
3.1.10			Lehrveranstaltungen erstellen		V	K		1 Jahr
				Lehrveranstaltungsplan ist organisiert
				Lehrveranstaltungen sind veröffentlicht			z.B. Vorlesungsverzeichnis, Homepage
3.1.11			Lehrveranstaltungen belegen		V	K		1 Jahr
				Vertiefungen/ Schwerpunkte sind gewählt
				Studierende sind Lehrveranstaltungen zugeteilt
				Teilnehmerlisten und -daten sind bereitgestellt
3.1.12			Lehrveranstaltungen durchführen und evaluieren		V	K	z.B. im Vorlesungsverzeichnis	1 Jahr
				Lehrveranstaltungsinhalte sind vorbereitet
				Lehrveranstaltungen sind durchgeführt
				Lehrveranstaltungsevaluation ist konzipiert
				Lehrveranstaltung ist evaluiert
3.1.13			Lehrendendaten verwalten		V	U		10 Jahre
				Lehrdeputate sind verwaltet
3.2		Prüfungen managen				K		5 Jahre
3.2.01			Wissensdokumente		W
3.2.10			Prüfungsangebot planen		V	K		5 Jahre
3.2.11			Prüfungen erstellen		V	K		5 Jahre
				Prüfungen sind organisiert
3.2.12			Prüfungen belegen		V	K		5 Jahre
				Teilnehmerlisten und -daten sind bereitgestellt
3.2.13			Prüfungen durchführen		V	K		5 Jahre
				Prüfungen sind inhaltlich vorbereitet
3.2.14			Abschlussarbeiten durchführen und verwalten		V	K		5 Jahre
				Noten und Leistungen sind erfasst
				Zeugnisdokumente zum Studienabschluss sind erstellt
				Staatsexamina und andere externe Abschlussprüfungen verwalten
3.2.15			Widersprüche bearbeiten		V	K		5 Jahre
3.3		Praktika managen				K		5 Jahre
3.3.10			Praktikumsangebot verwalten		V	K		5 Jahre
3.3.11			Praktika verwalten		V	K		5 Jahre
3.4		Promovierende managen				K		30 Jahre
3.5		Externe Weiterbildungsangebote organisieren				K	Kostenpflichtige Zertifikatskurse, Weiterbildung für Externe, keine grundständige Studiengänge (nicht Punktesystem) --> genaue Abgrenzung notwendig	5 Jahre
3.5.10			Seminar verwalten		V	K
				Seminar konzipieren			Modulpläne erstellen
				Finanzpläne erstellen
				Kooperationen vereinbaren
				Teilnehmerlisten verwalten
				Evaluation durchführen
3.5.11			Dozenten verwalten		V	U
				Verträge erstellen
				Fragebogen auswerten
3.5.12			Teilnehmer verwalten		V	U
				Vertrag erstellen
				Abschlussunterlagen fertigen
4	Forschung und Transfer managen					K
4.0		Wissensdokumente			W
4.0.10			Gesetzliche Grundlagen von Forschung und Transfer		V	K	Rechtliche Festlegungen von Arbeitnehmererfindungen
4.1		Forschungsfelder entwickeln				K		30 Jahre
4.1.10			Forschungskooperationen aufbauen		V	K
4.2		Drittmittel akquirieren				K		5 Jahre
4.2.10			Forschungsanträge erarbeiten		V	K
4.2.11			Drittmittelanzeige erstellen		V	K
4.3		Forschungsprojekte durchführen				K	Die finanzielle Abwicklung von Drittmittelprojekten findet in der Prozessgruppe "Finanzen managen" im Hauptprozess "Drittmittel und Sondermittel verwalten" statt.	je nach Projektmittelgeber
4.3.10			Projektstart organisieren		V	K
4.3.11			Projekte durchführen		V	K
4.3.12			Projektende administrieren		V	K
4.3.13			Forschungsfreisemester beantragen		V	K
4.4		Forschungskommunikation				K		30 Jahre
4.4.10			Forschungsportfolio veröffentlichen		V	K
4.4.11			Forschungsergebnisse veröffentlichen		V	K
4.5		Forschungsergebnisse verwerten			V	K		30 Jahre
4.5.10			Gründungsberatung durchführen		V	K
4.5.11			Erfindungen und Schutzrechte managen		V	K	Patente beantragen, bewirtschaften, verwalten, Lizenzen vergeben
4.5.12			Fragen zum Urheberrecht klären		V	U	Patente beantragen, bewirtschaften, verwalten, Lizenzen vergeben
5	Personal organisieren					U
5.0		Wissensdokumente			W		Allgemeine Wissendokumente zu Personalfragen
5.0.01			Stammdokumente des Personals		W	U	Personalakten	30 Jahre nach Regelrenteneintrittsalter
5.1		Personalgewinnung managen				U		1 Jahr
5.1.10			Personal einstellen		V	U
				Stellenprofil erstellen
				Stellen ausschreiben
				Personalauswahlverfahren durchführen
				Einstellung durchführen
5.1.11			Onboarding ausführen		V	U
5.2		Personalbetreuung mangen				U
5.3		Ausfallzeiten managen				U		5 Jahre
5.4		Personalentwicklung managen				U
5.4.10			Fortbildung beantragen und besuchen		V	U		2 Jahre
				Anmeldungen entgegennehmen
				Zu- und Absagen erteilen
				Änderungen organisieren
				Teilnahme prüfen
				Zertifikate ausstellen
				Personalakte aktualisieren
5.4.11			Interne Fortbildungen organisieren		V	U		2 Jahre
5.4.12			Jahresmitarbeitergespräch führen		V	U		30 Jahre nach Regelrenteneintrittsalter
5.4.13			Regelbeurteilungen für Beamtete durchführen		V	U		30 Jahre nach Regelrenteneintrittsalter
5.5		Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen managen				U		30 Jahre nach Regelrenteneintrittsalter
5.5.10			Arbeitsverhältnis beenden		V	U
				Abmahnung erstellen
				Arbeitszeugnis erstellen
6	Finanzen managen					U
6.0		Wissensdokumente			W
6.0.01			Dienstanweisungen		W		Alle gültigen Dienstanweisungen, die sich auf das Finanzmanagement beziehen.	10 Jahre
6.1		Haushalt planen				U		10 Jahre
6.1.10			Haushalt / Nachtragshaushalt aufstellen		V	U		10 Jahre
				Haushalt ist verabschiedet
				Verpflichtungsermächtigungen sind berücksichtigt
				Haushaltsmittel sind veranschlagt
6.2		Haushalt ausführen				U		10 Jahre
6.2.10			Haushalt überwachen		V	U		10 Jahre
6.2.11			Über- und außerplanmäßige Ausgaben tätigen		V	U		10 Jahre
6.2.12			Eingangsrechnungen buchen		V	U		10 Jahre
6.2.13			Ausgangsrechnungen buchen		V	U		10 Jahre
6.2.14			Allg. Kassenangelegenheiten bearbeiten		V	U		10 Jahre
6.2.15			Umsatzsteuer abführen		V	U		10 Jahre
				Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind getätigt
6.2.16			Forderungen managen		V	U		10 Jahre
				Rechnungen erstellen
				Gebühren sind erhoben
				Mahnungen sind erstellt
6.3		Jahresabschluss erstellen				U		10 Jahre
6.3.10			Kassenprüfungen durchführen / Abgleich Bewirtschaftungs- und Kassensystem durchführen		V	U		10 Jahre
6.3.11			Jahresrechnung erstellen		V	U		10 Jahre
6.3.12			Mittelübertragung tätigen		V	U		10 Jahre
				Haushaltsreste sind gebildet
				Drittmittelrestesind gebildet
				Überschüsse sind ermittelt
6.3.13			Einnahmen-Überschussrechnung durchführen		V	U	Doppisch: GUV/Bilanz	10 Jahre
				Steuererklärung sind erstellt
				Gewerbe-/ Körperschaftssteuern sind abgeführt
6.4		Vermögensverwaltung durchführen				U		10 Jahre
6.4.10			Anlagenbuchhaltung tätigen		V	U		10 Jahre
6.4.11			Inventarisierung durchführen		V	U		10 Jahre
6.5		Drittmittel und Sondermittel verwalten				U	Hier nur die finanzielle Abwicklung von Drittmittelprojekten. Der wissenschaftliche Panel eines Projekts wird oben unter Forschung und Transfer abgelegt.	je nach Projektmittelgeber	10 Jahre
6.5.10			Förderantrag stellen		V	U
				Forschungsidee entwickeln
				Projekt ist kalkuliert
				Projekt ist kategorisiert
				Vertragliche Vereinbarungen sind geprüft
				Steuerliche Konsequenzen sind geprüft
				Mittelbedarf ist geplant
				Vertragsabschluss tätigen			Durch Präsidentin oder Präsidenten
6.5.11			Projekt durchführen und Ausgaben abrechnen		V	U
				Drittmittelkonto einrichten
				Ausgaben buchen
				Mittelzuflüsse buchen
				Zwischenberichte erstellen
6.5.12			Projekt abschließen		V	U
				Restmittel verbuchen
				Wertabgabe bei höherwertigen Sachgütern in den Haushalt stellen
				Abschlussbericht erstellen
				Plan-/Abweichungsanalyse ist durchgeführt
				Forschungsergebnisse sind dokumentiert
				Schlussverwendungs-nachweise erstellen
6.6		Auftragsforschung und wissenschaftliche Dienstleistungen durchführen				U		10 Jahre
				Angebot ist erstellt	V	U		10 Jahre
				Auftrag ist durchgeführt	V	U		10 Jahre
				Auftrag ist abgeschlossen	V	U		10 Jahre
				Rechnung ist gestellt	V	U		10 Jahre
				Restmittel sind verbucht	V	U		10 Jahre
6.7		Spenden und Sponsoring managen				U		10 Jahre
6.7.10			Spenden managen					10 Jahre
				Spenden sind vereinnahmt
				Spendenquittungen sind ausgestellt
				Spenden sind verausgabt
6.8		Finanzcontrolling durchführen				U		10 Jahre
6.8.10			Statistiken erstellen		V	U		10 Jahre
6.8.11			Berichte erstellen		V	U		10 Jahre
6.8.12			Trennungsrechnung durchführen		V	U		10 Jahre
				Trennungsrechnung ist erstellt
				Trennungsrechnung ist ausgewertet
7	Infrastruktur managen					U
7.0		Wissensdokumente
7.1		Gebäude errichten, sanieren, umbauen				U
7.1.01			Wissensdokumente		W
7.1.10			Gebäude erstellen, erweitern, umbauen, sanieren		V	U
7.1.11			Gewährleistungsmanagement		V	U
7.2		Gebäudeverwaltung				U
7.2.01			Wissensdokumente zu Gebäuden		W		Pläne, Raumbücher etc.	30 Jahre; so lange das Gebäude steht
7.2.02			Raumdaten		W		z.B. eine Datenbank mit allen relevanten Stammdaten der Gebäude	30 Jahre; so lange das Gebäude steht ​
7.2.03			Wissensdokumente zu technischen Einrichtungen		W		Pläne, Gebrauchsanweisungen, Wartungspläne	10 Jahre
7.2.10			Medienversorgung betreiben		V	U		10 Jahre
7.2.11			Entsorgung organisieren		V	U		10 Jahre
7.2.12			Gebäude reinigen und pflegen		V	U		10 Jahre
7.2.13			Gebäude schützen und sichern		V	U		10 Jahre
7.2.14			Ortsfeste Anlagen warten		V	U		10 Jahre
7.2.15			Objekte / Flächen anmieten oder pachten		V	U		10 Jahre
7.2.16			Objekte/ Flächen vermieten oder verpachten		V	U		10 Jahre
7.2.17			Räume vergeben und vermieten		V	U		10 Jahre
7.3		IT und Medientechnik				U
7.3.01			IT-Betriebshandbuch		W		Wissensdokumente zu Hard- und Software. Hier auch CMDB
7.3.02			Sicherheitskonzept und Notfallhandbuch		W
7.3.10			Störungen bearbeiten		V	U	Wiederherstellen eines Sollzustands
7.3.11			Störungsursachen analysieren		V	U
7.3.12			IT-Betrieb gewährleisten		V	U	Organisation von Helpdesk und Rufbereitschaft etc.
7.3.13			IT-Beratung leisten		V	U
7.3.14			IT-Change-Management		V	U	Das gesamte Change-Management. Jedes Ticket stellt einen RFC (Request for Change) dar und ist ein Vorgang.
7.3.15			IT-Infrastruktur bereitstellen		V	U
7.3.16			IT-Support gewährleisten		V	U
7.3.17			IT-Projekte durchführen		V	U
7.3.18			IT-Dienste gewährleisten		V	U
7.3.19			Enterprise Architecture Management		V	U
7.3.20			Software Asset Management		V	U
8	Services bereitstellen					U
8.0		Wissensdokumente			W
8.1		Literatur-, Medien und Informationsdienste organisieren				U	Bibliothek ist gemeint
8.1.10			Literatur- und Informationsversorgung gewährleisten		V	U
8.1.11			Publikationsdienste gewährleisten		V	U	auch Open Access
8.2		Dienstleistungen erbringen				U
8.2.01			Gebührenordnungen		W			10 Jahre
8.2.10			Gebühren regeln		V	U		10 Jahre
8.2.11			Unisport organisieren		V	U
8.3		Beschaffung				U		10 Jahre
8.3.01			Wissensdokumente		W
8.3.10			öffentliche Ausschreibung		V	U		10 Jahre
8.3.11			Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb		V	U		10 Jahre
8.3.12			Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb		V	U		10 Jahre
8.3.13			Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb		V	U		10 Jahre
8.3.14			Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb		V	U		10 Jahre
8.4		Vertragsmanagement				U
8.4.10			Lieferverträge monitoren		V	U	z.B. Liste oder Datenbank mit Stammdaten zu Verträgen
8.4.11			Lieferverträge pflegen		V	U	bei manchen Verträgen werden regelmäßige Termine fällig
8.4.12			Abrufe aus Verträgen		V	U	bei Rahmenverträgen
8.4.13			Lieferverträge kündigen		V	U
8.5		Archivierung				U		30 Jahre
8.5.01			Wissensdokumente		W
8.5.10			Bestand erhalten		V	U		30 Jahre
8.5.11			Schriftgut bewerten und übernehmen		V	U		30 Jahre
8.5.12			Archivgut erschließen		V	U		30 Jahre
8.5.13			Benutzung gewährleisten		V	U		30 Jahre
8.6		Für Sicherheit sorgen				U
8.6.10			Revision organisieren		V	U
8.6.11			Arbeitssicherheit gewährleisten		V	U
8.6.12			Datenschutz gewährleisten		V	U
8.6.13			Informationssicherheit gewährleisten		V	U
8.6.14			Umweltschutz gewährleisten		V	U
8.6.15			Notfälle und Krisen managen		V	U
8.7		Interne Beratung durchführen				U
8.7.10			Datenschutz		V	U
8.7.11			Klimaschutz		V	U
8.7.12			Gleichstellung		V	U

• W = Wissensdokumente
• V = Vorgangsdokumente
• K = Kernprozesse
• U = Unterstützungsprozesse
• S = strategische Prozesse