Musteraktenplan Hochschulen
Version vom 10. Januar 2021, 18:51 Uhr von Wolf Steinbrecher (Diskussion | Beiträge)
Stand: 10.01.2021
Letzte Bearbeitung: Wolf Steinbrecher
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
01 | Hochschule führen | S | früher: "Strategische Prozesse"; Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
01.01 | Wissensdokumente | W | ||||||||
01.10 | Strategische Ausrichtung der Hochschule entwickeln |
S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
01.10.10 | ||||||||||
01.11 | Jahresziele festlegen | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
01.11.10 | ||||||||||
01.12 | Strategische Projekte durchführen |
S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
01.12.10 | ||||||||||
01.13 | Zielerreichung überprüfen | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
01.13.10 | ||||||||||
01.14 | Durchführung von Sitzungen | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
01.14.10 | ||||||||||
01.15 | Vernetzung betreiben | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
01.15.10 |
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
10 | Studium organisieren | U | Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde | Quelle: AG Hochschulaktenplan | ||||||
10.10 | Studiengangs- management |
W | Der Hauptprozess "Studiengang" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar. | Quelle: AG Hochschulaktenplan | ||||||
10.10.01 | Wissensdokumente | |||||||||
Studiengang entwickeln | Quelle: AG Hochschulaktenplan | |||||||||
Studiengang ist initiiert | ||||||||||
Studiengang ist entworfen | ||||||||||
Studiengang ist ausgestaltet | ||||||||||
Studiengang ist genehmigt | ||||||||||
Studiengang einrichten | ||||||||||
Studiengang betreiben | z.B. Überlast reduzieren, PO ändern | |||||||||
Studiengang ist evaluiert/ akkreditiert | ||||||||||
Studiengang einstellen | ||||||||||
10.11 | Studienbewerbungs- management |
|||||||||
Wissensdokumente | ||||||||||
Studieninteressierte verwalten | ||||||||||
Studieninteressierte sind informiert | ||||||||||
Studieninteressierte sind beraten | ||||||||||
Bewerbungsverfahren einrichten | ||||||||||
Inhaltliche Daten sind erfasst | ||||||||||
Zeitliche Daten sind erfasst | ||||||||||
Technische Schnittstellen sind eingerichtet | ||||||||||
Bewerbungsverfahren durchführen | ||||||||||
Bewerbungen sind entgegengenommen | ||||||||||
Nicht-europäische Hochulzugangs-berechtigungen sind anerkannt/ abgelehnt | ||||||||||
Bewerbungen sind geprüft | ||||||||||
Bewerbungen sind bewertet | ||||||||||
Vorprüfungen sind durchgeführt | ||||||||||
Bewerberdaten sind gelöscht | ||||||||||
Zulassungsverfahren durchführen | ||||||||||
Studienbewerber*innen sind zugelassen | ||||||||||
Nachgelagerte Zulassungen sind durchgeführt | ||||||||||
Daten über Schnittstellen sind eingelesen | ||||||||||
Immatrikulation durchführen | ||||||||||
Immatrikulation ist vorgenommen | ||||||||||
Erstunterlagen sind erstellt und bereitgestellt | Studierendenausweis, Bescheid | |||||||||
10.12 | Studierendenmanagement | Umfasst alle Prozesse, mit denen Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation | ||||||||
Wissensdokumente | ||||||||||
Rückmeldung durchführen | ||||||||||
Beurlaubung durchführen | ||||||||||
Sonderstudienfälle bearbeiten | Doppel-/ Teilzeitstudium | |||||||||
Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten | ||||||||||
Studiengang- und Fachwechsel durchführen | ||||||||||
Praxis- und Auslandssemester verwalten | ||||||||||
Studierende beraten | ||||||||||
Exmatrikulation durchführen | ||||||||||
Serviceprozesse des Studierenden-managements durchführen | ||||||||||
Stammdatenänderungen durchführen | ||||||||||
Studierendenbeiträge/ Gebühren verwalten | Kann auch bei Finanzen angesiedelt sein. | |||||||||
Studienkonten führen | ||||||||||
10.13 | Alumnimanagement | Umfasst auch Karriereplanung.
Eventuell nur "Alumni" (Absolvent) als Bezeichnung |
||||||||
Wissensdokumente | ||||||||||
Alumni verwalten | ||||||||||
Alumni Service bereitstellen |
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
12 | Lehre organisieren | K | Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde | |||||||
12.10 | Lehrveranstaltungs- management
|
K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 27 | |||||||
12.10.01 | Wissensdokumente | W | ||||||||
12.10.10 | Lehrveranstaltungsangebot erheben/ planen | |||||||||
12.10.11 | Lehrveranstaltungen erstellen | |||||||||
12.10.12 | Lehrveranstaltungen planen/ terminieren | |||||||||
Lehrveranstaltungen veröffentlichen | z.B. im Vorlesungsverzeichnis | |||||||||
Lehrveranstaltungen vorbereiten | ||||||||||
Lehrveranstaltungen belegen | ? | |||||||||
Vertiefungen/ Schwerpunkte wählen und wechseln |
||||||||||
Teilnehmer*innen verwalten | ||||||||||
Lehrveranstaltungen durchführen | ||||||||||
Lehrveranstaltungs- evaluation konzipieren |
||||||||||
Lehrveranstaltungs- evaluation durchführen |
||||||||||
Lehrveranstaltungs- evaluation abschließen |
||||||||||
Lehrendendaten verwalten | eventuell zu ID 6 | |||||||||
Lehrdeputate verwalten | eventuell zu ID 6 | |||||||||
Verantwortlichkeiten und Vertretungen zur Verwaltung des Lehr- und Prüfungsbetriebs festlegen |
||||||||||
12.11 | Prüfungsmanagement | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 29 | |||||||
Wissensdokumente | ||||||||||
Prüfungsangebot erheben/ planen | ||||||||||
Prüfungen erstellen | ||||||||||
Prüfungen planen/ terminieren | ||||||||||
Prüfungen belegen | ||||||||||
Teilnehmer*innen verwalten | ||||||||||
Prüfungen vorbereiten | ||||||||||
Prüfungen durchführen | ||||||||||
Abschlussarbeiten verwalten | ||||||||||
Dokumente zum Studienabschluss erstellen/ bereitstellen | ||||||||||
Externe Abschlussprüfungen verwalten | ||||||||||
Noten und Leistungen erfassen | ||||||||||
Widersprüche einlegen und bearbeiten | ||||||||||
12.12 | Praktikums- management |
|||||||||
Praktikumsangebot erheben | ||||||||||
Praktikumsstellen anbieten | ||||||||||
Praktikumsstellen organisieren | ||||||||||
Praktika verwalten | ||||||||||
Praktika ableisten | ||||||||||
Praktika bewerten | ||||||||||
12.13 | Promovierende | |||||||||
12.14 | Räume bereitstellen | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 32 | |||||||
Diese Tabelle muss noch auf andere Prozessgruppen verteilt werden (?).
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
14 | Leistungen für Lehrende erbringen | K | ||||||||
14.10 | Lehrende | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 34 | |||||||
' | ' |
Diese Tabelle muss noch auf andere Prozessgruppen verteilt werden.
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung | Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
15 | Leistungen für sonstige Verwaltungskunden erbringen | K | Muss noch spezifiziert werden | |||||||
15.10 | Information und Beratung | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 35 | |||||||
15.12 | Praktika managen | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 37 | |||||||
Praktikumsangebot erheben/ planen | K | |||||||||
Praktikumsstellen anbieten | K | |||||||||
Praktikumsstellen organisieren | K | |||||||||
Praktikum verwalten |
K | |||||||||
Praktikum ableisten | K | |||||||||
Praktikum bewerten | K | |||||||||
15.13 |
Promotion |
K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 38 | |||||||
15.14 |
Berichtswesen |
K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 40 | |||||||
15.15 |
Archivierung |
K | Nach Orga verschieben. Für mich ist die Darstellung dieses Hauptprozesses im ZKI-Dokument nicht ganz überzeugend. Dort werden als Prozesse genannt: - "Daten/Dokumente für Archivierung festlegen" - "Archivierungsprozess festlegen" - "Archivierungsprozess umsetzen; Archivierung durchführen". Nrn. 1 und 2 sind meines Erachtens ein Prozess, und zwar im Hauptprozess 20.10 "Organisation entwickeln". Nr. 3 wäre ein Prozess irgendwo in der Prozessgruppe 23. Einzelvorgänge dort wären jedes Jahr ein Archivierungslauf. (Wolf) |
Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 41 | ||||||
15.16 | Evaluation | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 42 |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
20 | Die Hochschule organisieren | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
20.10 | Organisation entwickeln | U | Prozessorganisation entwickeln (BPM, Prozessoptimierung, Aufgabenkritik). Strukturorganisation entwickeln. |
Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
Bewerbungsverfahren einrichten | U | |||||||||
20.11 | Institutionelles Qualitätsmanagement betreiben | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
20.12 | Für Arbeitssicherheit sorgen | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
20.13 | Selbstorganisation fördern | Selbstorganisation fördern | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland |
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
21 | Personalmanagement | U | ||||||||
21.01 | Wissensdokumente zum Personalmanagement | W | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
21.02 | Stammdokumente des Personals (Personalakten) | W | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
' | ' | |||||||||
21.10 | Personalgewinnung | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
' | ' | |||||||||
21.11 | Personalbetreuung | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
' | ' | |||||||||
21.12 | Urlaub-Freistellung-Mutterschutz-Elternzeit-Erkrankung | V | U | Aktenname überdenken (Peter) | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | |||||
' | ' | |||||||||
21.13 | Personalentwicklung | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
21.13.10 | Fortbildung beantragen und besuchen | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 2- oder3-stellig? | ||||||||
21.13.10.10 | Anmeldungen entgegennehmen | |||||||||
21.13.10.11 | Zu- und Absagen erteilen | |||||||||
21.13.10.12 | Änderungen organisieren | |||||||||
21.13.10.13 | Teilnahme prüfen | |||||||||
21.13.10.14 | Zertifikate ausstellen | |||||||||
21.13.10.15 | Personalakte aktualisieren | |||||||||
21.13.11 | Interne Fortbildungen organisieren | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? | ||||||||
21.13.12 | Jahresmitarbeitergespräch führen | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? | ||||||||
21.13.13 | Regelbeurteilungen für Beamtete durchführen | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? | ||||||||
21.14 | Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
' | ' |
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse/Wissensordner |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
22 | Finanzmanagement | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
22.01 | Wissensdokumente zum Finanzmanagement | U | Quelle: AG Aktenplan 2021 | |||||||
Dienstanweisungen |
W | U | Quelle: AG Aktenplan Hochschule | |||||||
Verträge | W | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
22.10 | Mittel verwalten |
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
' | ' | |||||||||
' | ' | |||||||||
' | ' | |||||||||
' | ' | |||||||||
' | ' |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
23 | Management von Sachressourcen | U | Beschaffungen von Dienstleistungen und Lieferleistungen, Bauleistungen, Schadensfälle. Eventuell zusammen mit Finanzen. Bauen woandes unterbringen. | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland |
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
24 | Außenbeziehungen pflegen |
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
24.10 | Kontakte pflegen | U | ||||||||
24.11 | Kooperationen eingehen | U |
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
25 | Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
25.10 | Hochschule nach außen darstellen | U | ||||||||
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
30 | Übergreifende Wissensdokumente | U | Allgemeine passive (externe) Wissensdokumente, die sich nicht einzelnen Prozessen zuordnen lassen. | Quelle: AG Hochschulaktenplan | ||||||
30.01 | Offizielle Mitteilungen | W | U | HRK, Ministerien, etc. | Quelle: AG Hochschulaktenplan | |||||
30.02 | Nichtamtliche Mitteilungen | W | U | Newsletter anderer Hochschulen, etc. | Quelle: AG Hochschulaktenplan | |||||
30.03 | Pressespiegel | W | U | Quelle: AG Hochschulaktenplan |