Musteraktenplan Hochschulen
Stand: 12.12.2020
Letzte Bearbeitung: Peter.Bauer
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
01 | Hochschule führen | S | früher: "Strategische Prozesse"; Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | ||||||
01.10 | Strategische Ausrichtung der Hochschule entwickeln | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | ||||||
01.11 | Jahresziele festlegen | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | ||||||
01.12 | Strategische Projekte durchführen | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | ||||||
01.13 | Zielerreichung überprüfen | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | ||||||
01.14 | Durchführung von Sitzungen | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | ||||||
01.15 | Vernetzung betreiben | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
10 | Leistungen für Interessenten erbringen | K | |||||||
10.01 | Wissensdokumente | W | |||||||
10.02 -09 | weitere Wissensdokumente | W | |||||||
10.10 | Interessenten verwalten | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 18 | ||||||
10.10.01 | Wissensdokumente | W | |||||||
10.10.02 -09 | weitere Wissensdokumente | W | |||||||
10.10.10 | Studieninteressierte verwalten | V | K | ||||||
10.10.11 | Studieninteressierte informieren | V | K | ||||||
10.10.12 | Studieninteressierte beraten | V | K | ||||||
10.11 | Bewerbung von Interessenten | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 19 | ||||||
10.11.01 | Wissensdokumente |
||||||||
10.11.02 -09 | weitere Wissensdokumente | ||||||||
10.11.10 | Bewerbungen entgegennehmen | K | |||||||
10.11.11 | nicht-europäische Hochschulzugangs-berechtigungen anerkennen | K | |||||||
10.11.12 | Bewerbungen prüfen | K | |||||||
10.11.13 | Bewerbungen bewerten | K | |||||||
10.11.14 | Vorprüfungen durchführen | K | |||||||
10.11.15 | Bewerberdaten löschen | K | |||||||
10.12 | Zulassung zum Studium | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 20 | ||||||
10.12.01 | Wissensdokumente | W | |||||||
10.12.02-09 | weitere Wissensdokumente | W | |||||||
10.12.10 | Zulassungsverfahren durchführen | V | K | ||||||
10.12.12 | Zulassungsangebot annehmen/ nicht annehmen | V | K | ||||||
10.12.13 | Nachgelagerte Zulassungen durchführen | V | K | ||||||
10.12.14 | Daten über Schnittstellen einlesen | V | K | z.B. DOSV | |||||
10.13 | Immatrikulation | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 21 | ||||||
10.13.01 | Wissensdokumente |
W | |||||||
10.13.02-09 | weitere Wissensdokumente | W | |||||||
10.13.10 | Immatrikulation bearbeiten | V | K | ||||||
10.13.11 | Immatrikulation durchführen | V | K |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
11 | Leistungen für Studierende erbringen | K | |||||||
11.10 | Studierendenmanagement | K | Umfasst alle Prozesse, mit den Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 22 | |||||
11.10.01 | Wissensdokumente | V | K | ||||||
11.10.10 | Rückmeldung durchführen | V | K | ||||||
11.10.11 | Beurlaubung durchführen | V | K | ||||||
11.10.12 | Doppelstudium verwalten | V | K | ||||||
11.10.13 | Teilzeitstudium verwalten | V | K | ||||||
11.10.14 | Studiengang- und Fachwechsel durchführen | V | K | ||||||
11.10.15 | Studierende wegen neuer PO umschreiben | V | K | ||||||
11.10.16 | Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten | V | K | ||||||
11.10.17 | Praxis- und Auslandssemester verwalten | V | K | ||||||
11.10.18 | Studierendenunterlagen erstellen und bereitstellen | V | K | ||||||
11.10.19 | Studierende beraten | V | K | ||||||
11.10.20 | Exmatrikulation durchführen | V | K | ||||||
11.10.21 | Stammdatenänderungen durchführen | V | K | ||||||
11.10.22 | Studierendenbeiträge/Gebühren verwalten | V | K | kann auch bei Finanzen angesiedelt sein | |||||
11.10.23 | Studienkonten führen | V | K | ||||||
11.11 | Beiträge/Gebühren | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 23 | ||||||
11.12 | Studiengänge | K | Der Hauptprozess "Studiengang" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar. | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 25 | |||||
11.12.01 | Wissensdokumente (Grundsätzliches) | W | Wissensdokumente zum Thema Studiengänge | ||||||
11.12.10 | (Neuen) Studiengang initiieren | K | |||||||
11.12.10.10 | Entwerfen | ||||||||
11.12.10.11 | Ausgestalten | ||||||||
11.12.10.12 | Genehmigen | ||||||||
11.12.10.13 | Einrichten | ||||||||
11.12.10.14 | Evaluieren / akkreditieren | ||||||||
11.12.11 | Studiengang betreiben | K | |||||||
11.12.12 | Studiengang einstellen | K | |||||||
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
12 | Lehrveranstaltungen managen | K | |||||||
12.10 |
Lehrveranstaltung organisieren |
K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 27 | ||||||
12.10.01 | Wissensdokumente | W | |||||||
12.10.10 | Lehrveranstaltungsangebot erheben/ planen | ||||||||
12.10.11 |
Lehrveranstaltungen erstellen | ||||||||
12.10.12 | Lehrveranstaltungen durchführen | z. B. im Vorlesungsverzeichnis | |||||||
Planen/ terminieren | |||||||||
Vorbereiten | |||||||||
Belegen | ? | ||||||||
Vertiefungen/ Schwerpunkte wählen und wechseln | |||||||||
Teilnehmer und Teilnehmerinnen verwalten | |||||||||
12.10.13 | Lehrveranstaltungen evaluieren | ||||||||
Evaluation konzipieren | |||||||||
Evaluation durchführen | |||||||||
Evaluation abschließen | |||||||||
12.10.14 | Lehrendendaten verwalten | eventuell zu ID 6 | |||||||
12.10.15 | Lehrdeputate verwalten | eventuell zu ID 6 |
|||||||
12.10.16 | Verantwortlichkeiten und Vertretungen zur Verwaltung des Lehr- und Prüfungsbetriebs festlegen |
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12.11 |
Prüfung(smanagement) |
K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 29 | ||||||
Wissensdokumente | |||||||||
Prüfungsangebot erheben/ planen | |||||||||
Prüfungen erstellen | |||||||||
Prüfungen planen/ terminieren | |||||||||
Prüfungen belegen | |||||||||
Teilnehmerinnen und Teilnehmer verwalten | |||||||||
Prüfungen vorbereiten | |||||||||
Prüfungen durchführen | |||||||||
Abschlussarbeiten verwalten | |||||||||
Dokumente zum Studienabschluss erstellen/ bereitstellen | |||||||||
Externe Abschlussprüfungen verwalten | |||||||||
Noten und Leistungen erfassen | |||||||||
Widersprüche einlegen und bearbeiten | |||||||||
12.12 |
Räume |
K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 32 |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
13 | Leistungen für Alumni erbringen | K | Unter Studierende subsumieren? | ||||||
13.10
|
Alumni verwalten | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 33 | ||||||
13.10.01 | Wissensdokumente |
W | |||||||
13.11 | Alumni informieren | K | |||||||
13.12 | Alumni Service bereitstellen | K |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
14 | Leistungen für Lehrende erbringen | K | |||||||
14.10 | Lehrende | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 34 |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
15 | Leistungen für sonstige Verwaltungskunden erbringen | K | Muss noch spezifiziert werden | ||||||
15.10 |
Information und Beratung |
K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 35 | ||||||
15.11 |
Kooperationen | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 36 | ||||||
15.12 |
Praktika managen | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 37 | ||||||
Praktikumsangebot erheben/ planen | K | ||||||||
Praktikumsstellen anbieten | K | ||||||||
Praktikumsstellen organisieren | K | ||||||||
Praktikum verwalten |
K | ||||||||
Praktikum ableisten | K | ||||||||
Praktikum bewerten | K | ||||||||
15.13 |
Promotion |
K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 38 | ||||||
15.14 |
Berichtswesen |
K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 40 | ||||||
15.15 |
Archivierung |
K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 41 | ||||||
15.16 |
Evaluation |
K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 42 |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
20 | Die Hochschule organisieren |
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
20.10 |
Organisation entwickeln |
U | Prozessorganisation entwickeln (BPM, Prozessoptimierung, Aufgabenkritik). Strukturorganisation entwickeln. |
Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||
Bewerbungsverfahren einrichten | U | ||||||||
20.11 |
Qualitätsmanagement betreiben |
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
20.12 |
Für Arbeitssicherheit sorgen |
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
20.13 |
Selbstorganisation fördern |
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
21 | Personalmanagement |
U | |||||||
21.01 |
Wissensdokumente zum Personalmanagement |
W | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | |||||
21.02 |
Stammdokumente des Personals (Personalakten) | W | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | |||||
21.10 |
Personalgewinnung |
V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | |||||
21.11 |
Personalbetreuung |
V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | |||||
21.12 |
Urlaub-Freistellung-Mutterschutz-Elternzeit-Erkrankung |
V | U | Aktenname überdenken (Peter) |
Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||
21.13 |
Personalentwicklung |
V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | |||||
21.13.10 | Fortbildung beantragen und besuchen | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 2- oder3-stellig? | |||||||
21.13.10.10 | Anmeldungen entgegennehmen | Nur eine Probe | |||||||
21.13.10.11 | Zu- und Absagen erteilen | Nur eine Probe | |||||||
21.13.10.12 | Änderungen organisieren | Nur eine Probe | |||||||
21.13.10.13 |
Teilnahme prüfen | Nur eine Probe |
|||||||
21.13.10.14 |
Zertifikate ausstellen | Nur eine Probe | |||||||
21.13.10.15 |
Personalakte aktualisieren | Nur eine Probe | |||||||
21.13.11 |
Interne Fortbildungen organisieren |
Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? | |||||||
21.13.12 |
Jahresmitarbeitergespräch führen |
Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? | |||||||
21.13.13 |
Regelbeurteilungen für Beamtete durchführen |
Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? |
|||||||
21.14 |
Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
22 | Finanzmanagement |
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
23 | Management von Sachressourcen |
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
24 | Außenbeziehungen und Außendarstellung pflegen |
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
24.10 | Hochschule nach außen darstellen |
U | |||||||
24.11 |
Kontakte pflegen |
U |
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen | Anf. zur Änderung | Provenienz |
90 | Wissensmanagement | U | Allgemeine Wissensdokumente, die sich nicht einzelnen Prozessen zuordnen lassen. | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||
W | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
W | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
W | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
W | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland |