Musteraktenplan Hochschulen
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Stand: 18.01.2021
Letzte Bearbeitung: Wolf Steinbrecher
Inhaltsverzeichnis
- 1 Hochschule führen
- 2 Studium organisieren
- 3 Lehre organisieren
- 4 Leistungen für Lehrende erbringen
- 5 Leistungen für sonstige Verwaltungskunden erbringen
- 6 Die Hochschule organisieren
- 7 Personalmanagement
- 8 Finanzmanagement
- 9 Management von Sachressourcen
- 10 Außenbeziehungen pflegen
- 11 Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit
- 12 Übergreifende Wissensdokumente
Hochschule führen
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
01 | Hochschule führen | S | früher: "Strategische Prozesse"; Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
01.01 | Wissensdokumente | W | ||||||||
01.10 | Strategische Ausrichtung der Hochschule entwickeln |
S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
01.10.10 | ||||||||||
01.11 | Jahresziele festlegen | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
01.11.10 | ||||||||||
01.12 | Strategische Projekte durchführen |
S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
01.12.10 | ||||||||||
01.13 | Zielerreichung überprüfen | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
01.13.10 | ||||||||||
01.14 | Durchführung von Sitzungen | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
01.14.10 | ||||||||||
01.15 | Vernetzung betreiben | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
01.15.10 |
Studium organisieren
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz | |
10 | Studium organisieren | U | Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde | Quelle: AG Hochschulaktenplan | |||||||
10.10 | Studiengangs- management |
W | Der Hauptprozess "Studiengang" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar. | Quelle: AG Hochschulaktenplan | |||||||
10.10.01 | Wissensdokumente | ||||||||||
Studiengang entwickeln | Quelle: AG Hochschulaktenplan | ||||||||||
Studiengang ist initiiert | |||||||||||
Studiengang ist entworfen | |||||||||||
Studiengang ist ausgestaltet | |||||||||||
Studiengang ist genehmigt | |||||||||||
Studiengang einrichten | |||||||||||
Studiengang betreiben | z.B. Überlast reduzieren, PO ändern | ||||||||||
Studiengang ist evaluiert/ akkreditiert | |||||||||||
Studiengang einstellen | |||||||||||
10.11 | Studienbewerbungs- management |
||||||||||
Wissensdokumente | |||||||||||
Studieninteressierte verwalten | |||||||||||
Studieninteressierte sind informiert | |||||||||||
Studieninteressierte sind beraten | |||||||||||
Bewerbungsverfahren einrichten | |||||||||||
Inhaltliche Daten sind erfasst | |||||||||||
Zeitliche Daten sind erfasst | |||||||||||
Technische Schnittstellen sind eingerichtet | |||||||||||
Bewerbungsverfahren durchführen | |||||||||||
Bewerbungen sind entgegengenommen | |||||||||||
Nicht-europäische Hochschulzugangs- berechtigungen sind anerkannt/ abgelehnt |
|||||||||||
Bewerbungen sind geprüft | |||||||||||
Bewerbungen sind bewertet | |||||||||||
Vorprüfungen sind durchgeführt | |||||||||||
Bewerberdaten sind gelöscht | |||||||||||
Zulassungsverfahren durchführen | |||||||||||
Studienbewerber*innen sind zugelassen | |||||||||||
Nachgelagerte Zulassungen sind durchgeführt | |||||||||||
Daten über Schnittstellen sind eingelesen | |||||||||||
Immatrikulation durchführen | |||||||||||
Immatrikulation ist vorgenommen | |||||||||||
Erstunterlagen sind erstellt und bereitgestellt | Studierendenausweis, Bescheid | ||||||||||
10.12 | Studierendenmanagement | Umfasst alle Prozesse, mit denen Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation | |||||||||
Wissensdokumente | |||||||||||
Rückmeldung durchführen | |||||||||||
Beurlaubung durchführen | |||||||||||
Sonderstudienfälle bearbeiten | Doppel-/ Teilzeitstudium | ||||||||||
Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten | |||||||||||
Studiengang- und Fach-/PO-Wechsel durchführen | |||||||||||
Praxis- und Auslandssemester verwalten | |||||||||||
Studierende beraten | |||||||||||
Exmatrikulation durchführen | |||||||||||
Serviceprozesse Studierenden- management durchführen |
|||||||||||
Stammdatenänderungen durchführen | |||||||||||
Studierendenbeiträge/ Gebühren verwalten | Kann auch bei Finanzen angesiedelt sein. | ||||||||||
Studienkonten führen | |||||||||||
10.13 | Alumnimanagement | Umfasst auch Karriereplanung. Eventuell nur "Alumni" (Absolvent) als Bezeichnung | |||||||||
Wissensdokumente | |||||||||||
Alumni verwalten | |||||||||||
Alumni Service bereitstellen |
Lehre organisieren
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
12 | Lehre organisieren | K | Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde | |||||||
12.10 | Lehrveranstaltungs- management |
K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 27 | |||||||
12.10.01 | Wissensdokumente | W | ||||||||
12.10.10 | Lehrveranstaltungsangebot planen | |||||||||
Kapazität der Lehrenden ist erhoben | ||||||||||
Erforderliches Lehrveranstaltungsangebot ist erhoben | ||||||||||
12.10.11 | Lehrveranstaltungen erstellen | |||||||||
Lehrveranstaltungsplan ist organisiert | ||||||||||
Lehrveranstaltungen sind veröffentlicht | z.B. Vorlesungsverzeichnis, Homepage | |||||||||
12.10.12 | Lehrveranstaltungen belegen | |||||||||
Vertiefungen/ Schwerpunkte sind gewählt | ||||||||||
Studierende sind Lehrveranstaltungen zugeteilt | ||||||||||
Teilnehmerlisten und -daten sind bereitgestellt | ||||||||||
Lehrveranstaltungen durchführen und evaluieren | z.B. im Vorlesungsverzeichnis | |||||||||
Lehrveranstaltungsinhalte sind vorbereitet | ||||||||||
Lehrveranstaltungen sind durchgeführt | ||||||||||
Lehrveranstaltungsevaluation ist konzipiert | ||||||||||
Lehrveranstaltung ist evaluiert | ||||||||||
Lehrendendaten verwalten | könnte auch im Personalbereich angesiedelt sein | eventuell zu ID 6 | ||||||||
Lehrdeputate sind verwaltet | könnte auch im Personalbereich angesiedelt sein |
eventuell zu ID 6 | ||||||||
12.11 | Prüfungsmanagement | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 29 | |||||||
Wissensdokumente | ||||||||||
Prüfungsangebot planen | ||||||||||
Prüfungen erstellen | ||||||||||
Prüfungen sind organisiert | ||||||||||
Prüfungen belegen | ||||||||||
Teilnehmerlisten und -daten sind bereitgestellt | ||||||||||
Prüfungen durchführen | ||||||||||
Prüfungen sind inhaltlich vorbereitet | ||||||||||
Abschlussarbeiten durchführen und verwalten | ||||||||||
Noten und Leistungen sind erfasst | ||||||||||
Zeugnisdokumente zum Studienabschluss sind erstellt | ||||||||||
Staatsexamina und andere externe Abschlussprüfungen verwalten | ||||||||||
Widersprüche einlegen und bearbeiten | ||||||||||
12.12 | Praktikums- management |
|||||||||
Praktikumsangebot verwalten | ||||||||||
Praktika verwalten | ||||||||||
12.13 | Promovierende | |||||||||
12.14 | Räume bereitstellen | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 32 | |||||||
Leistungen für Lehrende erbringen
Dieser Bereich muss noch auf andere Prozessgruppen verteilt werden (?).
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
14 | Leistungen für Lehrende erbringen | K | ||||||||
14.10 | Lehrende | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 34 | |||||||
Leistungen für sonstige Verwaltungskunden erbringen
Dieser Bereich muss noch auf andere Prozessgruppen verteilt werden.
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung | Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
15 | Leistungen für sonstige Verwaltungskunden erbringen | K | Muss noch spezifiziert werden | |||||||
15.10 | Information und Beratung | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 35 | |||||||
15.12 | Praktika managen | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 37 | |||||||
Praktikumsangebot erheben/ planen | K | |||||||||
Praktikumsstellen anbieten | K | |||||||||
Praktikumsstellen organisieren | K | |||||||||
Praktikum verwalten |
K | |||||||||
Praktikum ableisten | K | |||||||||
Praktikum bewerten | K | |||||||||
15.13 |
Promotion |
K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 38 | |||||||
15.14 |
Berichtswesen |
K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 40 | |||||||
15.15 |
Archivierung |
K | Nach Orga verschieben. Für mich ist die Darstellung dieses Hauptprozesses im ZKI-Dokument nicht ganz überzeugend. Dort werden als Prozesse genannt: - "Daten/Dokumente für Archivierung festlegen" - "Archivierungsprozess festlegen" - "Archivierungsprozess umsetzen; Archivierung durchführen". Nrn. 1 und 2 sind meines Erachtens ein Prozess, und zwar im Hauptprozess 20.10 "Organisation entwickeln". Nr. 3 wäre ein Prozess irgendwo in der Prozessgruppe 23. Einzelvorgänge dort wären jedes Jahr ein Archivierungslauf. (Wolf) |
Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 41 | ||||||
15.16 | Evaluation | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 42 |
Die Hochschule organisieren
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
20 | Die Hochschule organisieren | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
20.10 | Organisation entwickeln< | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
20.10.10 | Bewerbungsverfahren einrichten | V | U | |||||||
Ablauforganisation entwickeln | V | U | ||||||||
Aufbauorganisation entwickeln | V | U | ||||||||
Aufgabenkritik betreiben | V | U | ||||||||
20.11 | Institutionelles Qualitätsmanagement betreiben | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
20.12 | Für Arbeitssicherheit sorgen | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
20.13 | Selbstorganisation fördern | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
Personalmanagement
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
21 | Personalmanagement | U | ||||||||
21.01 | Wissensdokumente zum Personalmanagement | W | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
21.02 | Stammdokumente des Personals (Personalakten) | W | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
21.10 | Personalgewinnung | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
21.11 | Personalbetreuung | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
21.12 | Urlaub-Freistellung-Mutterschutz-Elternzeit-Erkrankung | V | U | Aktenname überdenken (Peter) | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | |||||
21.13 | Personalentwicklung | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
21.13.10 | Fortbildung beantragen und besuchen | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 2- oder3-stellig? | ||||||||
21.13.10.10 | Anmeldungen entgegennehmen | |||||||||
21.13.10.11 | Zu- und Absagen erteilen | |||||||||
21.13.10.12 | Änderungen organisieren | |||||||||
21.13.10.13 | Teilnahme prüfen | |||||||||
21.13.10.14 | Zertifikate ausstellen | |||||||||
21.13.10.15 | Personalakte aktualisieren | |||||||||
21.13.11 | Interne Fortbildungen organisieren | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? | ||||||||
21.13.12 | Jahresmitarbeitergespräch führen | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? | ||||||||
21.13.13 | Regelbeurteilungen für Beamtete durchführen | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? | ||||||||
21.14 | Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
Finanzmanagement
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse/Wissensordner |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
22 | Finanzen managen | U | Quelle: AG Aktenplan 2021 | |||||||
22.01 | Wissensdokumente | U | Quelle: AG Aktenplan 2021 | |||||||
Dienstanweisungen | W | U | Alle gültigen Dienstanweisun-gen, die sich auf das Finanz-management beziehen. | Quelle: AG Aktenplan 2021 | ||||||
Verträge | W | U | Quelle: AG Aktenplan 2021 | |||||||
Haushalt planen | U | Könnte man auch oben unter 01.11 "Jahresziele festlegen" einordnen. Das ist regelmäßig ein Streitpunkt. | ||||||||
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Haushaltsmittel veranschlagen | V | U | |||||||
Haushalt aufstellen | V | U | ||||||||
Haushalt verabschieden | V | U | ||||||||
Verpflichtungs- ermächtigungen |
V | U | ||||||||
22.11 | Haushalt ausführen | U | Quelle: AG Aktenplan 2021 | |||||||
22.11.10 | Haushalt überwachen | V | U | Quelle: AG Aktenplan 2021 | ||||||
Über- und außerplanmäßige Ausgaben tätigen | ||||||||||
Eingangsrechnungen buchen | ||||||||||
Ausgangsrechnungen buchen | ||||||||||
Allg. Kassenangelegenheiten bearbeiten | ||||||||||
Nachtragshaushalt beantragen | ||||||||||
Nachtragshaushalt aufstellen | ||||||||||
Nachtragshaushalt verabschieden | ||||||||||
Jahresabschluss erstellen | ||||||||||
Kassenprüfungen durchführen | ||||||||||
Mittelübertragung durchführen | ||||||||||
Haushaltsreste bilden | ||||||||||
Vermögensverwaltung durchführen | ||||||||||
Anlagenbuchhaltung tätigen | ||||||||||
Inventarisierung durchführen | ||||||||||
Drittmittel verwalten | ||||||||||
Drittmittel überwachen | ||||||||||
Einnahmeüberschuss- rechnung durchführen |
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Gewerbesteuer abführen | ? | |||||||||
Körperschaftssteuer abführen | ? | |||||||||
Umsatzsteuer abführen | ? | |||||||||
Umsatzsteuervoran- meldung ist getätigt |
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Spenden verwalten | ||||||||||
Spenden vereinnahmen | ||||||||||
Spendenquittung ist ausgestellt | ||||||||||
Spenden verausgaben | ||||||||||
Finanzcontrolling durchführen | ||||||||||
Statistiken erstellen | ||||||||||
Berichte erstellen | ||||||||||
Trennungsrechnung durchführen | ||||||||||
erstellen | ||||||||||
auswerten | ||||||||||
Forderungsmanagement durchführen | ||||||||||
' | Gebühren erheben | |||||||||
' | Rechnungen erstellen | |||||||||
' | Mahnungen erstellen | |||||||||
Merker:
|
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Auftragsverarbeitungsverträge | ||||||||||
Kommunikation (Post, Telefon) | ||||||||||
Software | ||||||||||
etc | ||||||||||
Merker:
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23 | Beschaffungswesen | |||||||||
Ausschreibungen | ||||||||||
Beschaffungen | ||||||||||
Rahmenverträge |
Management von Sachressourcen
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
23 | Management von Sachressourcen | U | Beschaffungen von Dienstleistungen und Lieferleistungen, Bauleistungen, Schadensfälle. Eventuell zusammen mit Finanzen. Bauen woandes unterbringen. | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland |
Außenbeziehungen pflegen
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
24 | Außenbeziehungen pflegen | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
24.10 | Kontakte pflegen | U | ||||||||
24.11 | Kooperationen eingehen | U |
Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
25 | Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
25.10 | Hochschule nach außen darstellen | U | ||||||||
Übergreifende Wissensdokumente
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
30 | Übergreifende Wissensdokumente | U | Allgemeine passive (externe) Wissensdokumente, die sich nicht einzelnen Prozessen zuordnen lassen. | Quelle: AG Hochschulaktenplan | ||||||
30.01 | Offizielle Mitteilungen | W | U | HRK, Ministerien, etc. | Quelle: AG Hochschulaktenplan | |||||
30.02 | Nichtamtliche Mitteilungen | W | U | Newsletter anderer Hochschulen, etc. | Quelle: AG Hochschulaktenplan | |||||
30.03 | Pressespiegel | W | U | Quelle: AG Hochschulaktenplan |