Musteraktenplan Hochschulen
Version vom 8. Februar 2021, 22:51 Uhr von Peter.Bauer (Diskussion | Beiträge)
Stand: 8.02.2021
Letzte Bearbeitung: Peter.Bauer
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Stand vom
Inhaltsverzeichnis
- 1 Hochschule führen
- 2 Studium organisieren
- 3 Lehre organisieren
- 4 Drittmittel und Sondermittel verwalten
- 5 Forschung und Transfer
- 6 Bauangelegenheiten und Liegenschaften
- 7 Angelegenheiten der Fakultäten
- 8 Die Hochschule organisieren
- 9 Personal managen
- 10 Finanzen managen
- 11 Management von Sachressourcen
- 12 Aufträge und wissenschaftliche Dienstleistungen durchführen
- 13 Außenbeziehungen pflegen
- 14 Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit
- 15 Übergreifende Wissensdokumente
Hochschule führen
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
01 | Hochschule führen | S | Alternative (ms, 8.2.21): "Hochschule leiten" |
früher: Strategische Prozesse; Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | ||||||
01.01 | Wissensdokumente | W | Rechtsgrundlagen, ... | |||||||
01.10 | Strategische Ausrichtung der Hochschule entwickeln |
S | Alternative (ms, 8.2.21): "Verhandlung und Zielvereinbarung mit dem [Senat] zur mehrjährigen Entwicklung und Profilbildung der HS" |
Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | ||||||
01.11 | Jahresziele festlegen | S | Alternative (ms, 8.2.21): "Aufstellung des Haushaltsplans sowie des Wirtschaftsplans" |
Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | ||||||
01.12 | Strategische Projekte durchführen |
S | also grundsätzlich "Verteilung der Stellen und Mittel, die der HS zugewiesen sind"? |
Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | ||||||
01.13 | Zielerreichung überprüfen | S | Alternative (ms, 8.2.21): "Umsetzung, Reporting und Controlling des Haushaltsplans" |
Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | ||||||
Evaluationen durchführen | ||||||||||
Controlling durchführen | ||||||||||
01.14 | Hochschulgremien organisieren | S | Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | |||||||
Wahlen | ||||||||||
Rektoratssitzungen | ||||||||||
Senatssitzungen | ||||||||||
Ausschusssitzungen | ||||||||||
Kommissionen | ||||||||||
Sonstige Sitzungen | ||||||||||
Hier weitere Sitzungsarten einfügen | ||||||||||
01.15 | Vernetzung betreiben | S | Alternative (ms, 8.2.21):operativ: "Festsetzung operativer Kommunikationsmaßnahmen für die unterschiedlichen Stakeholder der HS"; strategisch: "Strategisches Hochschulmarketing", evtl. ist hier noch mehr gemeint ... |
Quelle: Musteraktenplan CST alle Branchen | ||||||
01.16 | Einrichtungen der Hochschule organisieren | Alternative (ms, 8.2.21): "Entscheidung über die Organisation der Verwaltung der Hochschule" - siehe auch "8 Die Hochschule organisieren" |
||||||||
' | ||||||||||
01.17 | Weiterentwicklung des Hochschulleitbildes |
ms, 8.2.21 |
||||||||
' | ||||||||||
01.18 | Aufstellung von Grundsätzen für die Qualitätssicherung |
ms, 8.2.21 |
Studium organisieren
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz | ||
10 | Studium organisieren | U | Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde | Quelle: AG Hochschulaktenplan | ||||||||
10.10 | Studiengänge managen |
W | Der Hauptprozess "Studium organisieren" umfasst auf Basis einer Idee zur Studiengangentwicklung die Unterstützung, Strukturierung, Planung, (Weiter-) Entwicklung und Einstellung des Studienangebots. Er beinhaltet auch die Tätigkeiten im Rahmen von Programm- oder System-(Re-) Akkreditierungen. In den Prozess eingebunden sind die Erstellung, Fortschreibung und Umsetzung der Studien- und Prüfungsordnungen sowie der Modulhandbücher. Das Studiengangmanagement stellt damit die Grundlage für weitere wichtige Bereiche (insbesondere Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Studierendenmanagement) dar. | Quelle: AG Hochschulaktenplan | ||||||||
10.10.01 | Wissensdokumente | |||||||||||
Studiengang entwickeln | Quelle: AG Hochschulaktenplan | |||||||||||
Studiengang ist initiiert | ||||||||||||
Studiengang ist entworfen | ||||||||||||
Studiengang ist ausgestaltet | ||||||||||||
Studiengang ist genehmigt | ||||||||||||
Studiengang einrichten | ||||||||||||
Studiengang betreiben | z.B. Überlast reduzieren, PO ändern | |||||||||||
Studiengang ist evaluiert/ akkreditiert | ||||||||||||
Studiengang einstellen | ||||||||||||
10.11 | Studienbewerbungen managen |
|||||||||||
Wissensdokumente | ||||||||||||
Studieninteressierte verwalten | ||||||||||||
Studieninteressierte sind informiert | ||||||||||||
Studieninteressierte sind beraten | ||||||||||||
Bewerbungsverfahren einrichten | ||||||||||||
Inhaltliche Daten sind erfasst | ||||||||||||
Zeitliche Daten sind erfasst | ||||||||||||
Technische Schnittstellen sind eingerichtet | ||||||||||||
Bewerbungsverfahren durchführen | ||||||||||||
Bewerbungen sind entgegengenommen | ||||||||||||
Nicht-europäische Hochschulzugangs- berechtigungen sind anerkannt/ abgelehnt |
||||||||||||
Bewerbungen sind geprüft | ||||||||||||
Bewerbungen sind bewertet | ||||||||||||
Vorprüfungen sind durchgeführt | ||||||||||||
Bewerberdaten sind gelöscht | ||||||||||||
Zulassungsverfahren durchführen | ||||||||||||
Studienbewerber*innen sind zugelassen | ||||||||||||
Nachgelagerte Zulassungen sind durchgeführt | ||||||||||||
Daten über Schnittstellen sind eingelesen | ||||||||||||
Immatrikulation durchführen | ||||||||||||
Immatrikulation ist vorgenommen | ||||||||||||
Erstunterlagen sind erstellt und bereitgestellt | Studierendenausweis, Bescheid | |||||||||||
10.12 | Studierende managen | Umfasst alle Prozesse, mit denen Studierende verwaltet werden ab dem Zeitpunkt der Immatrikulation | ||||||||||
Wissensdokumente | ||||||||||||
Rückmeldung durchführen | ||||||||||||
Beurlaubung durchführen | ||||||||||||
Sonderstudienfälle bearbeiten | Doppel-/ Teilzeitstudium | |||||||||||
Gasthörer-/ Früh-/ Seniorenstudium verwalten | ||||||||||||
Studiengang- und Fach-/PO-Wechsel durchführen | ||||||||||||
Praxis- und Auslandssemester verwalten | ||||||||||||
Studierende beraten | ||||||||||||
Exmatrikulation durchführen | ||||||||||||
Serviceprozesse Studierenden- management durchführen |
||||||||||||
Stammdatenänderungen durchführen | ||||||||||||
Studierendenbeiträge/ Gebühren verwalten | Kann auch bei Finanzen angesiedelt sein. | |||||||||||
Studienkonten führen | ||||||||||||
10.13 | Alumni managen |
Umfasst auch Karriereplanung. Eventuell nur "Alumni" (Absolvent) als Bezeichnung | ||||||||||
Wissensdokumente | ||||||||||||
Alumni verwalten | ||||||||||||
Alumni Service bereitstellen |
Lehre organisieren
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
12 | Lehre organisieren | K | Der Prozessgruppe liegt als Gliederung ein Lebenszyklusmodell zugrunde | |||||||
12.10 | Lehrveranstaltungen managen |
K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 27 | |||||||
12.10.01 | Wissensdokumente | W | ||||||||
12.10.10 | Lehrveranstaltungsangebot planen | |||||||||
Kapazität der Lehrenden ist erhoben | ||||||||||
Erforderliches Lehrveranstaltungsangebot ist erhoben | ||||||||||
12.10.11 | Lehrveranstaltungen erstellen | |||||||||
Lehrveranstaltungsplan ist organisiert | ||||||||||
Lehrveranstaltungen sind veröffentlicht | z.B. Vorlesungsverzeichnis, Homepage | |||||||||
12.10.12 | Lehrveranstaltungen belegen | |||||||||
Vertiefungen/ Schwerpunkte sind gewählt | ||||||||||
Studierende sind Lehrveranstaltungen zugeteilt | ||||||||||
Teilnehmerlisten und -daten sind bereitgestellt | ||||||||||
Lehrveranstaltungen durchführen und evaluieren | z.B. im Vorlesungsverzeichnis | |||||||||
Lehrveranstaltungsinhalte sind vorbereitet | ||||||||||
Lehrveranstaltungen sind durchgeführt | ||||||||||
Lehrveranstaltungsevaluation ist konzipiert | ||||||||||
Lehrveranstaltung ist evaluiert | ||||||||||
Lehrendendaten verwalten | könnte auch im Personalbereich angesiedelt sein | eventuell zu ID 6 | ||||||||
Lehrdeputate sind verwaltet | könnte auch im Personalbereich angesiedelt sein |
eventuell zu ID 6 | ||||||||
12.11 | Prüfungen managen | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 29 | |||||||
Wissensdokumente | ||||||||||
Prüfungsangebot planen | ||||||||||
Prüfungen erstellen | ||||||||||
Prüfungen sind organisiert | ||||||||||
Prüfungen belegen | ||||||||||
Teilnehmerlisten und -daten sind bereitgestellt | ||||||||||
Prüfungen durchführen | ||||||||||
Prüfungen sind inhaltlich vorbereitet | ||||||||||
Abschlussarbeiten durchführen und verwalten | ||||||||||
Noten und Leistungen sind erfasst | ||||||||||
Zeugnisdokumente zum Studienabschluss sind erstellt | ||||||||||
Staatsexamina und andere externe Abschlussprüfungen verwalten | ||||||||||
Widersprüche bearbeiten | ||||||||||
12.12 | Praktika managen | |||||||||
Praktikumsangebot verwalten | ||||||||||
Praktika verwalten | ||||||||||
12.13 | Promovierende managen | |||||||||
12.14 | K | Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 32 | ||||||||
Drittmittel und Sondermittel verwalten
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
Drittmittel und Sondermittel verwalten | Kann unter Finanzen oder unter Forschung abgebildet werden | |||||||||
Förderantrag stellen | ||||||||||
Forschungsidee entwickeln |
||||||||||
Projekt ist kalkuliert | ||||||||||
Projekt ist kategorisiert | ||||||||||
Vertragliche Vereinbarungen sind geprüft | ||||||||||
Steuerliche Konsequenzen sind geprüft | ||||||||||
Mittelbedarf ist geplant | ||||||||||
Vertragsabschluss tätigen | Durch Präsidentin oder Präsidenten | |||||||||
Projekt durchführen und Ausgaben abrechnen | ||||||||||
Drittmittelkonto einrichten | ||||||||||
Ausgaben buchen | ||||||||||
Mittelzuflüsse buchen | ||||||||||
Zwischenberichte erstellen | ||||||||||
Projekt abschließen | ||||||||||
Restmittel verbuchen | ||||||||||
Wertabgabe bei höherwertigen Sachgütern in den Haushalt stellen | ||||||||||
Abschlussbericht erstellen | ||||||||||
Plan-/Abweichungsanalyse ist durchgeführt | ||||||||||
Forschungsergebnisse sind dokumentiert | ||||||||||
Schlussverwendungs-nachweise erstellen |
Forschung und Transfer
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
Forschung und Transfer managen | ||||||||||
Bauangelegenheiten und Liegenschaften
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
Bauangelegenheiten und Liegenschaften managen | Alternative (ms, 8.2.21): "Gebäude & Service managen" |
|||||||||
Angelegenheiten der Fakultäten
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
Angelegenheiten der Fakultäten managen | Fachthemen/-prozesse einzelner Fakultäten, Institute, zentraler Einrichtungen, sonstiger Institute | |||||||||
Die Hochschule organisieren
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
20 | Die Hochschule organisieren | U | Sollte m. E. in strategische Prozesse, es fehlt aber "RZ organisieren" und "Bibliothek verwalten" und "Studien- und Infocenter managen"
|
Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
20.10 | Organisation entwickeln | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
20.10.10 | Bewerbungsverfahren einrichten | V | U | |||||||
Ablauforganisation entwickeln | V | U | ||||||||
Aufbauorganisation entwickeln | V | U | ||||||||
Aufgabenkritik betreiben | V | U | ||||||||
20.11 | Institutionelles Qualitätsmanagement betreiben | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
20.12 | Für Arbeitssicherheit sorgen | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
20.13 | Selbstorganisation fördern | U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||
15.15 |
Archivierung |
K | Nach Orga verschieben. Für mich ist die Darstellung dieses Hauptprozesses im ZKI-Dokument nicht ganz überzeugend. Dort werden als Prozesse genannt: - "Daten/Dokumente für Archivierung festlegen" - "Archivierungsprozess festlegen" - "Archivierungsprozess umsetzen; Archivierung durchführen". Nrn. 1 und 2 sind meines Erachtens ein Prozess, und zwar im Hauptprozess 20.10 "Organisation entwickeln". Nr. 3 wäre ein Prozess irgendwo in der Prozessgruppe 23. Einzelvorgänge dort wären jedes Jahr ein Archivierungslauf. (Wolf) |
Quelle: ZKI-Prozesslandkarte, S. 41 | ||||||
Interne Beratung durchführen | Zum Datenschutz, Klimaschutz, Gleichstellung, ... | |||||||||
Serviceprozesse durchführen | IuK |
Personal managen
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
21 | Personal organisieren | U | Alternative (ms, 8.2.21): "Personal betreuen" |
|||||||
21.01 | Wissensdokumente | W | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
21.02 | Stammdokumente des Personals (Personalakten) | W | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
21.10 | Personalgewinnung managen | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
21.11 | Personalbetreuung managen | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
21.12 | Ausfallzeiten managen | V | U | (war:Urlaub-Freistellung-Mutterschutz-Elternzeit-Erkrankung) | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | |||||
21.13 | Personalentwicklung managen | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
21.13.10 | Fortbildung beantragen und besuchen | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 2- oder3-stellig? | ||||||||
21.13.10.10 | Anmeldungen entgegennehmen | |||||||||
21.13.10.11 | Zu- und Absagen erteilen | |||||||||
21.13.10.12 | Änderungen organisieren | |||||||||
21.13.10.13 | Teilnahme prüfen | |||||||||
21.13.10.14 | Zertifikate ausstellen | |||||||||
21.13.10.15 | Personalakte aktualisieren | |||||||||
21.13.11 | Interne Fortbildungen organisieren | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? | ||||||||
21.13.12 | Jahresmitarbeitergespräch führen | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? | ||||||||
21.13.13 | Regelbeurteilungen für Beamtete durchführen | Vorschlag, weiter ausarbeiten, Nummerierung 3-stellig? | ||||||||
21.14 | Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen managen | V | U | Quelle: Prozesslandkarte Duisburg-Essen | ||||||
Finanzen managen
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse/Wissensordner |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
22 | Finanzen managen | U | Alternative (ms, 8.2.21): "Haushalt verwalten" |
Quelle: AG Aktenplan 2021 | ||||||
22.01 | Wissensdokumente | U | Quelle: AG Aktenplan 2021 | |||||||
Dienstanweisungen | W | U | Alle gültigen Dienstanweisungen, die sich auf das Finanzmanagement beziehen. | Quelle: AG Aktenplan 2021 | ||||||
Verträge | W | U | Quelle: AG Aktenplan 2021 | |||||||
Haushalt planen |
U | |||||||||
Haushalt / Nachtragshaushalt aufstellen | ||||||||||
|
Haushalt ist verabschiedet | V | U | |||||||
Verpflichtungs-ermächtigungen sind berücksichtigt | V | U | ||||||||
Haushaltsmittel sind veranschlagt | V | U | ||||||||
22.11 | Haushalt ausführen | U | Quelle: AG Aktenplan 2021 | |||||||
22.11.10 | Haushalt überwachen | V | U | Quelle: AG Aktenplan 2021 | ||||||
Über- und außerplanmäßige Ausgaben tätigen | ||||||||||
Eingangsrechnungen buchen | ||||||||||
Ausgangsrechnungen buchen | ||||||||||
Allg. Kassenangelegenheiten bearbeiten | ||||||||||
Umsatzsteuer abführen | ||||||||||
Umsatzsteuer-voranmeldungen sind getätigt | ||||||||||
Dienstleistung / Sponsoring managen | ||||||||||
Forderungen managen | ||||||||||
Rechnungen erstellen | ||||||||||
Gebühren sind erhoben | ||||||||||
Mahnungen sind erstellt | ||||||||||
Jahresabschluss erstellen | ||||||||||
Kassenprüfungen durchführen / Abgleich Bewirtschaftungs- und Kassensystem durchführen | ||||||||||
Jahresrechnung erstellen | ||||||||||
Mittelübertragung tätigen | ||||||||||
Haushaltsreste sind gebildet | ||||||||||
Drittmittelrestesind gebildet | ||||||||||
Überschüsse sind ermittelt | ||||||||||
Einnahmen-überschussrechnung durchführen | Doppisch: GUV/Bilanz | |||||||||
Steuererklärung sind erstellt | ||||||||||
Gewerbe-/ Körperschaftssteuern sind abgeführt | ||||||||||
Vermögensverwaltung durchführen | ||||||||||
Anlagenbuchhaltung tätigen | ||||||||||
Inventarisierung durchführen | ||||||||||
Beschaffungen tätigen | ||||||||||
Ausschreibungen durchführen | ||||||||||
öffentliche Ausschreibung ist durchgeführt | ||||||||||
beschränkte Ausschreibung ist durchgeführt | ||||||||||
EU-Ausschreibung ist durchgeführt | ||||||||||
Beschaffungen tätigen | ||||||||||
Zuschlag ist erteilt | ||||||||||
Bestellschein ist erstellt | ||||||||||
Rahmenvertrag ist abgeschlossen | ||||||||||
Drittmittel und Sondermittel verwalten | Kann unter Finanzen oder unter Forschung abgebildet werden | |||||||||
Förderantrag stellen | ||||||||||
Forschungsidee entwickeln |
||||||||||
Projekt ist kalkuliert | ||||||||||
Projekt ist kategorisiert | ||||||||||
Vertragliche Vereinbarungen sind geprüft | ||||||||||
Steuerliche Konsequenzen sind geprüft | ||||||||||
Mittelbedarf ist geplant | ||||||||||
Vertragsabschluss tätigen | Durch Präsidentin oder Präsidenten | |||||||||
Projekt durchführen und Ausgaben abrechnen | ||||||||||
Drittmittelkonto einrichten | ||||||||||
Ausgaben buchen | ||||||||||
Mittelzuflüsse buchen | ||||||||||
Zwischenberichte erstellen | ||||||||||
Projekt abschließen | ||||||||||
Restmittel verbuchen | ||||||||||
Wertabgabe bei höherwertigen Sachgütern in den Haushalt stellen | ||||||||||
Abschlussbericht erstellen | ||||||||||
Plan-/Abweichungsanalyse ist durchgeführt | ||||||||||
Forschungsergebnisse sind dokumentiert | ||||||||||
Schlussverwendungs-nachweise erstellen | ||||||||||
Spenden verwalten | ||||||||||
Spenden sind vereinnahmt | ||||||||||
Spendenquittungen sind ausgestellt | ||||||||||
Spenden sind verausgabt | ||||||||||
Finanzcontrolling durchführen | ||||||||||
Statistiken erstellen | ||||||||||
Berichte erstellen | ||||||||||
Trennungsrechnung durchführen | ||||||||||
Trennungsrechnungist erstellt
|
||||||||||
Trennungsrechnung istausgewertet
|
||||||||||
|
||||||||||
Merker:
|
||||||||||
Auftragsverarbeitungsverträge | ||||||||||
Kommunikation (Post, Telefon) | ||||||||||
Software | ||||||||||
etc | ||||||||||
Merker:
|
||||||||||
23 | Beschaffungswesen | |||||||||
Ausschreibungen | ||||||||||
Beschaffungen | ||||||||||
Rahmenverträge |
Management von Sachressourcen
ID | Ebene 1 Prozesslandkarte |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
23 | Management von Sachressourcen | U | Beschaffungen von Dienstleistungen und Lieferleistungen, Bauleistungen, Schadensfälle. Eventuell zusammen mit Finanzen. Bauen woandes unterbringen. | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | |||||||||
U | Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland |
Aufträge und wissenschaftliche Dienstleistungen durchführen
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
Aufträge und wissenschaftliche Dienstleistungen durchführen | Bei Finanzen einsortieren | Quelle: | ||||||||
Angebot erstellen | ||||||||||
Auftrag durchführen | ||||||||||
Auftrag abschließen | ||||||||||
' | Rechnung ist gestellt | |||||||||
' | Restmittel sind verbucht |
Außenbeziehungen pflegen
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
24 | Außenbeziehungen pflegen | U | Alterantive (ms, 8.2.21): "Auslandsbeziehungen managen" |
Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
24.10 | Kontakte pflegen | U | ||||||||
24.11 | Kooperationen eingehen | U |
Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
25 | Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit | U | Alternative (ms, 8.2.21): "Presse und Marketing" |
Quelle: Aktenplan Hochschule Süddeutschland | ||||||
25.10 | Hochschule nach außen darstellen | U | ||||||||
Übergreifende Wissensdokumente
ID | Ebene 1 Prozessgruppen |
Ebene 2 Hauptprozesse |
Ebene 3 Prozesse |
Meilensteine | Dok Art | Proz Art | Bem. zum Aktenzeichen / Anf. zur Änderung |
Aufbewahrungsfrist | Berechtigungen | Provenienz |
30 | Übergreifende Wissensdokumente | U | Allgemeine passive (externe) Wissensdokumente, die sich nicht einzelnen Prozessen zuordnen lassen. | Quelle: AG Hochschulaktenplan | ||||||
30.01 | Offizielle Mitteilungen | W | U | HRK, Ministerien, etc. | Quelle: AG Hochschulaktenplan | |||||
30.02 | Nichtamtliche Mitteilungen | W | U | Newsletter anderer Hochschulen, etc. | Quelle: AG Hochschulaktenplan | |||||
30.03 | Pressespiegel | W | U | Quelle: AG Hochschulaktenplan |