Musteraktenplan Hochschulen - Glossar: Unterschied zwischen den Versionen

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==Wissensdokument==
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Ein Wissensdokument enthält Informationen, die ganz allgemein für die Aufgabenerledigung benötigt werden. Aktive Wissensdokumente sind (im Unterschied zu passiven Wissensdokumenten) das Ergebnis eines internen Vorgangs beziehungsweise Prozesses.
  
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== Prozess ==
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Prozesse kann man in stark- und schwachstrukturierte unterteilen.
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stark strukturiert = Prozesse, die immer den gleichen Ablauf haben, z.B. begleichen einer Rechnung, Reisekostenabrechnung, Drittmittel verwalten.
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schwach strukturiert = Prozesse mit hoher Varianz, wodurch eine genaue Beschreibung nicht möglich ist, z.B. Veranstaltungsorganisation, Verhandlungen führen, Drittmittelprojekt durchführen.
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Einen stark strukturierten Prozess definieren wir als einen planbaren, strukturierten, mustergültigen Ablauf der Bearbeitung eines Geschäftsfalls, bei dem Auslöser, Beteiligte, die notwendigen Tätigkeiten und deren Reihenfolge sowie ein Ergebnis definiert sind.
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Einen schwach strukturierten Prozess definieren wir als ein Ablaufschema von Vorgängen, das für viele Vorgänge gilt, stellt einen Prozess dar.
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== Vorgang ==
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# Bearbeitung eines expliziten Geschäftsfalls durch Abarbeitung der jeweiligen Prozessschritte inklusive der Gesamtheit der dazugehörigen und im Zuge der Bearbeitung entstandenen Dokumente.
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# Ein Vorgang ist eine Kette von Aktivitäten in einem sinnvollen Zusammenhang. Ein Vorgang beginnt immer mit einem Auslöser und endet entweder mit einem nützlichen Ergebnis (Output) oder wird abgebrochen. Beispiel: Drittmittelprojekt 54/2017 der DFG durchführen
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# Ein Vorgang ist eine Prozessinstanz.
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== Meilenstein ==
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Eine Teiletappe eines Vorgangs, in der ein definiertes Zwischenziel erreicht wird. Technisch betrachtet ein Unterordner eines Vorgangs, dem Aktivitäten und Dokumente des Vorgangs eindeutig zugeordnet sind.
  
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Prozess Ein Ablaufschema von Vorgängen, das für viele Vorgänge gilt, stellt einen Prozess dar. Beispiel: Drittmittelprojekte durchführen
 
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Vorgang Ein Vorgang ist eine Kette von Aktivitäten in einem sinnvollen Zusammenhang. Ein Vorgang beginnt immer mit einem Auslöser und endet entweder mit einem nützlichen Ergebnis (Output) oder wird abgebrochen. Beispiel: Drittmittelprojekt 54/2017 der DFG durchführen
 
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Meilenstein Eine Teiletappe eines Vorgangs, in der ein definiertes Zwischenziel erreicht wird. Technisch betrachtet ein Unterordner eines Vorgangs, dem Aktivitäten und Dokumente des Vorgangs eindeutig zugeordnet sind
 
 
Beispiel: Projektmittel überwachen oder Personal bewirtschaften
 
Beispiel: Projektmittel überwachen oder Personal bewirtschaften
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Dokument Alle Dateien, unabhängig von ihrem Format oder Träger.
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Ein Dokument kann auch aus mehreren Dateien bestehen (sog. Verbunddokument). Beispiel: Mittelanforderung oder Zeitaufschreibungen
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z. B. ein Vertrag mit Anlagen; im übertragenen Sinn auch eine Website mit mehreren eingebundenen Elementen.
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Alle Dateien, unabhängig von ihrem Format oder Träger.
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Aktivität Eine Aufgabe, die in einem Vorgang anfallen kann und durch das Vorgangsteam zu erledigen ist. alternative Bezeichnungen in der Literatur oder bei Softwareprodukten: Aufgabe, Tätigkeit, ToDo, Wiedervorlage
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Ein Dokument kann auch aus mehreren Dateien bestehen (sogenanntes Verbunddokument).
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Beispiele: Mittelanforderung, Zeitaufschriebe, ein Vertrag mit Anlagen. Im übertragenen Sinn auch eine Website mit mehreren eingebundenen Elementen.
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== Aktivität ==
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Eine Aufgabe, die in einem Vorgang anfallen kann und durch das Vorgangsteam zu erledigen ist.
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alternative Bezeichnungen in der Literatur oder bei Softwareprodukten: Aufgabe, Tätigkeit, ToDo, Wiedervorlage
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Beispiel: Eine Einladungsmail an potentielle Teilnehmer einer Veranstaltung erstellen und versenden.
 
Beispiel: Eine Einladungsmail an potentielle Teilnehmer einer Veranstaltung erstellen und versenden.
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Vorgangsteam Diejenigen Mitarbeiter, die grundsätzlich (wenn auch nur im Vertretungsfall oder gelegentlich) an einem Vorgang beteiligt sind und dort Schreib- und Leserechte besitzen. Beispiel: SB aus FFT (Fachabteilung), SB aus PO (für Einstellungen), SB aus F (für die Finanzierung), SB aus dem Fachbereich des Projektes
 
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Objekt Eine Person oder ein Ding oder ein Begriff, mit der bzw. mit dem sich ein Vorgang beschäftigt. Achtung! Der Begriff "Objekte" wird hier nicht im Sinne der Informatik ("objektorientierte Programmierung") verwendet. Die hier verwendete Bedeutung entstammt dem Prozessorientierten Abla-gesystem (PAS ®).
 
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Beispiel: SB Herr Ulrich Meier oder Gebäude Z1
 
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Merkmal Ein Begriff, der einen Vorgang charakterisiert, der aber selbst keine weiteren Merkmale besitzt. Beispiel: Liste aller strategischen Themen im Sinne der szenariobasierten Planung der Gesamtorganisation oder Liste aller im Haus bekannten Drittmittelgeber mit ihren Besonderheiten (Aufbewahrungsfristen etc.)
 
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Objektkategorie Eine Menge von gleichartigen Objekten. Beispiel: Liste aller Gebäude
 
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Merkmalskategorie Eine Liste von gleichartigen Merkmalen. Beispiel: Liste von Statusangaben („noch nicht begonnen“, „aktiv“, „erledigt“.
 
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(elektronische) Akte Als eAkte wird allgemein eine digitale Daten- oder Informationssammlung bezeichnet, die nach dem Vorbild herkömmlicher Akten (auf Papier) aufgebaut ist. Es handelt sich um eine bestimmte Sicht auf die Datensammlung zur Strukturierung von mehreren Dokumenten. Beispiel: Personalakte (besteht aus vielerlei Dokumenten, die in den verschiedenen Prozessen der Personalabteilung entstehen)
 
  
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== Vorgangsteam ==
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Diejenigen Mitarbeiter*innen, die grundsätzlich (wenn auch nur im Vertretungsfall oder gelegentlich) an einem Vorgang beteiligt sind und dort Schreib- und Leserechte besitzen.
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Beispiel: Sachbearbeitung aus Fachabteilung, Sachbearbeitung  aus Personal- und Organisation, Sachbearbeitung  aus Finanzwesen, Sachbearbeitung aus dem Fachbereich des Projektes
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== Objekt ==
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Eine Person oder ein Ding oder ein Begriff, mit der bzw. mit dem sich ein Vorgang beschäftigt. Achtung! Der Begriff "Objekte" wird hier nicht im Sinne der Informatik ("objektorientierte Programmierung") verwendet. Die hier verwendete Bedeutung entstammt dem Prozessorientierten Ablagesystem (PAS ®).
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Beispiel: Sachbearbeitung Herr Ulrich Meier oder Gebäude Z1
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== Merkmal ==
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# Ein Begriff, der einen Vorgang charakterisiert, der aber selbst keine weiteren Merkmale besitzt. Beispiel: Liste aller strategischen Themen im Sinne der szenariobasierten Planung der Gesamtorganisation oder Liste aller im Haus bekannten Drittmittelgeber mit ihren Besonderheiten (Aufbewahrungsfristen etc.)
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# Ein Merkmal ist beispeilsweise ein Metadatum
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== Objektkategorie ==
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Eine Menge von gleichartigen Objekten.
  
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== Überschrift  2 ==
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Beispiel: Liste aller Gebäude
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Textabsatz 1  <br />
 
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Textabsatz 2  <br />
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== Merkmalskategorie ==
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ohne Texteinzug
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Eine Liste von gleichartigen Merkmalen.
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:mit Texteinzug
 
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::und noch mehr Texteinzug <br />
 
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== Überschrift  xyz ==
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Beispiel: Liste von Statusangaben („noch nicht begonnen“, „aktiv“, „erledigt“.)
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; Definition
 
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: Text<br>
 
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; Nächste Definition
 
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: Text<br>
 
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:: Mehr Text
 
  
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== Hinweise ==
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== (elektronische) Akte ==
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* Hinweis A in unsortierter Liste
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Als E-Akte wird allgemein eine digitale Daten- oder Informationssammlung bezeichnet, die die herkömmlicher Akten in Papierform ablöst. Es handelt sich um eine bestimmte Sicht auf die Datensammlung zur Strukturierung von mehreren Dokumenten.
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* Hinweis B in unsortierter Liste<br>
 
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== Weblinks ==
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Beispiel: Personalakte (besteht aus vielerlei Dokumenten, die in den verschiedenen Personal-Prozessen entstehen.
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# Link 1 in automatisch nummerierter Liste
 
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# Link 2 in automatisch nummerierter Liste
 
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[[Kategorie:Musteraktenplan für Hochschulen]]

Aktuelle Version vom 5. April 2021, 15:06 Uhr

Stand: 5.04.2021
Letzte Bearbeitung: Peter.Bauer

Wissensdokument

Ein Wissensdokument enthält Informationen, die ganz allgemein für die Aufgabenerledigung benötigt werden. Aktive Wissensdokumente sind (im Unterschied zu passiven Wissensdokumenten) das Ergebnis eines internen Vorgangs beziehungsweise Prozesses.

Prozess

Prozesse kann man in stark- und schwachstrukturierte unterteilen.

stark strukturiert = Prozesse, die immer den gleichen Ablauf haben, z.B. begleichen einer Rechnung, Reisekostenabrechnung, Drittmittel verwalten.

schwach strukturiert = Prozesse mit hoher Varianz, wodurch eine genaue Beschreibung nicht möglich ist, z.B. Veranstaltungsorganisation, Verhandlungen führen, Drittmittelprojekt durchführen.

Einen stark strukturierten Prozess definieren wir als einen planbaren, strukturierten, mustergültigen Ablauf der Bearbeitung eines Geschäftsfalls, bei dem Auslöser, Beteiligte, die notwendigen Tätigkeiten und deren Reihenfolge sowie ein Ergebnis definiert sind.

Einen schwach strukturierten Prozess definieren wir als ein Ablaufschema von Vorgängen, das für viele Vorgänge gilt, stellt einen Prozess dar.


Vorgang

  1. Bearbeitung eines expliziten Geschäftsfalls durch Abarbeitung der jeweiligen Prozessschritte inklusive der Gesamtheit der dazugehörigen und im Zuge der Bearbeitung entstandenen Dokumente.
  2. Ein Vorgang ist eine Kette von Aktivitäten in einem sinnvollen Zusammenhang. Ein Vorgang beginnt immer mit einem Auslöser und endet entweder mit einem nützlichen Ergebnis (Output) oder wird abgebrochen. Beispiel: Drittmittelprojekt 54/2017 der DFG durchführen
  3. Ein Vorgang ist eine Prozessinstanz.

Meilenstein

Eine Teiletappe eines Vorgangs, in der ein definiertes Zwischenziel erreicht wird. Technisch betrachtet ein Unterordner eines Vorgangs, dem Aktivitäten und Dokumente des Vorgangs eindeutig zugeordnet sind.

Beispiel: Projektmittel überwachen oder Personal bewirtschaften

Dokument

Alle Dateien, unabhängig von ihrem Format oder Träger. Ein Dokument kann auch aus mehreren Dateien bestehen (sogenanntes Verbunddokument).

Beispiele: Mittelanforderung, Zeitaufschriebe, ein Vertrag mit Anlagen. Im übertragenen Sinn auch eine Website mit mehreren eingebundenen Elementen.

Aktivität

Eine Aufgabe, die in einem Vorgang anfallen kann und durch das Vorgangsteam zu erledigen ist. alternative Bezeichnungen in der Literatur oder bei Softwareprodukten: Aufgabe, Tätigkeit, ToDo, Wiedervorlage

Beispiel: Eine Einladungsmail an potentielle Teilnehmer einer Veranstaltung erstellen und versenden.

Vorgangsteam

Diejenigen Mitarbeiter*innen, die grundsätzlich (wenn auch nur im Vertretungsfall oder gelegentlich) an einem Vorgang beteiligt sind und dort Schreib- und Leserechte besitzen.

Beispiel: Sachbearbeitung aus Fachabteilung, Sachbearbeitung aus Personal- und Organisation, Sachbearbeitung aus Finanzwesen, Sachbearbeitung aus dem Fachbereich des Projektes

Objekt

Eine Person oder ein Ding oder ein Begriff, mit der bzw. mit dem sich ein Vorgang beschäftigt. Achtung! Der Begriff "Objekte" wird hier nicht im Sinne der Informatik ("objektorientierte Programmierung") verwendet. Die hier verwendete Bedeutung entstammt dem Prozessorientierten Ablagesystem (PAS ®).

Beispiel: Sachbearbeitung Herr Ulrich Meier oder Gebäude Z1

Merkmal

  1. Ein Begriff, der einen Vorgang charakterisiert, der aber selbst keine weiteren Merkmale besitzt. Beispiel: Liste aller strategischen Themen im Sinne der szenariobasierten Planung der Gesamtorganisation oder Liste aller im Haus bekannten Drittmittelgeber mit ihren Besonderheiten (Aufbewahrungsfristen etc.)
  2. Ein Merkmal ist beispeilsweise ein Metadatum

Objektkategorie

Eine Menge von gleichartigen Objekten.

Beispiel: Liste aller Gebäude

Merkmalskategorie

Eine Liste von gleichartigen Merkmalen.

Beispiel: Liste von Statusangaben („noch nicht begonnen“, „aktiv“, „erledigt“.)

(elektronische) Akte

Als E-Akte wird allgemein eine digitale Daten- oder Informationssammlung bezeichnet, die die herkömmlicher Akten in Papierform ablöst. Es handelt sich um eine bestimmte Sicht auf die Datensammlung zur Strukturierung von mehreren Dokumenten.

Beispiel: Personalakte (besteht aus vielerlei Dokumenten, die in den verschiedenen Personal-Prozessen entstehen.


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