Musteraktenplan Hochschulen - Glossar: Unterschied zwischen den Versionen
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| − | Ein Vorgang ist eine Kette von Aktivitäten in einem sinnvollen Zusammenhang. Ein Vorgang beginnt immer mit einem Auslöser und endet entweder mit einem nützlichen Ergebnis (Output) oder wird abgebrochen. | + | # Bearbeitung eines expliziten Geschäftsfalls durch Abarbeitung der jeweiligen Prozessschritte inklusive der Gesamtheit der dazugehörigen und im Zuge der Bearbeitung entstandenen Dokumente. |
| − | + | # Ein Vorgang ist eine Kette von Aktivitäten in einem sinnvollen Zusammenhang. Ein Vorgang beginnt immer mit einem Auslöser und endet entweder mit einem nützlichen Ergebnis (Output) oder wird abgebrochen. Beispiel: Drittmittelprojekt 54/2017 der DFG durchführen | |
| − | Beispiel: Drittmittelprojekt 54/2017 der DFG durchführen | + | # Ein Vorgang ist eine Prozessinstanz. |
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== Dokument == | == Dokument == | ||
Alle Dateien, unabhängig von ihrem Format oder Träger. | Alle Dateien, unabhängig von ihrem Format oder Träger. | ||
| − | Ein Dokument kann auch aus mehreren Dateien bestehen ( | + | Ein Dokument kann auch aus mehreren Dateien bestehen (sogenanntes Verbunddokument). |
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| − | Diejenigen Mitarbeiter, die grundsätzlich (wenn auch nur im Vertretungsfall oder gelegentlich) an einem Vorgang beteiligt sind und dort Schreib- und Leserechte besitzen. | + | Diejenigen Mitarbeiter*innen, die grundsätzlich (wenn auch nur im Vertretungsfall oder gelegentlich) an einem Vorgang beteiligt sind und dort Schreib- und Leserechte besitzen. |
| − | Beispiel: | + | Beispiel: Sachbearbeitung aus Fachabteilung, Sachbearbeitung aus Personal- und Organisation, Sachbearbeitung aus Finanzwesen, Sachbearbeitung aus dem Fachbereich des Projektes |
== Objekt == | == Objekt == | ||
| − | Eine Person oder ein Ding oder ein Begriff, mit der bzw. mit dem sich ein Vorgang beschäftigt. Achtung! Der Begriff "Objekte" wird hier nicht im Sinne der Informatik ("objektorientierte Programmierung") verwendet. Die hier verwendete Bedeutung entstammt dem Prozessorientierten | + | Eine Person oder ein Ding oder ein Begriff, mit der bzw. mit dem sich ein Vorgang beschäftigt. Achtung! Der Begriff "Objekte" wird hier nicht im Sinne der Informatik ("objektorientierte Programmierung") verwendet. Die hier verwendete Bedeutung entstammt dem Prozessorientierten Ablagesystem (PAS ®). |
| − | Beispiel: | + | Beispiel: Sachbearbeitung Herr Ulrich Meier oder Gebäude Z1 |
== Merkmal == | == Merkmal == | ||
| − | Ein Begriff, der einen Vorgang charakterisiert, der aber selbst keine weiteren Merkmale besitzt. | + | # Ein Begriff, der einen Vorgang charakterisiert, der aber selbst keine weiteren Merkmale besitzt. Beispiel: Liste aller strategischen Themen im Sinne der szenariobasierten Planung der Gesamtorganisation oder Liste aller im Haus bekannten Drittmittelgeber mit ihren Besonderheiten (Aufbewahrungsfristen etc.) |
| − | Beispiel: Liste aller strategischen Themen im Sinne der szenariobasierten Planung der Gesamtorganisation oder Liste aller im Haus bekannten Drittmittelgeber mit ihren | + | # Ein Merkmal ist beispeilsweise ein Metadatum |
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== Objektkategorie == | == Objektkategorie == | ||
Eine Menge von gleichartigen Objekten. | Eine Menge von gleichartigen Objekten. | ||
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Aktuelle Version vom 5. April 2021, 15:06 Uhr
Stand: 5.04.2021
Letzte Bearbeitung: Peter.Bauer
Inhaltsverzeichnis
Wissensdokument
Ein Wissensdokument enthält Informationen, die ganz allgemein für die Aufgabenerledigung benötigt werden. Aktive Wissensdokumente sind (im Unterschied zu passiven Wissensdokumenten) das Ergebnis eines internen Vorgangs beziehungsweise Prozesses.
Prozess
Prozesse kann man in stark- und schwachstrukturierte unterteilen.
stark strukturiert = Prozesse, die immer den gleichen Ablauf haben, z.B. begleichen einer Rechnung, Reisekostenabrechnung, Drittmittel verwalten.
schwach strukturiert = Prozesse mit hoher Varianz, wodurch eine genaue Beschreibung nicht möglich ist, z.B. Veranstaltungsorganisation, Verhandlungen führen, Drittmittelprojekt durchführen.
Einen stark strukturierten Prozess definieren wir als einen planbaren, strukturierten, mustergültigen Ablauf der Bearbeitung eines Geschäftsfalls, bei dem Auslöser, Beteiligte, die notwendigen Tätigkeiten und deren Reihenfolge sowie ein Ergebnis definiert sind.
Einen schwach strukturierten Prozess definieren wir als ein Ablaufschema von Vorgängen, das für viele Vorgänge gilt, stellt einen Prozess dar.
Vorgang
- Bearbeitung eines expliziten Geschäftsfalls durch Abarbeitung der jeweiligen Prozessschritte inklusive der Gesamtheit der dazugehörigen und im Zuge der Bearbeitung entstandenen Dokumente.
- Ein Vorgang ist eine Kette von Aktivitäten in einem sinnvollen Zusammenhang. Ein Vorgang beginnt immer mit einem Auslöser und endet entweder mit einem nützlichen Ergebnis (Output) oder wird abgebrochen. Beispiel: Drittmittelprojekt 54/2017 der DFG durchführen
- Ein Vorgang ist eine Prozessinstanz.
Meilenstein
Eine Teiletappe eines Vorgangs, in der ein definiertes Zwischenziel erreicht wird. Technisch betrachtet ein Unterordner eines Vorgangs, dem Aktivitäten und Dokumente des Vorgangs eindeutig zugeordnet sind.
Beispiel: Projektmittel überwachen oder Personal bewirtschaften
Dokument
Alle Dateien, unabhängig von ihrem Format oder Träger. Ein Dokument kann auch aus mehreren Dateien bestehen (sogenanntes Verbunddokument).
Beispiele: Mittelanforderung, Zeitaufschriebe, ein Vertrag mit Anlagen. Im übertragenen Sinn auch eine Website mit mehreren eingebundenen Elementen.
Aktivität
Eine Aufgabe, die in einem Vorgang anfallen kann und durch das Vorgangsteam zu erledigen ist. alternative Bezeichnungen in der Literatur oder bei Softwareprodukten: Aufgabe, Tätigkeit, ToDo, Wiedervorlage
Beispiel: Eine Einladungsmail an potentielle Teilnehmer einer Veranstaltung erstellen und versenden.
Vorgangsteam
Diejenigen Mitarbeiter*innen, die grundsätzlich (wenn auch nur im Vertretungsfall oder gelegentlich) an einem Vorgang beteiligt sind und dort Schreib- und Leserechte besitzen.
Beispiel: Sachbearbeitung aus Fachabteilung, Sachbearbeitung aus Personal- und Organisation, Sachbearbeitung aus Finanzwesen, Sachbearbeitung aus dem Fachbereich des Projektes
Objekt
Eine Person oder ein Ding oder ein Begriff, mit der bzw. mit dem sich ein Vorgang beschäftigt. Achtung! Der Begriff "Objekte" wird hier nicht im Sinne der Informatik ("objektorientierte Programmierung") verwendet. Die hier verwendete Bedeutung entstammt dem Prozessorientierten Ablagesystem (PAS ®).
Beispiel: Sachbearbeitung Herr Ulrich Meier oder Gebäude Z1
Merkmal
- Ein Begriff, der einen Vorgang charakterisiert, der aber selbst keine weiteren Merkmale besitzt. Beispiel: Liste aller strategischen Themen im Sinne der szenariobasierten Planung der Gesamtorganisation oder Liste aller im Haus bekannten Drittmittelgeber mit ihren Besonderheiten (Aufbewahrungsfristen etc.)
- Ein Merkmal ist beispeilsweise ein Metadatum
Objektkategorie
Eine Menge von gleichartigen Objekten.
Beispiel: Liste aller Gebäude
Merkmalskategorie
Eine Liste von gleichartigen Merkmalen.
Beispiel: Liste von Statusangaben („noch nicht begonnen“, „aktiv“, „erledigt“.)
(elektronische) Akte
Als E-Akte wird allgemein eine digitale Daten- oder Informationssammlung bezeichnet, die die herkömmlicher Akten in Papierform ablöst. Es handelt sich um eine bestimmte Sicht auf die Datensammlung zur Strukturierung von mehreren Dokumenten.
Beispiel: Personalakte (besteht aus vielerlei Dokumenten, die in den verschiedenen Personal-Prozessen entstehen.
