Musteraktenplan Hochschulen - Vision und Scope: Unterschied zwischen den Versionen
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| − | * Es soll ein abstrakter | + | * Es soll ein abstrakter, prozessorientierter Aktenplan werden. |
* Systemunabhängig. | * Systemunabhängig. | ||
* Soll zunächst die Verwaltung umfassen und auch auf „die Lehre“ erweiterbar sein. | * Soll zunächst die Verwaltung umfassen und auch auf „die Lehre“ erweiterbar sein. | ||
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* Zielgruppe sind alle Beschäftigten in ihren unterschiedlichen Rollen. Das heißt, auch der lesende Zugriff sollte in der Breite gewährleistet sein. | * Zielgruppe sind alle Beschäftigten in ihren unterschiedlichen Rollen. Das heißt, auch der lesende Zugriff sollte in der Breite gewährleistet sein. | ||
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* Wir beschränken uns beim Aktenplan auf eine Blaupause für die ersten zwei bis drei Ebenen (Hauptprozesse und Prozesse). | * Wir beschränken uns beim Aktenplan auf eine Blaupause für die ersten zwei bis drei Ebenen (Hauptprozesse und Prozesse). | ||
* Er soll die Auffindbarkeit von Vorgängen ermöglichen (Verständlichkeit) | * Er soll die Auffindbarkeit von Vorgängen ermöglichen (Verständlichkeit) | ||
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* Hinterlegen von Aufbewahrungsfristen (im DMS) | * Hinterlegen von Aufbewahrungsfristen (im DMS) | ||
* Zuweisung von Vorgängen im DMS an Sachbearbeitung / zuständige Stelle. | * Zuweisung von Vorgängen im DMS an Sachbearbeitung / zuständige Stelle. | ||
| − | + | * Einsatzszenarien für DMS bestimmen | |
| − | * Einsatzszenarien für DMS bestimmen | + | * Handlungsanleitungen für die Umsetzung in der einzelnen Hochschule (inklusive Change Management, Good Practice etc.) |
| − | * Handlungsanleitungen für die Umsetzung in der einzelnen Hochschule ( | + | * Auch Kommunikationsplanung, Qualifizierung der Beschäftigten in Richtung einer aktiven alltäglichen Nutzung des Aktenplans. Ein Glossar erstellen. |
| − | * Auch Kommunikationsplanung, Qualifizierung der Beschäftigten in Richtung einer aktiven alltäglichen Nutzung des Aktenplans. | ||
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* Möglichkeiten zum Austausch des Ganzen (über AG hinaus?) | * Möglichkeiten zum Austausch des Ganzen (über AG hinaus?) | ||
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Aktuelle Version vom 1. November 2020, 22:43 Uhr
| D i s k u s s i o n s p a p i e r
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Stand: 1.11.2020
Letzte Bearbeitung: Peter.Bauer
Inhaltsverzeichnis
Vision und Scope der Arbeitsgruppe Hochschulaktenplan
Stand: 26. Oktober 2020
Was machen wir?
- Wir erstellen ein Gerüst für einen Hochschulaktenplan als Grundlage für eine strukturierte Ablage von Dokumenten und Vorgängen im DMS, auf Laufwerken und sonstigen Speichermedien.
- Es soll ein abstrakter, prozessorientierter Aktenplan werden.
- Systemunabhängig.
- Soll zunächst die Verwaltung umfassen und auch auf „die Lehre“ erweiterbar sein.
- Wir entwerfen eine Vorgehensweise, wie eine einzelne Hochschule mit Hilfe des Gerüsts einen detaillierten Aktenplan für sich erarbeiten kann.
Wer sind unsere Stakeholder (für wen machen wir es)?
- Für alle interessierten Hochschulen sollen die Ergebnisse öffentlich zugänglich sein.
- Zielgruppe sind alle Beschäftigten in ihren unterschiedlichen Rollen. Das heißt, auch der lesende Zugriff sollte in der Breite gewährleistet sein.
In welchem Rahmen/Umfang machen wir es?
- Wir beschränken uns beim Aktenplan auf eine Blaupause für die ersten zwei bis drei Ebenen (Hauptprozesse und Prozesse).
- Er soll die Auffindbarkeit von Vorgängen ermöglichen (Verständlichkeit)
- Er soll die Prozesse von Fakultäten und Instituten vorerst nicht abbilden; spätere Ergänzungen sind eventuell denkbar.
- Hinterlegen von Aufbewahrungsfristen (im DMS)
- Zuweisung von Vorgängen im DMS an Sachbearbeitung / zuständige Stelle.
- Einsatzszenarien für DMS bestimmen
- Handlungsanleitungen für die Umsetzung in der einzelnen Hochschule (inklusive Change Management, Good Practice etc.)
- Auch Kommunikationsplanung, Qualifizierung der Beschäftigten in Richtung einer aktiven alltäglichen Nutzung des Aktenplans. Ein Glossar erstellen.
- Möglichkeiten zum Austausch des Ganzen (über AG hinaus?)
