Musteraktenplan Hochschulen - Vision und Scope: Unterschied zwischen den Versionen
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* Zielgruppe sind alle Beschäftigten in ihren unterschiedlichen Rollen. Das heißt, auch der lesende Zugriff sollte in der Breite gewährleistet sein. | * Zielgruppe sind alle Beschäftigten in ihren unterschiedlichen Rollen. Das heißt, auch der lesende Zugriff sollte in der Breite gewährleistet sein. | ||
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| + | * Wir beschränken uns beim Aktenplan auf eine Blaupause für die ersten zwei bis drei Ebenen (Hauptprozesse und Prozesse). | ||
| + | * Er soll die Auffindbarkeit von Vorgängen ermöglichen (Verständlichkeit) | ||
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| + | * Einsatzszenarien für DMS bestimmen, <font color="light blue">auch in Bezug auf hochschulübergreifende Personalakte (E-Personalakte.NRW)</font> | ||
| + | * Handlungsanleitungen für die Umsetzung in der einzelnen Hochschule (inkl. <font color="light blue">Change Management-Best Practice</font> etc.) | ||
| + | * Auch Kommunikationsplanung, Qualifizierung der Beschäftigten in Richtung einer aktiven alltäglichen Nutzung des Aktenplans. <font color="light blue">Ein Glossar erstellen.</font> | ||
| + | * <font color="light blue">3 Monate je für das Gerüst und die Strategie (?!)</font> | ||
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| + | * Möglichkeiten zum Austausch des Ganzen (über AG hinaus?) | ||
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Version vom 7. Oktober 2020, 00:01 Uhr
Stand: 7.10.2020
Letzte Bearbeitung: Peter.Bauer
Inhaltsverzeichnis
Vision und Scope der Arbeitsgruppe Hochschulaktenplan
Stand: 25. September 2020
Forum Agile Verwaltung e.V.
Formulierungen, zu denen aus unserer Sicht noch Klärungsbedarf besteht, sind blau gekennzeichnet.
Was machen wir?
- Wir erstellen ein Gerüst für einen Hochschulaktenplan als Grundlage für eine strukturierte Ablage von Dokumenten und Vorgängen im DMS, auf Laufwerken und sonstigen Speichermedien.
- Es soll ein abstrakter, bausteinbasierter, prozessorientierter Aktenplan werden.
- Systemunabhängig.
- Soll zunächst die Verwaltung umfassen und auch auf „die Lehre“ erweiterbar sein.
- Wir entwerfen eine Vorgehensweise, wie eine einzelne Hochschule mit Hilfe des Gerüsts einen detaillierten Aktenplan für sich erarbeiten kann.
Wer sind unsere Stakeholder (für wen machen wir es)?
- zumindest alle beteiligten Hochschulen der Arbeitsgruppe
- oder: für alle interessierten Hochschulen (also Ergebnisse sind öffentlich zugänglich)
- Zielgruppe sind alle Beschäftigten in ihren unterschiedlichen Rollen. Das heißt, auch der lesende Zugriff sollte in der Breite gewährleistet sein.
In welchem Rahmen/Umfang machen wir es?
- Wir beschränken uns beim Aktenplan auf eine Blaupause für die ersten zwei bis drei Ebenen (Hauptprozesse und Prozesse).
- Er soll die Auffindbarkeit von Vorgängen ermöglichen (Verständlichkeit)
- Er soll Teilmusteraktenpläne enthalten.
- Hinterlegen von Aufbewahrungsfristen (im DMS)
- Zuweisung von Vorgängen im DMS an Sachbearbeitung / zuständige Stelle.
- Abgrenzung zur DH.NRW (Kompetenzzentrum eAkte).
- Einsatzszenarien für DMS bestimmen, auch in Bezug auf hochschulübergreifende Personalakte (E-Personalakte.NRW)
- Handlungsanleitungen für die Umsetzung in der einzelnen Hochschule (inkl. Change Management-Best Practice etc.)
- Auch Kommunikationsplanung, Qualifizierung der Beschäftigten in Richtung einer aktiven alltäglichen Nutzung des Aktenplans. Ein Glossar erstellen.
- 3 Monate je für das Gerüst und die Strategie (?!)
- Sollen zwei Geschwindigkeiten möglich sein: AG-Mitarbeit in Voll- und Teilzeit?
- Möglichkeiten zum Austausch des Ganzen (über AG hinaus?)
Download
Scope und Vision als PDF-Dokument - Stand 25. September 2020
