Unordnung

Stand: 7.06.2020
Letzte Bearbeitung: Wolf Steinbrecher

Viele Teams (und fast alle Verwaltungen) kämpfen mit Unordnung. Auf den herkömmlichen Windows-Servern sowieso, aber auch auf den neuen Plattformen, die in Folge der Coronakrise schnell in Betrieb genommen wurden. Hilferufe der Art

• "Wir haben bei uns jetzt ganz schnell Slack eingeführt, damit wir uns aus dem Homeoffice austauschen können. Und schon nach kurzer Zeit findet niemand sich mehr zurecht."

sind keine Seltenheit. Das hat aber mit der schnellen Einführung nicht unbedingt etwas zu tun. Es gilt leider oft auch für neu eingeführte E-Akten und Dokumentenmanagementsysteme, bei denen man ein überlegtes Vorgehen vermuten dürfte.

Anlass genug, sich die Frage zu stellen: Wie kommt es eigentlich zu dieser Unübersichtlichkeit in den verschiedensten Medien? Was sind die Ursachen dieses schnell angerichteten Struktursalats?

Eine Teamordnung funktioniert anders als eine individuelle Ordnung

Wenn sich jemand eine individuelle Ordnung strickt - zum Beispiel beim Katalogisieren seiner Photos oder auch des Behördenkrams auf dem heimischen PC -, geht er nach Bauchgefühl vor. Er legt sich Ordner an, wie sie ihm gerade einfallen, und überlegt vielleicht noch ein paar Namensregeln für Dateien. Das reicht. Und es klappt meistens ganz zufriedenstellend.

Charakteristisch für solche individuell aufgesetzten Ordnungen ist die Auskunft der Betroffenen: "Ich finde bei mir immer alles." Wenn die Auskunft im Team geäußert wird (also mit Bezug auf geschäftliche Ordner und Dokumente), kommt meist so ein leicht säuerlich-überheblicher Ton dazu: Aber bei dir, meine liebe Kollegin, findet man im Bedarfsfall ja gar nichts.

Und die Kollegin denkt umgekehrt das Gleiche. Und das ist normal. Denn auch sie hat "ihre" Ordnung "ihrer" Aufgaben individuell strukturiert, aus dem "Bauch" heraus. Anders ausgedrückt: sie hat ihre "innere Landschaft" in der Ordnung ausgedrückt.

Abbildung 1: Charlie Brown und Snoopy: der gleiche See, aber ganz unterschiedliche Assoziationen.

Diese Art von Ordnung beruht auf Assoziationen, d.h. in unserem Denk-Gefühl verankerten Begriffspaaren: "Was gehört zu was?" Dafür gibt es aber keine festen Regeln, sondern nur persönliche Erfahrungen und Vorlieben. Charlie Brown würde unter "Bodensee" immer das Thema "Angeln" ablegen und Snoopy ganz klar "Rennboot". Keiner von beiden würde beim andern etwas finden.

Will man im Team eine gemeinsame Ordnung definieren, dann geht das nicht mehr spontan-individuell. Man muss sich zusammensetzen und Regeln vereinbaren. Regeln funktionieren nicht gefühlsmäßig, denn verschiedene Leute können nicht ihre inneren Landschaften übereinander legen. Regeln sind das Resultat analytischen Nachdenkens. Das kostet Zeit und ist anstrengend. Viele Teams und ganze Verwaltungen versuchen, sich diese Mühe zu ersparen. Aber unterm Strich ist das dauernde Suchen viel zeitaufwendiger als das einmalige Ordnung-schaffen.

Sirenengesänge aus der IT: Lasst uns doch einfach Googeln!

Abbildung 2: Zuordnung eines Vorgang zu einem Prozess und mehreren Objekten

Ansprechpartner

Wolf Steinbrecher (wolf.steinbrecher[ätt]agile-verwaltung.org)

Literatur

Wolf Steinbrecher, Martina Müll-Schnurr: Prozessorientierte Ablage: Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur, SpringerGabler, 3. Auflage, 2014

Wolf Steinbrecher: Agile Einführung der E-Akte mit Scrum: Die digitale Akte als kollaborative Teamplattform aufsetzen, SpringerGabler, 2019