Vorlage:Werkzeug-Steckbrief

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Steckbrief

	Gewichtung	Nr.	Kriterien für Konferenzwerkzeuge	Werkzeug-Steckbrief	Erläuterungen und Hinweise
	Kurzbeschreibung		B01	"Um was für ein Werkzeug handelt es sich beziehungsweise für welche Anwendungszwecke ist es geeignet?
z.B. Konferenztool für Gruppen bis x Personen mit Einsatzschwerpunkt Onlinelehre
z.B. Komfortables Videochattool mit Einsatzschwerpunkt im privaten Bereich
z.B. Professionelles Audiochattool mit sehr guter Sprachverständlichkeit"	Text
			B02	"Wer ist Anbieter?
Name, Adresse (Hauptsitz)"	Text
			B03	Wie lautet die Internetadresse?	Text
	Konferenz planen / Einladung		P01	Kann die Zahl der Teilnehmer*innen begrenzt werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			P02	Gibt es zeitliche Einschränkung der Konferenz?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			P03	"Können Personen aktiv eingeladen werden?
z.B. aus dem Tool heraus via E-Mail "	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				"Kann die Einladung automatisiert werden?
Z.B. CSV-Adressenimport"	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			P04	"Gibt es ein integiertes Tool für die Konferenzplanung und Teilnehmereinladung?
z.B. Datenbank "	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			P05	Kann das Tool mit einem Mail-/Kalender-/Kommunikationssystem verknüpft werden mit der Möglichkeit, darüber die Einladung vorzunehmen?
					Ja/Nein/Trifft nicht zu
	Anmeldung		A01	Müssen die Teilnehmenden sich beim Toolanbieter registrieren/anmelden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			A02	Müssen für die Registrierung/Anmeldung personenbezogene Daten angegeben werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			A03	Ist die Registrierung/Anmeldeprozess leicht verständlich?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			A04	Müssen die Teilnehmenden sich beim Veranstalter anmelden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			A05	Müssen für die Anmeldung personenbezogene Daten angegeben werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			A06	Ist der Anmeldeprozess leicht verständlich?
					Ja/Nein/Trifft nicht zu
	Konferenz beitreten		B01	Ist der Beitritt zur Konferenz ohne Aktion der Moderation möglich?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			B02	Ist die Teilnahme an der Konferenz ohne eigene Lizenz möglich?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			B03	Ist eine Teilnahme über mobile Endgeräte möglich?	kompliziert/schwer verständlich - umständlich, aber machbar - nachvollziehbar, strukturiert - sehr einfach
			B04	Ist der Beitrittsprozess zu einer Konferenz leicht verständlich?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			B05	Ist die Einwahl über Telefon möglich?
	Verbindungsqualität		V01	Wie gut ist die Verbindungsqualität?	häufige Abbrüche/Einwahlprobleme - akzeptabel - fast problemlos - durchgängig einwandfrei
			V02	Wie gut ist die Tonqualität?	schlecht verständlich - akzetabel - gut verständlich - brilliant
			V03	Wie gut ist die Videoqualität?	verpixelt, unscharf, Ruckeln - akzetabel - flüssig in guter Qualität - flüssig in HD
			V04	Sind die Videofenster skalierbar?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			V05	Wie geht die Software mit schlechten Bedingungen (Bandbreitenproblemen) um?	Text
			V06	Wieviele User können gleichzeitig bei guter Video- und Audio-Qualität teilnehmen?	Text
	Moderation, Didaktik, Funktionen, Ablauf der Konferenz		M01	Können verschiedene Rollen/Rechte zugewiesen werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Kann die Zuweisung während er Konferenz verändert werden	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Kann die Trainer-/Lehrenden-/Moderatorenrolle während der Konferenze verändert werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			M02	Können Rollen/Rechte dauerhaft und nicht nur für eine Sitzung vergeben werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			M03	Können Untergruppen/Unterräume/Breakout rooms eingerichtet werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Können diese parallel arbeiten?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Können diese von der Moderation/Trainer*in/Lehrende einzeln besucht werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Stehen dort jeweils die gleichen Funktionalitäten wie im Hauptraum zur Verfügung?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			M04	Kann die Moderation/Trainer*in/Lehrende die Mikrofone der Teilnehmenden zentral deaktivieren (Stummschaltung)?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			M05	Kann die Moderation/Trainer*in/Lehrende die Kameras der Teilnehmenden zentral deaktivieren?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			M06	Können sich die Teilnehmenden virtuell "melden"?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Kann die Rednerreihenfolge priorisiert werden bzw. ist ersichtlich, in welcher Reihenfolge sich die TN gemeldet haben?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Ist der oder die aktiver Redner*in für alle ersichtlich (Hervorhebung)?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Ist der oder die Redereihenfolge für alle ersichtlich?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			M07	Kann die Konferenz aufgezeichnet werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Kann die Aufzeichung der Konferenz von der Moderation/Trainer*in/Lehrende deaktiviert werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			M08	Kann mit mobilen Endgeräten teilgenommen werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Gibt es dabei Einschränkungen hinsichtlich der Funktionen?	Text
			M09	Welche integrierten Funktionen gibt es?
				a) Chat-Funktion?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Kann der Chat gespeichert werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Können später oder nach Neueinwahl hinzukommende Personen den vollständigen Chatverlauf nachlesen?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				b) Whiteboard-Funktion?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Können die Ergebnisse als Datei gespeichert werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Können alle darauf zugreifen/mitarbeiten?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				c) Evaluative Abfragen (Abstimmungstools)?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				"Können die Ergebnisse innerhalb der Software sofort dargestellt werden
(z.B. statistische Diagramme, Begriffswolken)?"	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				d) Textwerkzeug?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				"e) Kollaborationswerkzeug?
z.B. Sticky Notes für Brainstorming, Workshops, Retrospektiven"	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				"f) Teamwerkzeug?
z.B. Kanban-Board"
				g) Sonstige	Text
			M10	Können Dokumente geteilt werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			M11	Gibt es ein Archiv für Präsentationen, Lehrmaterialien, Video-/Audioclips, etc.	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			M12	Können (externe) Applikationen und Desktops geteilt werden (Bildschirmfreigabe)?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				"Welche Applikationen sind möglich?
(z.B. Folien, Video- und Audioclips, Kollaborationstools/Shared Whiteboards, Umfragetools, etc.)"	Text
				Sind die Applikationen von allen Teilnehmenden simultan nutzbar?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				"Gibt es bei der Bildschirmfreigabe Einschränkungen?
z.B. Browser, mit denen die Freigabe nicht funktioniert"	Text
				Können auch Applikationen und Desktops von Teilnehmenden geteilt werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			M13	Gibt es Spracheinstellungen für das Programmfenster?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Ist die Spracheinstellung von den Teilnehmenden wählbar?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			M14	Können alle Teilnehmenden sehen, wer sonst noch an der Konferenz teilnimmt?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			M15	Wie werden die Teilnehmenden dargestellt?
				a) als Name (Text)	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				b) als Icon (Bild)	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				c) als Foto	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				d) als Video	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Ist die Darstellungsart von den Teilnehmenden wählbar?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			M16	Gibt es eine Learning Tools Interoperability®-Schnittstelle (LTI®)?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			M17	"Ist eine Einbindung in Lernmanagementsysteme (bspw. Moodle, Ilias) möglich?
Idealerweise mit der Option, Rollen, Dokumente und Aufzeichnungen durchzureichen"	Text
	Datenschutz und Sicherheit		D01	Ist die DSGVO-Konformität gegeben?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			D02	Erfolgt das Datenhosting in der EU?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			D03	Sind Datenschutz-Standards in der EU einklagbar?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			D04	Müssen Firewall-Einstellungen angepasst werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			D05	Erfolgt eine sichere / verschlüsselte Übertragung?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			D06	Kann ein transparentes Datenschutzkonzept erstellt werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			D07	Besteht die Möglichkeit, sicherheitsrelevante Funktionen datenschutzfreundlich zu konfigurieren:
				a) Aktivierung / Deaktivierung der Aufzeichung?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				b) Aktivierung / Deaktivierung der Speicherung?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				c) Kann die Videoübertragung nutzerseitig aktiviert/deaktiviert werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			D08	Werden personenbezogene Daten benötigt?
				a) Für die betreiberseitige Planung / Organisation (Einladung)?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				b) Für die nutzerseitige Anmeldung / Registrierung?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			D09	Ist gebenenfalls der Einsatz des Tools und der Verarbeitungsumfang der betroffenen personenbezogenen Daten für den konkreten Zweck erforderlich und verhältnismäßig?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			D10	Wer hat gegebenenfalls Zugriff auf personenbezogene Daten (Rollen und Rechte)?	Text
			D11	Wo und wie lange werden gegebenenfalls welche Daten gespeichert (Löschkonzept)?	Text
			D12	Werden gegebenenfalls die Rechte der betroffenen Personen gewahrt?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			D13	Werden Nutzerinnen und Nutzern gegebenenfalls transparente, verständliche und vollständige Informationen/Datenschutzhinweise/Erklärungen gegeben?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
					Ja/Nein/Trifft nicht zu
	Installation		I01	Welche Möglichkeiten zum Betrieb der Software gibt es?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				a) Clientinstallation?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Funktioniert die Installation auch unter virtuelle Softwareumgebung (Citrix)?	Text
				b) Apps	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Wenn ja für welche Systeme?	Text
				c) Webbasierter Betrieb möglich?	Textz
				Werden alle marktüblichen Browser unterstützt?
				Wenn nein, welche Restriktionen gibt es?
			I02	Kann das Tool On Premise bereitgestellt werden (eigenes Hosting)?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Welche Serverkapazität wird gegebenenfalls benötigt?	Text
				Ist eine gesonderte Konfigurationen aktiver Netzwerkkomponenten erforderlich?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				"Wenn ja welche?
z.B Abweichung von üblicherweise freigegebenen Ports: 80/443"	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			I03	Können Nutzer selbst verwaltet werden?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			I04	Ist Anbindung an Single-Sign-On (SSO)-Systeme möglich?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			I05	Wird ein Hosting über Provider angeboten?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Ist ggf. eine SaaS (Cloud)-Nutzung DSGVO konform ausgestaltbar?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
	Support und Schulung		S01	Gibt es Handbücher/Bedienungsanleitungen des Anbieters?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Sind diese verständlich?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			S02	Gibt es Schulungsangebote, Online-Tutorials, etc. des Anbieters?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Kostenlos?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Gebührenpflichtig?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Sind diese verständlich?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			S03	Gibt es eine Service-Hotline?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Kostenlos?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Gebührenpflichtig?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			S04	Gibt es ein Ticket-System?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				Welche Reaktionszeiten hat das Ticket-System?	Text
	Beschaffung und Kosten		K01	Falls das Angebot nicht komplett selbst erfolgt, sondern die Leistung Dritter in Anspruch genommen wird: Kann ein akzeptabler Vertrag über die Auftragsverarbeitung geschlossen werden?	Text
			K02	Werden Dienste außerhalb des EWR in Anspruch genommen und falls ja, wie wird hier das Datenschutzniveau sichergestellt?	Text
			K03	Werden Subunternehmer eingesetzt, wenn ja, welche/ in welchem Land? Werden die mit dem Vertragspartner vertraglich vereinbarten Anforderungen an die Subunternehmer des Vertragspartners wirksam „durchgereicht“?	Text
			K04	Handelt es sich um eine Open Source Software?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
			K05	Handelt es sich um eine gewerbliche Software?	Ja/Nein/Trifft nicht zu
				"Welche Lizenz/Preismodelle gibt es?
Bitte unter Berücksichtigung der Aspekte Skalierbarkeit, nutzer-/raumbezogene-/sonstige Lizenzmodelle, Einzel-/Unternehmenslizenz spezifizieren:"
				a)	Text
				b)	Text
				c)	Text
				…	Text

Einsatzmöglichkeiten

Beispielweise: In Kleingruppen gemeinsam arbeiten oder in Kleingruppen und Großgruppe bis 60 Personen diskutieren.

Compliance

Entspricht das Werkzeug den in Verwaltungen üblichen – beziehungsweise von Verwaltungen zwingend einzuhaltenden – Compliance-Richtlinien (IT-Sicherheit, Datenschutz, Transparenz der Datenverwendung, ...)? Eventuell unterscheiden: Government to Government (G2G), Business/Beratung to Government (B2G), Business/Beratung to Business/Beratung (B2B)

Programmfeatures und Bedienung

• Infos zu Features und zur Bedienung des Programms. Gibt es beispielsweise eine Meldefunktion, ein Abstimmungstool, kann man den Bildschirm freigeben, wie funktioniert die Chatfunktion und gibt es Emojis, gibt es Unterräume und wie funktionieren sie, ...
• Bietet der Anbieter Testsessions an?

Versionen / Installation

• Welche Versionen gibt es? Client-Installation auf PC, App für iOS/Android, Browserfähig mit/ohne temporärer Exe-Datei
• Anmeldung/Registrierung erforderlich?
• Installationsanleitung/Tipps

Kosten

• Kostenfreie Basisversion vorhanden?
• Kostenfreie Testphase?
• Pläne und Preise?

Erfahrungsberichte

• Bericht
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Screenshots

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Stand

Stand: 13.04.2020
Letzte Bearbeitung: Peter.Rizzola

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