Webex
Stand: 2.06.2020
Letzte Bearbeitung: Mero
Inhaltsverzeichnis
Erfahrungsbericht aus der kommunalen Praxis zu Webex
Aus meiner Erfahrung eignet sich WebEx eher für Meetings, als für Lehre oder Veranstaltungen. Sie sind grundsätzlich möglich und es gibt deutlich mehr Funktionen als bei DFNkonf – es sind aber zum Beispiel keine Gruppenarbeitsräume mit Video möglich und in der Event-Funktion kann man auch nur den Moderator per Video sehen.
Whiteboard: Die Funktion hat viele Einschränkungen und eignet sich eher nicht, um gemeinsam an Dokumenten gleichzeitig zu arbeiten.
Umfrage:
Das Umfragewerkzeug ist funktionell reichhaltig im Vergleich mit anderen. So kann zB eine Serie von Umfragen im Meeting erstellt und danach abgespeichert werden zum erneuten Aufruf in der nächsten Sitzung.Auf diese Weise kann das oftmals zeitraubende Zusammenstellen einer Umfragesequenz während der Sitzung vermieden werden
Ich rate derzeit dringend davon ab das Webex Umfrage-Werkzeug einzusetzen, wenn es auf Rechtssicherheit ankommt (Abstimmung in Gremien zur Beschlussfassung)
Es ist wiederholt vorgekomen, dass (unter bisher leider nicht geklärten Umständen) einzelne Teilnehmer nur ungültige Stimmen abgeben konnten, d.h. sie konnten faktisch nicht an der Abstimmung teilnehmen, hatten jedoch den Eindruck, sie hätten ihre Stimme korrekt abgegeben. Das Phänomen zeigt sich nur dadurch, dass die Gesamtzahl korrekt abgegebener Stimmen größer ist als die Summe aller Abstimmungsergebnisse.
Datenschutz.Mangel:
WebEx fordert von allen Gästen, die per Einladungslink und Browser teilnehmen wollen, nicht nur den Teilnehmernamen, sondern auch eine eMail-Adresse. Diese unzureichend deklarierte Datenerhebung kann vom Teilnehmer nur durch Angabe einer nicht-existenten eMailadresse umgangen. Während der Zweck der Namensabfrage nachvollziehbar ist (Anzeige des Namens in der Teilnehmerliste) ist die zwangsweise erhobene eMailadresse bedenklich aus Sicht des Datenschutzes, gerade deshalb, weil eine Verwendung eines generischen Gastlinks die datensparsamste aller Zugangsformen zu Videokonferenzen darstellt. Dieser Zugang wird verwehrt. Webex kann allein aus diesem Grund nicht als datensparsam angesehen werden. Die DSGVO-Konformität dieser Datenerhebung wäre insofern auf ihre Rechtsgrundlage hin zu überprüfen.
Melden:
Es gibt keine praktikable Möglichkeit, jederzeit die "Hand zu heben". was die kollaborative Arbeit massiv einschränkt. WebEx erfordert eine Sitzungsleitung, die restriktiv agieren muss, um gegenseitiges Unterbrechen durch spontane Redebeiträge zu unterbinden. Dies führt bei größeren Gruppen schnell zu steifen Sitzungen, in denen die Sitzungsleitung jeweils das Wort erteilen muss oder statt Redebeiträgen nur die Nutzung des Chats bietet .
Bedienung:
Die Einarbeitung in die Funktionen zur Sitzungsleitung erfordert einige Routine. Besonders gewöhnungsbedürftig ist die Handhabung beim Teilen des eigenen Bildschirms. Es wird an dieser Stelle eine völlig andere Bedienoberfläche aus Einzelfenstern eingeblendet, welche erst passend neu arrangiert werden müssen, um die Bedienbarkeit wieder her zu stellen. Das Agieren während der laufenden Freigabe erfordert eine hohe Konzentration, um Fehlbedienungen zu vermeiden. So führt zB ein Blättern durch die Teilnehmerliste zum Zweck der schnellen Identifikation frei zu schaltender Redebeiträge leicht dazu, dass man statt dessen durch die Folien der freigegebenen Präsentation blättert.
Lernkurve:
Insgesamt fordert WebEx mehr als andere Tools mit vergleichbarem Funktionsumfang den Einsatz von Co-Moderation, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Eine solche Verteilung der Moderationsaufgaben zwischen Präsentation, Sitzungsleitung, Chatbeobachtung etc. mag in Geschäftsbesprechungen Standard sein, ist jedoch für einzeln agierende Lehrende ebenso schwierig wie für kooperative Formen der Zusammenheit auf Augenhöhe, wie das im modernen Unterricht und in agilen Prozessen Standard ist. Aufgrund der Lernkurve sind WebEx-Meetings häufig eher weniger abwechslungsreich. Ein Nebeneffekt von sehr eigenwilligen Benutzeroberfläche ist das Phänomen, dass routinierte WebEx-Nutzer dazu neigen, sich auf anderen Plattformen eher unsicher zu fühlen, weil sie sich an die Plattform gewöhnt haben. Daher eignet sich dieses Werkzeug vor allem für geschlossene Gruppen, die wenig mit Außenstehenden kommunizieren oder aus organisatorischen Gründen keine Alternative zur Nutzung dieser Plattform haben.
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IT-Sicherheit:
Der Browser-basierte zZugang bringt viele funktionale Einschränkungen mit, so dass die Installation des Webex-Programm aus funktionaler Sicht empfohlen wird ist. Diese Software macht sich jedoch (wie viele ähnliche Produkte) gerne dauerhaft breit, auch wenn man auf den ersten Blick der Meinung ist, man habe sie beendet. So fiel es nach einer unserer Testsitzungen erst nach einigen Stunden auf, dass der Cisco-Client immer noch den freigeschalteten Zugriff auf das eingebaute Mikrofon des Laptops hatte. Hier gilt einmal mehr der Hinweis, für Videokonferenzsitzungen ein Headset (Kopfhörer mit Mikrofon) zu verwenden und im Laptop eingebaute Mikrofone dauerhaft still zu legen.
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Beschaffung:
WebEx wird häufig in IT-Abteilungen favorisiert, wenn dort bereits eine enge Geschäftsbeziehung zum WebEx-Hersteller Cisco oder dem Lieferanten "Deutsche Telekom" vorhanden ist.So muss kein neuer Lieferant angelegt werden. Hier besteht oft die Möglichkeit, WebEx-Lizenzen im Rahmen einer größeren Infrastrukturbeschaffungsmaßnahme günstig mit einzukaufen .
Wen kann ich fragen, wenn ich Rückfragen habe?
Steckbrief in Tabellenform
Ja/Nein | Bemerkungen | |
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Telefonische Einwahl möglich | Ja | Führt dazu, dass Verbindungen innerhalb der Webex-Cloud unverschlüsselt laufen müssen. |
Aufzeichnung der Konferenz | Ja | |
Begrenzung Teilnehmerzahl | Soweit ich weiß nicht | |
Beitritt der Konferenz ohne Moderator möglich | Ja | Hängt von der Anwenderoberfläche ab. WebEx hat verschiedene Anwenderoberflächen – Meeting, Event, persönlicher Raum |
Beitritt ohne Lizenz möglich | Ja | |
Bildung verschiedener Konferenzräume | Ja | WebEx hat verschiedene Varianten: Meeting, Veranstaltung und persönlichen Raum. Je nachdem, wofür man sich entscheidet gibt es unterschiedliche Funktionen. Bei Veranstaltung ist nur der Moderator sichtbar – ist also für größere Gruppen geeignet, wo sich ohnehin nicht alle sehen könnten. |
Bildung von Breakout-Rooms für Arbeitsgruppen | Nein | |
Chatfunktion (schriftliche Kommunikation während Session) | Ja | Sowohl privat zwischen einzelnen Teilnehmer*innen als auch in die gesamte Gruppe |
Teilnehmer Management und Einladung aus dem System | Ja | Wenn man registriert ist, dann lässt sich über das Web eine Einladung aus WebEx verschicken. |
Teilnehmer Management und Einladung per Link | Ja | WebEx lässt sich in Outlook einbinden und dann lassen sich WebEx-Einladungen direkt aus Outlook verschicken. |
Hervorhebung des aktiven Redners | Ja | |
Moderator kann Teilnehmer stumm schalten | Ja | |
Übergabe Moderatorenrolle möglich | Ja | |
Online-Lehre | Nein | eignet sich nur bedingt – für Diskussionen und Lehre gibt es passendere Tools |
Rednerreihenfolge priorisieren ("Hand heben") | Ja | Hand heben funktioniert nur in manchen Oberflächen – man kann dann aber nicht sehen, in welcher Reihenfolge die Hand gehoben wurde |
Rollenzuweisung | Ja | Man kann sogar die Gastgeber-Rolle abgeben |
Service-Hotline oder Service Live Blog | ? | Hängt von der Vertragsgestältung ab. |
Simultane Aufzeichnung der Session | Ja | Wahlweise lokal auf dem Rechner des Hosts, oder in der Cloud. |
Spracheinstellungen | ? | |
Teilen des Bildschirms | Ja | erfordert die Installation des WebEx-Programms |
Teilen von Dokumenten | Ja | |
Whiteboard-Funktion | Ja | Aber nicht geeignet für gemeinsames Arbeiten, sie funktioniert nur, wenn nur der Moderator oder einzelne Personen dort etwas markieren oder schreiben. |
Teamboards | ||
Videoqualität (HD möglich) | ||
Videos skalierbar | Nein | Funktioniert während der Bildschirmteilung |
Galerieansicht aller Teilnehmenden | Ja | wenn es nicht zu viele sind... |
Zeitliche Einschränkung der Konferenz | Nein | Allerdings kann man ein begonnenes Meeting nicht mehr ändern oder Teilnehmer*innen nachträglich einladen. Sobald das Meeting gestartet wurde, kann über Outlook der Termin nicht mehr verändert werden |