10 todsichere Methoden Folie 03

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Erläuterungen

• Die IT ist es gewohnt, die Einführung von Standardsoftware nach dem Wasserfallmodell zu organisieren. (Im Unterschied zur Softwareentwicklung)
• Für die IT sieht jeder Prozess gleich aus, sie kann nicht differenzieren und nicht priorisieren. Für ITler ist es zum Beispiel reizvoll, den eRechnungs-Workflow zu implementieren. Weil das gut per Algorithmus darstellbar ist. Der Nutzen davon für die Verwaltungen ist in der Regel - mit wenigen Ausnahmen - minimal. Denn wie viel Prozent seiner Arbeitszeit verbringt der Durchschnitts-SB einer Stadtverwaltung oder einer Hochschule mit Bearbeitung von Eingangsrechnungen? Wir haben es mal für eine Stadt geschätzt und kamen auf ca. 0,2%. Wenn man durch den Workflow davon 50% einspart, sind das 0,1% der Gesamtarbeitszeit. Solche Überlegungen werden im Vorfeld von Projekten fast nie angestellt.
  
• Die IT hat schon gar keine Vision künftigen guten Arbeitens – woher sollte sie sie haben? Das bedeutet, dass sie den Erfolg eines E-Akten-Projekts technisch definiert: "225 Arbeitsplätze auf DMS umgestellt" oder so ähnlich. Aber nicht: "225 Anwender sparen jetzt 2 Stunden pro Woche an unnützer Doppelarbeit, weil wir die Silostrukturen aufgebrochen haben."
• Die IT neigt dazu, sich selbst zu optimieren. Ein TN berichtete: "Meine IT hat zur Bedingung einer Produktauswahl gemacht, dass die Dokumente, die mittels der neuen DMS-Software abgelegt und indexiert werden, schnell in Gänze exportiert werden müssen." Begründung: eine DMS-Software könnte ja auch mal vom Hersteller aufgekündigt werden, vielleicht in 10 Jahren oder so. Und dann müsse man die ganzen Archive in ein neues Produkt migrieren können, und das solle möglich sein, ohne 50 Personentage Unterstützung vom Ex-Lieferanten einkaufen zu müssen. - Das ist natürlich ein klasse Argument. Wenn A und B zwei Produkte sind und A erspart den Anwendern minimal, nur 1 Tag Arbeit pro Jahr gegenüber B. Und das Produkt B ist dafür migrationsfreundlicher und erspart 50 Tage Umstellungsaufwand am Ende der Nutzungszeit. Dann heißt das, hochgerechnet auf 1.000 Anwender: A spart 10.000 Personentageder Anwender in 10 Jahren, aber trotzdem präferiert die IT Produkt B, weil dasihr selbst 50 Arbeitstagte am Ende einspart. Das ist kein erfundenes Beispiel, sondern ein reales.

Diskussion

• Häufig gibt es Zielkonflikte zwischen Personalstelle/Organisation, die für differenziertere Lösungen plädieren und der IT, die häufig ein großes Schwergewicht auf Standardisierung legt.