10 todsichere Methoden Folie 03

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Erläuterungen

• Die IT ist es gewohnt, die Einführung von Standardsoftware nach dem Wasserfallmodell zu organisieren. (Im Unterschied zur Softwareentwicklung)
• Für die IT sieht jeder Prozess gleich aus, sie kann nicht differenzieren und nicht priorisieren. Für ITler ist es zum Beispiel reizvoll, den eRechnungs-Workflow zu implementieren. Weil das gut per Algorithmus darstellbar ist. Der Nutzen davon für die Verwaltungen ist in der Regel - mit wenigen Ausnahmen - minimal. Denn wie viel Prozent seiner Arbeitszeit verbringt der Durchschnitts-SB einer Stadtverwaltung oder einer Hochschule mit Bearbeitung von Eingangsrechnungen? Wir haben es mal für eine Stadt geschätzt und kamen auf ca. 0,2%. Wenn man durch den Workflow davon 50% einspart, sind das 0,1% der Gesamtarbeitszeit. Solche Überlegungen werden im Vorfeld von Projekten fast nie angestellt.
  
• Die IT neigt dazu, sich selbst zu optimieren. Ein TN berichtete: "Meine IT hat zur Bedingung einer Produktauswahl gemacht, dass die Dokumente, die mittels der neuen DMS-Software abgelegt und indexiert werden, schnell in Gänze exportiert werden müssen." Begründung: eine DMS-Software könnte ja auch mal vom Hersteller aufgekündigt werden, vielleicht in 10 Jahren oder so. Und dann müsse man die ganzen Archive in ein neues Produkt migrieren können, und das solle möglich sein, ohne 50 Personentage Unterstützung vom Ex-Lieferanten einkaufen zu müssen. - Das ist natürlich ein klasse Argument. Wenn A und B zwei Produkte sind und A erspart den Anwendern minimal, nur 1 Tag Arbeit pro Jahr gegenüber B. Und das Produkt B ist dafür migrationsfreundlicher und erspart 50 Tage Umstellungsaufwand am Ende der Nutzungszeit. Dann heißt das, hochgerechnet auf 1.000 Anwender: A spart 10.000 Personentage der Anwender in 10 Jahren, aber trotzdem präferiert die IT Produkt B, weil das ihr selbst 50 Arbeitstage am Ende einspart. Das ist vielleicht ein extremes Beispiel, aber erstens nicht erfunden und zweitens in geringerer Ausprägung weit verbreitet. Zum Beispiel: "Wir kaufen das Produkt, das unser Rechenzentrum anbietet, dann sparen wir Administrationsaufwand und Hostingkosten." Dass das aber mit unendlichen Wartezeiten verbunden ist, wenn man das DMS kontinuierlich weiterentwickeln und auf die Anwenderbedürfnisse hin customizen will, wird gerne ignoriert. Und dass das RZ Kundenwünsche oft ablehnt, weil es nur Änderungen vornehmen wolle, die von allen Kunden gewünscht werden.
• Die IT hat in der Regel überhaupt keine Vision künftigen guten Arbeitens – woher sollte sie sie haben? Das bedeutet, dass sie den Erfolg eines E-Akten-Projekts technisch definiert: "225 Arbeitsplätze auf DMS umgestellt" oder so ähnlich. Aber nicht: "225 Anwender sparen jetzt 2 Stunden pro Woche an unnützer Doppelarbeit, weil wir die Silostrukturen aufgebrochen haben."
  

Diskussion

• Häufig gibt es Zielkonflikte zwischen Personalstelle/Organisation, die für differenziertere Lösungen plädieren und der IT, die häufig ein großes Schwergewicht auf Standardisierung legt.