Musteraktenplan Hochschulen - Backlog: Unterschied zwischen den Versionen

Aus Agiles Verwaltungswissen
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== Backlog ==
 
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Stand: 9. November 2020 (gemeinsame Priorisierung)<br>
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| Zuständigkeiten / Berechtigungskonzept
 
| Zuständigkeiten / Berechtigungskonzept
 
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| Aufbewahrungsfristen
 
| Aufbewahrungsfristen
 
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| Vorgehen bei der Einführung, Ergänzung und Pflege
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| Vorgehen bei der Einführung, Kommunikationskonzept, Ergänzung und Pflege
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== Releases ==
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== Release- und Terminplan ==
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* 9. November 2020 | Glossar Teil 1 und Aktenplan Stufe 1
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* 29. September 2020 | Startworkshop
−
* 23. November 2020 | Aktenplan Stufe 2
+
* 26. Oktober 2020 | Release: Gemeinsame Wissensbasis I (Einstieg)
−
* 7. Dezember 2020| Aktenplan Stufe 2
+
* 9. November 2020 | Release: Glossar Teil 1, Aktenplan Ebene 1 (Konzept/Synopse)
−
* 21. Dezember 2020 | Glossar insgesamt (Termin entfällt, MVP 2021 neu ausweisen)
+
* 16. November 2020| Wiki-Workshop
−
* 4. Januar 2021 | Produkte 3  
+
* 23. November 2020 | Release: Glossar Teil 2, Aktenplan Ebene 2 (Konzept/Synopse)
−
* 18. Januar 2021 | Produkte 4
+
* 30. November 2020 | Projektchat I
−
* 1. Februar 2021 | Produkte 5
+
* 7. Dezember 2020 | Release: Gemeinsame Wissensbasis (Vertiefung), Prozesse Ebenen 1 und 2 (Konsolidierung)
−
* 15. Februar 2021 | WrapUp
+
* 14. Dezember 2020 | Projektchat II
−
* 1. März 2021 | Reserve
+
* 21. Dezember 2020 | Termin entfallen, MVP 2021 neu ausweisen
−
* 15. März 2021 | Reserve
+
* 4. Januar 2021 | Aktenplan Ebenen 1, 2 und teilweise Ebene 3 (Konsolidierung I)
−
* 29. März 2021 | Reserve
+
* 11. Januar 2021 | Projektchat (Finanzprozesse)
−
* 12. April 2021 | Reserve
+
* 18. Januar 2021 | Aktenplan Ebenen 1, 2 und teilweise Ebene 3 (Konsolidierung II)
 +
* 25. Januar 2021 | Projektchat III
 +
* 1. Februar 2021 | Aktenplan Ebenen 1, 2 und teilweise Ebene 3 (Konsolidierung III)
 +
* 8. Februar 2021 | Projektchat IV
 +
* 15. Februar 2021 | Release: Kommunikationskonzept, Einführungsstrategien, Berechtigungen, Aufbewahrungsfristen
 +
* 22. Februar 2021 | Projektchat V
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* 1. März 2021 | Release: Berechtigungskonzept, Konsolidierung Aktenplan IV
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* 8. März 2021 | Projektchat VI
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* 15. März 2021 | Wrap Up: Numerik, Glossar Teil 3, Aktenplan (Finale Revision), Change Prozess DMS
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Das Projekt ist erfolgreich beendet.
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== Detailliertes Backlog ==
 
== Detailliertes Backlog ==

Aktuelle Version vom 17. März 2021, 23:48 Uhr

Stand: 17.03.2021
Letzte Bearbeitung: Peter.Bauer


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Backlog

Stand: 1. Februar 2021 (gemeinsame Priorisierung)
Revision des Projektstands:

Backlog Item 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Glossar der wichtigsten Begriffe
Musteraktenplan Ebene 1
Musteraktenplan Ebene 2
Musteraktenplan Ebene 3 (nur Vorschläge für einzelne Bereiche)
Prozess-Meilensteine (nur Vorschläge für einzelne Bereiche)
Zuständigkeiten / Berechtigungskonzept
Aufbewahrungsfristen
Vorgehen bei der Einführung, Kommunikationskonzept, Ergänzung und Pflege

Release- und Terminplan

  • 29. September 2020 | Startworkshop
  • 26. Oktober 2020 | Release: Gemeinsame Wissensbasis I (Einstieg)
  • 9. November 2020 | Release: Glossar Teil 1, Aktenplan Ebene 1 (Konzept/Synopse)
  • 16. November 2020| Wiki-Workshop
  • 23. November 2020 | Release: Glossar Teil 2, Aktenplan Ebene 2 (Konzept/Synopse)
  • 30. November 2020 | Projektchat I
  • 7. Dezember 2020 | Release: Gemeinsame Wissensbasis (Vertiefung), Prozesse Ebenen 1 und 2 (Konsolidierung)
  • 14. Dezember 2020 | Projektchat II
  • 21. Dezember 2020 | Termin entfallen, MVP 2021 neu ausweisen
  • 4. Januar 2021 | Aktenplan Ebenen 1, 2 und teilweise Ebene 3 (Konsolidierung I)
  • 11. Januar 2021 | Projektchat (Finanzprozesse)
  • 18. Januar 2021 | Aktenplan Ebenen 1, 2 und teilweise Ebene 3 (Konsolidierung II)
  • 25. Januar 2021 | Projektchat III
  • 1. Februar 2021 | Aktenplan Ebenen 1, 2 und teilweise Ebene 3 (Konsolidierung III)
  • 8. Februar 2021 | Projektchat IV
  • 15. Februar 2021 | Release: Kommunikationskonzept, Einführungsstrategien, Berechtigungen, Aufbewahrungsfristen
  • 22. Februar 2021 | Projektchat V
  • 1. März 2021 | Release: Berechtigungskonzept, Konsolidierung Aktenplan IV
  • 8. März 2021 | Projektchat VI
  • 15. März 2021 | Wrap Up: Numerik, Glossar Teil 3, Aktenplan (Finale Revision), Change Prozess DMS

Das Projekt ist erfolgreich beendet.

Detailliertes Backlog


Nr. Kategorie (Projektprodukt, Userstory) Inhalt Akzeptanzkriterien Status der Readiness Aufwand Priorität Status des Done
1 Projektprodukt Glossar
1.1 Userstory Ich möchte mich in der AG auf einen Begriff des Vorgangs einigen, damit wir schnell im Projekt kommunizieren können. #1 Präsentation ist erstellt.
#2 Präsentation wurde in der AG vorgetragen.
#3 Das Vorgetragene wurde angenommen bzw. es wurden Änderungen vorgenommen und eingepflegt. 		Done
1.2 Userstory Ich möchte den Begriff des Vorgangs dokumentieren, damit wir im Projekt eine Wissensbasis aufbauen und auch, um schon die künftigen Schulungen der Mitarbeiter*innen vorzubereiten. 1 Sitzung
2 Projektprodukt Aktenplan (Blaupause) für die ersten zwei bis drei Ebenen
2.1 Userstory Aktenplan auf der ersten (obersten) Ebene
2.2 Userstory Aktenplan auf der zweiten Ebene (Hauptprozesse) ToDo: Alle TN, die eine Prozesslandkarte oder Ähnliches haben, haben diese mit dem vorhandenen Aktenplan abgeglichen.
#1 Alle TN, die wollen, haben es gemacht.
#2 Ergebnisse wurden im Plenum verabschiedet. 		2 Sitzungen
3 Projektprodukt Zusatzinformationen den Prozessgruppen/Hauptprozessen hinterlegen
3.1 Projektprodukt Aufbewahrungsfristen hinterlegen nicht ready
3.2 Userstory Zuständigkeiten hinterlegen #1 Es gibt ein Basis-Berechtigungssystem auf Prozessebene.
#2 Es gibt eine Erweiterung um regelbasierte Ergänzung von Vorgangsteams.
#3 Die Möglichkeit, völlig frei Vorgangsteams zu bilden, ist beschrieben. 		1 Sitzung
4 Projektprodukt Handlungsanleitungen für die Umsetzung in der einzelnen Hochschule inkl. Change Management-Good Practice etc. nicht ready
4.1 Userstory Ich möchte in der AG eine grundsätzliche Vorgehensweise erarbeiten, wie ich aus einer Liste von Vorgängen zu einer Prozessliste gelange. Damit erhalten wir eine gemeinsame Vorstellung, wie hinterher der Aktenplan fertiggestellt wird (= Füllen des Rahmenaktenplans auf Prozessebene), und wir erhalten Kriterien, was einen "guten Rahmenaktenplan" ausmacht. 1 Sitzung
5 Projektprodukt Kommunikationskonzept Qualifizierung der Beschäftigten in Richtung einer aktiven alltäglichen Nutzung des Aktenplans.
6 Projektprodukt Möglichkeiten zum Austausch über das Ganze Plattform zur kontinuierlichen Weiterentwicklung und zum Wissensaustausch



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