Musteraktenplan Hochschulen - Backlog
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Stand: 17.03.2021
Letzte Bearbeitung: Peter.Bauer
Inhaltsverzeichnis
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Backlog
Stand: 1. Februar 2021 (gemeinsame Priorisierung)
Revision des Projektstands:
|
Release- und Terminplan
- 29. September 2020 | Startworkshop
- 26. Oktober 2020 | Release: Gemeinsame Wissensbasis I (Einstieg)
- 9. November 2020 | Release: Glossar Teil 1, Aktenplan Ebene 1 (Konzept/Synopse)
- 16. November 2020| Wiki-Workshop
- 23. November 2020 | Release: Glossar Teil 2, Aktenplan Ebene 2 (Konzept/Synopse)
- 30. November 2020 | Projektchat I
- 7. Dezember 2020 | Release: Gemeinsame Wissensbasis (Vertiefung), Prozesse Ebenen 1 und 2 (Konsolidierung)
- 14. Dezember 2020 | Projektchat II
- 21. Dezember 2020 | Termin entfallen, MVP 2021 neu ausweisen
- 4. Januar 2021 | Aktenplan Ebenen 1, 2 und teilweise Ebene 3 (Konsolidierung I)
- 11. Januar 2021 | Projektchat (Finanzprozesse)
- 18. Januar 2021 | Aktenplan Ebenen 1, 2 und teilweise Ebene 3 (Konsolidierung II)
- 25. Januar 2021 | Projektchat III
- 1. Februar 2021 | Aktenplan Ebenen 1, 2 und teilweise Ebene 3 (Konsolidierung III)
- 8. Februar 2021 | Projektchat IV
- 15. Februar 2021 | Release: Kommunikationskonzept, Einführungsstrategien, Berechtigungen, Aufbewahrungsfristen
- 22. Februar 2021 | Projektchat V
- 1. März 2021 | Release: Berechtigungskonzept, Konsolidierung Aktenplan IV
- 8. März 2021 | Projektchat VI
- 15. März 2021 | Wrap Up: Numerik, Glossar Teil 3, Aktenplan (Finale Revision), Change Prozess DMS
Das Projekt ist erfolgreich beendet.
Detailliertes Backlog
| Nr. | Kategorie (Projektprodukt, Userstory) | Inhalt | Akzeptanzkriterien | Status der Readiness | Aufwand | Priorität | Status des Done |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Projektprodukt | Glossar | |||||
| 1.1 | Userstory | Ich möchte mich in der AG auf einen Begriff des Vorgangs einigen, damit wir schnell im Projekt kommunizieren können. | #1 Präsentation ist erstellt. #2 Präsentation wurde in der AG vorgetragen. #3 Das Vorgetragene wurde angenommen bzw. es wurden Änderungen vorgenommen und eingepflegt. |
Done | |||
| 1.2 | Userstory | Ich möchte den Begriff des Vorgangs dokumentieren, damit wir im Projekt eine Wissensbasis aufbauen und auch, um schon die künftigen Schulungen der Mitarbeiter*innen vorzubereiten. | 1 Sitzung | ||||
| 2 | Projektprodukt | Aktenplan (Blaupause) für die ersten zwei bis drei Ebenen | |||||
| 2.1 | Userstory | Aktenplan auf der ersten (obersten) Ebene | |||||
| 2.2 | Userstory | Aktenplan auf der zweiten Ebene (Hauptprozesse) | ToDo: Alle TN, die eine Prozesslandkarte oder Ähnliches haben, haben diese mit dem vorhandenen Aktenplan abgeglichen. #1 Alle TN, die wollen, haben es gemacht. #2 Ergebnisse wurden im Plenum verabschiedet. |
2 Sitzungen | |||
| 3 | Projektprodukt | Zusatzinformationen den Prozessgruppen/Hauptprozessen hinterlegen | |||||
| 3.1 | Projektprodukt | Aufbewahrungsfristen hinterlegen | nicht ready | ||||
| 3.2 | Userstory | Zuständigkeiten hinterlegen | #1 Es gibt ein Basis-Berechtigungssystem auf Prozessebene. #2 Es gibt eine Erweiterung um regelbasierte Ergänzung von Vorgangsteams. #3 Die Möglichkeit, völlig frei Vorgangsteams zu bilden, ist beschrieben. |
1 Sitzung | |||
| 4 | Projektprodukt | Handlungsanleitungen für die Umsetzung in der einzelnen Hochschule | inkl. Change Management-Good Practice etc. | nicht ready | |||
| 4.1 | Userstory | Ich möchte in der AG eine grundsätzliche Vorgehensweise erarbeiten, wie ich aus einer Liste von Vorgängen zu einer Prozessliste gelange. Damit erhalten wir eine gemeinsame Vorstellung, wie hinterher der Aktenplan fertiggestellt wird (= Füllen des Rahmenaktenplans auf Prozessebene), und wir erhalten Kriterien, was einen "guten Rahmenaktenplan" ausmacht. | 1 Sitzung | ||||
| 5 | Projektprodukt | Kommunikationskonzept | Qualifizierung der Beschäftigten in Richtung einer aktiven alltäglichen Nutzung des Aktenplans. | ||||
| 6 | Projektprodukt | Möglichkeiten zum Austausch über das Ganze | Plattform zur kontinuierlichen Weiterentwicklung und zum Wissensaustausch | ||||
