10 todsichere Methoden Folie 05
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Erläuterungen
- Einer der Hauptfaktoren, warum E-Akten-Projekte scheitern, ist laut Bundesverwaltungsamt: Mangelnde Akzeptanz durch die Anwender. Das heißt umgekehrt: die wichtigste Aufgabe der Projektverantwortlichen muss darin bestehen, die Anwender mit dem DMS zu verheiraten.
- Selbstwirksamkeit ist hier das Zauberwort. Dinge die man selbst gestaltet hat, werden ganz anders akzeptiert, als Dinge, die von oben übergestülpt werden. Dazu ein Beispiel aus dem täglichen Leben. Ich habe vor einiger Zeit ein Interview mit einer Freiburger Neurowissenschaftlerin gelesen, die zum Thema "Motivation und Hirnaktivitäten" forscht. Am Ende wurde sie von der Interviewerin gefragt: "Frau Prof. Soundso, jetzt mal eine praktische Frage. Was nützt Ihnen denn Ihre ganze Theorie im Alltag? Was tun Sie beispielsweise, wenn Ihre Kinder den Salat nicht essen wollen?" - "Ganz einfach," lautete die Antwort. "Ich lasse die Kinder bestimmen, was in den Salat soll. Oder noch besser: ich lasse sie selbst den Salat anrichten. Dann ist es ihr Salat, und dann wird er auch gegessen."
- Stattdessen wird das Projekt Top-Down gesteuert und kein Anwender wird einbezogen. Ganz verhängnisvoll ist es, wenn auf Amts- oder Fachbereichsleiter auf einmal seine Kernkompetenz für Dokumentenmanagement entdeckt und festlegt, wie die Bauakte strukturiert wird oder wer auf welche Dokumentenarten Schreibrechte oder nur Leserechte erhalten soll. Dann kann man zu 90% sicher sein, dass nur Murks herauskommt und die Mitarbeiter:innen mehr damit beschäftigt sein werden, Ausweichstrategien gegen das DMS zu entwickeln statt Strategien für seine Anwendung.
- Wenn aber die Anwender:innen das Gefühl haben: "Wir haben volle Gestaltungsfreiheit, um gemeinsam im Team (nicht jede:r für sich!) das DMS für uns zu optimieren" - dann kann fast nichts mehr schief gehen (es sei denn, das beschaffte DMS taugt nichts und ist nicht in der Lage, die Anwenderbedarfe umfassend zu erfüllen). Wenn das DMS das Werkzeug in den Händen derer wird, die es tagtäglich anwenden, wird es zu einem mächtigen Faktor der Organisationsentwicklung.
Diskussion
- Die Sprache verrät das Mindset: Der Projektablauf besteht oft aus dem Schritten Ist-Analyse, Soll-Konzeption und Roll out. Am Ende des Projekts wird also ausgerollt. Viele werden das als überrollen oder überstülpen wahrnehmen und sich entsprechend dazu verhalten.
