10 todsichere Methoden Folie 08

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Erläuterungen

Eine häufig anzutreffende Vorgehensweise: Jede Organisationseinheit erhält ihren eigenen Bereich im DMS. Also Resultat entstehen sogenannte Silos.
Die Steigerung davon: Die einzelnen Silos – Ämter, Geschäftsbereiche, Abteilungen – sind gegeneinander durch Berechtigungen abgeschirmt (gerne mit dem Argument des „Datenschutzes“)
Problem: Bereichsübergreifende Prozesse sind sehr schwer zu realisieren. Wenn man es tatsächlich hinbekommt bleibt die Frage, ob dann alle Prozessbeteiligte dauerhaft Zugriff auf die Akten haben? Wenn nicht, droht Doppelablage (oft mit unterschiedlichen Dokumentenständen)

Empfehlung:

Differenzierte Ablagestrukturen.
Abschirmung nur der Bereiche, wo sie tatsächlich rechtlich gefordert ist.
Ansonsten Zugriff so frei wie möglich.
Vorteilhaft: Nicht die Organisationsstruktur, sondern die Prozesse als Basis für die Ablagestruktur.