10 todsichere Methoden Folie 04: Unterschied zwischen den Versionen
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* Durch das DMS entstehen Umständlichkeiten und Probleme, die in der Papierwelt nicht bestanden | * Durch das DMS entstehen Umständlichkeiten und Probleme, die in der Papierwelt nicht bestanden | ||
* Es entsteht unproduktive Mehrarbeit | * Es entsteht unproduktive Mehrarbeit | ||
* Man ist an vielen Stellen gezwungen, das System zu umgehen | * Man ist an vielen Stellen gezwungen, das System zu umgehen | ||
* Konventionelle Prozesse werden nicht vollständig übertragen | * Konventionelle Prozesse werden nicht vollständig übertragen | ||
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Version vom 12. März 2021, 20:43 Uhr
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Erläuterungen
E-Akten-Projekte/Einführungsprojekte für DMS sind große Projekte. Die Arbeitsweisen von vielen Mitarbeiter*innen werden tangiert. Deswegen ist es besonders wichtig Win-win-Effekte zu erzielen. Anderenfalls kann es leicht dazu kommen, dass die Akzeptanz für das neue System von Beginn an niedrig ist und in der Folge die Vorteile eines solchen Systems unzureichend ausgeschöpft werden.
Wenn Win-win-Effekte nicht erreicht werden, können Nervfaktoren eintreten wie:
- Durch das DMS entstehen Umständlichkeiten und Probleme, die in der Papierwelt nicht bestanden
- Es entsteht unproduktive Mehrarbeit
- Man ist an vielen Stellen gezwungen, das System zu umgehen
- Konventionelle Prozesse werden nicht vollständig übertragen
So befeuert man natürlich die Skeptiker unter den Mitarbeiter:innen, die genug Futter finden gegen das DMS zu schießen und so ziehen so nach und nach auch die Gutwilligen auf ihre Seite.
Nervfaktoren aus Sicht derjenigen, sich über den Stand einer Sachbearbeitung oder eines Projekts informieren wollen oder Auskunft geben müssen
- Stand einer Sachbearbeitung / Projekts ist nicht mühefrei abrufbar, dauert lange
- Die Suche nach Dokumenten dauert lange, oft findet man das Gesuchte nicht
Diskussion
- Die Scanprozesse bedeuten einen erheblichen Mehraufwand für die Sachbearbeitungen
- Gleiches gilt für klassische Registraturtätigkeiten, die sich im DMS teilweise zu den Sachbearbeitungen verlagern
