10 todsichere Methoden Folie 04
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Erläuterungen
E-Akten-Projekte/Einführungsprojekte für DMS sind große Projekte. Die Arbeitsweisen von vielen Mitarbeiter*innen werden tangiert. Deswegen ist es besonders wichtig Win-win-Effekte zu erzielen. Anderenfalls kann es leicht dazu kommen, dass die Akzeptanz für das neue System von Beginn an niedrig ist und in der Folge die Vorteile eines solchen Systems unzureichend ausgeschöpft werden.
Nervfaktoren aus Sicht derjenigen, die täglich Dokumente erstellen, bearbeiten:
- Durch das DMS entstehen Umständlichkeiten und Probleme, die in der Papierwelt nicht bestanden
- Es entsteht unproduktive Mehrarbeit
- Man ist an vielen Stellen gezwungen, das System zu umgehen
- Konventionelle Prozesse werden nicht vollständig übertragen
Nervfaktoren aus Sicht derjenigen, sich über den Stand einer Sachbearbeitung oder eines Projekts informieren wollen oder Auskunft geben müssen
- Stand einer Sachbearbeitung / Projekts ist nicht mühefrei abrufbar, dauert lange
- Die Suche nach Dokumenten dauert lange, oft findet man das Gesuchte nicht
Diskussion
Hinweise aus der Teilnehmergruppe:
- Die Scanprozesse bedeuten einen erheblichen Mehraufwand für die Sachbearbeitungen
- Gleiches gilt für klassische Registraturtätigkeiten, die sich im DMS teilweise zu den Sachbearbeitungen verlagern
