Aktenrelevanz

Stand: 5.04.2021
Letzte Bearbeitung: Peter.Bauer

Zum Begriff Aktenrelevanz

Der Begriff Aktenrelevanz ist leider nirgendwo allgemeingültig definiert. Wie bereits im Erläuterungsdokument zur Dienstanweisung dargestellt, ergibt sich der Begriff vielmehr aus verschiedenen rechtlichen Regelungen. Verallgemeinert kann aber gesagt werden, dass sich die Aktenrelevanz der Dokumente entweder unmittelbar aus einzuhaltenden Rechts- und Verwaltungsvorschriften ergibt, oder wenn eines der folgenden Kriterien zutrifft:

• Es handelt sich um Eingriffe in Rechte Dritter.
• Bei dem Vorgang/Beschluss besteht ein Prozessrisiko.
• Es handelt sich um haushalterische oder finanziell wirksame Maßnahmen.
• Das Dokument dient als Nachweis der ausgeübten und tradierten Verwaltungspraxis.
• Es geht um die Dokumentation und Rechtfertigung des Handelns der Beschäftigten gegenüber Vorgesetzten und Dritten.

Daraus kann der folgende Grundsatz abgeleitet werden: Dokumente sowie die zugehörigen entscheidungserheblichen Bearbeitungsschritte sind dann aktenrelevant, wenn sie zum späteren Nachweis der Vollständigkeit, zur Nachvollziehbarkeit und für die Transparenz des Verwaltungshandelns innerhalb der Verwaltung als auch gegenüber Dritten beweisfest vorzuhalten sind. Unter Beweisfestigkeit wird hierbei die langfristige, unveränderliche Lesbarkeit und Nutzbarkeit verstanden.

Was gehört in die Akte?

• Alle wesentlichen das Verfahren, die Sachverhaltsermittlung und die Entscheidungsfindung betreffende Fakten, Ereignisse und Überlegungen.
• Mündliche Informationen (insbesondere Besprechungen, Telefongespräche, mündliche Auskünfte), die für die Bearbeitung bedeutsam werden könnten.
• Inhaltliche Veränderungen an den aktenrelevanten Dokumenten. Hierbei müssen die Änderung und deren Urheber erkennbar sein.
• Alle Informationen und Prozessschritte, die den Bearbeitungszusammenhang und die Entscheidungsfindung beeinflussen. Zum Beispiel
  • Geschäftsgangsvermerke wie Eingangsstempel mit Bearbeitungshinweisen, handschriftliche Notizen und Verfügungen auf Papierdokumenten (Bei Papierdokumenten muss insbesondere darauf geachtet werden, dass die Reihenfolge und die Autorenschaft der Bearbeitungshinweise ersichtlich ist. Im DMS kann das Eingabefenster „Bearbeitungsvermerke“ hierfür verwendet.)
  • Mitzeichnungen
• Der chronologische Ablauf der Bearbeitung des Vorgangs/Geschäftsvorfalls. Die einzelnen Dokumente und Bearbeitungsinformationen müssen deshalb innerhalb der Akte beziehungsweise des Vorgangs in zeitlicher Reihenfolge abgelegt werden.
• Als Ausfluss des Remonstrationsrechts und der Beratungspflicht gegenüber Vorgesetzten müssen Bedenken der bearbeitenden Person hinsichtlich der Rechtmäßigkeit dienstlicher Anordnungen in die Akte aufgenommen werden. Dieses gilt auch für den umgekehrten Fall, wenn Mit- oder Schlusszeichnungen begründet abgelehnt werden.

Die nachfolgende Tabelle enthält Beispiele zur Feststellung der Aktenrelevanz:

	Aktenrelevant	Nicht aktenrelevant
Aufgabenzusammenhang (warum ist es entstanden)	• Erteilung bzw. Entgegennahme eines dienstlichen Arbeitsaufträge • Anfragen und Auskünfte • informelle oder persönliche Kommunikation	• Anfragen und Auskünfte zu allgemein zugänglichen Informationen
Sachzusammenhang (was ist entstanden)	• Entwürfe, wenn sie das Stadium Mitzeichnung / Abzeichnung erreicht haben und in den Geschäftsgang gegeben werden („geschäftsöffentlich“) • Dokumentation einer Entscheidung	• Dokumente in erster Vorabstimmung oder Zwischenstände, die noch nicht entscheidungsrelevant oder persönlich sind • Erster persönlicher Entwurf, der noch keinen geschäftsöffentlichen Status erlangt hat
Bearbeitungszusammenhang (wie ist es entstanden, wer war beteiligt)	• Dokumentation des Entscheidungsprozesses • Dokumentation des Entstehungsprozesses (auch aus Arbeits- und Projektgruppen)	• Individuelle, informelle und kollegiale Ab- und Rücksprachen, die nicht entscheidungsrelevant sind • Terminkoordination

Was ist konkret zu tun?

Aktenhierarchie

Akte / Betreffseinheit (sozusagen ein Container für alle Vorgänge zu einem Thema, einer Aufgabe, einem Produkt, usw.) Vorgang (enthält nur die aktenrelevanten Dokumente) Dokument (Schreiben, Antragsformular, Tabelle, Telefonnotiz, E-Mail, usw: Wird auf aktenrelevanz geprüft.)

Prüfung der Aktenrelevanz

Aktenrelevant sind alle Dokumente, die Auskunft geben über:

• Den Entstehungsprozess (Warum wird eine Sache bearbeitet?)

und / oder

• Den Entscheidungsfindungsprozess (Wie kommt es zu einer bestimmten Entscheidung?)

und / oder

• Die Entscheidung (Was ist das Ergebnis?)

Weiterführende Literatur

• Diese Arbeitshilfe beruht auf dem Grundsatzpapier des KoopA-ADV zur Aktenrelvanz.
• Die Gemeindeprüfungsanstalt hat in diesem Papier Hinweise für den Bereich der Bauakten zusammengestellt.